第十六章 專案的執行與追蹤 1.

Presentation on theme: "第十六章 專案的執行與追蹤 1."— Presentation transcript:

1 第十六章 專案的執行與追蹤 1

2 專案計畫實施綜述 2

3 執行過程群組 [資料來源：《PMBOK指南：2008》]
3

4 知識領域 過程 輸入 技術與工具 輸出 專案整合管理 指導與管理 專案執行 專案品質管理 專案人資管理 發展
專案工作說明書 企業案例 合約 企業環境因素 組織過程資產 專家判斷 *專案管理方法論 *專案管理資訊系統 交付標的 工作績效資訊 變更請求 專案管理計畫更新 專案文件更新 專案品質管理 實施 品質保證 品質管理計畫 品質計量指標 過程改善計畫 工作績效資料 品質控制量測 *批准的變更請求 *實施的變更請求 *實施的矯正措施 *實施的缺陷修理 *實施的預防性措施 品質規劃與品質控制工具和技術 品質稽核 過程分析 組織過程資產更新 *推薦的矯正措施 專案人資管理 獲得 專案團隊 人力資源計畫 組織過程 預分派 談判 虛擬團隊 專案人員分派 資源行事曆 *人員配置管理計畫更新 發展 人際關係技能 培訓 團隊組建活動 工作規則 集中辦公 獎勵與表彰 團隊績效評估 4

5 專案執行的過程、輸入、工具與技術、以及輸出
知識領域 過程 輸入 技術與工具 輸出 專案人資管理 發佈資訊 溝通管理計畫 績效報告 組織過程資產 溝通方法 資訊發佈工具 *資訊收集和檢索系統 *資訊發佈系統 *經驗教訓過程 組織過程資產更新 *變更請求 管理 利害關係人期望 利害關係人登錄 利害關係人管理策略 議題日誌 變更日誌 人際關係技能 管理技能 *問題記錄單 .1組織過程資產更新 .2變更請求 .3專案管理計畫更新 .4專案文件更新 *問題解決 *審定的變更請求 *審定的矯正行動 專案採購管理 執行採購 採購管理計畫 採購文件包 來源選擇準則 合格廠商名錄 賣方建議書 專案文件 自製或外購決策 合作協議 投標人會議 建議書評估技術 獨立評估 採購談判 專家判斷 廣告 網路搜尋 選定供應商 授予採購 資源行事曆 變更請求 專案管理計畫更新 專案文件更新 5 專案執行的過程、輸入、工具與技術、以及輸出

6 指導與管理專案執行 Direct and Manage Project Execution
6

7 指導與管理專案執行過程的輸入、工具與技術、輸出
7 指導與管理專案執行過程的輸入、工具與技術、輸出

8 指導與管理專案執行過程 8 指導與管理專案執行過程的資料流圖

9 指導與管理專案執行的輸入 (1)專案管理計畫(project management plan)
(2)核准的變更請求(approved change requests) －已批准的矯正措施(approved corrective action) －已批准的預防措施(approved preventive action) －已批准的變更申請(approved change requests) －已批准的缺陷修復(approved defect repair) －確認缺陷修復(validate defect repair) 9

10 指導與管理專案執行的輸入 (3)企業環境因素(enterprise environmental factors)
(4)組織過程資產(organizational process assets) －標準化的準則(guidelines) 、工作指導書 －組織溝通所需軟硬要求 －流程量測資料庫 －專案文件檔案 －歷史資料和專案經驗教訓累積的知識，爭議與缺失 管理資料庫 10

11 指導與管理專案執行的工具與技術 (1)專家判斷(Expert Judgment)
(2)專案管理方法論(project management methodology) (3)專案管理資訊系統 (project management information system) (4)一般管理技能(general management skills) (5)產品知識(product knowledge) (6)工作授權系統(work authorization system) (7)專案狀態審查會議(project status review meeting) 11

