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國立臺北大學 經費核銷注意事項 國立臺北大學會計室 101年5月30日.

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1 國立臺北大學 經費核銷注意事項 國立臺北大學會計室 101年5月30日

2 報告大綱 壹、常見經費報支規定 貳、經費核銷注意事項 參、取具原始憑證注意事項 肆、常見錯誤態樣 伍、內部控制簡介

3 壹、常用經費報支規定 出席費、稿費及審查費 講座鐘點費 國內出差旅費 國外旅費 學生教育學習助學金 借支(或預付)與撥還
以個人信用卡支付款項之處理原則 教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案 辦理紙本電子發票報支作業

4 一、出席費 支給對象:校外之專家學者 支給性質:參加具有政策性或專案性之重大諮詢事項會議 支給標準:每次會議以 2,000 元為上限
請於報支領據上註名會議名稱、日期時間、地點及出席人服務機關職稱 出席費與審查費(屬稿費之一)不同不得重複(除出席會議之前先行提供書面審查意見者外,如所作審查僅係作為出席會議時發表意見之參考則否)

5 二、稿費及審查費-1 (一)支給標準(依「各機關學校出席費及稿費支給要點」辦理) 1. 譯稿:由各機關學校本於權責自行衡酌辦理,不訂定標準。
2. 整冊書籍濃縮:每千字 (1)外文譯中文690元至1,040元,以中文計。 (2)中文譯外文870元至1,390元,以外文計。 3. 撰稿:每千字 (1)一般稿件:中文580元至870元。 (2)特別稿件:中文690元至1,210元,外文870元至1,390元。 4. 編稿費: (1)文字稿:每千字a.中文260元至350元。b.外文350元至580元。 (2)圖片稿:每張115元至170元。 5. 圖片使用費:每張(1)一般稿件230元至920元。(2)專業稿件1,160元至3,470元。 6. 圖片版權費2,310元至6,930元。 7. 設計完稿費: (1)海報:每張4,620元至17,330元。 (2)宣傳摺頁a.按頁計酬:每頁920元至2,770元。b.按件計酬:每件3,470元至11,550元 8. 校對費:按稿酬5%至10%支給。 9. 審查費: (1)按字計酬者:每千字中文170元,外文210元。 (2)按件計酬者:中文每件690元,外文每件1,040元。

6 二、稿費及審查費-2 (二)其他規定 1.經核定交本機關學校人員撰述、翻譯或編審者,不得支給稿費。惟於辦公時間外趕辦者,得依規定支給加班費。
2.刊登稿件內容係屬摘錄該機關學校或其他政府機關學校相關法規、書籍、公文等資料者,不得支給稿費。

7 三、講座鐘點費 辦理研習會、座談會支給標準 專題演講每場次最高以3,000元為原則 請於報支領據上註名時間、地點及題目 區 分
區     分 支 給 數 額 備 註 外 聘 國 外 聘 請 2,400元 單位:新臺幣元/節 授課時間每節為50分鐘,其連續上課2節者為90分鐘,未滿者減半支給。 國 內 聘 請 專 家 學 者 1,600元 與主辦或訓練機關(構)學校有隸屬關係之機關(構)學校人員 1,200元 內聘 主辦或訓練機關(構)學校人員 800元 講座助理 協助教學並實際授課人員 按同一課程講座鐘點費1/2支給

8 Q1.本校同仁奉派 代表機關出席會議, 可否支領出席費? Q2.會議因人數不足 流會,可否支領出席 費? A1. 不得支領 出席費 A2. 不得支領 出席費

9 Q5.專題演講人員所提 供之書面演講資料 ,可否再支稿費? Q4.邀請之專家學者 委由他人代理, Q3邀請之專家學者未 出席會議,以提供
書面資料代替,可 否支領出席費? Q5.專題演講人員所提 供之書面演講資料 ,可否再支稿費? A3. 不得支領 出席費 A5. 不得再支給 稿費 Q4.邀請之專家學者 本人未能出席會議, 委由他人代理, 可否支領出席費? A4. 徵得邀請機關同意,代理出席者得支領出席費

10 四、國內出差旅費-1 職務等級 費別 特任級人員 簡任級人員 (第十至十四職等) 薦任級以下人員
(一)支給標準 職務等級    費別 特任級人員 簡任級人員 (第十至十四職等) 薦任級以下人員 (九職等以下包括約聘(僱)人員、雇員、技工、司機與工友) 交通費 搭乘飛機及高鐵者,部會及相當部會之首長、副首長得搭乘商務艙(車廂)或相同之座(艙)位,其餘人員搭乘經濟(標準)座(艙、車)位,並均應檢據核實列支。其餘交通工具,不分等次按實開支。 每日住宿費 新臺幣 2,000 1,600 1,400 檢據核實列支,未能檢據者,按二分之一列支。 每日膳雜費 650 550 500

