著作權所有 © 旗標出版股份有限公司 第 5 章 資產負債表的製作

應用實例說明 損益表表達的是一段期間企業的營運狀況, 屬於動態報表；而本章要介紹的資產負債 表, 又稱為財務狀況表, 是用來呈現某一時 間點企業的財務狀況, 這個時間點通常是以 一個會計年度的結束日為基準, 屬於靜態報 表。另外, 資產負債表係由資產、負債及業 主權益三大要素所組成, 編表時必須符合資 產 = 負債 + 業主權益的會計公式才行。

應用實例說明 小琪任職於新明股份有限公司的會計部門, 在 92 年即將結束之前, 會計主管希望小其可 以依據 91 年的資產負債表相關資料, 將它 建立成電腦檔案, 再完成 92 年資產負債表 的製作, 並將兩期間的內容做一個清楚的比 較。除此之外, 還要求增加檔案的安全性, 確保資料不被隨意篡改。這一連串的步驟, 其中有什麼 Excel 的操作技巧呢？底下就一 塊兒來看看。

應用實例說明

本章提要 建立資產負債表 設定錯誤提示訊息 分析報表 保護工作表

建立資產負債表 建立資產負債表資料 建立計算公式  計算小計項目  計算資產、負債、業主權益總額 設定報表格式

建立資產負債表資料 下表就是要建立 91 年資產負債表的相關資 料, 其中我們只要在工作表輸入資料, 並完 成簡單的計算工作就可以了。

建立資產負債表資料

請各位逐一將資料輸入工作表中, 或是直接 開啟範例檔案 Ch05-01, 並切換至完成資料 輸入的 91 年資產負債表工作表來接續操作。

計算小計項目 在工作表中, 有些科目必需先完成小計的工 作, 才能接續計算總額的部份, 例如 C9 儲存 格的應收帳款淨額, 就是由應收帳款 – 備抵 呆帳計算出來的, 因為呆帳是指可能收不回 來的帳款。 計算時請選定 C9 儲存格, 然後輸入公式 "= B8 – B9" ：

計算小計項目

再用同樣的方法, 在 C14 輸入公式 "= B13 – B14", 計算出辦公設備的現值；在 C16 輸入 公式 "= B15- B16", 計算出機器設備的現值：

計算資產、負債、業主權益總額 資產總額 = 流動資產合計 + 固定資產合計, 所以我們要先算出儲存格 C11 的流動資產 合計。請在 C11 輸入公式 "= SUM (C6 ： C10)" ：

計算資產、負債、業主權益總額 然後在 C17 輸入公式 "= SUM (C14 ： C16), 計算出固定資產合計, 這樣就可以在 C18 輸 入公式 "= C11 + C17" 計 算出資產 總額：

計算資產、負債、業主權益總額 而負債總額 = 流動負債合計 + 長期借款, 所 以我們先在 C24 輸入公式 " = C22 + C23 ", 算出流動負債合計, 然後在 C27 輸入公式 " = C24 +C26 ", 即可算出負債總額。 業主權益總額就更簡單了, 只要在 C33 的儲 存格輸入公式 "= SUM(B30 ： B32)", 就可以 算出業主權益總額了：

計算資產、負債、業主權益總額

最後再算出負債及業主權益總額, 這份資產 負債表就大致完成了, 請在 C34 輸入公式 "= C27 + C33", 看看計算出來的數字是否符合 資產 = 負債 + 業主權益的公式？

計算資產、負債、業主權益總額

資產總額是 $10,077,720, 但是負債與業主權 益總額卻是 $10,077,270, 小琪仔仔細細的對 了一遍, 原來是在計算資產總額時, 將累計 折舊－機器設備的金額抄錯了, 正確的金額 是 $181,250, 把它更正過來後, 再看看數字 對不對？

計算資產、負債、業主權益總額

設定報表格式 完成資產負債表的輸入和計算工作後, 小琪 還想為報表加上一些格式設定, 讓報表更容 易閱讀, 例如可為需要小計的儲存格加上下 框線。 如果您尚未輸入完成, 可直接切換至 Sheet2 工作表來接續練習。我們以應收帳款淨額 為例, 請在 B9 儲存格上按右鈕, 選擇『儲存 格格式』命令：

