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公文格式與用字用語.

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1 公文格式與用字用語

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5 寫出好公文的五把鑰匙 一、認清發文機關與受文者之關係(即行文系統) 二、瞭解公文本文之內容結構(即主旨說明辦法)
* 上行文 *平行文 *下行文 *斜行文 二、瞭解公文本文之內容結構(即主旨說明辦法) *主旨=起首語+本案主要意旨+ 期望語 *說明=引據+申述+ 歸結(三段式論證法) *說明=事實+原因+ 結果(因果關係法) 三、嫻熟公文專門用語用字規範 *起首語 *稱謂語 *期望語 *引述語 *經辦語 *論斷語 *請示語 *准駁語 *抄送語 *附送語*結束語 四、遵守法律統一用字、用語及數字使用原則 *法律統一用字 *法律統一用語 *公文書橫式寫數字使用原則*公文標點符號用法 五、語言簡潔、字少而精,儘量朝向 「簡淺的文言文、濃縮的白話文」邁進

6 公文行文系統解說 □下行文—上級機關對所屬下級機關有所 指示、交辦、批復時 □上行文—下級機關對所屬上級機關有所 請求或報告時
□平行文—同級機關或不相隸屬機關間行 文時 □斜行文—不同級機關且不相隸屬機關間行 □申請文—民眾對機關間之申請及答復時

7 教育部行文系統之區別實益 稱謂語 起首語 期望語 上行文-用「檢陳」 平行文-用「檢送」」 下行文-用「檢發」或「檢附」;亦可用「檢送」
上行文-稱「鈞」如:教育部對行政院稱「鈞院」 平行文(同級)-稱「貴」如:教育部對內政部稱「貴部」 平行文(不相隸屬)-稱「貴」 如:教育部對臺北市政府稱「貴府」 下行文-稱「貴」如:教育部對高教司、國教署稱「貴司」、「貴署」 斜行文-稱「大」如:教育部對立法院、司法院、考試院稱「大院」 民眾、部屬-稱「臺端」如:教育部對民眾、部屬稱「臺端」 稱謂語 上行文-用「檢陳」 平行文-用「檢送」」 下行文-用「檢發」或「檢附」;亦可用「檢送」 如:教育部對行政院用「檢陳」 如:教育部對國防部、臺北市政府用「檢送」 如:教育部對國立大專院校用「檢發」「檢附」亦可「檢送」 起首語 上行文-用「請 鑒核」、「請 備查」、「請 察照」 平行文-用「請 查照」、「請 察照」、「請 查照惠辦」 下行文-用「請 查照」、「請 照辦」、「請 轉行照辦」 斜行文-用「請 詧照」 如:教育部對行政院用「請 鑒核」、「請 鑒察」、「請 察照」 如:教育部對財政部、高雄市政府用「請 查照」、「請 查照惠辦 」 如:教育部對體育署、國家圖書館用「請 查照」、「請 照辦」 如:教育部對立法院、司法院、考試院、監察院用「請 詧照」 期望語

8 稱謂語 起首語 期望語 教育部國教署行文系統之區別實益 上行文-用「檢陳」 平行文-用「檢送」」
上行文-稱「鈞」如:國教署對行政院稱「鈞院」對教育部稱「鈞部」 平行文(同級)-稱「貴」如:國教署對青年發展署稱「貴署」 平行文(不相隸屬)-稱「貴」 如:國教署對各縣市政府稱「貴府」 下行文-稱「貴」如:國教署對國立各高級中學稱「貴校」 斜行文-稱「大」如:國教署對立法院、司法院、考試院稱「大院」 民眾、部屬-稱「臺端」如:國教署對民眾、部屬稱「臺端」 稱謂語 上行文-用「檢陳」 平行文-用「檢送」」 下行文-用「檢發」或「檢附」;亦可用「檢送」 如:國教署對行政院、教育部用「檢陳」 如:國教署對國家教育研究院、各縣(市)政府用「檢送」 如:國教署對國立各高級中學用「檢發」「檢附」亦可「檢送」 起首語 上行文-用「請 鑒核」、「請 備查」、「請 察照」 平行文-用「請 查照」、「請 察照」、「請 查照惠辦」 下行文-用「請 查照」、「請 照辦」、「請 轉行照辦」 斜行文-用「請 詧照」 如:國教署對行政院、教育部用「請 鑒核」、「請 鑒察」 如:國教署對體育署、各縣市政府用「請 查照」、「惠請 查照辦 理」 如:國教署對國立各高級中學用「請 查照」、「請 照辦」 如:國教署對立法院、司法院、考試院、監察院用「請 詧照」 期望語

9 稱謂語 起首語 期望語 行文系統之區別實益 上行文-用「檢陳」 平行文-用「檢送」」 下行文-用「檢發」或「檢附」;亦可用「檢送」
上行文-稱「鈞」如:國立臺灣大學對教育部稱「鈞部」 平行文(同級)-稱「貴」如:國立臺灣大學對各大專院校稱「貴校」 平行文(不相隸屬)-稱「貴」 如:國立臺灣大學對內政部稱「貴部」 下行文-稱「貴」如:國立臺灣大學對所屬各處、室稱「貴處、貴室」 斜行文-稱「大」如:國立臺灣大學對立法、司法、監察等院稱「大院」 民眾-稱「臺端」如:國立臺灣大學對學生家長、所屬員工稱「臺端」 稱謂語 上行文-用「檢陳」 平行文-用「檢送」」 下行文-用「檢發」或「檢附」;亦可用「檢送」 如:國立臺灣大學對行政院、教育部用「檢陳」 如:國立臺灣大學對各大專院校、各縣(市)政府用「檢送」 如:國立臺灣大學對所屬各處、室用「檢附」亦可用「檢送」 起首語 上行文-用「請 鑒核」、「請 備查」、「請 察照」 平行文-用「請 查照」、「請 察照」、「請 查照惠辦」 下行文-用「請 查照」、「請 照辦」、「請 轉行照辦」 斜行文-用「請 詧照」 如:國立臺灣大學對教育部用「請 鑒核」、「請 察照」 如:國立臺灣大學對各大專院校、各部、會、各縣(市)政府用 「請 查照」、「請 查照惠辦」 如:國立臺灣大學對所屬各處、室用「請 查照」、「希 照辦」 如:國立臺灣大學對立法、司法、監察等院用「請 詧照」 期望語