11 四、國內出差旅費-2 交通費→除搭乘飛機及高鐵應檢據核實列支外,其餘得免檢據
(二)報支項目 交通費→除搭乘飛機及高鐵應檢據核實列支外,其餘得免檢據 住宿費→出差地點距離機關所在地60公里以上,且有住宿事實者,得在規定標準額度內檢據核實報支;未檢據者按規定標準1/2報支 膳雜費→依規定標準報支,免檢據;若供二餐以上者,不得報支膳費,僅得報支雜費(以膳雜費1/2 計)

12 四、國內出差旅費-3 銓敘部函釋「公出」及「出差」之意義及用法:
(三)其他規定 銓敘部函釋「公出」及「出差」之意義及用法: 1.出差:因須報支費用,目前係依「國內出差旅費報支要點」及「國外出差旅費報支要點」之規定程序辦理,請領出差旅費。 2.公出:則係因處理公務須離開服務機關,惟時間不長且無連續性者,其差勤管理多用「公出」登記,故公出既非屬出差,自不得報支出差旅費。 出差期間及行程,應需事先經過核准 3.員工因公奉派出差,應就其事實認定是否處理一般公務或特定工作計畫,並以公(出)差登記或在公假中加註公差性質者,可依規定支領差旅費,至公假中未具公(出)差性質者,仍不得支領差旅費

13 四、國內出差旅費-4 凡公民營汽車到達地區,除因急要公務者外,其搭乘計程車之費用,不得報支
(三)其他規定(續) 凡公民營汽車到達地區,除因急要公務者外,其搭乘計程車之費用,不得報支 出差如由旅行業代辦含住宿及交通之套裝行程,得在不超過住宿費加計交通費之規定數額內,以旅行業代收轉付收據報支,故請旅行業於收據上明列機票與住宿金額,據以核銷。

14 高鐵及火車購票 收取之手續費, 可否報交通費? 出差住宿可否 刷個人信用卡? 個人進修參加考試 可否報支差旅費? 出差以自有手機聯 繫業務,電話費用 可否申請? 個人受獎或代表單 位受獎時,可否報 支差旅費? 出差後以休假前往 第三地之交通費可 否報支?

15 五、國外旅費-1 出差日數、行程與經費,應事先經過核准 出差旅費包含項目
交通費→除機票應檢附下列三項書據外,其餘應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據 機票票根或電子機票(2擇1) 國際航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據(2擇1) 登機證存根 生活費→住宿費60%、膳食費30%、零用費10% 辦公費→包括出國手續費、保險費及雜費等,均應檢附原始單據覈實報支 (未辦結滙→以出國前一日臺銀賣出即期美元滙率計) 機票

16 五、國外旅費-2 1.行政院及所屬機關人員因公派員、返國或在國外出差,在本國籍航空公司班機到達地點,應一律搭乘本國籍航空公司班機
2.但有下列情形之一者,得由本人填具因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書,經機關首長核定後,改搭乘外國籍航空公司班機: (1)出國、返國或轉機當日,本國籍航空公司班機客位已售滿。 (2)出國、返國或轉機當日,無本國籍航空公司班機飛航。 (3)搭乘本國籍航空公司班機再轉機其轉機等待時間超過4小時 (4)本國籍航空公司班機無法銜接轉運。 (5)其它特殊情況。 3.不依前點規定辦理者,其購買機票之價款,不予核銷。

17 Q1.國外出差人員之保險項目 及保額為何? A1.出國人員應向臺銀人壽保險公司投保綜合保險新台幣400萬元,保險項目包括意外死亡、意外殘廢、意外傷害醫療、航空旅行、疾病住院醫療及兵災保險等6項。(行政院 台87人政給字第001923號函)

18 Q2.奉派出國時,若一日內跨越兩地區, A2. 以當日留宿之地區 為列支數額,不得重複 Q3.赴國外出差, A3. 對方供應膳食
其日支生活費如何計算? A2. 以當日留宿之地區 為列支數額,不得重複 Q3.赴國外出差, 若對方供應膳食 一餐或二餐,其 膳食費如何計算? A3. 對方供應膳食 一餐者,可報支膳費全額; 二餐以上者,不得報支膳費 (生活費30%)