設定報表格式

接著請仿以上步驟, 分別為 B14 、 B16 、 B32 儲存格加上下框線。另外, 為了突顯資產、 負債及業主權益的總額, 可利用同樣的方法, 為 C18 、 C34 儲存格加上不同樣式的下框線, 例如雙底線的樣式, 完成後再按下一般工具 列上粗體鈕, 可使總額的數字更明顯 ( 您可 以切換至 Sheet3 工作表來觀看我們美化後 的結果 ) ：

設定報表格式

取消 / 顯示格線 如果覺得 Excel 的格線會影響報表格式的檢 視, 讓您無法順利看出報表樣子的話, 也可 以將格線暫時取消, 只要執行『工具 / 選項』 命令, 切換至檢視頁次即可設定：

取消 / 顯示格線

設定錯誤提示訊息 小琪剛才差點兒就闖了大禍, 如果資產、負債及業 主權益沒有平衡的話, 根本不能算是一份正確的資 產負債表。但是話說回來, 我們方才計算出來的正 確數字是 $10,077,270, 錯誤的數字是 $10,077,720, 如果不仔細校對的話, 還真不容易發現有錯。既然 用人工校對有潛在的危機, 不如我們就請 Excel 來 做最後的把關吧！這一節我們就要教您在報表的 最後, 加一個檢查的條件, 來確保報表的正確性。  IF 函數的應用

IF 函數的應用 我們可以利用 IF 函數來建立這個檢查的條 件。 IF 函數是指若符合設定的條件, 就傳回 一個指定的值；若不符合, 就傳回另一個值。 在此我們要將函數設計成：如果資產總額 和負債和業主權益總額相等, 就不顯示任何 訊息；一旦兩個數字不相等, 就顯示 " 數字 不相等, 請重新檢視 " 的提示訊息。

IF 函數的應用 請開啟範例檔案 Ch05-02, 切換至 91 年資產 負債表, 然後選定一個要顯示錯誤提示訊息 的儲存格 ( 例如本例選擇 B35 儲存格 ) 並如 下操作： 執行『插入 / 函數』命令, 開啟插入函數 交談窗：

IF 函數的應用

再由交談窗中設定要檢查的條件式及 顯示的訊息：

IF 函數的應用 為了測試檢查點的結果, 我們暫時將本期損 益的數字改為 $3,688,000, 此時會出現如下 的結果：

IF 函數的應用

查詢函數類別 由於 IF 函數屬於邏輯類函數, 因此您也可以 於插入函數交談窗中選取邏輯類別, 此時就 只會列出該類別下的函數。 如果想要知道各個函數屬於何種類別, 可按 下 [F1] 鍵或執行『說明 /Microsoft Excel 說 明』命令, 開啟 Excel 說明工作窗格來替您 解答：

查詢函數類別

分析報表 接下來的工作, 是要把 92 年的資產負債表 一併完成, 然後將 91 年和 92 年的資產負債 表做一個清楚的比較, 我們可以利用上一章 介紹過的複製方法, 將 91 年的報表格式複 製到 92 年, 然後再更新數字和期間, 即可快 速完成 92 年的資產負債表。 請您開啟範例檔案 Ch05-03, 其中我們已經 將 91 年和 92 年的資料更新完畢了。

分析報表 複製資料 凍結窗格 分割視窗

複製資料 兩年度的報表都完成後, 接下來我們準備將 兩張報表的數字複製到同一張工作表中, 如 此一來就能明顯看出兩年度數字的變化, 以 便於做分析、比較。 請先切換至 92 年資產負債表, 選取 B3 ： C34 的儲存格範圍, 然後按下複製鈕後繼續 如下操作：

複製資料

在複製不同年度工作表時, 必需注意報表的 會計科目是否相同。 若有差異, 還是將會計科目 (A 欄 ) 一起複製, 較能比較出兩年度的差異。

凍結窗格 當我們將報表向下或向右捲動時, 就會有看 不到該數值所屬年度和會計科目的困擾, 兩 個年度比較起來還算容易, 若是五、六個年 度一起做比較, 困難度就會相對增加了。 此時我們可以將報表的標題列及會計科目 欄凍結起來, 讓它保持不動, 就可解決這個 難題了。

