主講者 柯貞妃、張君妃、洪嫦妙、 蘇暎雅、劉妍君

Presentation on theme: "主講者 柯貞妃、張君妃、洪嫦妙、 蘇暎雅、劉妍君"— Presentation transcript:

1 主講者 柯貞妃、張君妃、洪嫦妙、 蘇暎雅、劉妍君
公文撰寫 主講者 柯貞妃、張君妃、洪嫦妙、 蘇暎雅、劉妍君

2 前言 公文寫作的重要 一.公文是處理公務的重要工具，身為公務 人員必備的基本工具。 二.以書面作為業務溝通及內部語言溝通的 依據。
三.公文撰寫既關係到最基本的個人權益與 責任歸屬問題，也關係到工作能力的展 現。 四.校護獨立作業，缺乏公文能力常只能受 制於他人

3 公文的定義 公文程式條例第一條規定：「稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。 」
行文的雙方，其中必然有一方或雙方為機關（學校） 。

4 公文之結構 原則上採用「主旨」、「說明」、「辦法」（簽改為「擬辦」）三段式。
「主旨」一段能完成者，不必特意分割「主旨」、「說明」；能用二段完成者，亦不必勉強分為三段。

5 公文之結構 主旨：不可分項，文字緊接冒號之下書 寫。說明行文目的與期望，文句 力求具體扼要，一段完成不宜過 長。其內容包括「案由」及「擬
辦」

6 公文之結構 說明：如無分項，文字緊接冒號書寫；如分項條列，應另低一格書寫。當需闡述分析本案事實或理由，而無法於「主旨」內完成時，用本段說明。重點在於敘述因「何故」而行文。 說明：○○○○○○○ 說明： 一、○○○○○○○ 二、○○○○○○○ （一）○○○○○○ （二）○○○○○○

7 公文之結構 辦法：重點在於提出具體作法，細節之 建議意見，無法在「主旨」內簡 述時，用辦法列舉。內容重點在 於提出「如何」辦理之敘述。
「擬辦」為「簽」之重點，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。

8 常用公文的撰擬-簽 「簽」是機關「內部」處理公務表達意見，以供上級長官暸解案情，並作為抉擇之依據。是公務員辦理公務，表達意見最基本與最重要的公文書。

9 常用公文的撰擬-簽 用語: 1.稱謂語：鈞長(稱陳核長官，前空一格) 職０００（自稱，字上標) 2.期望語： 請 核示(提出擬辦意見簽核時)
請 鈞閱、請 核閱(檢陳資料請長官過目) 請 鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解) 請 鑒核(除簽報長官瞭解外，並含有請示之意) 請 鈞參(提供長官參考) 3.結束語：謹陳、敬陳、右陳 4.簽署：一般性之簽，於簽末左下署簽報者姓 名，押上日期時間即可。

10 常用公文的撰擬-簽 範例 主旨：檢陳○○○○○○○○請 核示。 說明： 一、○○○○○○○○○○○ （一）○○○○○。 （二）○○○○○。
簽 學務處 健康中心 中華民國 年 月 日 主旨：檢陳○○○○○○○○請 核示。 說明： 一、○○○○○○○○○○○ （一）○○○○○。 （二）○○○○○。 二、○○○○○○○○○○ 擬辦：○○○○○○○○○ 敬陳 校長 ○ ○ ○（蓋職章）（日期及時間）

11 使用簽應注意事項 1.想以簽取得支持，要先進行溝通、 關說、遊說等的工作。
2.如果事涉敏感（違法、權益、利益衝 突等）必要時，可以逐層影印留存。 2017/3/8

12 常用公文的撰擬-函 適用於 上級機關對所屬下級機關有所指示、 交辦、批復。 下級機關對上級機關有所請求或報告。
同級機關或不相隸屬機關間行文。 民眾與機關間之申請及答覆。 2017/3/8

13 範例 傳真：○○○○ 承辦人：○○○ 電話：○○○○ ｅｍａｉｌ：○ 受文者地址 受文者 發文日期：中華民國○○年○○月 日
　　　　　　　　　 檔號： 　　　　　　　　 保存年限： 　　　 ※※國小 　函 　　　　　　　 地址：○○○○ 　　　　　　　 傳真：○○○○ 　　　　　　 承辦人：○○○ 　　　　　　　 電話：○○○○ 　　　　　　　 ｅｍａｉｌ：○ 受文者地址 受文者 發文日期：中華民國○○年○○月　　日　　 發文字號：　　字第　　　　號 速別： 附件： 主旨： 說明： 　一、 　二、 辦法： 校長　○○○