19 六、學生教育學習助學金 目的:幫助學生校園學習 教育學習助學金之申請以小時為單位,平常日每小時103元計算
每位學生每月教育助學學習時數以60小時為上限。寒暑假及進修部學生每月以105小時為上限

20 七、借支(或預付)與撥還 款項支付原則 因業務需要必須先行借款時 借支款項請勿於年底時方辦理核銷結案 廠商請領庫款應以存帳方式為原則
零用金(每筆支付限額10,000元)以外之支付方式,以直接匯入金融機構存款帳戶為原則 因業務需要必須先行借款時 敍明預借原因及預借金額簽報核准 實際付款時程2 週前提出借款申請 活動結束後1週內,餘款立即繳回, 2 週內備齊單據辦理結案沖銷 借支款項請勿於年底時方辦理核銷結案

21 八、以個人信用卡支付款項 得以個人信用卡辦理支付項目 其餘支出事項,原則仍依一般付款程序辦理
員工出差旅費 員工自強活動 特別費 子女教育補助費 公務人員健康檢查費 其餘支出事項,原則仍依一般付款程序辦理 特殊:公務上臨時需要,在不違反政府採購法及機關採購規定下,經其主管審度實情核准者,同意得以個人信用卡刷卡方式辦理支付

22 九、教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案
各單位辦理一般性會議、講習、訓練及研討(習)會,應利用各單位內部自有之場地,不得於外部場地辦理。 若因場地不敷使用,無法在公設場地或訓練機關辦理者,每人報支之食宿及交通費,原則上不得超過國內出差旅費報支要點規定之差旅費標準。 不得編列聘請樂團演唱或表演之經費。 不得編列紀念品、禮品或宣導品之經費。

23 十、辦理紙本電子發票報支作業 1. 取據紙本電子發票時,應告知營業人機關(構)統一編號,並注意發票上是否載明營業人之名稱、地址、營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價及總價、開立統一發票日期等,倘有記載不明者,應請營業人補正。 2. 紙本電子發票收執聯遺失或供其他用途,而另持廠商補開之紙本電子發票(副本)等辦理核銷,應註明無法提出原本之原因,並簽章。 3. 所取據之紙本電子發票,倘顯無法長時間保存者,應先行影印一份並簽章後,再併同原始紙本電子發票黏貼於支出憑證黏存單,向機關申請經費報支。 (行政院主計總處101年2月8日主會字第 號函)

24 貳、經費核銷注意事項

25 一、經費動支原則 事前申請(網路購案編號)-有無預算 務必敍明 總需用金額(預算控制) 及 經費來源 動支他單位預算時,請加會該單位
請購單之「名稱規格」及「用途說明」欄,請清楚表達購置內容及事由 ( 勿僅填「詳附件」、「公務用」或「教學用」) 同一購案請勿化整為零 勿拆成數個小額購案請購-不規避採購程序 勿拆成數張發票核銷

26 二、經費核銷原則-1 本崇法務實之態度及誠信原則,辦理經費核銷作業 對所提出支出憑證之支付事實真實性負責,如有不實應負相關責任
二、經費核銷原則-1   本崇法務實之態度及誠信原則,辦理經費核銷作業 對所提出支出憑證之支付事實真實性負責,如有不實應負相關責任 (支出憑證處理要點第三點規定)

27 二、經費核銷原則-2 支出憑證黏存單 檢附相關奉准簽案、請購單及支出憑證黏存單辦理核銷 本校為非營利單位,應取具二聯式發票核銷
按同一受款人及同支出科目黏貼,以不超過十張為原則  無法取得單據時,請填寫「支出證明單」 金額或相關資料改正,經辦人請在改正處簽章 於網路請購系統內編輯受領人名稱、身分證字號或統一編號

28 二、經費核銷原則-3 支出憑證黏存單(續) 經辦人不得為驗收證明人
為落實本校支出憑證保存完整性,爾後取得收據或收銀機統一發票時,請以『膠水』取代『訂書機或口紅膠』,確實黏貼於支出憑證黏存單後,再循校內程序送出報核,惠請各單位配合辦理

29 二、經費核銷原則-4 各項印領清冊 書明印領清冊內容(例:101年2月薪資)
書明各個受領人姓名、職別、應領金額、奉准簽文號、聘期、支領標準等 聘僱人員薪津請檢附奉准簽案影本(第一次) 助學金請書明實際工作時數及時薪,並檢附學生助學工時紀錄卡、簽到表 於最後結記總數 各類所得請加會出納組辦理扣繳

