第4章 电子表格处理软件Excel 2003 2009年秋.

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1 第4章 电子表格处理软件Excel 2003 2009年秋

2 概述 Excel 2003是Microsoft公司推出的Office系列办公软件中的一个组件。它具有强大的数据计算与分析功能，可以把数据以各种统计图的形式形象地表示出来，被广泛地应用于财务、金融、经济、审计和统计等众多领域。 本章介绍利用Excel 2003进行电子表格制作与处理的一些基础知识和常用的操作方法，包括Excel 2003窗口的组成、工作簿的管理、工作表的编辑、公式与函数的运用、Excel图表的运用、数据清单的管理、工作表的打印等内容。 大学计算机基础

3 主要内容 4.1 Excel 2003概述 4.2 工作簿与工作表的基本操作 4.3 单元格的基本操作 4.4 工作表的格式化
4.2 工作簿与工作表的基本操作 4.3 单元格的基本操作 4.4 工作表的格式化 案例七 制作学生成绩表 4.5 公式和函数 案例八 学生成绩统计 4.6 数据分析、管理和图表化 案例九 综合管理学生成绩 4.7 打印工作表 大学计算机基础

4 4.1 Excel 2003概述 Excel 2003的启动和退出 Excel 2003的用户界面 大学计算机基础

5 4.1.1 Excel 2003的启动和退出 1.启动Excel 2003 2.退出Excel 2003的常用方法有以下6种 ：
① 利用“开始”菜单中的“所有程序”子菜单 ② 利用快捷方式。 ③ 利用Excel 2003文档 ④“开始”菜单中的“运行”命令 2.退出Excel 2003的常用方法有以下6种 ： ①“文件”菜单中的“退出”命令。 ②单击Excel 2003窗口右上角的“关闭”按钮。 ③双击Excel 2003窗口左上角的控制菜单图标。 ④单击控制菜单图标，选择控制菜单中的“关闭”命令。 ⑤鼠标右键单击Excel 2003窗口的标题栏，选择快捷菜单中的“关闭”命令。 ⑥按ALT+F4快捷键。 大学计算机基础

6 Excel 2003的用户界面 Excel 2003操作界面 大学计算机基础

7 4.2 工作簿与工作表的基本操作 基本概念 工作簿的基本操作 工作表的基本操作 大学计算机基础

8 4.2.1 基本概念 在学习工作簿与工作表的基本操作之前，先介绍几个相关的基本概念。 1．工作簿 2．工作表 3．单元格 4．活动单元格
基本概念 1．工作簿 2．工作表 3．单元格 4．活动单元格 5．单元格区域 大学计算机基础

9 4.2.2 工作簿的基本操作 工作簿的基本操作包括新建工仵簿、打开工作簿和关闭工作簿等操作。 1．新建工作簿 2．保存工作簿
工作簿的基本操作 工作簿的基本操作包括新建工仵簿、打开工作簿和关闭工作簿等操作。 1．新建工作簿 2．保存工作簿 3．打开和关闭工作簿 “模板”对话框 大学计算机基础

10 工作表的基本操作包括选择工作表、插入工作表、移动工作表、重命名工作表、删除工作表等操作。
工作表的基本操作 工作表的基本操作包括选择工作表、插入工作表、移动工作表、重命名工作表、删除工作表等操作。 1．选择工作表 （1）选择一个工作表 （2）选择多个连续的工作表 （3）选择多个不连续的工作表 （4）选择工作簿中的所有工作表 大学计算机基础

11 2．插入工作表 3．移动或复制工作表 4．重命名工作表 5．删除工作表 大学计算机基础

12 4.3 单元格的基本操作 4.3.1 选定单元格 4.3.2 数据的输入 4.3.3 数据的自动填充 4.3.4 编辑单元格数据
4.3 单元格的基本操作 选定单元格 数据的输入 数据的自动填充 编辑单元格数据 大学计算机基础

13 4.3.1 选定单元格 1．选择一个单元格 2．选择多个单元格 3．选择行和列 4．选择全部单元格 选择多个连续的单元格
选定单元格 1．选择一个单元格 2．选择多个单元格 3．选择行和列 4．选择全部单元格 选择多个连续的单元格 选择多个不连续的单元格 选择全部单元格 大学计算机基础

14 数据的输入 Exce1允许在单元格中输入中文、英文、文本、数字或公式等，每个单元格最多容纳32 000个字符；允许输入多种类型的数据，其中最基本的有文本、数值、日期和时间三种类型。 （1）输入文本 （2）输入数值 （3）输入日期和时间 大学计算机基础

