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公文製作與習作 高雄市政府秘書處 文書科 科長侯燕嬌.

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1 公文製作與習作 高雄市政府秘書處 文書科 科長侯燕嬌

2 講義大綱 公文規範 公文共同格式~一般公文用語 標點符號 公文寫作要領 公文製作及範例

3 公文規範 壹、公文的種類 一、令:公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 二、呈:對總統有所呈請或報告時使用。
三、咨:總統與立法院、監察院公文往復時使用。 四、函:各機關間公文往復,或人民與機關間之申請與答復時 用之。 五、公告:各機關對公眾或特定對象宣布周知時使用。 六、其他公文:書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手 諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執 照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單。

4 公文規範 一、令:公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之 行政規則及人事命令時使用。 二、函:各機關處理公務有下列情形之ㄧ時使用:
(一)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (二)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (三)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (四)民眾與機關間之申請答復時。

5 公文規範 三、書函: 公務還在磋商、諮詢階段,為求簡便,自不必使用函。代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其性質不如函之正式性
。但適用範圍較為廣泛,凡大事、小事可隨時行文,且不受行文系統與層級之限制,對行政效率提升有助益。 (一)於公務未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 (二)機關處理簡單性、例行性、固定性、通報性公文時使用 (三)政府機關答復簡單案情時使用。 (四)寄送普通文件、書刊或一般聯繫、查詢,於行文時使用

6 公文規範 書函的結構及作法: (一)書函文字、用語均比照函。 (二)書函的結構實務上可視需要採﹝三段式–
主旨、說明、辦法 ﹞或〔條例式〕 , 但 對上級機關首長行文宜採三段式。

7 公文規範 書函與函之區別︰ (一)使用時機︰公務已達成熟階段時使用〔函〕;尚在磋商 試探階段時使用〔書函〕。
(二)受文對象︰ 〔函〕受文者大都為〔機關〕,對 〔個人 〕亦可; 〔書函〕受文者大都為〔個人〕 ,對 〔機關 〕 亦可。 (三)行文系統︰ 〔函〕行文系統需受層級限制; 〔書函 〕則可直接行文,不受層限制。 (四)署名用印︰ 〔函〕因受行文系統之不同蓋用機關首長職 章或簽字章;〔書函〕蓋機關條戳。

8 範例 檔 號 保存年限 高雄市ΟΟ國民中學 書函 地址:0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、 ) 100 高雄市ΟΟ區ΟΟ路00號 受文者:高雄市立壽山動物園 發文日期:中華民國00年00越00日 發文字號:ΟΟ字第 號 速別:最速件 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:本校Ο年級學生計000人,訂於00年00月00日前往貴園參觀,屆時請派員指導,請 查照。 說明:本案本校聯絡人:ΟΟΟ,電話: 正本:高雄市立壽山動物園 副本:高雄市政府教育局 〈高雄市ΟΟ國民中學條戳〉

9 範例 保存年限 ○ ○ ○ 書函 地址:0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式:承辦人、電話〈()〉 受文者:
檔 號 保存年限 ○ ○ ○ 書函 地址:0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式:承辦人、電話〈()〉 受文者: 發文日期:中華民國00年00越00日 發文字號:ΟΟ字第 號 速別: 密等及解密條件或保密期限: 附件: 一、 ○ ○ ○ ○ ○ 申請書接悉。(人民用接〔已〕悉、政府機關用敬悉) 二、…………… 三、復請 查照。 (機關條戳)

10 公文規範 四、公告:各機關就主管業務,向公眾或特定之對象宣布週知 時使用。其方式得張貼於機關之公布欄,或利用報
刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需其他機關處理者 ,得另行檢送。 五、簽:承辦員就職掌事項,或具幕僚性質之機關首長對上級 機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。 六、開會通知單:召集會議時使用。