30 二、經費核銷原則-5 收據應由其受領人或其代領人簽名,並記明下列事項: (一)受領事由。 (二)實收數額。 (三)支付機關名稱。
(四)受領人之姓名或名稱、地址暨國民身分證或營利事業統一編號。受領人如為機關或本機關人員,得免記其地址及其統一編號。 (五)受領日期。 前項各款如記載不明,應通知補正,不能補正者,應由經手人詳細註明,並簽名證明之。 ( 修正支出憑證處理要點第五點規定)

31 二、經費核銷原則-6 收銀機或計算機器開具之統一發票,應輸入各機關統一編號,若未輸入統一編號,應請營業人加註買受機關名稱或統一編號後,加蓋統一發票專用章。若統一發票僅列日期、貨品代號、數量、金額者,應由經手人加註貨品名稱,並簽名;如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者,得免加註。 ( 修正支出憑證處理要點第六點規定)

32 二、經費核銷原則-7 支出憑證如有遺失或供其他用途者,應檢附與原本相符之影本,或其他可資證明之文件,由經手人註明無法提出原本之原因,並簽名。
支出憑證及前項應檢附之影本或文件,如因特殊情形不能取得者,應由經手人開具支出證明單,書明不能取得原因,據以請款。 ( 修正支出憑證處理要點第七點規定)

33 二、經費核銷原則-8 支出憑證之總數應用大寫數字書寫,但採用機器作業或國外憑證無法用大寫數字表示者,不在此限。
支出憑證之總數書寫錯誤,應由原出具者劃線註銷更正,並於更正處簽名證明。但統一發票書寫錯誤者,應依統一發票使用辦法規定另行開立。 ( 修正支出憑證處理要點第十七點規定)

34 二、經費核銷原則-9 國外出具之支出憑證,如有不能完全符合本要點規定者,得依其慣例提出相關憑證,由申請人或經手人加註說明,並簽名。
各機關向國外採購於網路完成交易,若無法取得前項國外出具之支出憑證,而獲有記載事項足資證明支付事實之電子憑證者,可由經手人列印該電子憑證並簽名,作為報支之憑證。 ( 修正支出憑證處理要點第二十點規定)

35 参、取具原始憑證注意事項 二聯式統一發票 三聯式電子計算機統一發票 收銀機統一發票 紙本電子發票 普通收據 個人領款收據

36 二聯式統一發票 本校統一編號 (民生)/ (三峽)

37 三聯式電子計算機統一發票 收執聯 扣抵聯

38 收銀機統一發票

39 紙本電子發票

40 普通收據

41 個人領款收據 加會出納組

42 肆、常見錯誤態樣 憑證範例

43 1. 請購單 請填載清楚,勿以「公務用」、「教學用」統括 請填載清楚,勿以「詳附件」統括

44 2. 收銀機統一發票 如未有廠商名稱、統一編號及地址者,應加蓋統一發票專用章 學校統一編號 1. 勿僅以鉛筆填寫 2. 經手人補正相關資料後
2. 經手人補正相關資料後 ,應簽名或蓋章 僅列貨品代號,應由經手人加註貨品名稱,並簽名或蓋章 如未有廠商名稱、統一編號及地址者,應加蓋統一發票專用章 學校統一編號

45 3. 普通收據 缺漏記載「數量」及「單價」 實付金額小於憑證金額時,經手人應加註實付金額並簽名或蓋章
實付金額與憑證金額不符時,加註說明並蓋章 實付金額小於憑證金額時,經手人應加註實付金額並簽名或蓋章