12 指導與管理專案執行的工具與技術 工作授權系統與專案整體變更系統的連動性 12

13 指導與管理專案執行的輸出 (1)交付標的(deliverables) (2)工作結果(work results)
(3)工作績效資訊(work performance information) (4)變更請求 (requested changes) －已實施的變更請求(implemented change requests) －已實施的矯正措施(implemented corrective actions) －已實施的預防行動(implemented preventive actions) －已實施的缺陷修復(implemented defect repair) 13

14 指導與管理專案執行的輸出 (5)更新專案管理計畫(project management plan updates)
(6)更新專案文件(project document updated) 14

15 實施品質保證 Perform Quality Assurance
15

16 實施品質保證過程的輸入、工具和技術、輸出
實施品質保證的過程 實施品質保證過程的輸入、工具和技術、輸出 16

17 規劃採購過程 實施品質保證過程的資料流圖 17

18 實施品質保證的輸入 (1)品質管理計畫(quality management plan)
(2)品質計量指標(quality metrics) 或品質量測指標 －清晰的規格說明 －使用完善的標準 18

19 實施品質保證的輸入 (3)過程改善計畫(process improvement plan)
－批准的變更請求(approved change requests) －實施的變更請求(implemented change requests) －實施的矯正措施(implemented corrective actions) －實施的缺陷修理(implemented defect repair) －實施的預防措施(implemented preventive actions) 19

20 實施品質保證的輸入 (4)工作績效資料(work performance data)
(5)品質管制量測(quality control measurement) 20

21 實施品質保證的技術和工具 (1)品質規劃工具和技術 (quality planning tools and techniques)
(2)品質稽核(quality audits) (3)過程分析(process analysis) 21

22 實施品質保證的技術和工具 (5)基準分析(baseline analysis) (4)品質控制工具和技術
(quality control tools and techniques) 檢查 含測量、診斷及測試，以確認品質是否符合要求。 管制圖 是一種圖解分析工具，用以製程隨時間的變化。 柏拉圖 80%問題由20%製程造成。 抽樣統計 熟悉各種抽樣調查技巧對專案團隊十分必要。 趨勢分析 以過去的資料來進行分析來預測未來的結果。 (5)基準分析(baseline analysis) 22

23 實施品質保證的輸出 (1)變更請求(changes requested)
(2)建議的矯正措施(recommended corrective actions) (3)更新組織過程資產(organizational process assets updates) (4)更新專案管理計畫(project management plan updates) (5)更新專案文件(project document updated) 23

24 獲得專案團隊人員 Acquire Project Team
24

25 獲得專案團隊過程的輸入、工具與技術、輸出
25

26 獲得專案團隊過程 獲得專案團隊過程的資料流圖 26

27 獲得專案團隊的輸入 (1)人力資源計畫(human resource plan)
－角色和職責(roles and responsibility) －專案的組織結構圖(project organization charts) －人員配置管理計畫(staffing management plan) 27

28 獲得專案團隊的輸入 (2)企業環境因素(enterprise environmental factors)
－可用性(availability) －能力(ability) －經驗(experience) －興趣(interests) －成本(cost) 28

29 獲得專案團隊的輸入 (3)組織過程資產(organizational process assets) 人力資源評價的要求(舉例) 要求 描述
評價方式或途徑 專業知識和 技能 主要是所從事專案工作的專業知識和技能要求。 書面測試或者一些技術問題的回答，或藉由職能經理了解。 經驗 所從事的工作領域的實際應用經驗。 過去的工作經驗，參與和完成的專案，以及所承擔的職責和任務。 溝通能力 和合作者有效交流的能力。 在面試過程中進行了解。 態度 指人員是否認同專案組織的工作方向，是否願意為此而努力工作。 人際交往能力 建立和諧的人際關係的能力。 性格特徵 性格、行為的傾向。 在面試過程及過去的工作經歷中進行了解，或進行性向測驗及評析。 團隊協作能力 與他人共同合作的能力。 從過去的工作經歷和同事中進行了解。 人力資源評價的要求(舉例) 29

30 獲得專案團隊的工具和技術 (1)預分派(pre-assignment)或先行派任 (2)協商(negotiation)
(3)獲得(acquisition) (4)虛擬團隊(virtual teams) 30