11 公文規範 貳、公文處理之對象 一、機關與人民。 二、機關與人民團體。 三、機關與機關—涉及政府機關組織層級體制〈行政系統〉。
參、公文行文系統之種類 一、上行文:有組織法上之隸屬關係,其下級機關對上級機關所使用之公文書。 〈一〉各機關對總統有所呈請或報告時所使用之〈呈〉。 〈二〉下級機關對上級機關有所陳請或報告時,或承辦員對長官之簽、報告 。 二、平行文:無組織法上之隸屬關係,其同級機關或非同級機關間相互往來之公文 書。 〈一〉總統與立法院、監察院間所使用之〈咨〉。 〈二〉同級機關或不相隸屬機關間公文之往復。 〈三〉人民與機關間之申請答復時。 三、下行文:有組織法上之隸屬關係,其下級機關對上級機關所使用之公文書。 〈一〉各機關公布法規、任免、獎懲官員,總統、軍事機關部隊發布命令所屬用之 令。 〈二〉上級機關對下級機關有所指示時。

12 公文規範 肆、行文系統判定標準 〈一〉以行文機關間之隸屬關係判斷:
即以是否有〈指揮監督關係〉判定,例如直轄市政府隸屬於行政院,則行政院與直轄市政府間為上、下行文關係;高雄市各中等以下學校隸屬於高雄市政府教育局,則高雄市政府教育局與本市各中等以下學校間為上、下行文關係。又如行政院以外的各部會與直轄市政府間,因雙方並無隸屬關係,則應以平行文處理。 〈二〉以主管業務督導關係判定: 如教育部掌理全國教育行政事務,於職權上有指揮直轄市及各縣市政府教育行政機關或各級學校,同理,內政部亦可指揮各地警察及消防機關。

13 公文規範 伍、公文用印與簽署 一、公文用印規格 公文必須具有法定的格式,舉凡機關公文的文別、用紙、
行款、簽名、蓋章及用印等均必須依據文書處理手冊之規 定辦理,說明如下: 〈一〉發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決 定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約、證 券、匾額及其他依法規定應加蓋用印信之文件,均蓋用機 關印信及首長職銜簽字章。 〈二〉呈:用機關首長職銜、姓名、蓋職章。 〈三〉函:上行文署機關首長職銜、姓名、蓋職章;平行文及 下行文蓋職銜簽字章。對不相隸屬之上級機關用﹝函﹞時 比照上行文規定辦理。

14 公文規範 〈四〉書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫 、洽辦等公文蓋用機關或承辦單位條戳。
〈五〉機關內部單位主管依分層負責之授權,逕行處理事項, 對外行文時,由機關首長署名,蓋分層負責授權章或機關 條戳。 〈六〉機關首長出缺由代理人代理首長職務時,其機關公文應 由首長署名者,由代理人署名。機關首長請假〈出國〉, 發文用印均以實際發文日期為準,亦即首長批示之公文至 首長請假〈出國〉後始送發文,除署首長姓名,註明不能 視事理由外,由代行人附署職銜、姓名,加註﹝代行﹞兩 字後發文。

15 公文規範 陸、簽核版面規範 公文簽擬分三面向:擬辦、會辦、決行。
文書處理過程中之有關人員,應於文面適當位置蓋職名章,並於職名章下方註明8碼時間﹙上排月日,下排時分 ﹚。 層次決行以國字小寫為之。 代為決行章蓋在職名章下方。 決行者批示意見應在職名章上方。

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17 公文規範

18 附件係發給正本收受者,如須發給副本收受者,則須於副本收受者右方註明含附件。
公文規範 附件係發給正本收受者,如須發給副本收受者,則須於副本收受者右方註明含附件。 副本收受者一般均為副知性質,若須副本收受者有所作為時,須於說明欄內說明。

19 公文規範 機密檔案歸檔時,承辦員應使用專用封套裝封 ,並於封口處加蓋職名章,封面依規定格式詳實填註。 辦畢案件應於5日內依序彙齊,併同歸檔清單送檔案室歸檔。

