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公文線上簽核作業心得分享 (一般承辦人角色) 臺南市立土城高中 文書組長:蔡秀惠 101.11.23.

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1 公文線上簽核作業心得分享 (一般承辦人角色) 臺南市立土城高中 文書組長:蔡秀惠 101.11.23

2 ※批核視窗看不見: 公文製作查詢

3 選取公文 修改

4 開啟 文件內容 V 起動文件追蹤

5 ※有附件敬會其他承辦人填寫: 1. 先將參考資料另存新檔至桌面(改檔名)。

6 2. 之後再瀏覽開啟新增至參考資料。 3. 敬會填寫資料。 ※建議:若會辦人員過多,轉紙本文敬會辦理。

7 ※公文轉成紙本後,本文 pdf 非原來之本文時 ? 先將 di 檔另存新檔至桌面。 開啟桌面筆硯畫面 — 開啟新檔 — 開啟範本 — 函 — 匯出入 — 匯入 — 瀏覽 ( 點選桌面 di 檔 )— 確 定。 預視 — 函稿 ( 轉函 )— 存成 tiff 檔至桌面。

8 ※人事敘薪敘獎: ◎線上簽核 — 適用? 承辦作業  公文製作 / 查詢  創簽 / 創稿  登錄取號。 校長決行後:  送單發。 將敘薪敘獎令印出送文書組用印。 【 敘薪保存年限永久,敘獎保存年限 20 年以上 】 ◎轉紙本文批核 — 登錄取號  取消勾選「是否為線上簽核」 列印紙本函稿  紙本陳閱批核。 校長決行後:  送單發。 將敘薪敘獎令印出送文書組用印,並同時將紙 本函稿送文書組簽收歸檔。

9 線上簽核迷思? <比例問題> *轉紙本條件: 密件公文 公文來文文本及附件頁數超過 15 頁 公文保存年限超過 10 年 公文附件為證書、採購憑證等需以紙本 發文者(無法以電子檔傳送) 採購招標簽呈

10 ※其他注意事項: 請各位行政人員注意公文時效,以免逾 期。 ( 最速件: 1 日、速件: 3 日、普通件: 6 日 ) 。 創稿時,請記得填寫「發文字」,如土 城中教。或至台南市政府文書編輯共通 服務平台 (edit.tainan.gov.tw) 輸入帳號、 密碼 — 基本資料維護 — 基本資料設定 — 主要發文機關資訊 — 「發文字」項目, 填入「土城中教」。

11 無論是線上或紙本簽核,呈主任. 校長批核 後,承辦人務必至公文管理系統做決行歸 檔註記(件數:線上簽核以 1 件計算,紙 本以頁數計算(含本文及附件) 線上簽核存查後,承辦人於下個月初至公 文管理系統查詢作業  綜合查詢  列印報表 自存,以利往後公文查詢。(無法列印報 表時請至下載區  報表列印元件執行安 裝)。

12 承辦人創稿時,筆硯:繕打公文未完成時, 可先存檔並按「公文資料上傳」(表示創稿 公文已上傳至主機,如登錄取號,公文登錄 至公文管理系統,公文文號即會顯示於待辦 清單)。如要繼續繕打公文可至承辦作業  公文製作 / 查詢  查詢  筆硯:繕打公文。 若公文內呈時點錯主管(主任點到校長) 解決方式:送件抽回 — 設定流程移除再重送 內呈主任。 如公文需要修改或補簽,但己存查且文書己 點收時,退件方式:請文書組進入 -- 單位檔 管作業  檔案點收  前往己點收查詢  輸入公 文號  查詢  退件  承辦單位。

13 ※列印批核意見: 承辦中之公文: ◆ 筆硯 — 點選「列印」 -- 點選「設定列印選項」 — 勾選後請點選「列印批核資料」。或 ◆ 筆硯 — 點選「快速查看」 — 「全部意見 & 貼紙備 註」 — 「列印」。 已歸檔之公文: ◆ 先至查詢作業 — 綜合查詢 ( 查出該文號 )— 相關電 子檔案 — 點選 ( 創簽 / 創稿之電子檔案名稱 )— 【進 入筆硯簽辦內容 -- 點選「設定列印選項」 — 勾選 後請點選「列印批核資料」。或 點選「快速查 看」 — 「全部意見 & 貼紙備註」 — 「列印」。】

14 ※創簽稿列印本文及批核意見 ☆ 右上方「簽核預覽」

15 ☆「設定列印選項」

16 ☆「勾選」

17 ※待解決問題: 來文(本文)與簽核意見是否可以同時列印? 如何查詢前一任承辦人(已不是兼任行政職人員)以前所承辦 過之公文? 會辦流程設定模式討論: 1. 會辦設定: (會辦別處室 → 處室主管):處室主管出現會辦。 or 設定流程: (處室主管 → 再會辦別處室):處室主管出現會辦。 2. 一次設到底:處室主任、校長出現會辦。 分會造成卡彈問題,請增設功能鍵解決。 Win8 安裝問題。 彈跳視窗告知承辦人有公文訊息。 承辦人使用自然人憑證之個資安全防護問題及申請費用之補助? 可否儘量不傳送最速件? 請安排主管及承辦人之研習。 機關學校資料可否自行備份。

18 ・ 筆硯功能鍵請做解說說明

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21 感謝各位先進的聆聽! 請各位先進補充及分享


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