31 獲得專案團隊的輸出 (1)專案人員派任(project staff assignments) (2)更新的人員配備管理計畫
(Staffing management plan (updates)) (3)資源行事曆(resource calendar) 或 資源可用性(resource availability) 31

32 發展專案團隊 Develop Project Team
32

33 發展專案團隊 發展專案團隊 過程 ：為改善專案團隊成員的才能和相互協同合作 關係以提高專案績效 目的 ：改善專案團隊成員的技能
改善團隊成員之間的信任感和凝聚力 階段 ：形成期 → 震盪期 → 規範期 → 表現期 33

34 發展專案團隊 發展專案團隊的關鍵 (1)激勵理論 －X理論 －Y理論 －Z理論 34

35 發展專案團隊 馬斯洛的需求層次 35

36 發展專案團隊 (2)影響和能力 －合法的權力(legitimate power) －強制力(coercive power)
－專家權力(expert power) －獎勵權力(reward power) －指示權力(referent power) (3)提高有效性 36

37 發展專案團隊 發展專案團隊的過程和方法 發展專案團隊過程的輸入、工具與技術、輸出 37

38 發展專案團隊 發展專案團隊過程的資料流圖 38

39 發展專案團隊的輸入 (1)專案人員派任(project staff assignments)
(2)人力資源計畫(human resource plan) 或 人員配備管理計畫(staffing management plan) (3)資源行事曆(resource calendars) 或 資源可用性(resource availability) 39

40 發展專案團隊的輸入 (1)人際關係技能(interpersonal skills) 或
一般管理技能(general management skills) (2)訓練(training) －專案團隊培訓的含義與作用 提高專案團隊綜合素質 提高專案團隊工作技能和績效 提高專案團隊成員工作滿意度 －專案團隊培訓的形式 職前培訓 在職培訓 40

41 發展專案團隊的輸入 (3)團隊建設活動(team-building activities) (4)基本規則(ground rules)
(5)合處辦公(集中辦公)(co-Location) (6)獎勵和表彰(recognition and rewards) 41

42 發展專案團隊的輸出 ◎團隊績效評估(team performance assessment) －提高個人技能以使專業人員有效率地完成所分配
的活動 －提高團隊能力以幫助團隊協同工作 －較低的員工流動率 42

43 管理專案團隊 Manage Project Team
43

44 管理專案團隊過程的輸入、工具與技術、輸出
44

45 管理專案團隊過程 管理專案團隊過程的資料流圖 45

46 管理專案團隊的輸入 (1)專案人員派任(project staff assignment)
(2)人力資源計畫(human resource plan) 或 人員配置管理計畫(staffing management plan) －角色和職責(roles and responsibilities) －專案組織圖(project organization charts) (3)團隊績效評估(team performance assessment) (4)績效報告(performance reports) (5)組織過程資產(organizational process assets) 46

47 管理專案團隊的工具和技術 (1)觀察和對話(observation and conversation)
(2)專案績效評鑑(project performance appraisals) (3)衝突管理(conflict management) －衝突的產生和衝突的類型 專案的高壓環境 責任模糊 多個上級的存在 新科技的流行 47

48 管理專案團隊的工具和技術 專案生命週期的階段 衝突的主要來源 概念階段 (conceptual phase) 專案優先級、管理模式、專案進度
計劃階段 (planning phase) 專案優先級、專案進度、管理模式 實施階段(implementation phase) 專案進度、技術問題、人力資源 結束階段 (close－out phase) 專案進度、人際關係、人力資源 管理專案團隊過程的資料流圖 48

49 管理專案團隊的工具和技術 (3) －衝突的解決方法 問題解決(problem solving/confrontation)
妥協(compromising) (a)求同存異(smoothing) (b)撤退(withdrawal) (C)強迫(forcing) (4)問題日誌(issue log) 49

50 管理專案團隊的工具和技術 專案生命週期中衝突的分佈圖 50

51 管理專案團隊的輸出 (1)變更請求(requested changes)
－建議的矯正措施(recommended corrective actions) －建議的預防措施(recommended preventive actions) (2)更新專案管理計畫(project management plan updates) (3)更新企業環境因素 (enterprise environmental factors updates) (4)更新組織過程資產 (organizational process assets(updates)) 51