20 公文規範範例

21 公文共同格式~一般公文用語

22 公文共同格式~一般公文用語

23 公文共同格式~一般公文用語

24 公文共同格式~一般公文用語

25 公文共同格式~一般公文用語

26 公文共同格式~一般公文用語

27 標點符號

28 標點符號

29 標點符號

30 公文製作要領 函的製作重點 1.主旨(何事?)(不可分項) 要把握主要意旨簡述, 最後再加期望語。 2 .說明(為何? ): (可以分項)
   A .先敘明創稿或復文或轉文。 B .再敘明來文依據或訴求,並詳細說明原因(即引據、申 述、歸結) C .視主旨之訴求,增加相關之說明。 D .檢視相關之附件(超過一項要編號標示–用見出紙)。 3 .辦法(應如何做? ) : (可以分項)

31 公文寫作要領 ﹝一﹞「主旨」:為全文精要,以說明行文目的與期 望,應力 求具體扼要,以不超過60個字為原則。
分段款式 ﹝一﹞「主旨」:為全文精要,以說明行文目的與期 望,應力 求具體扼要,以不超過60個字為原則。 ﹝二﹞「說明」:當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細 之敘述,無法於「主旨」內容納時,用本段說明。本段段 名可因公文內容改用「經過」、 「原因」等其他名稱。 ﹝三﹞ 「辦法」 :為簽之重點,須擬具體意見供裁示,例如 有〔甲〕、〔乙〕、〔丙〕數案供裁示時 ,必須於說明 段內分析優劣點,不能僅用〔陳核〕、〔請示〕等。或向 受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時,以本段 列舉。本段段名可因公文內容改用「建議」「請求」、 「擬辦」、 「核示事項」等其他名稱。

32 公文寫作要領 一般原則 〈一〉應力求「簡–文句少而意義足;淺– 不用奇字、奧字、僻典;
明– 不為隱語誇張、諷刺 ;確– 時間數字精確真實」,亦即語 意肯定、用詞堅定﹐內容清晰、完整、簡潔、具體、精確。 〈二〉注意雙方身分–上行文應謙謹有度,平行文應卑亢合宜, 下行文應詞婉義正。 〈三〉文句應正確使用標點符號,使句讀清楚,便於閱讀,免除誤解。 〈四〉文內避免層層套敘來文,僅摘述要點。 〈五〉應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 〈六〉段落要分明採三段活用式之結構,各段陳述清楚。

33 公文寫作要領 寫作要求 正確–避免錯誤、遺漏、主題偏差及主觀 清晰–文意清楚、肯定 簡明–用語簡鍊,詞句曉暢,主題鮮明
迅速–自蒐集→分析→結論務必保握時效 整潔–文稿保持整潔,字體字型一致 一致–用語、結構格式、數字用法均應一致 完整–對案情全盤深入瞭解,應考慮機關與單位之協調,擬具周詳具體、適切可行意見供核

34 公文寫作要領 各段規格 〈一〉每段均標明段名,段名之上不冠數字,段名之 下加冒號「:」。 〈二〉「主旨」一段不分項,文字緊接段名之冒號下
書寫。 〈三〉「說明」、「辦法」如無項次,文字緊接段名之冒號下 書寫;如分項條列,應另縮格書寫為一、二、 三......,〈一〉〈二〉〈三〉...... 1、2、3、......,〈1〉〈2〉〈3〉 。 〈四〉「說明」、「辦法」中,其分項條例內容過於繁雜或含有表格者,應編列為附件。

35 公文範例 簽 於文書科 98年5月2日 檔 號 保存年限 主旨:檢陳本府辦理「短期促進就業措施—機關檔案管理作業計畫」第1次定期實地督導紀錄表(如附件),簽請  核示。 說明: 一、本科前於本98年3月26日簽奉核准辦理「短期促進就業措施—機關檔案管理作業計畫」第 1次定期實地督 導,並依督導期程於4月27日、5月4、11日分別實地督導新興衛生所、新 興地政事務所、新興區公所、 警察局新興分局、警察局、前金衛生所、前金區公所、市立圖書館、鹽埕戶政事務所、鹽埕衛生所、鹽 埕地政事務所、警察局三民第二分局、工務局 新工處、三民衛生所等14個用人機關執行情形本次實地督 導之用人機關大部分表示所進用之短期人員工作十分認真,對檔案業務推動助益頗大,雙方互動良好,建 請希望延長工作期限。惟警察局三民第二分局所分配之2名人 力中,僅1名從事檔案相關工作,另1名則派 至偵防組從事當舖資料之建置,與本專案規定 工作項目不符,擬將不符之人力改分至警察局。 三、另本處於4月29日收到分配於監理處之短期就業人員ooo電子郵件,文中提及該處每日規定應完成之數量 過多,因擔心無法完成而壓力大,請求協助本處,立即於5月5日上午至該 處瞭解實際情形,經實地查訪 後,發現該處規定之數量尚屬合理,並與該處3名進用人員溝通後,決定自5月6日起將ooo與原分配於民生 醫院之ooo互調,本處並於5月8日分別以電話詢問是否適應,當事人均表示良好。 擬辦:奉核准後,依說明二辦理,並續辦其餘實地督導事宜。

