文書處理 總務處文書組長 楊琇惠 主講.

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1 文書處理 總務處文書組長 楊琇惠 主講

2 公文類別 電子公文系統：簽、函 管理單位：文書組

3 公文收發作業 簽呈：對校內，向上級有所陳述 函稿：對外部單位發文 主管決行後回到承辦人收件夾務必再 呈核，並註記要發電子文還是紙本文，
才會到文書組組員的收件夾。 開會通知單：注意會議時效 收文:外部來文 普通件6天、速件3天、最速件1天

4 公文會辦注意事項 1.承辦人員 2.二級主管 3.一級主管---並簽會辦單位 4.主秘 5.副校長 6.校長 與公差假有關會人事室 與支出有關會辦會計室(開支票，使用經費) 與收入有關會出納組(開領據)

5 常見會辦錯誤 1.會辦登記桌 2.層級錯誤 3.未加會相關人員，例如計畫主持人

6 文書組--公文系統 登入電子公文系統 電子公文系統安裝步驟 電子公文流程操作手冊，帳號啟用時寄出mail 無法登入電子公文系統問題排除 無法拋轉word或無按鍵等問題排除 請查閱文書組網頁--公文系統

7 總務處文書組-公文範例 二段式函範例(上行文) 獎(聘)範例 二段式函範例(平行文) 公告(範例) 二段式函範例(下行文) 會銜函(範例) 公文用印及章戳範例 書函(範例) 開會通知單(用紙) 簽(範例) 資料查詢項下可以查閱複製歷史公文 發函用語 對教育部 檢陳 …..，請 鑒核。 其他平行單位 檢送 …...，請 查照。

8 總務處文書組-表格下載 公文檔案調案單 *蓋用校印申請單 公文展延申請單 會辦逾期說明書 印信借用申請單 移文單 名片製作範本 ，確認回復 ISO表單 機密檔案專用封套 會議發言單

9 文件iso編碼 □ □ □ □ － □ － □ □ － □ □ □ □ 單位別 類別 年份別 流水號別 1.類別：代碼１碼英文大寫字母
□ □ □ □ － □ － □ □ － □ □ □ □ 單位別 類別 年份別 流水號別  1.類別：代碼１碼英文大寫字母 Ａ經費預支表；Ｂ簽；Ｃ函稿；Ｄ公告；Ｅ函；Ｆ派令；Ｇ聘含；Ｈ用印申請；Ｉ印領清冊；Ｊ合約；Ｋ憑證；Ｌ會議紀錄；M公差（假）單；Ｎ請購單；Ｏ開會通知單；Ｐ修繕單；Ｚ其他 2.年份別：為２碼，依西元年份編定 　　　　（例：2015年為 15)。 3.流水號別：為４碼，依公文先後次序４碼 依次編定例：0001→0002→0003

10 文件管控及範例 單位代碼.doc 發證編號 研習證明範例 來文會辦登記 總務處文書組 常見問題

11 郵務代辦所業務 1.每日下午3點前交寄 (超過下午3點算隔日件) 2.劃撥業務（繳款單上有8碼劃撥帳號者) 3.收寄郵件/包裹 (收到通之後請盡速領取) 各單位皆有郵務預算，請自行請領使用。 簽會計表單買郵票開購票證明核銷請款

12 法規 一、公文程式條例 二、印信條例 三、文書處理手冊 四、電子簽章法 五、機關公文電子交換辦法 六、國家機密保護法
七、機關公文傳真作業辦法

13 文書處理程序 一、收文 七、核稿 二、分文 八、判行 三、擬辦 九、繕印 四、陳核 十、校對 五、批示 十一、用印 六、擬稿 十二、發文
一、收文 七、核稿 二、分文 八、判行 三、擬辦 九、繕印 四、陳核 十、校對 五、批示 十一、用印 六、擬稿 十二、發文 十三、歸檔

