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行政院人事行政局地方行政研習中心 實踐潛力研習班 公文書製作處理 靜宜大學 楊正寬 民國97年10月9日.

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1 行政院人事行政局地方行政研習中心 實踐潛力研習班 公文書製作處理 靜宜大學 楊正寬 民國97年10月9日

2 壹、前言 貳、公文定義 參、公文要件 肆、公文要求 伍、公文類別 陸、公文結構與作法 柒、公文用語 捌、簽與函稿製作要領 玖、結語

3 壹、前言

4 有關公文製作之書寫格式,行政院業於93年6月29日以院臺密字第 函知各單位據為辦理,其修正「事務管理手冊」文書處理部分規定,並自中華民國94年1月1日起開始使用,依該函文第二項「文書製作應採由左至右之橫行格式」規定書寫,因公文乃是機關相互間,或個人與機關相互間,為針對特定事件之特定目的所製作,具有特定格式之文書。

5 貳、公文定義

6 ◎刑法第十條「稱公文書者,謂公務員職務上製作之文書。」
◎公文程式條例第一條「稱公 文者,謂處理公務之文書。」 ◎刑法第十條「稱公文書者,謂公務員職務上製作之文書。」

7 參、公文要件

8 一、公文效力要件,其須具備: (一)實質要件:必須有具體之主張或一定目的,否則易滋對方疑義或置之不理。 (二)形式要件:公文負責人必須有負責之表示, 如其無負責之表示,即為不完備 ,或不發生效力。 二、公文內涵要件,其須具備: (一)必須是處理公務之文書。 (二).必須有一方是機關。 (三).必須符合一定程式。

9 肆、公文要求

10 一、簡 ─ 化繁為簡、整齊劃一,使公文結構、程式、文字皆趨於簡單明瞭,以求撰擬、 繕印、閱讀均可節省時間及精力。
二、淺  ─ 用語通達、不用奇字,以求淺顯易懂, 使公文所表達之意思,能為一般社會大 眾普遍瞭解。 三、明  ─ 敘事清晰,不用隱語、誇張、諷刺語句,以求條理分明,澈底擺脫陳舊落伍之程式用語,使公文充分發揮意見溝通,達成處理公務之功能。 四、確  ─ 主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、數字精確,不模稜兩可、似是而非,以建立處理公務之責任觀念,進而提升有效率化之行政效能。

11 伍、公文類別

12 公文分為 「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」 等六種

13 一、令:公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量
基準之行政規則及人事命令時使用。 二、呈:對總統有所呈請或報告時使用。 三、咨:總統與立法院、監察院公文往復時使用。 四、函:各機關處理公務有下列情形之一時使用: (一)上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復時。 (二)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (三)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (四)民眾與機關間之申請或答復時。

14 五、公告:各機關就主管業務或依據法令規定,向
公眾或特定之對象宣布周知時使用。其 方式得張貼在機關之公布欄、電子公布 欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣 布。如要他機關處理者,得另行檢送。

15 (三)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通 等可以電話簡單正確說明之事項,經通話 後,發話人如認有必要,可將通話紀錄作
六、其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如: (一)書函: 1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通 報時使用。 2.代替以往便函、備忘錄、簡便行文表,其 適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情 ,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、 查詢等事項行文時均可使用,其性質不如 函之正式性。 (二)開會通知單:召集會議時使用。 (三)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通 等可以電話簡單正確說明之事項,經通話 後,發話人如認有必要,可將通話紀錄作 成二份 ,並經發話人簽章,以一份送達受 話人簽收,雙方附卷,以供查考。

16 (四)手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交 辦時使用。
(五)簽:承辦人員就職掌事項,或下級機關首長 對上級機關首長有所陳述、請示、請求、 建議時使用。 (六)報告:公務用報告如調查報告、研究報告、評 估報告等,或機關所屬人員就個人事務 有所陳請時使用。 (七)箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商或回復 公務時使用。 (八)聘書:聘用人員時使用。 (九)證明書:對人、事、物之證明時使用。 (十)證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特 定資格時使用。