36 公文範例 高雄市政府 函 檔 號 地址:0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、E-mail) 受文者:
高雄市政府 函 檔 號 保存年限 地址:0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、 ) 受文者: 發文日期:中華民國   年   月   日 發文字號:高市府秘文字第 號 速別:普通件 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:有關貴分局「短期促進就業措施-機關檔案管理作業計畫」進用人員重新配置案,請 查照。 說明: 一、貴分局原配置「短期促進就業措施-機關檔案管理作業計畫」進用人員2名,經本府秘書處於5 月11日實地督導查訪,其中1人(ooo)未依規定從事檔案相關工作,有違本專案執行目的。 二、為使該等人力充分發揮應有效能,本案經簽奉核准,自98年5月15日起,依據契約書第十二條規 定,調整該名人員工作地點。貴分局除留置1名人力(ooo)外,另1名人員(ooo)改分 派至警察局。 三、請貴分局於98年5月14日下午5時前將該名人員之契約書(正、副本各1份,共計2份)、5月份薪 資清冊及出勤紀錄表親送本府秘書處文書科陳素芳(連絡電話 #2047)。 四、另請轉知該名人員於98年5月15日上午8時親至本府秘書處文書科報到,未能準時報到者,當日 以曠工計,不予核薪,並依契約書第十條第六項規定辦理後續作業。 五、請警察局於98年5月15日上午8時30分派員至本府秘書處帶領新分派人員至貴局正式上班。 正本:高雄市政府警察局三民第二分局 副本:高雄市政府警察局、、高雄市政府秘書處(文書科) 市長 陳  。

37 公文範例 簽於oo處oo科 民國o年o 月o日 檔 號 主旨:本府98年5月19日第1350次市政會議假本市蓮潭會館舉行乙案,簽請 核示。
保存年限 主旨:本府98年5月19日第1350次市政會議假本市蓮潭會館舉行乙案,簽請 核示。 說明: 一、為加強市政建設行銷與深化城市意象,本府第1350次市政會議特於蓮潭會館(會議中心)舉行。 二 、為便於各首長共乘公車前往,擬租用公車處大型車輛4輛(去程2輛、回程2輛)於是日集中接 送,請各首 長於是日下午1時40分及1時50分於本府廣場搭乘,回程時間為下午5時40分及5時50 分假蓮潭會館前登車 返回,合署辦公大樓外之機關請自行前往,每部車輛以1小時,計4小時,每1小時864元,合計約需3,456 元。 三、是日市政會議之舉行,除向該館租用場地,作為會議進行之會場,所須費用約為oooo元外(詳如附件並擬 請廠商於會場架設投影機及電視與音響等相 關器材設備,費用約需oooo元(詳如附件二),總計經費共約 ooooo元,擬由事務管理-庶務 管理-業務項下勻支。 擬辦:奉核可後,移請總務科辦理採購相關後續事宜。 會辦單位:總務科 會計室 第一層決行 決行 承辦單位 會辦單位 總務科 會計室