14 公文之意義 公文程式條例第1條規定： 稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。

15 公文之類別 一、令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 三、咨：總統與立法院公文往復時使用。
　二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 　三、咨：總統與立法院公文往復時使用。 　四、函：機關間或機關與人民之公文書。 五、公告：就主管業務周知民眾特定對象 六、其他公文： （一）書函、簽、信箋 （二）開會通知單：召集會議時使用。　 （三）其他定型化處理之公文。 （四）公務電話紀錄

16 公文寫作注意事項 一、確認公文類別與寫作立場 二、認清案件中的「人、事、時、地、物」 三、應嫻熟業務相關法令、案例 四、文字與結構
五、養成以受文者立場檢視公文 六、檢視公文成品

17 公文寫作原則 一、堅守業務職掌 二、須有嚴謹之依據 三、內容力求簡淺明確 四、段落要分明有致 五、不使用奇文奧字簡字 六、適切之協商溝通
七、尊重相關機關意見

18 公文寫作原則 八、力求處理程序周延 九、注意雙方之身分 十、把握時限處理 十一、承轉公文不可層層套敘來文 十二、確實勘誤查漏
十三、注意卷面整齊有序

19 公文用語規定 公文應依受文對象、立場及性質，使用簡潔得體之用語
1.期望及目的用語：得視需要酌用「請」、「希」、 「查 照」、「鑒核」或「提示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。 2.准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯 定。 3.直接稱謂用語： (1)有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱 「鈞」；自稱「本」。 (2)對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。 (3)對機關首長間：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱 「鈞長」；自稱「本」。 (4)機關(或首長)對屬員稱「台端」。 (5)機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 (6)行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

20 公文撰擬要領 公文結構 13 部分 1.發文機關全銜 2.文別 3.地址及聯絡方式 4.受文者 5.發文日期 6.發文字號 7.速別
8.密等及解密條件 或保密期限 9.附件 10.本文 11.正本 12.副本 13.署名或蓋章戳

21 書函的用法 「書」與「函」之結合，代替備忘錄、簡便行文表 一、用於公務未決階段，進行磋商、協調、 徵詢、通報之用。
二、答復簡單案情、寄送普通文件、書刊， 或為一般聯繫、查詢等事項 三、不如函正式，運用上較具彈性 四、用語、日期、文號皆與函相同 五、署名蓋條戳

22 開會通知單的作法 一、直接列開會議名稱，不必再列開會事由 會議名稱不必加「動詞」 二、主持人寧「大」勿「小」
三、出列席標示：機關先個人、 上級先下級 主辦單位人員列最後 四、議程列出項目及時間，內包括報告事項 　　討論事項、臨時動議 五、備註：其他事項如提醒攜帶資料與會 　　回條回擲時間…等等 六、蓋單位條戳

23 簽的作法 一、格式： 「簽」為機關內部之上行文。凡是下級對上級因公務 有所報告、請示或請求核定時，均可使用。
　「簽」為機關內部之上行文。凡是下級對上級因公務 有所報告、請示或請求核定時，均可使用。 一、格式： 　（一）制式的簽：分段式（正式，俗稱大簽）：各 段段名與「函」之作法極為相似，分別為「主 旨」、「說明」及「擬辦」三段式。（單位立 場簽或個人簽） 　（二）便簽：可用便條紙直接簽擬處理意見（案情簡 單），陳請主管核判時用之。其格式可採三段 式亦可以條列式（一、二、三項）撰寫。

24 二、分段要領： （一）主旨：為全文精要，力求具體扼要，不分項一段完成。
（二）說明：對案情之來源、經過、有關法規或前案以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 （三）擬辦：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見或解決問題之方案。意見較多時分項條列。 （甲乙案利弊得失、建議案） （四）「簽」之各段應截然劃分，說明段不提擬辦意見，擬辦段不重複說明。

25 三、製作公文，應遵守以下全形、半形字形標
準之規定： （一）分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一) 、(二)、(三)……，１、２、３、…….，(1) 、 (2) 、 (3)。 （二）內文： １、中文字體及併同於中文中使用之標點符號 應以全形為之。 ２、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中 使用之標點符號應以半形為之。

