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文書處理講習會 主辦單位:總務處文書組 1.

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1 文書處理講習會 主辦單位:總務處文書組 1

2 公文書橫式書寫改革 事務管理手冊文書處理部分(即文書處理手冊)行政院己於93年6月29日函頒 本次修正重點: (一)公文作業改採直式橫書
(二)簽署原則由左而右,由上而下 (三)公文信封開窗作業採用中華郵政股份有 限公司讀信機規格標準 2

3 橫式公文設計示意圖 3

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8 製作公文,應遵守以下全形、半形字形標準之規定:
分項標號:應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……, (一)、(二)、(三)……,1、2、3、……, (1)、(2)、(3) 但( )以半形為之。 內文: (1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 (2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號    應以半形為之。 10

9 範例 11

10 文書處理程序一般原則如下: 收文:各單位應指定專人,點收文書組送來公文,並於公文左下角加蓋收文章,註明收文時間,登錄後即送請主管批示或送承辦人辦理,各單位主管或承辦人請假或出差,應請代理人確實依代理制度處理公文,確實掌握時效。 公文核擬:公文承辦同仁及各單位主管在簽辦或核稿時,請在公文蓋章或簽名並註明日期與時間(例如11月8日16時30分,得縮記為1108/1630) 以明責任,並依分層負責表加蓋「第 層決行」,以加速公文流程。 會稿:公文承辦人員應主動掌握會稿時限,其送會單位較多者,請採用簽稿會核單(如附件),受會單位應註明送會時間,急要或機密性公文請承辦人親自送會。 12

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12 文書流程管理: 公文處理期限:最速件隨到隨辦、速件不超過三日、普通件不超過六日、限時件依其規定時限辦理,承辦人對於屆滿期限或逾期案件應儘速辦結或敘明理由辦理展期。 流程管理:自總收文之次日起至發文(或歸檔)之日止(包括會稿、會簽時間),所需天數扣除例假 、紀念日及節日,為實際使用天數,其送會本機關以外機關之時間,得予扣除。 文書稽催:對超過時限仍未簽辦之公文,則予以稽催;承辦人員於接獲稽催單後,應於二日內答復,並立即簽辦或核會,如仍不簽辦又不將延辦理由答復者,應簽報上級議處。 14

13 發文及歸檔: 借調檔案: 各單位經判行待發之公文應於當日送交文書組繕印、發文及歸 檔;另辦畢存查案件應於五日內送文書組歸檔。
各單位經判行待發之公文應於當日送交文書組繕印、發文及歸 檔;另辦畢存查案件應於五日內送文書組歸檔。 借調檔案: 借調檔案以與承辦單位業務有關者為限。 檔案借出時,應將所調檔案及調案人服務單位、姓名、借出日期登記於調案簿。 調閱非主管案件,應送會有關單位主管同意,或簽奉本機關權責長官核准。 借調檔案以十五天為限,屆期仍須繼續使用,洽請展期,借出檔案,如有急用,得隨時催還。 檔案歸還後,應在調案簿註明還案日期,以備查考。 16

14 使用公文夾應注意事項如下: 公文夾區分如下,各機關並得視實際需要自行訂定: 1、最速件用紅色。 2、速件用藍色。 3、普通件用白色。
4、機密件用黃色並裝入機密傳遞公文封。 17

15 文書保密:區分為國家機密文書及一般公務機密文書
國家機密文書區分為「絕對機密」「極機密」「機密」; 一般公務機密文書列為「密」等級。 保密期限或解除機密條件之標示:應以括弧標示於機密等級之下。其解密條件如下: 本件於公布時解密。  本件至某年某月某日解密。  本件於工作完成或會議終了時解密。  附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)。 其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密) 18

16 應以機密文書處理之各機關保密事項如下: 一、 密碼(語)編撰及分析技術事項。 二、 檢舉或自我表白案件。 三、
人事異動及考核、考績、獎懲等尚未公開之文書。 四、 會議決定之機密事項。 五、 重要案件正在商討、調查或處理中之事項。 六、 工程預算及決標前之底價等事項。 七、 涉及個人隱私或名譽事項。 八、 機關職員人事資料名冊。 九、 其他依法應行保密事項 19

17 簡報完畢 謝謝


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