凍結窗格 請切換至 Sheet3 工作表, 選定 B4 儲存格, 然 後執行『視窗 / 凍結窗格』命令, 使選定儲存 格的上方及左方各插入一條凍結線：

凍結窗格

插入凍結線後, 拉曳垂直捲軸可上下捲動工 作表中的資料, 但前 3 列的資料會保持不動； 拉曳水平捲軸可左右捲動, 但是 A 欄的資料 會保持不動：

凍結窗格

如果要取消凍結窗格, 只要執行『視窗 / 取消 凍結窗格』命令, 就可以讓報表恢復原貌了。

單獨設定水平或垂直的凍結線 如果只想設定水平的凍結線, 可以選取工作 表中最左邊那一欄的儲存格, 再執行『視窗 / 凍結窗格』命令, 就能只在選取儲存格的上 方插入一條凍結線；若要設定垂直的凍結 線, 則要選取最上面那一列的儲存格, 執行 相同的命令後, 使凍結線顯示在儲存格的左 方：

單獨設定水平或垂直的凍結線

分割視窗 除了凍結窗格的技巧, 在介紹一樣好用的分 割視窗功能！請先取消報表上的凍結窗格, 然後將指標移至水平捲軸上的分割方塊上：

分割視窗 分割視窗後, 仍可任意地拉曳分割線來調整 分割的位置。

分割視窗 若是拉曳垂直捲軸上的分割方塊, 則可將視 窗分割成上、下兩半：

分割視窗

執行『視窗 / 移除分割』命令, 或雙按分割線 皆可取消分割視窗的效果。

『凍結窗格』與『分割視窗』 的使用時機 看完凍結窗格與分割視窗兩項技巧後, 或許 您會有個疑問, 到底這兩者的使用時機有什 麼差別呢？ 若是想要固定的部份不需要再捲動了, 您可 以選擇使用凍結窗格的技巧；若是想要固 定的部份資料量較多, 需要利用捲軸才能檢 視完整內容的話, 那麼就得選用分割視窗的 功能來達成了。

保護工作表 報表都完成了, 另一件重要的工作, 就是避 免報表被隨意更動。 不論是主管檢閱時不小心的一個刪改動作, 或是有心人的篡改, 都有可能會讓高階主管 做出錯誤的決策, 造成公司莫大的損失, 因 此本節就要教您如何為工作表做一道防護 措施。

保護工作表 解除工作表的保護 後記

保護工作表 請開啟範例檔案 Ch05-04, 並切換至 91 年資 產負債表, 以下即為您說明保護工作表的設 定步驟： 選取要保護的範圍, 若要保護整張工作 表, 可按下工作表最左上角的全選鈕：

保護工作表

執行『格式 / 儲存格』命令, 開啟儲存格 格式交談窗：

保護工作表 按下確定鈕 後, 改執行『工具 / 保護 / 保護工作 表』 命令：

保護工作表 按下確定鈕後, 再確認一次密碼即可。

保護工作表 在設定密碼時, 可輸入英文字母、數字或是 * 、 + 、 #... 等的特殊符號, 但不能以中文字做 為密碼。另外, 要提醒您的是, 英文字母的 大、小寫將被視為不同。 根據我們在保護工作表交談窗中設定的結 果 ( 只允許使用者選取鎖定及未鎖定的儲存 格 ), 您會發現當我們再次選取 91 年資產負 債表的儲存格時, 就無法進行選取外的其它 設定了：

保護工作表

如果有人執意更改了工作表的內容或設定, 就會出現如下的警告訊息：

解除工作表的保護 將工作表保護起來後, 若要修改工作表的資 料內容, 就必需先解除工作表的保護效力。 請接續上例, 並切換至 91 年資產負債表, 然 後執行『工具 / 保護 / 取消保護工作表』命令：

解除工作表的保護 您必需知道原來的密碼才能解除工作表的 保護狀態, 所以為了以防萬一, 建議您將密碼 和對應的檔案列個清單並妥善保存。