26 文書核擬 一、擬辦文書應注意事項如下： (一)依來文辦理 (二)依主管手諭或口頭交辦 (三)依業務職掌辦理
　(一)依來文辦理 　(二)依主管手諭或口頭交辦 　(三)依業務職掌辦理 　(四)擬辦文書，依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有慣例者依慣例。 　(五)處理案件，須先經調查、分析、計畫、執行、檢討等手續者，應先完成此項手續。 　(六)承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據。必要時應摘要附送主管參考。

27 （七）簽具意見，應力求簡明具體。 （八）重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 （九）毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。 （十）承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓。

28 蓋印及簽署 一、各機關任何文件，非經機關首長或 依分層負責規定授權各層主管判發 者，不得蓋用印信。 二、監印人員如發現原稿未經判行或有
其他錯誤，應即退送補判或更正後 再蓋印。

29 三、監印人員於待發文件檢點無誤後， 依下列規定蓋用印信： （一）發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、獎
狀、證明書、執照、契約書蓋用機關印信及首長職銜 簽字章。 （二）呈：用機關首長全銜、姓名，蓋職章。 （三）函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行 文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。 （四）書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、 聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。 （五）代理代行。

30 四、附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。
五、副本之蓋印與正本同，抄本（件）及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本（件）」或「譯本」。 六、文件經蓋印後，由監印人員在原稿加蓋監印人員章，送由發文單位辦理發文手續。

31 製作要領舉例 主旨：復 貴分處業務需要本縣永和市未經核准私設停車場（共2處）之土地登記謄本6份影本及登記地址等資料供參，請查照。
主旨：復 貴分處業務需要本縣永和市未經核准私設停車場（共2處）之土地登記謄本6份影本及登記地址等資料供參，請查照。 主旨：檢送本縣永和市未經核准私設停車場（共2處） ，其登記資料及土地登記謄本影本6份供參，請 查照。

32 製作要領舉例 主旨：檢送本府辦理道路使用費881,276元（出納字第00938 號）領據乙張，請查照。
主旨：檢送本府辦理道路使用費領據1張（出納字第00938 號、金額：新臺幣881,276元），請查收。

33 製作要領舉例 主旨：有關潤泰創新國際股份有限公司陳情於本縣中和市中坑段牛埔小段之4筆建築開發工程（90中建字第136號、 90中建字第137號、90中建字第214號、93中建字第049號等4筆建造執照），擬申請工期展延一案，謹請釋示遵辦。　　　　　　　　　　　　　 主旨：潤泰創新國際股份有限公司位於本縣中和市中坑段牛埔小段之4筆建築開發工程（建造執照90中建字第136號、 90中建字第137號、90中建字第214號及93中建字第049號），申請工期展延一案，請　釋示。　　　 、

34 製作要領舉例 主旨：經查台端雖領本府核發北縣商聯甲字第 號（營利事業名稱：金擂台歌友坊，營業項目：1、飲酒店業2、餐館業3、租賃業（視聽伴唱音響出租）4、菸酒零售業）營利事業登記證，卻於本縣土城市學府路1段150巷8號1樓及地下室，經營登記範圍外之聽歌唱業務，已違反商業登記法第8條第3項規定，請立即停止是項業務之經營，以資適法，請 查照。　　　　　　　　　　　　 主旨：台端經營登記範圍外之聽歌唱業務，已違反商業登記法第8條第3項規定，應立即停止是項業務之經營，請 查照。

35 製作要領舉例 主旨：為加強服務因職災致殘之勞工，依勞工保險局95年度勞保職業傷病殘廢給付清冊寄發問卷，為了解您的需求並提供後續服務，請務必詳填並將調查問卷寄回，以利為您提供更完善的服務，請 查照。 主旨：為加強服務職災致殘之勞工，了解台端的需求，請詳填問卷並寄回，以利提供更完善的服務，請 查照。

