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經費結報認證制度 種子人員講習會 主辦:汪憶芳 協辦:陳蓮萍 鄭曉雲 江一帆 日期:2012/09/04(二) 時間:09:00~12:15

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1 經費結報認證制度 種子人員講習會 主辦:汪憶芳 協辦:陳蓮萍 鄭曉雲 江一帆 日期:2012/09/04(二) 時間:09:00~12:15
地點:行政大樓5007會議室

2 綱 要 一、非國科會之建教合作計畫 二、推廣教育計畫 三、研討會

3 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 委託計畫經費來源 法令依據 ★ 民間公司或團體建教合作計畫。 ★ 各委辦機關之相關規定。
★ 除國科會外如: 教育部、經濟部、農委會、環保署…等政府機關委託辦理之計畫。 ★ 民間公司或團體建教合作計畫。 法令依據 ★ 各委辦機關之相關規定。 ★ 簽訂合約之規定與經費核定清單。 ★ 建教合作收支之審核作業,依委託單位或合約之規 定辦理,未規範部分請依「國立中山大學校務基金自 籌收入收支管理規定」、「支出標準及審核作業手冊」

4 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 一般原則 ★ 委託計畫來源廣泛,委託單位對經費的執行規定
「國立中山大學辦理非國科會建教合作計畫作業要 點」、「支出憑證處理要點」及「內部審核處理準 則」之相關規定辦理。 一般原則 ★ 委託計畫來源廣泛,委託單位對經費的執行規定 或有不同,惟計畫執行單位須依循委託單位之規 範辦理。

5 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 ★ 計畫經費預算經委託單位核定後,應在核定科目範 圍內支用,計畫執行期間如必須於科目間流用時,
應依照委辦單位規定之流用比率流用。 ★ 執行計畫所需之會計報告,依各契約規定格式辦理。

6 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 計畫成立
憑核准計畫之相關文件影本連同合約書,填寫「國立 中山大學建教合作計畫資料表」、「國立中山大學建教合作計畫處理單」、「國立中山大學建教合作計畫執行同意書」(請至研發處、產學營運中心網頁下載),政府機關請送研發處、非政府機關請送產學營運中心→將合約書副本、國立中山大學建教合作計畫資料表影本送會計室建立計畫代碼編號。

7 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 請款 墊付申請 理或自行請款→若自行請款,備妥請款公文→ 計畫主
請依合約規定請款→可委由研發處、產學營運中心代 理或自行請款→若自行請款,備妥請款公文→ 計畫主 持人→ 單位主管核章→出納組(開立自行收納款項統 一收據) →會計室→秘書室→文書組。 墊付申請 因計畫經費尚未撥款至校或已部份撥款,仍不敷執行 計畫所需時,請至會計室網頁→表單下載→建教合作 相關表單→16.「國立中山大學委辦補助計畫經費墊付申請表」→計畫主持人→單位主管核章(系所→院,核至一級單位主管) →會計室→秘書室→學術副校長室→會計室歸檔。

8 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 經費代碼
★「經常門支出」之經費科目前4位代碼為〝5132〞,後3位用途別科目代碼請至會計室網頁→網路請購→請購資訊 作業基金適用用途別科目項下查詢。 ★ 「設備費」科目代碼為 3類財產(機械): 4類財產(交通及運輸): 5類財產(雜項): 8類財產電腦軟體:

9 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 計畫結案 ★ 計畫經費有賸餘款且無須繳回委託單位,請至會計 室網頁→法令規章下載並填寫
9.國立中山大學建教合作經費結案通知單 →計畫主持人核章→會計室辦理結案。 ★ 計畫經費無賸餘款者,由會計室自行結案。

10 非國科會之建教合作計畫(A類)常見問題 ★ 計畫執行期限、核定經費預算項目需辦理展期或 變更者,請於委託單位核准後,憑其同意函或相
關文件先至研發處(政府單位)、產學營運中心( 非政府單位)修改建教合作計畫資料表後,影印乙 份送會計室辦理修正。 ★ 管理費如有變更者,請至研發處或產學營運中心 修正建教合作計畫資料表後,影印乙份送會計室 辦理修正。

11 非國科會之建教合作計畫(A類)常見問題 ★ 委辦計畫不得用作下列各項開支: 1.不合計畫預算之支出。 2.購買計畫執行單位本身庫存之物資及現有之 設備。 3.交際應酬費用、贈款、捐款、罰款、貸款利 息及各種私人用款。 ★ 計畫經費核銷,一般均以合約執行期間發生者為 限,若因特殊情形而有合約期間前後之支出,可 否於計畫內報支?