14 公文基本處理原則 對行文體系(上行、平行、下行文)不能紊亂 上行文(呈、函) 平行文(咨、函、書函) 下行文(令、函、公告)
格式：由左至右橫式格式 職名章簽署原則由左而右，由上而下 有關人員均於文面適當位置蓋職章或簽名 應具發文字號與發文日期，並註明時間 2017/3/8

15 公文基本處理原則 處理期限 最速件：隨到隨辦，迅速發出。 速件：從速辦理，以不超過三日為限。 普通件：按分層負責區分，以不超過六日為限。
有期限案件：依規定期限。 會辦公文：按最速件辦理。

16 公文基本處理原則 行文前必須先確定收文者（對象）後，方才擬稿。 顧及現實環境陳述意見，不批評與攻擊。
遇有爭執時，更應以「對事不對人」之原則，處處為雙方著想，做到合法、合理、合情之境界，才不至於偏激或武斷情事發生

17 簽、呈相關之公文常用語 1.鈞─有隸屬關係之下級機關對上級機關，如鈞部、鈞府 2.鈞長、鈞座─下級首長對上級首長、屬對長官用
3.職─自稱時使用 4.奉悉─接獲上級機關或首長公文，於開始引敘完畢時使用 5.諒蒙 鈞察─後續陳述時使用 6.是否可行、是否有當、可否之處─請示用語 7.請鑒核、請核示、請鑒察、請鑒核備查、請核備─期望及目的語 8.附陳、檢陳─附送語 9.謹陳、敬陳、右陳─結束語

18 公文撰寫案例一 傷病處理辦法沿用簽： 1、背景：校長異動 2、目的：徵詢支持 3、內容：如附件

19 主旨：請核示本校學生意外傷害及急病處理辦法，是否 沿用。 說明： 一、本校傷病學生之處理，承首任校長指示訂定
附件一 簽 一百年八月三十日於學務處 會簽：人事處教務處輔導處  主旨：請核示本校學生意外傷害及急病處理辦法，是否 沿用。 說明： 一、本校傷病學生之處理，承首任校長指示訂定 辦法，並經歷任校長依據情況需要修訂如附 件。 二、倘准予沿用，將於校務會議時，將辦法分送 全體同仁遵照辦理。 右陳 校護職章 組長：蓋職章 主任：蓋職章 校長批示：如擬。蓋職章

20 公文撰寫案例二 檢送特殊疾病暨運動須注意學生名冊簽： 1、背景：加強校園運動安全注意要點之 落實 2、目的：責任釐清 3、內容：如附件

21 簽 八十九年十月九日於訓導處 會簽：教務處主任簽名 輔導室：主任蓋職章 主旨：檢送本校八十九年度下學期特殊疾病暨運動須注意之學
會簽：教務處主任簽名 輔導室：主任蓋職章 主旨：檢送本校八十九年度下學期特殊疾病暨運動須注意之學 生名冊，會知各相關處室教師及人員。 說明： 一、依據教育部台八九體字第八九０九五三二七號「加強校園 運動安全注意要點」第八條辦理。 二、本名冊係依據個班導師負責收集之「學生緊急事件聯絡 卡」登錄之過去疾病史即需特別注意的個人特殊疾病或傷 殘問題並且經職與家長電話聯繫後建立。 三、本名冊（附件）請有關人員妥為保管、運用並請注意保 密。 右陳 校長批示：一、如擬。二、會知導師並轉知任課教師。蓋職章 訓導主任：蓋職章 組長：蓋職章 校護職章

22 公文撰寫案例三 (40班以上學校兼職午餐秘書) 1、背景：說明兼職影響本職工作所造成的 影響與困境 2、目的：免除兼職業務 3、內容：如附件
兼職影響本職,想免除兼職業務之簽: (40班以上學校兼職午餐秘書) 1、背景：說明兼職影響本職工作所造成的 影響與困境 2、目的：免除兼職業務 3、內容：如附件

23 簽 九十九年九月十一日於學務處健康中心 主旨：請 鈞長重視校園健康照護、維護學生健康權益、回歸專職專業。免除其兼職午餐秘書之職務。 敬請 核示。 說明： 一、本校屬中型學校,全校師生計1600人,每日到健康中心傷病 人數計100人以上,職自兼午餐秘書以來，雖積極努力學習 ，但午餐秘書並非職之專業，不僅無法與護理業務同時進 行，且已嚴重影響護理工作進度及學生照護之品質，現又 正值防疫階段，萬事莫如防疫急，應以師生健康為首要｡ 二、職深恐怠忽職守，影響教職員之用餐權益，更擔心無法擔起校園食 品衛生之責，造成校園食物中毒之意外事件，敬請 鈞長重視校園健 康照護、維護學生健康權益、回歸專職專業。 右陳 校長批示：一、如擬。 二、訓導主任：蓋職章 組長：蓋職章 校護職章