17 (十一)契約書:當事人雙方意思表示一致,成立 契約關係時使用。
(十二)提案:對會議提出報告或討論事項時使 用。 (十三)紀 錄:記錄會議經過、決議或結論時使 用。 (十四)節 略:對上級人員略述事情之大要,亦 稱綱要。起首用「敬陳者」,末署「職稱、姓名」。 (十五)說 帖:詳述機關掌理業務辦理情形,請 相關機關或部門予以支持時使用。 (十六)定型化表單。

18 陸、公文結構與作法

19 一、公布法律、發布法規命令及人事命令 (一)公布法律、發布法規命令: 1.令文可不分段,敘述時動詞一律在前,例如:
(1)訂定「○○○施行細則」。 (2)修正「○○○辦法」第○條條文。 (3)廢止「○○○辦法」。 2.多種法律之制定或廢止,同時公布時,可併入同一令文處理;法規命令之發布,亦同。 3.公布、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為 之,並得在機 關電子公布欄公布;必要時, 並以公文分行各機關 。

20 (二)人事命令: 1.人事命令:任免、遷調、獎懲。 2.人事命令格式由人事主管機關訂 定,並應 遵守由左至右之橫行格 式原則。

21 二、函 1.文字敘述應儘量明白曉暢,詞意清晰,以符合公 文程式條例第八條規定「簡、淺、明、確」之要 求。 2.文句應正確使用標點符號。
(一)行政機關之一般公文以「函」為主,製作要領如下: 1.文字敘述應儘量明白曉暢,詞意清晰,以符合公 文程式條例第八條規定「簡、淺、明、確」之要 求。 2.文句應正確使用標點符號。 3.文內避免層層套敘來文,祇摘述要點。 4.應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可詞 句。 5.應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重語詞。 6.函之結構採用「主旨」、「說明」、「辦法」三 段式,案情簡單可用「主旨」一段完成者,勿硬 性分割為二段、三段;「說 明」、「辦法」兩段 段名,均可因事、因案加以活用。

22 (二)分段要領 1.「主旨」:為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求具體扼要。 2.「說明」:當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細之敘述,無 法在「主旨」內容納時,用本段 說明。本段段名,可因公文內容改用「經過」、「原因」等 名稱。 3.「辦法」:向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時,用本段列舉。本段段名,可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、核示事項」等名稱。

23 4.各段規格: (1)每段均標明段名,段名之上不冠數字,段名之下加冒號「:」。 (2)「主旨」一段不分項,文字緊接段名冒號之下書寫。 (3)「說明」、「辦法」如無項次,文字緊接段名冒號之下書 寫;如分項條列,應另列縮格書寫。 (4)「說明」、「辦法」中,其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時,應編列為附件。

24 (三)行政規則以函檢發,多種規格同時 檢發可併入同一函內處理,其方式 以公文分行或登載政府公報、機關 電子公布欄;但應發布之行 政規則 ,則依所定法規程序辦理。

25 三、公告 (一)公告一律使用通俗,簡淺易懂文字製作,絕對避免使用艱深 費解詞彙。 (二)公告文字必須加註標點符號。
(三)公告內容應簡明扼要,非必要者如機關來文、日期、文號與會商研議過程等,不必在其內層層套用敘述。 (四)公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」(或說明)三段,段名之上不冠數字,分段數應加以活用,可用「主旨」一段完成者,不必勉強湊成二段、三段。

26 (五)公告分段要領 1.「主旨」應扼要敘述,公告之目的與要求,其文 字緊接段名冒號之下書寫。 2.「依據」應將公告事件之原由敘明,引據有關法規 及條文名稱或機關來函,非必要不敘來文 日期、字號。有二項以上「依據」者,每項應冠數字,並分項條列,另列低格書寫 。 3. 「公告事項」(或說明)應將公告內容分項條列,冠以數 字,另列低格書寫。使層次分明,清晰醒目。公告內容 僅 就「主旨」補充說明事實經過或理由者,改用「說明」為段名。公告 如另有附件、附表、簡章、簡則等 文件時,僅註明參閱「某某文件」,公告事項內不必重複敘述。