12 非國科會之建教合作計畫(A類)常見問題 1.合約簽訂前之支出:請業務單位視狀況核處或 經委託單位同意後報支。
2.合約期滿後之支出:請業務單位視其合理性及 相關性自行核處。 ★ 計畫起迄時間未足月如: , 卻支領一個月計畫主持費,請業務單位確認合約 經費預算表是否編足或經委託單位同意後報支。

13 非國科會之建教合作計畫(A類)常見問題 ★ 獲得本校重點支援補助(由研發處管控)之經費, 於動支申請、核銷時皆請先加會研發處,再送會 計室辦理後續作業流程。 (計畫代碼:01A06802建教管理費-重點支援.研究 中心評鑑、01A06803建教管理費-學術活動補助 、01A06804建教管理費-專案計畫補助及其他、 01A06808研發處重點支援-100年度保留至101年 度使用) 。

14 教育部抽查99年度截至8月底止 預算執行查核通知
一、注意事項 (一) 核銷計畫各項經費,請確實依計畫合約及相關法規 辦理,一旦被上級單位查核有不得報支之經費時, 該項費用收回並且納入校統籌,不得轉回原計畫繼 續支用。 (二) 經費核銷時,單據或憑證上勿出現與此筆核銷不相 關的字句或文件。 二、改進事項 (一)「支出憑證處理要點」第6點第一項規定統一發票應 記明採購數量、單價及總價。切勿僅載明數量一批 及總價,未填單價及數量。

15 教育部抽查99年度截至8月底止 預算執行查核通知
(二) 核銷臨時工資所附之工讀紀錄表應列明個別工讀生 之工讀時數、工讀時間及支給標準,且應請工讀生 補簽到退出勤紀錄。 (三) 「國內出差旅費報支要點」第4點規定:「出差事畢 , 應於十五日內檢具出差旅費報告表, 連同有關書 據, 一併報請各機關審核」。

16 推廣教育計畫(D類)法令依據及作業流程 法令依據 計畫成立
本校推廣教育計畫之收支管理與執行,請依據「國立中山大學推廣教育經費收支辦理要點」、「國立中山大學辦理推廣服務工作實施辦法」、「國立中山大學校務基金自籌收入收支管理規定」辦理。 相關辦法可連結各該管網頁參酌,或至會計室網頁→法令規章→推廣教育項下下載由推教處提供之文件參考。 計畫成立 計畫新成立時應提交推廣教育會議通過→承辦人向會計室申請計畫編號→收入確定後編列經費收支預算表→送推廣教育處及會計室等單位,陳校長核定後辦理。 16

17 推廣教育計畫(D類)預算表編列注意事項 請至會計室網頁→表單下載→推廣教育相關表單→推廣育班預算表範例項下下載。
★各委辦之推教班經費依委託單位核定之收支預算表執行,本校自辦班次則依「國立中山大學辦理推廣服務工作實施辦法」、「國立中山大學推廣教育經費收支辦理要點」編列,並依奉核後之收支預算表執行。 ★各類推廣教育班開班規劃預算之編列,依本校「推廣教育經費收支辦理要點」第三條規定以有賸餘為原則,其剩餘款應至少編列該班次總收入1%以上。(依98年1月15日本校各項管理費分配比例調整討論會議決議) ★收支預算表中應明訂用人費用及服務費用等各項費用之支出,並詳列編列之計算方式。 17

18 推廣教育計畫(D類)相關規定 經費變更 管理費 當計畫金額變更時,須重新上簽陳並敘明原因修改經費收支預算表,辦理核定數之增減。
管理費之提撥、分配、運用之處理,請參照「國立中山大學辦理推廣服務工作實施辦法」規定辦理。 18

19 推廣教育計畫(D類)相關規定 結餘款 各班應於課程結束後三個月內,完成所有結報手續;若有結餘,則須填寫「國立中山大學自辦推廣教育班經費結案通知單」辦理結案,其中90%由會計室直接轉入各開辦單位之推教結餘款帳下繼續使用,10%則轉入校統籌帳下使用;結餘款之支用,則依「國立中山大學校務基金自籌收入收支管理規定」辦理。 請至會計室網頁→表單下載→推廣教育相關表單→10.推教班經費結案通知單項下下載。 19

20 推廣教育計畫(D類)常見問題 ★印領清冊、支出憑證粘存單、出差旅費報告表請先加會推教處。(結餘款除外)
★本校職員兼任推廣教育課程教學,應事先簽准。 ★各班若因特殊原因無法於規定期限內完成結報手續,請簽報校方同意,並填列「推廣教育班延期執行期限申請表」送會計室登控。 請至會計室網頁→表單下載→推廣教育相關表單→11.推廣教育班延期執行申請表項下下載。 ★各推廣教育班之單據日期均須在上課期間內,除了整理期間必要之人事費用外,其餘之單據不得報支。 20