10 公文行文系統區別實益-稱謂語 □上行文 □平行文 □斜行文 □下行文 如:國教署對所屬各組、室稱「貴組、貴室」 ;對國立各高級中學稱「貴校」
●對有隸屬關係之上級機關稱「鈞」 如:國教署對行政院稱「鈞院」 ;對教育部稱「鈞部」 □平行文 ●對平行機關稱「貴」或對無隸屬關係之機關稱「貴」 如:國教署對國家運動訓練中心署稱「貴中心」 ;對臺中市政府稱「貴府」 ●對人民稱「臺端」 (行政院文書處理手冊 十八、(三)5.已修訂台端為臺端) 如:國教署對陳情民眾或學生家長稱「臺端」 □斜行文 ●對無隸屬關係但較高級之機關稱「大」 如:國教署對監察院稱「大院」 ;對監察院審計部稱「大部」 國教署對司法院稱「大院」 ;對司法院所屬各級法院稱「大院」 國教署對考試院稱「大院」 ;對考試院考選部、銓敘部稱「大部」 □下行文 ●對有隸屬關係之下級機關稱「貴」 如:國教署對所屬各組、室稱「貴組、貴室」 ;對國立各高級中學稱「貴校」 ●長官對部屬稱「臺端」(行政院文書處理手冊 十八、(三)5.已修訂 台端為臺端) 如:國教署對所屬各組、室公務人員稱「臺端」 ;對國立各高級中學教師、職員稱「臺端」

11 公文行文系統區別實益-稱謂語 □上行文 □平行文 □斜行文 □下行文 如:國立臺灣大學對學生家長稱「臺端」 ●對有隸屬關係之上級機關稱「鈞」
●對平行機關稱「貴」或對無隸屬關係之機關稱「貴」 ●對人民稱「臺端」 (行政院文書處理手冊 十八、(三)5.已修訂台端為臺端) 如:國立臺灣大學對學生家長稱「臺端」 □斜行文 ●對無隸屬關係但較高級之機關稱「大」 □下行文 ●對有隸屬關係之下級機關稱「貴」 ●長官對部屬稱「臺端」(行政院文書處理手冊 十八、(三)5.已修訂 台端為臺端)

12 公文行文系統區別實益-期望語 □斜行文 -用請 查照、希 照辦、請 轉行所屬照辦、希 辦理見復 □上行文 □平行文 □下行文
●文案須經有隸屬關係之上級機關審查、核定及函復時 -用請 鑒核、請 核示、請 釋示、請 核備 ●文案僅係報有隸屬之上級機關知悉毋庸審查核定及函復 -用請 備查、請 察照、請 鑒察 □平行文 ●因無上下隸屬或監督關係故無實質審查權及核定權 -用請 查照、請 查照惠辦、請 查照惠允、請 查明見復 □斜行文 ●對無上下隸屬關係但較上級機關 -用請 詧照 □下行文 -用請 查照、希 照辦、請 轉行所屬照辦、希 辦理見復

13 公文行文系統區別實益-引述語 □上行文 □下行文 □申請函、陳情書、電子信箱 「接悉」如: 臺端0年0月0日致本縣縣長電子信函接悉
●接獲有隸屬關係之上級機關或首長之公文,於引述時用: 「奉」 如:奉 交研議;或奉 鈞院‥ ‥ ‥函辦理。 「奉悉」如:鈞長0月0日手諭奉悉;或鈞院‥ ‥ ‥函奉悉。 □平行文 ●接獲平行機關或對無隸屬關係之機關或首長之公文,於引述時用: 「准」如:准依 貴會‥ ‥ ‥函申請設立案辦理。 「敬悉」如:貴府0年0月0日‥ ‥ ‥函敬悉。 □下行文 ●接獲有隸屬關係之下級機關或首長之公文,於引述時用: 「據」如:據 貴里辦公處申請○ ○ ○君列入低收入戶案辦理。 「已悉」如:貴里辦公處申請增設路燈一案已悉。 □申請函、陳情書、電子信箱 ●接獲人民申請、陳情、電子信函,於引述時用: 「接悉」如: 臺端0年0月0日致本縣縣長電子信函接悉

14 公文行文系統區別實益-附送語 □上行文 □平行文 □下行文 「檢陳」 附陳」 「抄陳」 「檢送」 「附送」 「抄送」
●對有隸屬關係之上級機關致送資料文件用: 「檢陳」 附陳」 「抄陳」 □平行文 ●對平行機關致送資料文件用: 「檢送」 「附送」 「抄送」 □下行文 ●對有隸屬關係之下級機關致送資料文件用: 「附」 「檢附」「檢發」 「抄發」 ●亦得使用「檢送」 「附送」 「抄送」