38 公文範例 檔 號 保存年限 高雄市政府 函 地址:0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、E-mail) 受文者:
檔 號 保存年限 高雄市政府 函 地址:0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、 ) 受文者: 發文日期:中華民國98年 月 日 發文字號:高市府秘文字第 號 速別:最速件 密等及解密條件或保密期限: 附件:位置圖乙份(隨文引入) 主旨:原訂98年5月19日召開之1350次市政會議,改於本市蓮潭會館(102會議中心)舉行,開會時間為同日下午2時30分,檢送該會館位置圖乙份(如附件),請 查照。 說明: 一、本次市政會議結束後,隨即召開城市創新論壇(高雄與芬蘭的對話),相關議程如下:市政會 議進行時間為2時30分至3時30分;城市 創新論壇進行時間為3時30分至5時30分假該館國際1廳舉行,務請參與市政會議出列席人員全體參加。 二、為便於各首長共乘公車前往與會,去程及回程本府備有大型車輛集中接送,請各首長於是日下午1時40分及1時50分於本府廣場搭乘,回 程時間為下午5時40分及5時50分假蓮潭會館前登車返回,合署辦公大樓外之機關請自行前往。 正本:第二類發行(秘書處除外)、新建工程處、下水道工程處、養護工程處、自來水公司第七區管理處 副本:市長室、副市長室、秘書長室、副秘書長室、參事顧問室、KOC執行長、本府秘書處(總務科、文書科) 市長 陳  。

39 公文範例 試擬:劉君因公司經營需要,奉派肯亞〈國名〉國外分公司主持業務,全家因而遷居肯亞。94年底從友人口中獲悉必須換發國民身分證。劉君因一時無法回國,又不知如何辦理手續,爰書信函1封,寄達其原所轄戶政事務所,請求戶政事務所告知其如何辦理手續。假設您是該戶政事務所承辦員,請您照附件1至3資料〈即94年全面換發國民身分證通知單、委託書暨相片規格〉以戶政事務所正式公文回復劉君。 檔 號: 保存年限: ○○市○○區戶政事務所 函 地址:0000台北市ΟΟ路00號 聯絡方式:(承辦人、電話、傳真、 ) 000 ΟΟ市ΟΟ區ΟΟ路00號 受文者:劉君 發文日期:中華民國00年00月00日 發文字號:ΟΟ字第 號 速別:最速件 密等及解密條件或保密期限: 附件:94年全面換發國民身分證通知單、委託書暨相片規格各1份。 主旨:有關台端詢問旅居國外人民如何申辦換發國民身分證乙案,復如說明,請 查照。 說明: 一、復台端00年00月00日信函。 二、本所為加強便民措施,提升為民服務,對無法親自申請換發新證之當事人,可依制式格式出具委託書﹝可自行自內政部網站http:www.ris.gov.tw自行下載使用或向戶政事務所索取﹞委託他人辦理,受委託人除應檢具上列文件,並應攜帶個人印章、身分證明文件辦理。 三、台端長年旅居國外,無法返國申辦換發國民身分證,自可依前項規定檢附相關附件委託他人辦理。 四、隨函檢送﹝94年全面換發國民身分證通知單﹞、﹝94年全面換發國民身分證委託書﹞暨﹝94年全面換發國民身分證相片規格﹞各1份﹝如附件﹞。 正本:劉君 副本:本所第二課﹝續辦﹞ 主任 ○○○(蓋簽字章)

40 公文範例 主旨:檢送本府警察局小港分局85年至93年已屆保存年限檔案銷毀計畫、擬銷毀檔案目錄8冊
檔 號 保存年限 高雄市政府 函 地址: 承辦人: 聯絡電話: 受文者: 發文日期: 發文字號: 速別: 密等及解密條件或保密期限: 附件:檔案銷毀計畫、擬銷毀檔案目錄8測及本市文獻會撿選函影本各乙份 主旨:檢送本府警察局小港分局85年至93年已屆保存年限檔案銷毀計畫、擬銷毀檔案目錄8冊 暨本市文獻委員會檢選函影本各乙份(如附件),請 審核惠復。 說明:依據〔機關檔案保存年限及銷毀辦法〕及〔機關檔案管理作業手冊〕等規定辦理 正本:檔案管理局 副本:高雄市政府秘書處(文書科) 市長 陳 O