21 推廣教育計畫(D類)常見問題 ★以推廣教育結餘款核銷各項費用之單據(發票、收據及 印領清冊)須配合會計年度結報 。
★獲得本校重點支援(由研發處控管) 補助之經費,動支申 請、核銷時皆請先加會研發處。 (計畫代碼:01DS02推教管理費-傑出學者.廢液處理.鼓 勵校外計畫申請及其它、01DS03推 教管理費-專案計畫 補助及其他、01DS04推教管理費-出版補助.推廣) 。

22 研討會法令依據及作業流程 法令依據 計畫成立
本校研討會計畫執行,請依據「教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案」規定辦理。 請至會計室網頁→法令規章→差旅及訓練講習→國內→6.教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案項下下載參考。 計畫成立 1.有委辦或補助單位核准公文者:檢送核准公文、核定項目及整個研討會之經費收支預算表→會計室給予計畫編號。(如核准公文未註明委辦或補助款時,請承辦單位先行洽詢撥款單位釐清此研討會係屬於委辦、補助或捐款等,並加註憑證須送回或不送回) 22

23 研討會法令依據及作業流程 2.無核准公文者(如報名費等):檢送經費收支代碼申請表及整個研討會之經費收支預算表→會計室給予計畫編號。
請至會計室網頁→表單下載→建教合作相關表單→19.經費收支代碼申請表項下下載。 ★因計畫經費尚未撥款至校或已部份撥款但不足支用時 →請至會計室網頁→表單下載→建教合作相關表單→16.中山大學委辦補助計畫經費墊付申請表下載→計畫主持人→單位主管核章(系所→院,核至一級單位主管) →會計室→秘書室→副校長室→送會計室歸檔→ 開始報帳程序。 23

24 回常見問題

25 研討會預算表編列常見問題 請至會計室網頁→表單下載→建教合作相關表單→15.研討會相關表單項下下載。
★收支預算表中應將收入及支出分別編列,收入部分之編列說明請註明原始憑證送回或不送回,支出則須明訂用人費用及服務費用等各項費用之支出,並詳列編列之計算方式。(請參酌預算表範例) ★不得編列紀念品、禮品或宣導品之經費。但必要頒發之獎品及依國際禮儀致贈外賓之禮品,不在此限。(依「教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案」第七條規定) 25

26 研討會預算表編列常見問題 ★餐費及住宿費編列規定如下:
1.應業務需要辦理,且參加對象主要為機關(構)以外之人士者,每人每日膳費為五百元;每日住宿費為一千四百元。 2.辦理國際性會議、研討會(不包括講習、訓練及研習),每人每日膳費為一千一百元;每日住宿費為二千元。但外賓每日住宿費為四千元。 ★如於膳宿費以外,再支給外賓其他酬勞者,其支付費用總額不得超出行政院所定各機關聘請國外顧問、專家及學者來台工作期間支付費用最高標準表規定。 ★生活費之報支,應列出支出標準、來台工作期間日期及天數。 ★辦理研討會所需支出之場地費、膳宿費等若超過10萬元以上依採購法規定應辦理公開招標,不得分批辦理。 26

27 研討會常見問題 ★辦理一般性會議、講習、訓練及研討(習)會,應利用本部各單位內部自有之場地,不得於外部場地辦理。如確有於外部場地辦理之必要時,得專案簽准並於簽陳內敘明確實無法覓得適合之地點或場所情形。 ★外聘講座、國外顧問、專家學者或訪賓支給交通費,得以證明支付事實之收據、統一發票或相關書據實列支,若其往返事實明確,但無法取得機票等相關票證,得改以受領人親自簽名或蓋章之收據核實列支,其中「核實」係指由聘請單位審核事實無誤後發給。 請至會計室網頁→表單下載→內部審核相關表格→19.國立中山大學收據項下下載,並以印領清冊方式辦理結報。 27

28 研討會常見問題 ★實施校務基金之學校,以五項自籌收入支應辦理各類會議、講習、訓練及研討(習)會,應依「教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案」規定辦理。但由本部各單位以外機關(構)委託辦理之案件,依委託機關(構) 之規定辦理,或其他由學員、民間之個人團體支應經費者,不在此限。 (依本方案第九條規定) ★向教育部以外機關(構)申請經費補助辦理各類會議、講習、訓練及研討(習)會者,其經費之編列與執行,應比照「教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案」規定審核及辦理。但補助機關(構)對補助內容規定更嚴格者,依其規定(依本方案第十條規定) 28

29 建教收入、管理費提撥、計畫建檔結案、憑證
THANKS FOR LISTENING 第一組 服務團隊 承辦人 工作項目 組長 黃佩玉 (2071) 綜理組務 組員 汪憶芳 (2078) 建教合作(人事費、國內旅費除外) 助理 陳蓮萍 (2087) 推廣教育、研討會、其他作業外、招生 助理 鄭曉雲 (2082) 建教合作-人事費、國內旅費 助理 江一帆 (2074) 建教收入、管理費提撥、計畫建檔結案、憑證 帳簿保管


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