15 公文行文系統區別實益-簽署與用印 □上行文 □平行文 □下行文 ●呈(對總統) =職全銜+姓名+職章 ●上行函(對上級) =職銜+姓名+職章
如:教育部行文總統=教育部部長 +蔣偉寧 +職章 ●上行函(對上級) =職銜+姓名+職章 如:教育部行文行政院=部長 +蔣偉寧+職章 □平行文 ●蓋機關首長職銜簽字章 如:教育部行文各部會、各縣(市)政府=部長 蔣偉寧(簽字章) □下行文 ●令-蓋印信及機關首長職銜簽字章 ●下行函-蓋機關首長職銜簽字章 如:教育部行文國立各大專院校=部長 蔣偉寧(簽字章)

16 公文行文系統區別實益-簽署與用印 □上行文 □平行文 □下行文 ●上行函(對上級) =職銜+姓名+職章 ●蓋機關首長職銜簽字章
如:教育部國教署行文教育部=署長 +吳清山+職章 □平行文 ●蓋機關首長職銜簽字章 如:教育部國教署行文各縣(市)政府=署長 吳清山(簽字章) □下行文 ●令-蓋印信及機關首長職銜簽字章 ●下行函-蓋機關首長職銜簽字章 如:教育部國教署行文國立各高級中學=署長 吳清山(簽字章)

17 公文行文系統區別實益-簽署與用印 □上行文 □平行文 □斜行文 □下行文 ●呈(對總統) =職全銜+姓名+職章
如:國立臺灣大學行文總統=國立臺灣大學校長+ ○ ○ ○ +職章 ●上行函(對上級) =職銜+姓名+職章 如:國立臺灣大學行文教育部、行政院=校長 + ○ ○ ○ +職章 □平行文 □斜行文 ●蓋機關首長職銜簽字章 如:國立臺灣大學行文行政院國家科學委員會=校長 ○ ○ ○ (簽字章) 如:國立臺灣大學行文立法院、 司法院、考試院 =校長 ○ ○ ○ (簽字章) □下行文 ●下行函-蓋機關首長職銜簽字章 如:國立臺灣大學行文所屬各院、 所、 系、 處等=校長 ○ ○ ○ (簽字章)

18 一、校長簽名章 校函、令、公告、 二、校戳 書函、開會通知 單、表格化公文。 三、校長職章 文時使用。 校長王榮睦 證明書、聘書等。
校長簽名章、校戳、校長職章使用區分 一、校長簽名章 ●適用範圍: 校函、令、公告、 證明書、聘書等。 二、校戳 ●適用範圍: 書函、開會通知 單、表格化公文。 上行文署機關首長職銜、姓名,蓋職章 三、校長職章 ●適用範圍:上行 文時使用。 校長王榮睦 P18

19 公文結構體系(一)

20 公文結構體系(二)

21 公文結構體系(三) 公文整體結構 公文本文結構 公文內容結構 函=主旨+說明+辦法 簽=主旨+說明+擬辦 公告=主旨+依據+公告事項
檔號及保存年限 發文機關及文別 地址及聯絡方式 受文者 發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件、附件 主旨、說明、辦法 正本、副本 簽署及用印 函=主旨+說明+辦法 簽=主旨+說明+擬辦 公告=主旨+依據+公告事項 主旨=起首語+主要意旨+期望語 說明=引據+申述+歸結 說明=事實+原因+結果 辦法=計畫+執行+考核

22 公文結構-整體結構(行款) 本別(16號字) 檔 號:(10號字) 保存年限:(10號字)
本別(16號字)                   檔 號:(10號字)                      保存年限:(10號字) 機關全銜(文別)(20號字,置中)(會銜公文機關排序:主辦機關、會辦機關) 機關地址:(12號字)(會銜列主辦機關,令、公告不須此項) 承 辦 人:○○○(12號字) 電  話:(02) ○○○○-○○○○(12號字) 傳  真:(12號字) 電子信箱:(12號字) 郵遞區號□□□□□(數字依郵局規定) 地址:(12號字) 受文者:(令、公告不須此項)(16號字) 發文日期:(12號字) 發文字號:(12號字)(會銜機關排序:主辦機關、會辦機關) 速別:(12號字)(令、公告不須此項) 密等及解密條件或保密期限:(12號字)(令、公告不須此項) 附件:(12號字)(令不須此項) 本文:(16號字)(令:不分段。但人事命令可例外。公告:主旨、依據、公告事項三段式。函、書函等:主旨、說明、辦法三段式。) 正本:(12號字)(令、公告不須此項) 副本:(12號字)(如有含附件者,方要註明:含附件或含○○附件) 署名或蓋章戳 (16號字) 壹、會銜公文:按機關排序蓋用機關首長簽字章 令:蓋用機關印信、機關首長簽字章 公告:蓋用機關印信、機關首長簽字章 函:上行文-署機關首長職銜姓名蓋職章 平、下行文-機關首長職銜簽字章 書函、一般事務性之通知等:蓋機關(單位)條戳 頁碼(10號字)

23 公文主旨內容結構-起首語寫法 ○○○○○ 函 起首語 適用範圍 備註 關於、有關、為、函轉 上行文、平行文、下行文 檢陳、謹查、茲有
檔 號: 保存年限: ○○○○○ 函 機關地址:000○○縣(市)○○路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、 ) 受文者:   發文日期:中華民國102年00月00日 發文字號:○○○字第 號 速別: 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:(起首語+主要意旨+期望語<50個字)指公文主旨開頭所用的發語詞 起首語 適用範圍 備註 關於、有關、為、函轉 上行文、平行文、下行文 檢陳、謹查、茲有 上行文適用 檢送、經查、茲經、函詢 平行文適用 檢附、檢發、檢送、所詢 下行文適用 制定(法律)、訂定(法規命令、行政規則)、修正、廢止、核釋 公布(法律)、發布(法規命令、行政規則)適用 特任、任命、茲聘、僱 下行文(人事命令)適用