24 小班小校兼職午秘,如何捲動其他處室協助工作之經驗分享。
40班以上仍兼職午秘,**國中護理師免兼午秘經驗分享。 小班小校兼職午秘,如何捲動其他處室協助工作之經驗分享。 自曝其短換取長官關注 到處訴苦換取同情 收集資料分析現況找出適合協同合作之方案來因應 進行鬆動的工作（溝通、關說、遊說等） 召開會議取得共識,落實執行

25 公文撰寫案例四 人事、主計之任用應回歸專業專職

26 簽 九十九年九月十一日於學務處健康中心 主旨：人事、主計之任用應回歸專業專職 說明：
一、依據國民教育法第十條，學校人事主計工作應由主計與人事專業人員擔任/兼任。 二、為保障學生受教權，政府政策也已盡量讓教師回歸教學，不兼任各項工作。 三、職護理師※※※在學校擔負著照顧學生健康的責任與工作，工作內容涵括：學生健康管理制度、體格缺點矯治及預防工作、特殊疾病管理、傳染防治、緊急傷病處理等項工作等。職係校內唯一的醫護專業人員，一人肩負學生健康照顧工作，期望學生健康安全的學習，也盡力達成工作目標。然，職兼辦各項行政業務，如人事、主計、出納等，已壓縮職對學生照護時間，且基於校內是團隊與分工合作原則，職已兼任學生平安保險、午餐等工作，因此人事、主計、出納等工作應回歸專業與請其他人員擔任。 四、主計和人事一條鞭，是行政程序的自我防腐及監督機制。校長和主任具有監督考核職員之權力，若要求職員兼任人事、主計是違反行政責任與倫理並造成公務體系的紊亂。 五、學校校內人力編制都有相關規定，依法設置，且各司其職。人事、主計業務也應依法由編制內人事、主計人員擔任，或由其他機關或學校專任人事及主計人員兼任，故 敬請人事、主計之任用回歸依法與依編制用人，依專業與職權分工。

27 公文撰寫案例五 校內彈性上班補休簽 1、背景：平時超時上班挪至寒暑假補休 2、目的：寒暑假彈性補休 3、內容：如附件

28 五、校內彈性上班補休簽 背景：平時超時上班挪至寒暑假補休
主旨：敬請 鈞長同意職000平日超時上班之時間挪至寒暑假補休。 說明： 一、職 000於平常日因配合學校課後輔導活動與早晨學生較早到 校之時間上下班，以盡維護學生安全照護工作，毫無怨言， 然工作時間已超過規定之每日8小時上班時間。 二、中午用餐時間，學生傷病頻率較高，加上一些衛教活動安排 ，並無法休息。 三、依據公務人員上班規定每日上班八小時，於上午八時至下午 四時計，加上中午無休，已滿八小時，其餘時間即屬於超時 上班，依公務人員保障法第23條規定公務人員經指派於上班時 間以外執行職務者，服務機關應給予加班費、補休假、獎勵或 其他相當之補償。 四、為盡維護學生照護職責與兼顧職之上下班超時工作之補休權益，敬請 鈞長同意職將超時上班之時間挪至寒暑假補休。

29 公文撰寫案例六 健康中心電話能撥打長途電話簽 1、背景：通訊發達，學生聯絡電話多留手機 2、目的：學童傷病方便連絡家長 3、內容：如附件

30 六、健康中心電話能撥打長途電話簽 背景：學童傷病連絡家長
主旨：健康中心電話設備功能，使能撥打長途電 話，敬請 鈞長同意。 說明： 健康中心為學童傷病主要救護場所，不定時會有學童意外事故及傷病需處理，電話設備為緊急事故時聯繫救護單位與家長之重要工具，故其功能完善與否，攸關學童緊急救護之時效性。再者目前電信設備發達普及，許多家長聯絡方式只留下手機號碼聯絡，故 敬請同意健康中心電話設備更改成能撥打長途話機功能。

31 公文撰寫案例七 購置健康中心衛材簽 1、背景：健康中心衛材預算編列不足 2、目的：充足健康中心器材，維護學生健康安全 3、內容：如附件

32 七、購置健康中心設備簽 （以採購健康中心衛材為例）
主旨:為學生健康安全,擬採購健康保健衛材一批, 請 惠予同意。 說明: 一、本年度健康中心衛材設備編列預算為***元,因本 校學生為數眾多以不敷使用。 二、為學生健康安全,擬採購健康保健衛材一批,明細 如附件。 擬辦:擬採購健康保健衛材一批,以維護學童健康。