41 函 範例 檔 號 臺北市政府 函 試擬:臺北市政府致所屬各級機關學校函:應密切掌握紅火蟻入侵行蹤,以確保環境居家之安全 受文者:本府○○局
檔 號 保存年限 臺北市政府 函          地址:000臺北市○○路000號 聯絡方式:(承辦人、電話-mail) 000 ○○市○○區○○路000號 受文者:本府○○局 發文日期:中華民國00年00月00日 發文字號:○○○字第 號 速別:最速件 密等及解密條件或保密期限: 附件: 主旨:應密切掌握紅火蟻入侵行蹤,以確保環保居家之安全,請 照辦。 說明:  一、最近屢傳市民遭入侵紅火蟻叮咬,致嚴重過敏休克之事件,引發民心不安,也嚴重威脅市民生命安全頗鉅。  二、據本府研考會調查報告顯示,市民普遍對紅火蟻入侵行蹤、生活習性,及被叮咬時急救之方法知識不足,亟待各機 關學校加強宣導教育,以確保市民環境居家的安全。 辦法:  一、請各機關學校指定專人辦理防治紅火蟻工作,密切掌握辦公處所或學校校園紅火蟻行蹤,以及時防治。  二、加強對所屬人員及學生宣導,避免踩到「入侵紅火蟻」所築的特殊隆起蟻塚。  三、在機關學校所在地屋外有草皮者,特別注意防範紅火蟻入侵;在屋內長期使用滅蟻餌劑誘殺。  四、在門框或窗框定期噴灑一條防護帶,讓火蟻進不去室內。 正本:本府各級機關學校 副本:本府衛生局、環保局 市長 郝。。

42 簽及函稿的撰擬 一、簽之意義: ﹝簽﹞為幕僚處理公務表達意見,以供上級瞭解案情,並作為抉擇之依據,亦即機關組織下級對上級之報告,屬上行文。
二、簽的結構及作法: 簽為機關內部之文書,不必填列發文機關,直接以文別為首,其製作應於首行 首格書寫,以20號字標楷體書寫〈靠左對齊〉。 (一)視案情之複雜情形,可分為三段式(主旨、說明、擬辦)、二段式(主旨、 說明或主旨、擬辦)和一段式(主旨)等三種格式。 (二)會辦單位較多時,應用簽稿會核單或影印分會,再彙整成 〔綜簽〕方式辦理 (三)簽辦時如能先與各單位充分溝通可減少歧見,增進行政效率。 (四)署名:機關內部單位主管或人員向其機關長官之簽:署名於簽末最後一行, 蓋承辦員之職名章,並於職名章下方簽押時間,以明責任。 如12月6日15時簽押為 1206 1500

43 簽及函稿的撰擬 力求簡明扼要:切記講該講的,不該講的不要講–亦即 二、簽擬原則:
 (一)必須讓長官瞭解事項:緣起背景、問題關鍵、法令依據、主要理 由、產生作用、經費負擔等。  (二)以附件附陳有關資料,以減少簽之篇幅。 (三)要有組織、有條理、有連貫。使核閱者易瞭解看懂。 (四)正確巧妙使用〔按語–一段的起頭,如關於、查…; 轉接詞– 如案經、 嗣經、爰 … 〕。 (五)有關機關意見或相關規定,以摘錄重點或敘明即可。 (六)正確使用標點符號。 (七)內容複雜時,應儘量採用表格敘述、比較,或作成附件附陳。

44 簽 範例 檔 號 簽於○○處第二科 民國○○年○○月○○日 主旨:為擬訂﹝高雄市政府公文書寫參考手冊﹞乙案,簽請 核示。 說明:
檔 號 保存年限 簽於○○處第二科 民國○○年○○月○○日 主旨:為擬訂﹝高雄市政府公文書寫參考手冊﹞乙案,簽請 核示。 說明: 一、本手冊係奉 鈞長指示,並配合政府公文書全面改為橫式格式,為協助本府同仁製作 公文有遵循之標準及參考,特邀集本府oo局等相關機關及學者專家研訂,現已完稿如 附件。 二、本手冊內容分為目錄及附錄兩部分,其中目錄計14章,附錄計有30條。 擬辦: 一、恭請 鈞長賜頒手冊出版序言1篇,謹附陳參考稿1件,敬請垂參。 二、將手冊付印,並分送本府各機關學校使用,另將手冊電子檔放置本處網站, 提供同仁自行下載使用。 敬陳 市 長 第一層決行 承辦單位 科員○○○ 1206 1530