46 4. 郵資與憑證黏貼方式 憑證黏貼線 1. 憑證請貼於憑證黏貼線上 2. 若使用多張憑證黏貼用紙,請加蓋騎縫章 註明郵寄內容並核章

47 5. 三聯式電子計算機發票 請勿將超過1萬元以上之購案拆分成2張發票核銷 ( 同日期、同一廠商 ) 收執聯 與 扣抵聯 應併附

48 6. 領款收據 各項資料務請詳載,請勿缺漏 請註明會議名稱、日期、時間、地點 簽名或蓋章,不可為打字

49 7. 支出憑證黏存單-1 未具體敍明採購項目名稱

50 8. 支出憑證黏存單-2 核銷金額小於憑證金額時,註明實付數並簽章

51 9. 國內出差旅費報告表 出差人核章 出差人和具領人應為同一人

52 10. 國外出差旅費報告表 出國行程請與事先核定之出國行程表核對
如有不符,應出具書面證明。國外期間因業務臨時需要,致超出原核定費用,經核准後,得併同報支

53 11. 學位考試各項費用印領清冊 服務機關務請寫明 各頁請結記總數 各項資料請填報清楚

54 伍、內部控制簡介-1 內部控制定義及觀念: 由內部所有人員落實執行 管理階層(尤其是首長)對內部控制制度的建立及維持,負主要責任
係由內部管理階層及其他所有人員 →人人有責 所設計、執行及維持之管理過程 →五大要素 藉以合理確保達成其目標 →三大目標 由內部所有人員落實執行 管理階層(尤其是首長)對內部控制制度的建立及維持,負主要責任 是一動態的管理過程 透過五項互有關聯之組成要素,以整合內部各種引導及約束措施 內部控制制度有其先天限制 不論設計及執行如何有效,僅能「合理確保」而非絕對確保目標之達成 54 54

55 伍、內部控制簡介-2 監督 資訊及溝通 控制活動 風險評估 控制環境 內部控制五大要素 係指評估內部控制執行成效之過程
將有關之資訊以適時有效之方式,予以辨識、蒐集、傳遞予相關人士,使其有效履行責任 用以確保組織成員確實執行管理階層指令之政策及程序 風險係指組織目標不能達成之可能性。風險評估即指組織辨認及分析風險之過程,以作為風險應如何管理之依據 用以塑造組織之紀律及內部控制之架構,係其四項組成要素之基礎,可影響組織文化及組織成員對內部控制之認知

56 伍、內部控制簡介-3 行政院為提升政府施政效能、依法行政及展現廉政肅貪之決心,特訂定健全內部控制實施方案,並以本院及所屬各機關(構)、學校為對象。 本方案之實施,以促進合理確保達成下列四項目標 : 提升施政效能。 遵循法令規定。 保障資產安全。 提供可靠責訊。

57 伍、內部控制簡介-4 本校辦理情形 後續配合辦理事項 1.召集人由校長擔任、行政副校長為管考執行長。 2.組設內部控制專案小組:
由本校一級單位主管組成。 後續配合辦理事項 1.擬訂本校內部控制制度。 2.預計今年9月各處室完成標準作業流程SOP作業

58 伍、內部控制簡介-5 內部控制教材範例網址 1.行政院主計處網址: http://www.dgbas.gov.tw
政府內部控制/教育訓練/宣導及訓練教材 2.本校會計室http://www.ntpu.edu.tw/admin/a5/control.php?class_id=3 內部控制專區/內部控制共通性規範

59 行政院主計處網站專區之畫面 59

60 本校會計室網站專區 60

61 伍、內部控制簡介6 健全內部控制制度之實施,雖不盡然保證各項事務之成功,但透過機關內部各種管理措施日趨健全,可合理促使─
提升政府整體施政效能 達到興利及除弊之功能 內部控制制度之設計及執行是否有效,關鍵在於─ 機關首長全力支持 全員參與凝聚共識 化繁為簡精進流程 控管風險即時修正 內部控制制度之設計及執行是否有效,機關首長全力支持是關鍵因素。 加強內部全體人員宣導訓練,以樹立正確觀念及凝聚共識。 每一部門主管應與其他部門共同檢討流程,以利溝通合作。 強調興利並檢討過多或過時控制為原則,將流程化繁為簡。 惟仍應確實評估風險因素,設計有效的作業程序及控制重點,並即時檢討修正,可助員工知所遵循。 建立能減少舞弊或犯罪之標準及程序 指定某一特定高級管理階層人員負責監督內部控制之執行 防止不當授權 將標準及程序有效傳達全體員工 實施對遵循之衡量,諸如監控、稽核及報告制度 輔以獎懲措施之強化標準及程序之執行 當制度被偵出有重大違失時,給予適當回應

62 溫馨小叮嚀 各機關人員對於財務上行為應負之責任,非經審計機關審查決定,不得解除(審計法第71條)
審計機關決定剔除或繳還之款項,應依限悉數追還(審計法第74條) 審計機關決定剔除、繳還或賠償之案件,應通知該負責機關之長官限期追繳(審計法第78條) 財務責任仍應由相關承辦人員負責,並予以 收回。

63 報 告 完 畢 敬 請 指 正 會計室全體同仁 敬上


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