24 公文主旨內容結構-期望語寫法 ○○○○○ 函 上行文期望語 平行文期望語 下行文期望語 受文者:
檔 號: 保存年限: ○○○○○ 函 機關地址:000○○縣(市)○○路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、 ) 受文者:   發文日期:中華民國102年00月00日 發文字號:○○○字第 號 速別: 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:(起首語+主要意旨+期望語<50個字)指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞 上行文期望語 平行文期望語 下行文期望語 請 鑒核 (請求上級審查並決定准否辦理、執行) 請 查照 、請 察照 (請求同級機關或不相隸屬機關知悉) 請 查照 (請下級機關知照、知悉) 敬請 核示 (請求上級審核並指示方法以便遵行) 請 詧照 (請不相隸屬但地位較高之機關知悉,如行政院對立法院、司法院、監察院) 希 照辦、希 切實照辦 (請下級機關知悉後,並照案辦理) 請 備查 、敬請 核備 (請求上級知悉並歸檔留供查考) 請 查照辦理、請 查照惠辦 (請同級機關或不相隸屬機關知悉,並請其依照辦理) 請 轉行照辦 (請下級機關轉行所屬照案辦理) 請 察照 (請求上級知悉其已依照辦理) ※為表示尊敬,請字之前得加「敬」字 ※期望語要挪抬 請 查照惠允、請 查 明惠復 (請同級機關或不相隸屬機關知悉,並請其查明後回復) ※為表互相尊重,請字前得加「惠」字 請 辦理見復 (請下級機關照案辦理,並作後續報告答復) ※為表指揮監督關係請字得改為「希」字 ※期望語可挪抬,亦可不挪抬

25 公文說明內容結構-三段式論證法 ○○○○○ 函 說明: (三段式論證法=引據+申述+歸結)
檔 號: 保存年限: ○○○○○ 函 機關地址:000○○縣(市)○○路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、 ) 受文者:   發文日期:中華民國102年00月00日 發文字號:○○○字第 號 速別: 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:(起首語+主要意旨+期望語<50個字) 說明: (三段式論證法=引據+申述+歸結) 一、 寫引據=即寫出本案公文行文之主要依據,引據方法有依據法令、 依據會議決議、依據來文及依據前案等。   二、 寫申述=係依引據而加以詳細申述意見或理由,使下文得以歸結。 申述宜就事論事,據理說明,措辭精當,層次分明,前後 連串,論斷謹嚴。   三、 寫歸結=係就本案公文表明態度,提出總結,如重要影響、處理辦 法或己見。

26 公文說明內容結構-因果關係法 ○○○○○ 函 說明:(因果關係法=事實+原因+結果)
檔 號: 保存年限: ○○○○○ 函 機關地址:000○○縣(市)○○路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、 ) 受文者:   發文日期:中華民國102年00月00日 發文字號:○○○字第 號 速別: 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:(起首語+主要意旨+期望語<50個字) 說明:(因果關係法=事實+原因+結果) 一、寫事實=係就本案目前所發生的社會事實加以描述,本項起首語常 用「邇來…… 」。   二、寫原因=寫出之所以造成上述社會事實的原因,本項起首語常 用「究其原因,乃…… 」。   三、寫結果=寫出因上述原因,所造成的重要結果。

27 公文辦法內容結構-行政三聯制法 ○○○○○ 函 受文者: 主旨:(起首語+主要意旨+期望語<50個字)
檔 號: 保存年限: ○○○○○ 函 機關地址:000○○縣(市)○○路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、 ) 受文者:   發文日期:中華民國102年00月00日 發文字號:○○○字第 號 速別: 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:(起首語+主要意旨+期望語<50個字) 說明: A式(因果關係法=事實+原因+結果); B式(三段式論證法=引據+申述+歸結) 辦法:(行政三聯制法=計畫+執行+考核) 一、計畫(寫成立○○專案、搶救、應變、研究、考核、宣導小組,及訂定○○計畫、措施 、方案、對策、標準作業程序等。)  二、執行(寫執行方法-如:加強平時、定期、專業訓練或召開研討會、檢討會、座談會、 觀摩會等。)  三、宣導(寫宣導方法-如:利用媒體、各種會議宣導等。) 四、考核(寫考核方法-如:要求下級機關將成果陳報、述明上級機關將監督、考核、稽查 方式、要求下級機關提改善意見、管考辦法、怠於處理、不作為之懲處方式或違 者移送法辦等。)

28 公文簽辦方式 收文 須簽辦毋庸發文 大簽 (制式簽) 種類-內部簽、外部簽 形式-三段式簽、條列式簽 角簽 便簽(便箋) 簽稿會核單
小簽(簡簽) 角簽 便簽(便箋) 簽稿會核單 會辦單 須簽辦且須發文 簽稿併陳 先簽後稿 以稿代簽

29 簽的種類 ■簽 ■簽的種類 □大簽 □小簽 承辦人員就職掌事項,或下級機關首長對上級機關首長有所陳 述、請示、請求、建議時使用。
凡案情較重要與複雜或因業務需要而主動簽辦案件,須用標準 規格即簽之制式用紙來簽辦。 ○大簽種類 ․三段式簽․條列式簽․內部簽․外部簽 □小簽 凡案情較簡單或對來文之處理案件,不使用制式用紙,僅直接 於來文空白角落處,以條列式或敘述式簽辦處理意見。 ○小簽種類 ․角簽․便簽․便箋․簡簽 ․簽稿會核單․簽辦單․會辦單