45 簽 範例 檔 號 簽於文書科 98年6月3日 主旨:檢陳98年度「高雄市政府公文檔案影像管理系統維護」5月份驗收情形,簽請 鑒核。 說明:
檔 號 保存年限 簽於文書科 年6月3日 主旨:檢陳98年度「高雄市政府公文檔案影像管理系統維護」5月份驗收情形,簽請 鑒核。 說明: 一、本採購業經簽奉核准採書面驗收方式辦理在案(如附件1) 。 二、依本科書面資料審查驗收結果:合格(如附件2) 。 三、本案契約總價為O萬O千元,依契約第5條第1項規定以12個月平均分攤,擬每月份支付 廠商價金O萬O千元。(如附件3)。 四、檢附98年5月份維護紀錄表6份(如附件4) 。 擬辦: 一、書面驗收紀錄表請各協驗、監驗、主驗人員核章。 二、奉核准後依規定辦理付款事宜。 會辦單位:陳參議oo、總務科、會計室、 政風室 第一層決行 承辦單位              會辦單位 決行   陳參議oo 總務科 會計室 政風室

46 簽 範例 範例二 簽於oo處oo科 民國o年o 月o日 主旨:職王五現任第二科科員,因學用不合,擬請改派第五科工作,敬請 核示。 說明:
擬:為現職工作非己所長,試擬簽請改派工作 檔 號: 保存年限: 簽於oo處oo科 民國o年o 月o日 主旨:職王五現任第二科科員,因學用不合,擬請改派第五科工作,敬請 核示。 說明: 一、職係oo年高考分發本處服務,時以第二科缺人,故派職於本科工作,迄今已滿 3年6個月,久任一職,缺乏歷練。 二、職係oo大學社會系畢業,高考錄取科目為社會行政人員,而現任工作為財產管 理,無法學以致用及發揮所長。 三、現聞五科陳科員有成已離職,該職位係辦理社區發展工作,與職所學甚合,由 職遞補該職缺,當有助士氣提升。 擬辦:如奉核准,擬請人事室依程序辦理調任作業。 第一層決行 承辦單位 科員○○○ 1206 1530

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49 簽及函稿的撰擬 一、擬辦方式:須視案情之繁簡度運用 ﹝1﹞先簽後稿 ◆訂定、修正、廢止法規案件。 ◆有關政策性或重大興革案件。
◆牽涉較廣會商未獲結論案件。 ◆擬提決策會議討論案件。

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53 簽及函稿的撰擬 ﹝2﹞簽稿併陳 ◆文稿內容須另為說明或對以往處理情形 需酌加析述之案件。 ◆依法准駁,但案情特殊須加說明之案 件。
◆須限時辦發不及先行請示之案件。

54 簽稿併陳範例 主旨:檢陳高雄市政府、高雄縣政府會銜函會辦單、函稿及「高雄縣市合併改制
檔 號 保存年限 簽稿併陳 簽於oo局 98年5月5日 主旨:檢陳高雄市政府、高雄縣政府會銜函會辦單、函稿及「高雄縣市合併改制 計畫建議書」暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份,請 鑒核。 說明:為請行政院儘速形成「高雄縣市合併之政策」 ,以落實總統「3都15 縣 」政見,使高縣市合併後,縣市資源共享,建立機能完整及具國際競爭 力之直轄市。有鑑於此,亟需與高雄縣政府將「高雄縣市合併改制計畫 建議書」及「高雄縣市合併之民意調查」會銜函請內政部參辦。 擬辦:奉 核後,移請高雄縣政府會辦,並以高雄市政府、高雄縣政會銜函請內 政部參考。 敬陳 市長 第一層決行 承辦單位