33 公文撰寫案例八 購置健康中心設備簽 1、背景：以購置紫外線燈為例 2、目的：充足健康中心設備，維護學生健康安全 3、內容：如附件

34 簽 於學務處健康中心 (已購置紫外線燈為例)
簽 於學務處健康中心 (已購置紫外線燈為例) 主旨:為控制A流感與腸病毒,避免交叉感染,擬購置二組高 能量紫外線照射燈,作為班級消毒殺菌之用,所需經費 為新台幣貳萬五千元整,簽請 鈞長核示。 說明: 一、常病毒的傳染途徑,主要經由腸胃道與呼吸道傳播, 其中以飛沫空氣接觸性傳染為主要的散播方式,學 校兒童聚集常所都成為腸病毒傳播的大本營。 二、高能量紫外線C照射法消毒滅菌,能有效的抑制空氣 、飛沫、接觸性傳染病。 三、二組高能量紫外線照射燈,需經費為新台幣貳萬五千 元整。

35 擬辦: 一、購置二組高能量紫外線照射燈,作為班 級消毒殺菌之用。 二、高能量紫外線照射燈為移動式,可利用學生 不上課或下課時,移置教室消毒殺菌30分鐘 ,能有效抑制空氣、飛沫、接觸性傳染病 三、高能量紫外線照射燈消毒時,應設立警告標 示[紫外線燈消毒中,危險勿進入!!]等防護 告示牌。

36 公文撰寫案例九 檢送教職員CPR訓練計畫簽 1、背景：教職員定期CPR，檢附CPR訓練計畫 2、目的：加強教職員緊急救護知識與能力
3、內容：如附件

37 八、檢送CPR訓練計畫簽 （教職員定期CPR，檢附CPR訓練計畫）
主旨:為辦理”100年度*******”CPR研習及訓練計畫]乙 案,請各單位依計畫說明配合辦理,請 查照。 說明: 一、依據教育部台參字第 A頒佈之「教育部 主管各級學校緊急傷病處理準則」第六條及第七條 辦理。 二、為增加本校教職員工意外事故處理應變能力、提升 基本救命術技能、加強學生緊急救護知識與能力, 爰舉辦此訓練。 三、檢附實施計畫乙份。

38 主旨：請　鈞長召開本校x年x班學生xxx返校就讀安全照顧會議並成立緊急照護處理小組，以防意外不幸發生。
一、說明： 該生目前狀況改善甚多，值得稱賀。而該生返校回歸正常學習的意願更是值得肯定。在學校立場得應予全力協助，職於護理崗位上更樂於全力配合。 x生因仍有氣管內插管及T型管置入於喉部，需執行吹痰、抽痰等工作才能維持其正常作息。目前在其專業看護細心照料和學校妥適安排下，一切都能正常運作，實屬勘慰。 唯氣管內插管及T型管因深置入於喉部，在吹痰、抽痰等工作進行中，有可能因一時操作不當導致用力咳嗽或外力撞擊、激烈動作等而使得插管及T型管脫落，引致呼吸困難缺氧等危急情勢，是學校得有預防在先的處置，以免錯失搶救時機。 至於氣管內插管及T型管的復置為侵入性醫療行為，非專業醫師不得為之。職雖身為護理人員，仍恐難以勝任其職，因而外送醫療急救勢必行之。 基於以上緣由，懇請學校特別成立x生緊急照護處理小組，以利於緊急時後送醫療機構作業之順暢無誤。 出席人員建請xx縣政府駐區督學蒞臨指導，並請本校家長會長及各處主任、體衛組長、該班導師、胡生家長、專業看護等相關人員參加。 二、擬辦：謹請體衛組長、訓導主任轉呈校長鑑核。

39

40

41 簽呈 於學務處 年 月 日 主旨: 懇請 長官准予職辭去學務處零用金登錄之工作， 並指示該項業務如何作業，以符體制。 說明: 職自 年 月 日接受直屬長官指示負責學務處零用金登錄工作迄今。當時基於校內和諧，職只能默默接此任務。 92年學生制服在總務處與員生消費合作社人力無法負擔販售情況下。將此業務交付學務處，遂將收支併入學務處零用金登錄帳冊。 此帳冊皆由歷任學務主任管理，收支皆是公開透明並無不法情事。唯，經校長提示後職方知似有不符體制之處。 職擔心長此下去會誤觸法律，影響同仁權益及校譽，故職祈 長官指示帳務回歸體制，深感德便。

42 謝謝聆聽 敬請指教