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31 大簽之種類(一) ■三段式簽 ■條例式簽 ●於「簽」字及「簽辦單位」為之下,採用「主旨」、 「說明」、「擬辦」等三段式結構製作。
●因屬案情較重要與複雜或業務需要而主動簽辦案件, 須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦。 ■條例式簽 ●於「簽」字之下,緊接著以條列式一.二.三…等敘述。 ●本著「引據+申述+歸結」之要旨用一、二、三、四、 的條列方式來表達。 ●製作要領「一、敘明案由」+次就「二、有關事項予 以說明」+接著「三、提出擬辦意見」 +最後「四、 期望語」 。 ●條列式之簽因無主旨段,故其期望語或目的語置於簽 之最後一條。

32 大簽之種類(二) ■內部簽 ■外部簽 ●機關內部單位簽辦案件之簽(又稱為內簽)
●屬於簽給本機關內部單位主管或首長裁示之簽,依各機關分層負責授權之規定核決,簽末不必敘明「敬陳○○長官」字樣 ■外部簽 ●下級機關首長對直屬上級機關首長之簽(又稱為外簽) ●屬於對外發出之上行文,文末用「敬陳○○長官」字 樣,如有正副首長,排列順序依位階之低高而上下排 列,且不書其姓或名字。有幕僚長者後加「轉陳」 ●外部簽宜比照一般文稿處理,即簽經首長裁示後另行 繕發,並編列發文日期及字號,按一般發文程序辦理, 原簽之稿則予存檔備查

33 大簽的本文(內容)結構 簽 中華民國000年00月00日於○○單位 主旨:起首語+本案主要意旨+期望語
簽 中華民國000年00月00日於○○單位 主旨:起首語+本案主要意旨+期望語 (有關、關於、為辦理、簽擬、敬陳)+本案+(簽請 核示) 說明: 一、依據→來文機關及文號‧手諭(奉交下)‧會議提 示‧業務需要‧事實‧計畫‧方案‧報導(引據) 二、陳述現況及問題(申述) 三、分析利弊因素(申述) 四、承辦單位見解(歸結) 五、如需動支經費,請列明預算科目及數額(經費) 六、如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充) 七、如有附件請列明附件名稱及份數(附件) 擬辦:本○○案於奉 核後,將如何……辦理 (提出具體 可行方案)

34 大簽的製作範例(一)

35 大簽的製作範例(二)

36 大簽之製作方法 (一) 大簽「主旨」的結構 大簽「主旨」的作法 ■主旨:什麼事+如何做(不分項,50-60字內敘畢)
■主旨:起首語+本案主要意旨+期望語 大簽「主旨」的作法 ■主旨:有關「……」一案,簽請 鈞參。 ■主旨:為辦理「……」一案,簽請 核示。 ■主旨:敬陳「……」計畫,簽請 鑒核。

37 大簽之製作方法 (二) 大簽的起首語 大簽的期望語 簽請 鑒核(簽報長官瞭解並作決定) 簽請 核示(提出擬辦意見給長官核定)
■有關 ■關於 ■為辦理 ■敬陳 大簽的期望語 簽請 鑒核(簽報長官瞭解並作決定) 簽請 核示(提出擬辦意見給長官核定) 簽請 鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解) 簽請 鈞閱(檢陳有關資料,請長官過目) 簽請 核閱(檢陳有關資料,請長官過目) 簽請 鈞參(提供長官參考)

38 大簽之製作方法(三) 大簽的「說明」結構 說明: 一、首先敘明來文機關及文號(如無來文,則說明簽本 案的主要依據)。(引據)
二、陳述事實現況或問題。(申述) 三、利弊因素分析及法規依據。(申述) 四、提出承辦單位見解及如何辦理。(歸結) 五、如需動支經費,其預算科目及數額。(經費) 六、如有補充說明或需其他單位配合請列明。 (補充) 七、如有附件請列明所檢附附件之名稱及數量。(附件)

39 大簽之製作方法(四) 大簽的「擬辦」作法結構 提出具體可行方案(即提出本案之具體處理方 式),供長官核裁。
●擬辦:是否可行+擬請 鈞長核示。(錯誤) ●擬辦:本案於奉 核後+將如何處理。(正確) ●擬辦:本計畫於奉 核後+將如何處理。(正確) ●擬辦:奉 核可後+將如何處理。(正確)

40 大簽之製作方法(五) 大簽的「擬辦」作法舉例 ■擬辦:本計畫(方案)於奉 核後,影印分送各課室遵照辦理。
■擬辦:本案於奉 核後,函報縣府核轉交通部申請經費補助。 ■擬辦:本計畫(方案)於奉 核後,影印分送各課室遵照辦理。 ■擬辦:奉 核可後,發函請各部會、縣(市)政府派員參加。 ■擬辦:奉 核可後,發函該公司於00年00月00日前辦理簽訂 契約手續及繳納履約保證金,違者將依政府採購法第 101條第1項第7款予以處分。

41 小簽之種類 □小簽之種類 處,以條列式或敘述式簽擬處理意見。 ■便簽=凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時,可使用便條紙以「便簽」
■角簽=一般存參(存查、副本)或案情簡單之文件,直接於來文第1頁空白角落 處,以條列式或敘述式簽擬處理意見。 ■便簽=凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時,可使用便條紙以「便簽」 簽擬後,置於來文之上,上角訂妥並加蓋騎職名章後送判行。 ■便箋=凡於簡單案情之簽擬、單位間之洽商與回復或受會意見之表示時使用。 ■簡簽=凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時,可使用「簡簽表」簽擬後, 置於來文之上加蓋職名章後送判行。 ■簽稿會核單=凡簽擬意見需會簽較多單位表示意見,且文內無適當位置可供 撰擬時,使用「簽稿會核單」簽擬後,置於來文之上加蓋騎職 名章後送判行。 ■簽辦單=凡來文中無適當位置可供簽擬,或需會簽相關單位表示意見時使用 「簽辦單」簽擬後,置於來文之上加蓋職名章後送判行。 ■會辦單=凡會銜公文需會簽其他機關表示意見,或需會簽其他機關加註發文字 號及簽署用印時使用「會辦單」簽擬。