36 製作要領舉例 主旨：檢送本校創新育成中心進駐廠商瑞能科技股份有限公司繳款單乙份，請 查照。 說明：
主旨：檢送本校創新育成中心進駐廠商瑞能科技股份有限公司繳款單乙份，請　查照。 說明： 一、創新育成中心進駐廠商瑞能科技股份有限公司，每月依 約應繳付進駐費新臺幣貳仟元整。 二、本月通知繳納96年7月1日至97年10月31日進駐費，共新 臺幣參萬貳仟元整。 主旨：檢送 貴公司進駐本校育成中心繳款單乙份，如說明，請 查照。 說明：貴公司進駐本校育成中心，每月依約應繳付貳仟元整，進駐期間自96年7月1日至97年10月31日止，共計新台幣參萬貳仟元。

37 正確用字 貿 冒然 伎 技倆 周 週延；周 週知 過度 渡期 撲朔 塑迷離 以身作 做則 厲 勵行 以資 咨規範 真相 象 函復 覆
假借 藉 伎 技倆 過度 渡期 以身作 做則 以資 咨規範 函復 覆 鑒核 鑑

38 和春技術學院 公文簽核流程表 項次 簽核名單 代理/加簽 簽核單位 簽收時間 核稿時間 狀態 1 文書組組員 文書組
和春技術學院　公文簽核流程表 項次 簽核名單 代理/加簽 簽核單位 簽收時間 核稿時間 狀態 1 文書組組員 文書組 :59 收文 2 ○○處登記桌組員 ○○處 :29 3 ○○助理. ○○中心 :35 承辦 文請存參備查 4 ○○○主任. :36 串簽 5 ○○處長. :45 6 ○○主任秘書. ○○室 :01 7 ○○副校長. :34 決行 8 ○○計劃助理. 推廣教育中心 :17 擲回

39 和春技術學院 公文簽核流程表 項次 簽核名單 代理/加簽 簽核單位 簽收時間 核稿時間 狀態 1 文書組組員 文書組
和春技術學院　公文簽核流程表 項次 簽核名單 代理/加簽 簽核單位 簽收時間 核稿時間 狀態 1 文書組組員 文書組 :58 收文 2 ○○處登記桌組員 ○○處 :14 3 ○○○組長. ○○○組 :37 承辦   擬： 1.來文參照。 2.敬會 註冊組，進修部及進修學院。 4 ○○○組員. ○○組 :50 串簽 依來文辦理。 5 :17 6 ○○○副校長兼教務長. :36 7 ○○主任秘書. ○○室 :53 8 ○○○副校長. 9 ○○○校長.  [N1]由主管承辦公文  [N2]流呈並無會辦進修部及進修學院

40 和春技術學院 公文簽核流程表 ○○處登記桌辦事員 ○○處 ○○組長. ○○組 ○○務長. 項次 簽核名單 代理/加簽 簽核單位 簽收時間
和春技術學院　公文簽核流程表 項次 簽核名單 代理/加簽 簽核單位 簽收時間 核稿時間 狀態 1 文書組組員 文書組 :13 收文 2 ○○處登記桌辦事員 ○○處 :05 3 ○○組長. ○○組 :46 承辦 4 ○○務長. :24 決行 5 :20 擲回

41 和春技術學院 公文簽核流程表 項次 簽核名單 代理/加簽 簽核單位 簽收時間 核稿時間 狀態 1 文書組組員 文書組
和春技術學院　公文簽核流程表 項次 簽核名單 代理/加簽 簽核單位 簽收時間 核稿時間 狀態 1 文書組組員 文書組 :26 收文 2 ○○處登記桌組員 ○○處 :26 3 ○○行政講師. ○○中心 :33 承辦 擬：會辦課指組轉請學生社團如慈青社等體提出申請，推薦績優服務學習團隊參加。 4 ○○登記桌組員 串簽 5 ○○組長. ○○組

42 簡 報 完 畢