15 4.3.3 数据的自动填充 1．自动填充 ① 初始值为纯字符或纯数字，填充相当于数据复制。
数据的自动填充 1．自动填充 ① 初始值为纯字符或纯数字，填充相当于数据复制。 ② 初始值为文字和数字的混合体，填充时文字不变，最右边的数字递增。如初值为A1，则自动填充A2、A3、……。 ③ 初始值为Excel预设的自动填充序列中的一种，按预设序列填充。如初始值为“三月”，则自动填充“四月”、“五月”、……。 ④ 填充的是等差或等比序列时，要连续输入两个单元格，即给出序列的变化规律也就是步长，然后再选中这两个单元格，拖动填充柄到填充序列的最后一个单元格。 大学计算机基础

16 2．用户自定义序列 可单击“工具”菜单中的“选项”命令 “自定义序列”对话框 大学计算机基础

17 4.3.4 编辑单元格数据 1．插入单元格、行或列 2．移动单元格的数据 3．复制单元格的数据 4．修改单元格数据 5．清除单元格数据
编辑单元格数据 1．插入单元格、行或列 2．移动单元格的数据 3．复制单元格的数据 4．修改单元格数据 5．清除单元格数据 ① 清除单元格数据格式 ② 清除单元格数据内容 ③ 清除单元格数据格式及内容 大学计算机基础

18 4.4 工作表的格式化 4.4.1 设置数字格式 4.4.2 设置单元格的对齐方式 4.4.3 设置单元格字体格式
4.4 工作表的格式化 设置数字格式 设置单元格的对齐方式 设置单元格字体格式 设置单元格的边框和底纹 改变行高或列宽 自动套用格式 条件格式 案例七 制作学生成绩表 大学计算机基础

19 Excel提供了许多数字格式，包括常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊、自定义等。
设置数字格式 Excel提供了许多数字格式，包括常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊、自定义等。 设置数字格式 大学计算机基础

20 默认情况下，Excel根据用户输入的文本自动调整文本的对齐方式，如文字内容左对齐，数字内容右对齐。
设置单元格的对齐方式 默认情况下，Excel根据用户输入的文本自动调整文本的对齐方式，如文字内容左对齐，数字内容右对齐。 设置对齐方式 大学计算机基础

21 设置单元格字体格式 设置单元格文字的格式包括改变文本的字体、大小、颜色、修饰及排列方式等。可以在“单元格格式”对话框的“字体”选项卡中进行设置。也可以通过“格式”工具栏来设置单元格字体格式。 大学计算机基础

22 设置单元格的边框和底纹 设置单元格边框 设置单元格底纹 大学计算机基础

23 改变行高或列宽 在工作表的单元格中，由于输入的数据内容及数据量不同，有时需要改变单元格的行高和列宽。改变行高和列宽可以使用两种方法，即菜单方式和鼠标拖动方式。 大学计算机基础

24 自动套用格式 在显示表格数据时，可能会经常用到某些固定的表格格式。Excel 2003提供了17种预定义的标准表格格式，供用户选用。这些格式包含了对数字格式、对齐、字体、边框、色彩等格式的组合 “自动套用格式”对话框 大学计算机基础

25 所谓“条件格式”，就是指用户可以在指定的单元格范围内，为满足指定条件的单元格设置特定的格式，使其区别于其他的单元格。
条件格式 所谓“条件格式”，就是指用户可以在指定的单元格范围内，为满足指定条件的单元格设置特定的格式，使其区别于其他的单元格。 “条件格式”对话框 条件格式示例 大学计算机基础

26 案例七 制作学生成绩表 样文演示： “学生成绩表”原表 “格式化的学生成绩表（2）”表 大学计算机基础
案例七 制作学生成绩表 样文演示： 图4.14 “学生成绩表”原表 图4.15 “格式化的学生成绩表（2）”表 “学生成绩表”原表 “格式化的学生成绩表（2）”表 大学计算机基础

27 1．相关的知识点 ① 数据的录入与编辑； ② 数据的格式化； ③ 设置条件格式； ④ 工作表的格式化； ⑤ 自动套用格式等。 2．操作步骤
大学计算机基础

28 4.5 公式和函数 使用公式 使用函数 案例八 学生成绩统计 大学计算机基础

29 使用公式 分析和处理Excel 2003工作表中的数据，离不开公式和函数。公式是函数的基础，它是单元格中的一系列值、单元格引用、名称或运算符的组合，可以生成新的值；函数是Excel 2003预定义的内置公式，可以进行数学、文本、逻辑运算或者查找工作表中的信息。与公式相比，使用函数进行计算的速度更快，同时减少了错误的发生。 公式是在工作表中对数据进行分析的等式，它是由运算符和参与计算的操作数组成的一个完整的表达式。使用公式的时候应以等号“=”作为开头，表达式是由运算符、常量、变量、单元格引用、函数以及括号等组成的。 大学计算机基础

