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公文的行文系統 各級機關的行文,都有其系統,必須嚴格遵守,不可越級行文。上下機關行文時,應向其直接隸屬的機關為之。如向間接上級機關有所請示或陳述時,也應經由直接上級機關轉函間接下級機關。上級機關如需對間接下級機關行文時,亦應經由直接下級機關轉函間接下級機關。

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Presentation on theme: "公文的行文系統 各級機關的行文,都有其系統,必須嚴格遵守,不可越級行文。上下機關行文時,應向其直接隸屬的機關為之。如向間接上級機關有所請示或陳述時,也應經由直接上級機關轉函間接下級機關。上級機關如需對間接下級機關行文時,亦應經由直接下級機關轉函間接下級機關。"— Presentation transcript:

1 公文的行文系統 各級機關的行文,都有其系統,必須嚴格遵守,不可越級行文。上下機關行文時,應向其直接隸屬的機關為之。如向間接上級機關有所請示或陳述時,也應經由直接上級機關轉函間接下級機關。上級機關如需對間接下級機關行文時,亦應經由直接下級機關轉函間接下級機關。

2 公文的整體結構 一、發文機關名稱和文別: 二、地址和傳真: 三、受文者: 四、速別和密等: 五、期號: 六、附件: 七、本文:
八、副本收受者: 九、署名:署名是表示負責。

3 發文機關名稱和文別: 發文機關要標明全銜,不得用簡稱.
總統基於國家元首的地位,行使憲法所賦予的職權,其發號施令之主體是人,故行文時不將發文機關標為「總統府」而標為「總統」,而其他各機關則以機關為主體。 兩個以上的機關會銜行文,發文機關應把各機關明銜並列。 申請函的發文者是人民而非機關,故無所謂發文機關,只要標出文別即可。但人民團體向公務機關行文,則應標出發文團體的名稱

4 地址和傳真 為方便受文者復文。 令和公告則不需標示地址和傳真號碼。

5 受文者 這是表示受文主體的。 正本受文者置於公文書最前面,字體應稍大。 至於正本和副本的全部受文者名稱均列於公文本文之後。
受文者為機關,應寫機關全銜。 公佈令、任免令格式不同,公告之對象是大眾,故不列受文者。

6 速別和密等 公文處理時依其需要和效率要求標名每件公文的時間性,而有「最速件」、「速件」、「普通件」之分別,普通件不必填寫。
最速件應隨到隨辦,速件應不超過三天,普通件不逾六日應辦畢。 機關之文書,按其業務情形區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」,如非密件,則不必填寫。本欄並註明解密之條件,以括弧註記。例如:「本案三個月後解密」。 「絕對機密」「極機密」文書由機關首長自行處理。「機密」文書由機關首長或交有關單位主管處理。「密」文書由有關單位或有關經辦人處理。機密文書應指定專人保管,俟機密時效過後,由機關首長及主管人員予以解密。

7 期號 無論什麼公文都應在發文時記明時間和編列發文字號。收文也有收文時間和文號。因為「記時」的效用是法律上時效的根據。一律以中華民國紀元為準;惟外文或譯件,得採用西元紀元。 總發文號則每年更易一次,自元月一日起由一號逐號流水而編,不管機關首長更易均持續直至年底不另更換,次年元月一日重新歸零,自一號重新起編。

8 附件 公文中常有很多文件資料要附送,在附件欄中應註明附件名稱及數量。公文本文說明段中亦應敘述附件名稱及份數。在附件欄中亦可註明:「見主旨」、「見說明」等字樣,發文人員才能正確地據以檢送。

9 本文 公文的主幹。

10 副本收受者 本來公文是寄給直接的對象,但有時候某一個單位或個人雖然和此案無直接關連,但必須了解案情或和本案有間接關連性,則行文時要把同內容的公文加印一份蓋一個「副本」章寄給他,讓此機關或個人收到副本知道案情。

11 署名 署名是表示負責。 函的署名,只寫職銜和姓名,不寫機關名稱。譬如行政院致教育部函,署名只寫「院長ΟΟΟ」。教育部致內政部函,署名寫「部長ΟΟΟ」 。但下級機關行文直屬上級機關則應署全銜。例如台中市政府行文行政院應署為「台中市市長」,而且應蓋用市長職章。 呈的署名,因係對國家元首行文,故較慎重,要書出全銜。例如行政院致總統函應署名為「行政院院長ΟΟΟ」。 申請函署人民姓名,如「申請人ΟΟΟ」,蓋 私章,並列載性別、年齡、職業及住址。

12 公文的專門用語 公文以處理公務為目的,其內容不外乎請示、請求、通知、報告、洽辦、交辦、答復、期望、准駁等性質,所以在撰寫公文中,有些用語經常被使用著。

13 起敘語 公文起首時所用的發語詞。例如:「按」、「查」、「關於」等。這種用語在目前公文中儘量少用。

14 引敘語 這是引敘其他機關(或受文者)來文時用語,一般用的引敘語有「奉」、「准」、「據」等。「奉」用在引敘上級機關來文。「准」用在引敘平行機關及不相隸屬機關來文。「據」則用在引敘下級機關來文。 例如內政部引敘行政院來文,對行政院行文則寫成:「奉 鈞院九十三年十二月三日○○○字第○○○號函………」。經濟部引財政部來文對其他機關行文可寫成:「准財政部九十四年三月五日○○字第○○○函…….」。行政院引臺中市政府來文,對外行文可寫成:「據臺中市政府九十四年三月八日函……」。