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44 小簽﹙簡單案件﹚之製作要領 擬: 一、敘明案由(本案係……) 二、相關事項逐一說明(經查…案查…復查…)
如:一、本案係○○社區發展協會函請補助經費新台幣○○元,以利辦理社 區觀摩聯誼活動。 二、相關事項逐一說明(經查…案查…復查…) 如:二、經審核該協會辦理該項活動,對推動社區總體營造並無實質助益。 如:三、復查本所未編列是項預算,故無法核撥經費。 三、提出擬辦意見(奉 核後……將如何辦理) 如:四、奉 核後擬予以婉復。

45 小簽﹙存查案件﹚之製作要領

46 小簽﹙重大複雜案件﹚之製作要領 擬: 一、案情來源(如:本案係……) 二、問題關鍵(如:案查……)
三、法令依據(如:查依據○○法第○條規定……) 四、事實理由(如:經查……) 五、可能產生之作用及影響(如:惟……) 六、承辦人意見(如:奉 核後……將如何辦理) 七、請求語(如:敬請 核示)

47 友誠工程股份有限公司 函 受文者:臺南市政府 主旨:有關本公司承包 貴市「山上區排水出口閘門新建工程」已完工,請 貴府派員驗收並給
檔  號: 保存年限: 友誠工程股份有限公司 函 機關地址:73022臺南市新營區民治路66號 聯 絡 人:吳育寧 聯絡電話:(06) 受文者:臺南市政府 發文日期:中華民國101年7月18日 發文字號:友誠工字第 號 速別: 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:有關本公司承包 貴市「山上區排水出口閘門新建工程」已完工,請 貴府派員驗收並給 付工程末期款,請 查照。 說明: 一、本項排水出口閘門新建工程總計設置8孔,高3公尺、寬3公尺之出口閘門,包含自動及控 制兩道式閘門,工程經費總計新臺幣8,030萬元,原估工期需180個日曆天,應於本(100) 年6月30日完工,唯6月逢梅雨季,臺南地區依氣象局統計資料顯示計有15日為雨天,應 予扣除,併以說明。 二、本項工程驗收於奉 貴府核定日期後,請即函知本公司,俾派員配合會驗。 正本:臺南市政府 副本:郭忠欣建築師事務所、本公司林工程師家容 董事長○ ○ ○

48 便 簽 日期:中華民國101年7月20日 承辦人:林建山 單位:水利局 電 話:(06)6353037
電 話:(06) 附件:「山上區排水出口閘門新建工程」合約書 一、本案係友誠工程股份有限公司函請辦理「山上區排水出口閘門新建工程」竣工 驗收。 二、查政府採購法第71條第1項規定,機關辦理工程採購,應限期辦理 驗收。復查本 項工程合約書第19項亦訂定:乙方(承包商)於工程完 成時,應即通知甲方(本 府);甲方於接獲乙方前項通知時,甲方應於15日內初驗。 三、另查同法同條第2項規定:驗收時由 機關首長或其授權人員指派適當人員主驗, 通知接管單位或使用單位會驗。 四、擬訂於本(101)年7月25日上午9時整辦理驗收,請核派主驗人員,並請 政風室、主計室配合會驗及監驗。 五、謹請 核示。 敬會 政風室   主計室 承辦人 股 長 科 長 核稿人員 主任秘書 處長(乙)

49 便 箋 日期:中華民國101年7月30日 承辦人:林建山 單位:水利局 電 話:(06)6353037
電 話:(06) 附件:「山上區排水出口閘門新建工程」紀錄表 一、本項工程已派員驗收,並經政風室、主計室配合會驗及監驗完成,承包商○○ 公司均依照合約辦理。 二、擬同意驗收通過。 三、於奉 核後函請承包商依本合約第24項付款辦法之規定,繳交保固切結書,除保 留工程總價1% 做為工程保固金,於保固期滿發還外,其餘尾款付清。 四、謹請 核示。 敬會 財政局   主計室 承辦人 股 長 科 長 核稿人員 主任秘書 處長(乙)

50 小簽之製作方法─決行者之批示語 同意語 駁回語 1.准、可、發、如擬、照准 、准如所擬、如擬辦理、 如承辦員擬、如課長擬、 悉、閱、
2.只蓋章或簽名而不簽意見 1.不准、緩議、再議、駁回 、未便照准、應毋庸議、 著毋庸議 2.不蓋章、不簽名、不表示 意見 OK 、YES Go  ahead NO (附理由) Go a head? 半照准?

51 公文之本別(一) □稿本-為對外發文前所撰擬之草稿,經簽署、核判、發文後所留下之公文稿,置於文別後,以夾註號填(稿)字,字體大小以標楷體20號字。簽署以機關首長職銜之右僅書「姓」,名字則以「○○」表示,即(姓+○○)。 (稿圈圈) □正本-指發文給直接作為或必須回應之機關、團體或個人列為正本。本別原則免列出,如欲列出,置於文面最左上方,字體大小以標楷體16號字。發文時須用印或蓋章戳。 (正辦) □副本-指發文給間接相關或必須暸解本案之機關、團體或個人列為副本,置於文面最左上方,字體大小以標楷體16號字。發文時須用印或蓋章戳。 (副知)