30 4.5.1 使用公式 1．公式中的运算符 这4类运算符中，引用运算符的级别最高，算术运算符次之，第三是文字运算符，最后是比较运算符。
使用公式 1．公式中的运算符 这4类运算符中，引用运算符的级别最高，算术运算符次之，第三是文字运算符，最后是比较运算符。 大学计算机基础

31 使用公式 2．单元格地址与引用 （1）相对引用 Excel 2003默认为相对引用。使用单元格的相对引用能确保公式或函数在复制、移动后会根据移动的位置自动调节公式或函数中引用单元格的地址。利用相对引用可以快速对大量数据进行同类运算。 大学计算机基础

32 使用公式 （2）绝对引用 在行号和列号前均加上符号“$”，当公式或函数在复制、移动时，绝对引用的单元格地址不会随着公式或函数的位置的变化而变化。 （3）混合引用 在公式中引用单元格时，有的单元格的“列”方向不需要变化，为绝对引用，但是“行”方向需要变化，为相对引用；有的则相反，这些都称为单元格的混合引用。 大学计算机基础

33 函数由三部分组成，即函数名称、括号和参数。函数的一般格式如下。 函数名（参数1，参数2，……，参数N）
使用函数 函数其实是一些预定义的公式，它们用一些称为参数（Number）的特定数值，按特定的顺序或结构进行计算。这些函数涵盖多个方面，如数学与三角函数、日期与时间、财务、统计、数据库、文本、逻辑、信息等。 函数由三部分组成，即函数名称、括号和参数。函数的一般格式如下。 函数名（参数1，参数2，……，参数N） 其中参数可以是常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数。 大学计算机基础

34 函数的输入有两种方法：一是插入法；二是直接输入法。一般插入函数法应用得较多，可以单击“插入”菜单中的“函数”命令来实现。
使用函数 函数的输入有两种方法：一是插入法；二是直接输入法。一般插入函数法应用得较多，可以单击“插入”菜单中的“函数”命令来实现。 在实际应用中，一般常用的函数如表4.3所示。 大学计算机基础

35 案例八 学生成绩统计 样文演示： “学生成绩表”原表 计算后的“学生成绩表”表 大学计算机基础

36 1．相关的知识点 ① 单元格的引用； ② 使用公式和函数完成自动计算； ③ 常用函数的使用方法。 2．操作步骤 大学计算机基础

37 4.6 数据分析、管理和图表化 4.6.1 数据清单 4.6.2 数据排序 4.6.3 数据筛选 4.6.4 分类汇总
4.6 数据分析、管理和图表化 数据清单 数据排序 数据筛选 分类汇总 数据透视表与数据透视图 数据图表化 案例九 综合管理学生成绩 大学计算机基础

38 数据清单 数据清单是包含相关数据的一系列工作表的数据行，是由工作表单元格构成的矩形区域，即一张二维表，因此，可以像数据库一样使用。 数据清单的特点如下: ① 清单中每一列为一个字段。 ② 每一列的列标题（即清单中第一行）为字段名，如学号、姓名、专业等。 ③ 字段必须位于数据清单区域中的第一行。 ④ 每一行为一个记录，即各个字段值的一个组合。 ⑤ 数据记录紧接在字段名行的下面。在数据清单区域内，某个记录的某个字段值可以是空白，但是不能出现空列或空行。 ⑥ 工作表的数据清单数据与工作表中的其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行。 ⑦ 一般情况下，一张工作表内建立一个数据清单和一个清单标题。 大学计算机基础

39 根据单一字段对数据按升序或降序排列，就是简单排序。
数据排序 1．简单排序 根据单一字段对数据按升序或降序排列，就是简单排序。 图4.23 简单排序结果 大学计算机基础

40 4.6.1 数据排序 2．复杂排序 当参与排序的字段出现多个相同数据时，可使用最多三个字段进行三级复杂排序。 图4.24 “排序”对话框
数据排序 2．复杂排序 当参与排序的字段出现多个相同数据时，可使用最多三个字段进行三级复杂排序。 图4.24 “排序”对话框 图4.25 复杂排序结果 大学计算机基础

41 例如，假定要筛选出“计算机”成绩在75分以上，且“总分”在310分以上的学生记录。
数据筛选 数据筛选的目的是为了从众多的数据中挑选出需要的数据，它相当于数据库中的查询功能。进行筛选操作时，可以按照给定的条件来限定筛选数据的结果。Excel 2003提供了自动筛选和高级筛选两种方式，其中自动筛选适用于条件比较简单的情况，高级筛选适用于条件比较复杂的情况。 1．自动筛选 例如，假定要筛选出“计算机”成绩在75分以上，且“总分”在310分以上的学生记录。 大学计算机基础