55 範例 地址 受文者:發文日期: 主旨:檢送「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份,惠請卓參 ,請 查 照。
保存年限 檔 號 高雄市政府 函〈稿〉 地址 承辦單位 聯絡電話 受文者:發文日期: 發文字號: 速別: 密等及解密條件或保密期限: 附件: 「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份。 主旨:檢送「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份,惠請卓參 ,請 查 照。 說明:敬請 貴部轉請行政院儘速形成「高雄縣市合併之政策」 ,並落實總統「3都15縣」政見,使高縣市合 併後,縣市資源共享,建立機能完整及具國際競爭力之直轄市。 正本:內政部 副本:高雄市政府oo局 市長 陳 o

56 主旨:檢送「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份,惠請卓參, 請 查照。
檔 號 保存年限 高雄市政府、 高雄縣政府 函 地址 承辦單位 聯絡電話 受文者: 發文日期: 發文字號: 速別: 密等及解密條件或保密期限: 附件: 「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份 主旨:檢送「高雄縣市合併改制計畫」建議書暨「高雄縣市合併之民意調查」各乙份,惠請卓參, 請 查照。 說明:敬請 貴部轉請行政院儘速形成「高雄縣市合併之政策」 ,並落實總統「3都15縣」政見,使高縣市合併後,縣 市資源共享,建立機能完整及具國際競爭力之直轄市。 正本:內政部 副本:高雄市政府李副市長室、高雄市政府oo局、高雄縣政府葉副縣長室、高雄縣政府oo處 市長 陳 菊 縣長 楊秋興

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59 簽及函稿的撰擬 ﹝3﹞以稿代簽 為一般案情簡單,或例行性承轉 之案件。

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63 簽及函稿的撰擬 二、款式: ﹝1﹞先簽後稿:簽應按﹝主旨﹞、 ﹝說 明﹞、﹝擬辦﹞三段式辦理。 ﹝2﹞簽稿併陳:視情形使用﹝簽﹞,如案
情簡單,可使用便條紙,不分段,以 條例式簽擬。

64 簽及函稿的撰擬 機關首長或單位主管對主管業務認為有辦理文書之必要者,得以手諭或口頭指定承辦員擬辦(簽、創稿)。 訂有辦理或復文期限,應在主旨敘明。

65 簽及函稿的撰擬 有附件在說明段敘述附件名稱及份數。
文稿增刪修改過多者,應送還原承辦員清稿,並將原稿附於清稿後,再陳核判,其已會核會簽者,不必再會核簽。 須以副本分行者,應在副本右方列明, 如需附本收受者有作為時,應在說明段敘明。

66 簽及函稿的撰擬 文稿ㄧ頁以上者應於騎缝處蓋騎縫章或職名章,並於每頁下緣加註頁碼。
以稿代簽之公文,承辦員應在原來文件適當位置簽註〔如另稿〕字樣,另在行文稿面左上方註明〔以稿代簽〕。 簽稿並陳之文,在〔簽〕左上方註明〔簽稿並陳〕﹙裝訂順序簽在上稿在下﹚

67 簽及函稿的撰擬 承辦員對於來文簽擬意見,案情簡單者得於來文空白處適當位置簽擬;如情節較繁、文字較長或須摘錄來文內容,得以A4、A5紙張採另簽方式辦理。 文稿裝訂順序依序為簽、稿、附件、會辦意見、來文。

68 簽及函稿的撰擬 公文夾之使用須與夾內文書性質相稱: 最速件─紅色卷宗 速 件─藍色卷宗 普通件─白色卷宗 密 件─黃色卷宗

69 簽及函稿的撰擬 機關首長或主管因故不能視事,由代理人代為核決時,應先蓋職名章,並在核決位置親自簽名或蓋職名章及註明〔代〕字樣,代為核決文稿者,應負行政及法律責任。 卸任首長任內判行文稿,如移交封印前未及發出者,應再提陳新任首長核判。

70 簽及函稿的撰擬 會簽會核應依次傳遞,最後單位會畢後仍應送還原承辦單位,會稿單位有不同意見時應由主辦單位綜合彙整,研擬具體意見後再陳核。 彙辦公文應視同速件處理,最速件1小時,速件2小時,普通件4小時。

71 簡報結束 謝謝指教


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