52 公文之本別(二) □抄本-指其他機關或承辦單位如擬作為參考或留供查考時列為抄本,毋庸蓋印信或章戳,故無須於正、副本欄位下另列抄本款。但須註明於文面最左上方,字體大小以標楷體16號字。(抄己) □影本-指將正本或副本影印留作查考,毋庸蓋印信或章戳,但須由使用人於文面空白處加註「本影本與正(副)本相符」後,蓋私(職)章確認。(影相符)

53 簽稿之製作方法-概述 —先簽後稿 —簽稿併陳 —以稿代簽 □簽—為幕僚處理公務表達意見,以供上級瞭解案情,並作出抉擇之依據。
□稿—為擬發公文之草本,撰擬後應依各 機關規定程序核判後發出。 □簽稿之撰擬方式: —先簽後稿 —簽稿併陳 —以稿代簽

54 簽稿之製作方法-簽與稿之關係 簽 中華民國000年00月00日於資訊管理處 行政院研究發展考核委員會 函(稿)
主旨:為辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營,簽請 核示。 說明: 一一、依據「公文橫式書寫資訊作業實施計畫」第五點實施方式暨推動時程之(三)辦理。 二、擬訂於101年7月14、15日假公文交換G2B2C服務中心辦理二場次研習營, 擬辦:奉 核可,擬函請各部會、縣市政府派員參加,簽稿並陳,敬請 核示。 檔  號: 保存年限: 檢附本次研習營議程資料詳如附,請 貴機關依規定梯次指派文書、檔案主管人員及研考、資訊主辦人員各一名,至電子化公文入口網(http://www.good.nat.gov.tw)最新消息中,點選「推動公文橫式書寫資訊作業研習營」,填寫報名資料。 正本:總統府第二局、行政院秘書處、立法院秘書處、司法院秘書處、考試院秘書處、監察院秘書處、行政院各部會行處局署暨省市政府、各縣市政府 行政院研究發展考核委員會 函(稿) 地址:10106臺北市中正區濟南路一段2-2號6樓 聯絡方式: 受文者: 發文日期:中華民國 101 年 6月30日 發文字號:研會資字第 號 速別:最速件 密等及解密條件或保密期限: 附件:議程資料1份 主旨:本會訂於本101年7月14、15日分梯次辦理「推動公文橫式書寫資訊作業研習營」, 惠請派員參加,請 查照。 說明: 一、依據「公文橫式書寫資訊作業實施計畫」第五點實施方式暨推動時程之(三)辦理。 二、檢附本次研習營議程資料詳如附,請 貴機關依規定梯次指派文書、檔案主管人員及研 考、資訊主辦人員各一名,至電子化公文入口網(http://www.good.nat.gov.tw)最新消息中 ,點選「推動公文橫式書寫資訊作業研習營」,填寫報名資料。 正本:總統府第二局、行政院秘書處、立法院秘書處、司法院秘書處、考試院秘書處、監察院秘書處、行政院各部會行處局署 暨省市政府、各縣市政府 副本:檔案管理局、本會資訊管理處、公文G2B2C資訊服務中心、資訊工業策進會電子商務研究所、傑印資訊股份有限公司 、精融網路科技股份有限公司、敦陽科技股份有限公司(均含附件)

55 簽稿之製作方法-先簽後稿 □制(訂)定或修正或廢止法令、政策或重大興革、尚無結論、重要人事,或其他須先行簽請核示之案件,應先簽准後,再依簽辦公文稿發文。先簽後稿之案件種類如下: ●制定、訂定、修正、廢止法令案件。 ●有關政策性或重大興革案件。 ●牽涉較廣,會商未獲結論案件。 ●擬提決策會議討論案件。 ●重要人事案件。 ●其他性質重要必須先行簽請核定案件。 □應於稿面加註「先簽後稿」

56 簽稿之製作方法-簽稿併陳 □文稿內容須另作說明或析述,依法准駁而案 情特殊,或限期辦理不及先行請示之案件。 此時將簽與文稿同時陳閱,方便長官瞭解案 情,據以判發,以提升公文處理效率,稱為 簽稿併陳。簽稿併陳之案件種類如下: ●文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌 加析述之案件。 ●依法准駁,但案情特殊須加說明之案件。 ●須限時辦發不及先行請示之案件。 □應於稿面加註「簽稿併陳」

57 簽稿之製作方法-以稿代簽 □案情簡單,文稿內容已明,勿須另作說明,或例行承轉之案件。此時直接辦稿陳核判後繕發,不須另行上簽者,稱為以稿代簽。以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」後承辦員蓋章即可,兩紙並陳,公文稿依程序陳核判發。其種類如下: ●一般案情簡單案件。 ●例行承轉之案件。 □應於稿面加註「以稿代簽」

58 受文者之製作方法 -撰擬公文稿:得全部列出或如「本縣各鄉,鎮(市)公所」、「本市各國中小學校」、「如正、副本單位」或「如行文單位」。
□受文者置於郵遞區號及地址之下,由最左至右書寫,字體稍大(16號標楷體)。 □受文者為多數時之製作 -撰擬公文稿:得全部列出或如「本縣各鄉,鎮(市)公所」、「本市各國中小學校」、「如正、副本單位」或「如行文單位」。 -正式發文時:應單一逐列各機關、團體或人民之全銜或姓名。 -國家考試時:得書如「○ ○ 部、會、行、處、局、署」或「○ ○ 縣(市)政府」。 □受文者要書受文機關之全銜,不得用簡銜。如為人民,則書姓名後,加「先生」、 「女士」或「君」。如有職銜者,應先書其「姓」再加「職銜」(如部長、校長、教授)後書「名字」,如王院長金平、賴市長清德、汪教授明生。 □公(發)布令及公告,不須此款。