52 發佈資訊 Information Distribution
52

53 發佈專案資訊過程 53 發佈資訊過程的輸入、工具與技術、輸出

54 發佈專案資訊過程 發佈資訊過程的資料流圖 54

55 發佈資訊的輸入 (1)溝通管理計畫(communications management plan)
(2)績效報告(performance reports) －在「範疇變更控制」過程中，績效報告是提供範疇 績效的資料 －在「時程控制」過程中，提供時程績效方面的資訊 －在「成本控制」過程中，提供成本績效方面的資訊 －在「團隊發展」過程中，績效報告是基於專案管理 計畫書的要求 (3)工作績效資料(work performance data) 55

56 發佈資訊的工具和技術 (1)溝通方法與技能 (communications methods and skills) (2)資訊發佈方法/工具
(information distribution methods) －資訊收集和檢索系統 (information gathering and retrieval systems) (3)經驗學習過程(lessons learned process) 56

57 發佈資訊的輸出 (1)更新專案管理計畫(project management plan updates) (2)更新組織過程資產
(organizational process assets updates) －經驗學習文件(lessons learned documentation) －專案文件(project documentation) －專案報告(project reports) －專案簡報(project presentation) －利害關係人的回饋(feedback from stakeholders) －專案利害關係人通告(stakeholders notifications) 57

58 管理利害關係人的期望 58

59 管理利害關係人期望過程的輸入、工具與技術、輸出
管理利害關係人期望的過程 59 管理利害關係人期望過程的輸入、工具與技術、輸出

60 管理利害關係人期望的過程 管理利害關係人期望過程的資料流圖 60

61 管理利害關係人期望的輸入 (1)溝通管理計畫(communication management plan)
(2)爭議日誌(issue log) (3)變更日誌(change log) (4)組織過程資產(organizational process asserts) 61

62 管理利害關係人期望的工具與技術 (1)溝通方法 (communication methods)
(2)管理技能(management skills) 62

63 管理利害關係人期望的輸出 (1)組織過程資產更新 (organizational process assets updates)
(2)變更請求(change requests) (3)更新專案文件(project document updated) －利害關係人管理策略 (stakeholder management strategy) －利害關係人登錄冊(stakeholder register) －爭議日誌(issue log) －解決的爭議(Resolved Issues) 63

64 執行採購 64

65 執行採購過程 ◎請求賣方回應 (request sellers response) ： 指從潛在的或應徵的賣主處獲取關於怎麼樣滿足專
案需求的答覆的過程 ◎選擇賣方過程(select sellers) ： 指接受投標書或建議書，並根據評估準則選定一個 或多個可接受的合格供應商 65

66 執行採購過程 執行採購過程的輸入、工具與技術、輸出 66

67 執行採購過程 執行採購過程的資料流圖 67

68 執行採購的輸入 (1)採購管理計畫(procurement management plan)
(2)採購文件包(procurement documents package) (3)來源評估準則(source evaluation criteria) (4)合格賣方清單(develop qualified sellers list) (5)賣方建議書(seller proposals) 68

69 執行採購的輸入 (6)專案文件(project documents) －風險登錄冊(risk register) －風險相關的合約協議
(risk-related contractual agreement) (7)自製或外購決策(make-or-buy decisions) (8)合作協議(Teaming Agreement) (9)組織過程資產(organizational process assets) 69

70 執行採購的工具和技術 (1)投標人會議 (seller conference or bidders conferences)
(2)建議書評估技術(proposal evaluation techniques) －加權系統(weighting system) －篩選系統(screening system) －賣方評級系統(seller rating systems) (3)獨立估算(independent estimates) 70

71 執行採購的工具和技術 (4)採購談判(procurement negotiation) (5)專家判斷(expert judgment)
(6)廣告(advertising) (7)網路搜尋 (Internet Search) 71