42 数据筛选 图4.26 选择“自动筛选”命令 图4.27 执行“自动筛选”命令后的效果 大学计算机基础

43 数据筛选 图4.28 下拉菜单 图4.29 “自定义自动筛选方式”对话框 图4.30 最终筛选后的结果 大学计算机基础

44 数据筛选 2．高级筛选 使用自动筛选可以实现同一字段之间“与”运算和“或”运算，通过多次实现自动筛选，也可以进行不同字段之间的“与”运算，但是它无法实现多个字段之间的“或”运算，这时就需要使用高级筛选。 要使用“高级筛选”功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据需要满足的条件。条件区域至少为两行，第一行为字段名，第二行及以下为查找的条件。设置条件区域，可以将数据清单的字段名复制到作为条件区域的单元格中，当作条件区域的字段名，然后在其下一行输入条件。 大学计算机基础

45 4.6.3 数据筛选 例如，要筛选出“英语”成绩在80分以上且“计算机”成绩在90分以上，或“平均分”在80分以上的数据清单。
数据筛选 例如，要筛选出“英语”成绩在80分以上且“计算机”成绩在90分以上，或“平均分”在80分以上的数据清单。 图4.32 设置后的“高级筛选”对话框 图4.31 包含“高级筛选”对话框的工作表界面 大学计算机基础

46 数据筛选 图4.35 分类汇总后的结果 大学计算机基础

47 数据透视表与数据透视图 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的三维交互式表格。可以转换行、列，以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。 以图4.36所示的“学生成绩表”（增加了“性别”字段）为例，要求统计各专业的男女生人数，此时既要按“专业”分类，又要按“性别”分类，所以需要使用数据透视表来解决该问题，具体操作如下。 大学计算机基础

48 数据透视表与数据透视图 图4.36 “学生成绩表” 大学计算机基础

49 4.6.5 数据透视表与数据透视图 图4.38 数据透视表和数据透视图向导 — 3步骤之2
数据透视表与数据透视图 图4.38 数据透视表和数据透视图向导 — 3步骤之2 图4.39 数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3 图4.37 数据透视表和数据透视图向导 — 3步骤之1 大学计算机基础

50 4.6.5 数据透视表与数据透视图 图4.41 拖入字段值后的数据透视表和数据透视图向导 — 布局 图4.42 “数据透视表选项”对话框
数据透视表与数据透视图 图4.41 拖入字段值后的数据透视表和数据透视图向导 — 布局  图4.42 “数据透视表选项”对话框 图4.43 生成的数据透视表  图4.40 数据透视表和数据透视图向导 — 布局 大学计算机基础

51 数据图表化 Excel 2003提供了14种标准的图表类型，有条形图、柱形图、折线图、散点图、面积图和圆环图等，可根据实际情况选用不同的图表类型，并对其进行编辑和格式化操作 1．创建图表 Excel的图表分为两类，即内嵌图表和独立图表。在含有用于创建图表的数据的工作表中创建的图表称为内嵌图表。如果将图表和用于创建图表的数据分别放在工作簿的两个单独的工作表中，称为独立图表。 大学计算机基础

52 数据图表化 可以单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，或选择“插入”菜单中的“图表”命令，创建内嵌图表或独立图表。无论选择哪种方法，正确的选定数据区域是能否创建图表的关键。 选定数据区域 “图表向导”对话框之一 大学计算机基础

53 数据图表化 “图表向导”对话框之四 “图表向导”对话框之三 图表效果预览 生成的图表示例 “图表向导”对话框之二 大学计算机基础

54 数据图表化 2．图表的编辑 图表编辑是指对图表及图表中的各个对象即图表项，如绘制的数据系列、坐标轴或标题等进行编辑与修改，包括数据的增加和删除、图表类型的更改、显示效果的设置等。一般方法是通过打开相应图表对象的快捷菜单，在上述步骤中选择对应的菜单项进行相应的编辑。 3．图表的格式化 图表的格式化是指对图表中各个对象的格式进行设置，包括文字和数值的格式、颜色、外观等。 大学计算机基础

55 案例九 综合管理学生成绩 样文演示： “学生成绩表”原表 大学计算机基础

56 案例九 综合管理学生成绩 1．相关的知识点 ① 数据的排序、筛选和分类汇总； ② 图表的创建、编辑和修改。 2. 操作步骤 大学计算机基础

57 4.7 打印工作表 页面设置 打印区域设置和分页 打印预览和打印 大学计算机基础

58 页面设置 工作表的各种设置完成之后，可以将它打印出来。为了打印出美观而实用的工作表，通常首先进行工作表的页面设置、页眉和页脚的设置、图片和打印区域的设置等，然后打印预览，最后再打印。 “页面设置”对话框 大学计算机基础

59 打印区域设置和分页 分页预览视图 大学计算机基础

60 打印预览和打印 “打印内容”对话框 大学计算机基础