59 發文日期之製作方法 公文應記明國曆年、月、日(公程§6I)。
年份以「中華民國」紀元為準,日期以 年、月、日記載,數字以阿拉伯數字 (英數字半形)書寫,如:中華民國000 年00月00日。 發文日期置於受文者之下,字體稍小 (12號標楷體) 。

60 速別之製作方法(一) 案件性質,填列「最速件」 「速件」或「普通 件」(以往速別如為普通件則應留空免填列普通件99.1.22文書處理手冊修正
□速別得分為:最速件、速件、普通件、限期公文, 不得有自創如:特急件、急速件、火 急件。 □限期公文:指來文主旨或依其他規定訂有期限之 公文,應依其規定期限辦理。 □速別係指希望受文機關辦理之速度,應確實考量 案件性質,填列「最速件」 「速件」或「普通 件」(以往速別如為普通件則應留空免填列普通件 文書處理手冊修正 ※如為普通件仍應填列普通件) □速別字體稍小(12號標楷體) 。 □令及公告不須此款。

61 速別之製作方法(二) □公文處理時限 ․依來文所示期限辦畢,不包括收文當日,但不扣除例假日。
■一般公文:最速件(限1日)、速件(限3日)、普通件(限6日)、不包括收文當日,扣除例假日。 ■限期公文: ․依來文所示期限辦畢,不包括收文當日,但不扣除例假日。 ․來文訂有期限,不能按期辦結時應於預定結案日前先行協調通知來文機關,如來文機關同意更改處理期限,毋庸辦理展期;如不同意,承辦人員應依規定辦理展期。 ․來文訂有期限者,如受文機關收文時「已逾」文中所定期限者,該文得以「普通件」處理時限辦理。

62 密等及解密條件或保密期限之製作方法(一)
□應保守秘密之「一般公文」,其制作、傳遞、保管,均 應以「密」件處理之(公程§ 12) 。 □「國家機密」等級區分為「絕對機密」、「極機密」 、「機密」(國保法§ 4)。 ●絕對機密(洩漏後使國家安全或利益遭受非常重大損 害) ● 極機密(洩漏後使國家安全或利益遭受重大損害) ● 機密(洩漏後使國家安全或利益遭受損害) □解密條件,如「本案0個月後解密」、「附件抽存後解 密」、「公布後解密」。

63 密等及解密條件或保密期限之製作方法(二)
□保密期限(國保法§ 11) -絕對機密,不得逾 30 年。 -極機密,不得逾 20 年。 -機密,不得逾 10 年。 □如非密件,則在本段名加冒號後留空,不必 填列「普通」、「非密件」、 「無」等字 樣 。 □本段字體稍小(12號標楷體)。 □令及公告不須此款。

64 署名及蓋章戳之製作方法(三) 簽署原則在公文稿或公文之首頁下方,簽署原則由左而右,由上而下簽署,分成三排,左排為承辦單位,中間為會辦單位,右排為決行者。承辦單位及會辦單位於簽註意見後蓋職名章並押日期(如0420/ 1530) ﹔最後決行者必須親署姓名並押日期以示負責。 只蓋章,不簽意見與只寫「如擬」之效力相同,即表示同意該案。若該案違法,仍無法因未簽述意見而規避責任。 每件公文不管是承辦或是會辦,不管是基層或主管, 均應看清文意、審察詳盡,再依法理簽擬具體意見,千萬不可盲從蓋章或簽名。 送會單位較多時,請填列機關簽稿會核單,置於簽稿之上隨同附送。

65 署名及蓋章戳之製作方法(四) 簽署原則:「由左而右,由上而下」 校 長 承 辦 人 單位主管 科(組)長
承 辦 單 位(分機: )  批 示(第 層 決 行) 承 辦 人 科(組)長 單位主管 校 長

66 法律統一用語表 統一用語 說明 準用「第○條」之規定
法律條文中,引用本法其他條文時,不寫「『本法』第○條」,而逕書「第○條」。又如:「違反第二十條規定者,科五千元以下罰金」。 「第二項」之未遂犯罰之 法律條文中,引用本條其他各項規定時,不寫「『本條』第○項」,而逕書「第○項」。如刑法第三十七條第四項「依第一項宣告褫奪公權者,自裁判確定時發生效力。」 「制定」與「訂定」 法律之創制,用「制定」;行政命令之制作,如「訂定」。 「製定」、「製作」 書、表、證照、冊、據等,公文書之製成用「製定」或「製作」,即用「製」不用「制」。」 「一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千」 法律條文中之序數不用大寫,即不寫為:「壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟」。 「零、萬」 法律條文中之數字「零、萬」不寫為:「○、万」。

67 公文書數字用法-使用阿拉伯數字 ◎代號(碼):ISBN ◎國民身分證統一編號:M ◎編號:附表(件)1 ◎發文字號:院臺秘字第 號 ◎序數:第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組

68 公文書數字用法-使用阿拉伯數字 ◎日期、時間:民國93年7月8日、93年度、21世紀 、公元2000年、7時50分、
挑戰2008:國家發展重點計畫、 520就職典禮、 72水災、 921大地震 911恐怖事件、228事件、 38婦女節 、 延後3週辦理 ◎電話、傳真:(02) ◎郵遞區號、門牌號碼: ※ 10001臺北市中正區忠正四路1段2號3樓304室

69 公文書數字用法-使用阿拉伯數字 課本P.42 ◎計量單位:150公分、35公斤、30度、 2萬元 、5角、35立方公尺、7.36公頃、
土地1.5筆、 ※ 1式3份 ◎統計數據 百分比: 80﹪、3.59﹪ 金額: ※ 6億3,944萬2,789元 人數: ※ 639,442,789人 比數: 1:3


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