72 執行採購的工具和技術 談判者 談判目標 買方 (專案組織)
合理的價格，合約必須在規定的進度和績效限度內完成，確保合約中具有監督合約履行的條款。 賣方 (供應商) 透過提供合約產品獲得一定的利潤，擴大企業產品的市場佔有率，獲得公眾對產品的認可。 專案經理 獲得公平、合理的價格，同時保證合約在規定的時程和績效限度內完成，與賣方(供應商)保持良好的關係。 談判者及其談判目標 72

73 執行採購的輸出 (1)獲選的賣方 (selected sellers) (2)授予採購 (procurement award)
(3)資源行事曆(resource calendars) (4)變更請求(requested change) 73

74 執行採購的輸出 (5)採購管理計畫更新 (procurement management plan updates)
(6)更新專案文件(project document updates) (7)合約(contract) (8)採購管理計畫(contract management plan) 74

75 執行採購的輸出 定義 定義所有技術術語和合約所特有的其他術語，以此表明買賣雙方對術語含義達成一致。這並不是一個詞彙表，但雙方需要理解這些定義並達成一致。 工作範疇/ 工作說明 買方希望賣方提供的服務或產品的描述。買方可能會以建議書中的SOW為基礎，但是如有必要，你就邀根據更新的知識、賣方請求和合約判定的任何新發現的細節對SOW進行檢查和重寫。 角色和責任 描述由誰完成工作、批准工作、監督合約並管理所描述的工作。這也可能包括由誰供應設備和設施。 技術規格和 可交付成果 提供具體的衡量標準、規格和其他技術要求以及賣方工作的所有可交付成果的細節。這可能包括為正常運作而制定的詳細服務水準協議。 對要求的解釋 對專案要求提出優先順序(專案重要性排列的順序)。 進度計劃 說明預計賣方提供里程碑或可交付成果的常規日期。 75

76 執行採購的輸出 品質保證/控制 描述預期的視察或檢查。這一部分可能包括詳細的服務水準協議，以及記分卡或測試質量要求。 擔保/保證
詳細說明產品壽命為多長(如驗收後5年為保固期)或者滿足特定標準的預期。本部份可能包括對設備、工藝、績效或過程、設計的明確保證。另一個要考慮的保證就是買方的暗示保證，也就是賣方所提供的產品是有市場銷路的、是可以讓買方放心使用的這就是那些不成文的法律協議之一，但是法庭會認為這是一個很好的、可信的協議。 合約管理 描述過程、時間框架和合約管理的加強，包括相應的流程。 價格和支付條款 包括價格資訊和發票及付款進度計劃，包括相應的流程。 可能適用的法律、規章和稅收條款 你所處的狀態特有的或者管理該專案具有特色的任何法律規定或限制這一部分由律師來制定。同樣，會計師應該適當幫助確定將會涉及哪些稅收。 條款 包括與賣方談判的常規和特定條款及條件，律師負責建立這一部份。這一部分可能包含為了優化績效而設立的激勵/獎勵費用條款，還可能包括誰擁有產品或服務的哪一部份，尤其是涉及到工作結果、相關數據或者知識產權的時候。 76

77 執行採購的輸出 提前終止條款 描述如果當出於某種原因，賣方或買方無法履行合約的時候，應當怎樣解除合約以及怎樣分配已進行的工作獲得款項。
責任和保險 如果專案或產品被中斷、延遲或失敗，描述相關責任。你應該把買賣雙方的損失和賠償、不可抗因素，以及如果由於自然原因或事故出現延遲會導致的結果都考慮在內。總體而言，你應該了解你的保險需求，如責任、個人防護或財產損失所需的常規商業保險。 機密、隱私和 安全 描述機密要求。你需要確定如果公司沒有保密政策，你將怎樣處理機密信件。 員工招募 該條款防止買賣雙方在一定時間內挖走對方的員工。 爭端 以向上級報告、調停和其他解決爭端的方法處理時間框架和順序等應實施逐級上升的部份。 合約完成 表明何時合約收尾，合約收尾時間與服務產品最終交付的時間可能不完全相同。合約可能包括多個SOW，或者可能因新工作而延期。但是合約本身應該有一個最後結束日期。合約收尾時間應以正式收到所有可交付成果和合約正式結束的時間為依據。 77 合約應該包括的所有資訊

78 Q & A 78