27 (六)公告登載時,得用較大字體簡明標示公告目的,不署機關首長職稱、姓名。
(七)一般工程招標或標購物品等公告,得用定型化格式處理,免用 三段式。 (八)公告除登載在機關電子公布欄者外,張貼在機關公布欄時, 必須蓋用機關印信,在公告兩字右側空白位置蓋印,以免字跡模糊不清。

28 四、其他公文 (一)書函之結構及文字用語比照「函」之規定。 (二)定型化表單之格式由各機關自行訂定,並應遵守由左至右之橫行格式原則。

29 五、製作公文,應遵守以下全形、半形字形 標準之規定
五、製作公文,應遵守以下全形、半形字形 標準之規定 (一)分項標號:應另列縮格以全形書寫為 一、二、三、 (一)、(二)、(三) 1、2、3、 (1)、(2)、(3) 。 (二)內文: (1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 (2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

30 柒、公文用語

31 一、期望及目的用語,得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。
二、准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語,必須明確肯定。

32 三、 直接稱謂用語: (一)有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」;下級對上級稱「鈞」;自稱「本」。
(二)對無隸屬關係之機關:上級稱「大」;平行稱「貴」;自 稱「本」。 (三)對機關首長間:上級對下級稱「貴」;自稱「本」;下級 對上級稱「鈞長」,自稱「本」。 (四)機關(或首長)對屬員稱「台端」。 (五)機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、台端」;對團體稱「貴」,自稱「本」。 (六)行文數機關或單位時,如在文內同時提及,可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

33 四、 間接稱謂用語: (一)對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」,如一再提及,必要時得稱「該」;對職員稱「職稱」。
(二)對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。

34 捌、簽與函稿製作要領

35 (一)款式: 1.先簽後稿:簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。 (1)制定、訂定、修正、廢止法令案件。 (2)有關政策性或重大興革案件。 (3)牽涉較廣,會商未獲結論案件。 (4)擬提決策會議討論案件。 (5)重要人事案件。 (6)其他性質重要必須先行簽請核定案件。

36 2.簽稿併陳:視情形使用「簽」,如案情簡單,可使用便條紙,不分段,以條例式簽擬。
(1)文稿內容須另為說明,或對以往處理情形須酌加析述之案件。 (2)依法准駁,但案情特殊須加說明之案 件。 (3)須限時辦發不及先行請示之案。 3. 以稿代簽為一般案情簡單,或例行承轉之案件。

37 (二)撰擬要領: 1.「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整個目的與擬辦,不分項,一段完成。 2.「說明」:對案情之來源、經過與有關法規 或前案,以及處理方法之分析等,作簡要之敘述,並視需要分項條 列。 3.「擬辦」:為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體處 理意見,或解決問題之方案。意見較多時分項條列。 4.「簽」之各段應截然劃分,「說明」一段不提 擬辦意見,「擬辦」一段不重複

38 二、函槁 「函」之正文,除按規定結構撰擬外,並請注意下列事項: (一)訂有辦理或復文期限者,請在「主旨」 內敘明。
(一)訂有辦理或復文期限者,請在「主旨」 內敘明。 (二)承轉公文,請摘敘來文要點,不宜在「稿」內書:「照錄原文,敘至某處」字樣,來文 過長仍請儘量摘敘,無法摘敘時,可照規定 列為附件。 (三)概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等,列入「主旨」,不在「辦 法」段內重複;至於具體詳細要求有所作為 時,請列入「辦法」段內。

39 (四)「說明」、「辦法」分項條列時,每項表達 一意。
(五)文末首長簽署、敘稿時,為簡化起見,首長職銜之後可僅書「姓」,名字則以「○○」表示。 (六)須以副本分行者,請在「副本」項下列明; 如要求副本收受者作為時,則請在「說明」段內列明。 (七)如有附件,得在文內敘述附件名稱及份數。

40 玖、結語

41 公文製作之內容、對象、格式及術語,其乃有別於一般文章,亦即公文製作除應適合時代、具備知識、認清對象、切合實際、符合格式及文字淺顯外,用詞遣字並應迎合簡、淺、明、確之要求,以臻公文製作止於至善為歸趨。

42 報告完畢! 恭請指教!


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