15 稱謂語 這是對受文者稱呼或自稱的用語。稱受機關時應分清層級是否有隸屬關係,作適當而有禮貌的稱呼。

16 (一)直接稱謂用語: 1.機關間: 有隸屬關係:上級對下級稱「貴」;下級對上 級稱「鈞」,書寫時空一格;自稱「本」。
有隸屬關係:上級對下級稱「貴」;下級對上 級稱「鈞」,書寫時空一格;自稱「本」。 對無隸屬機關上級稱「大」;平行稱「貴」;自稱「本」。 對機關首長:上級對下級稱「貴」,下級對上級稱「鈞長」,書寫時空一格。 2.機關(或首長)對屬員稱「臺端」。 3.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端」;對團體稱「貴」,自稱「本」。

17 (二)間接稱謂用語: 對機關、團體稱「全銜」(或簡銜),如一再提及,必要時得稱「該」;對職員稱「職稱」。
對個人一律稱先生、女士、小姐或「君」 例如: 臺灣省政府對行政院行文,應稱行政院為…,對立法院可稱……,行政院對臺灣省政府行文則對臺灣省政府稱……

18 期望及目的語 每件公文都有一定的期望及目的,所以在「主旨」的結尾用一種用語請求受文者鑑察、指示、注意、或照辦。這種用語叫做「期望及目的語」。它含有發問、請求、期望之意。 如對上級發問用「是否有當?請 核示。」對同級機關有所請求用「函請 查照辦理。」要下級機關照著辦理則用「希 照辦!並轉行所屬辦理」。

19 常見之「期望及目的語」 對上級機關 行文及申請 函 是否可行?是否有當?可否之處?
如何之處?(請示性)請,擬請,並請(期望性)核示,鑑核,鑑核備查 核准備查,核轉施行(目的性) 對平行機關 行文 請,希,煩請,函請,併希(期望性) 查照辦理,查照備案 辦理見復,查照見復(目的性) 對下級機關 希,請(期望性) 查照,辦理見復,照辦,轉告所屬照 辦,轉行照辦(目的性)

20 「期望及目的語」釋義 備案之意是機關或人民團體以其辦理之事呈報主管官署登記謂之。 鑑核之意是鑑察核可或鑑察核示。 備查之意是備作查考。
查照之意是查明而依照辦理。又查者照也,查照有時只是照會受文者,讓其知道而已,沒硬性要其照辦。目前查照一語用得很普遍已變成一種習慣用語。

21 准駁語 許可 應予照准。應准照辦。准予備查(或備案) 上級機關對下級機關審核各項規定或答復請求時所作的用語叫做「准駁語」。
准如所請。符合規定。 不許可 所請不准。不合規定。某項不合規定 其餘均合規定 斥責語 勿再疏忽。勿再延誤。

22 法律統一用字 1.公布、分布、頒布-「布」 2.雇員、雇主、雇工-名詞用「雇」 3.僱、僱用、聘僱-動詞用「僱」 4.聲請-對法院用
5.申請-對行政機關用

23 法律統一用語 1.「第九十八條」-不寫為:「第九八條」 2.「第一百條」-不寫為:「第一OO條」
3.「第一百十八條」-不寫為:「第一百『一』十八條」 4.「自公布日施行」-不寫為:「自公『布』『之』日施行」 5.「處」五年以下有期徒刑 6.「科」五千元以下罰金-罰金用「科」不用「處」 7.「處」五千元以下罰鍰-罰鍰用「處」不用「科」

24 公文的本文結構 現行的公文,在本文方面,也採活用式的結構。簡單的公文,儘量用一段完成,稍須說明者可用兩段,再詳細者可用三段。其結構分:「主旨」、「說明」、「辦法」三部分。

25 公文主旨的作法 「主旨」是全篇公文的精華所在,文字越精要越好,在使閱讀者一目便了然於行文的目的與期望。「主旨」似一篇文章的摘要,用極簡潔的文字,提敘出全文的大意來,一看「主旨」即知本文的內容概況。

26 寫作「主旨」時,應注意事項: 「主旨」不分項次,一氣呵成。所用的文字不要太多,最好在四、五十字內敘完。
是什麼?要對方瞭解什麼?要求對方做什麼?一定要在本段內確切地說出來。換句話說,「主旨」段內應把「目的語」或「期望語」容納進去。 一般說來,「主旨」中應該寫出的多為何人(Who)、何時(When)、何地(Where)、何事(What)、的問題,至於何故(Wny)、如何(How),多半是可以放在以後「說明」、「辦法」二段再敘的問題。

27 例一、 國防部致函行政院外匯貿易審議委員會為軍事需要,請准予中油進口○○油及○○油脂。
主旨:關於中油公司供應軍方○○油○○油脂困難案。 說明:關於中油公司供應軍方○○油○○油脂,既經中油公司報請經濟部按政院規定辦理採購,仍請准予進口,以應軍事需要。

28 例二、 張建築師向內政部申請出國考察,內政部給張先生復文
主旨:台端申請出國一案,通知知照。


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