 第五节 沟通性公文 —— 函

 一、必需知识 ( 一 ) 函的适用范围及特点 1. 函适用于：  不相隶属机关之间商洽工作， 询问和答复问题， 请 求批准和答复审批事项。 具体来说，函的适用范围包 括四个方面： 1 ）平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问 性和答复性公务联系。 2 ）向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 3 ）业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批 准的事项。 4 ）机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。

2. 函的主要特点： 1 ）适用范围广泛，使用灵活方便。 既可用于相互商洽 工作，询问答复问题， 又可用于向主管部门请求批准 事项 及主管部门审批或答复事项。 2 ）行文方向具有多向性。 既可平行，又可以上行、下 行， 但多作平行文，这是函的独特之处。 3 ）短小精悍。 函一般较短小，内容单一，语言简洁明 了。 有的函只有三言两语。 函有公文 “ 轻骑兵 ” 的称誉。 4 ）用语具有谦敬性 函常用的词语有： 拟、承蒙、蒙、鼎立相助、承蒙 惠允、贵、贵单位、敝

 ( 二 ) 函的主要类型 函的分类标准有三种： 1 ．按照内容和用途，函可分为三类： （ 1 ）商洽函。 指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工 作、联系有关事宜的函。 如商调干部函、洽谈业务函等。 （ 2 ）询问、答复函。 指主要用于不相隶属机关之间互相询问答 复处理有关问题的函。 如：邮电部劳工局就工龄问题，函询国 家劳动总局的函 （ 3 ）请批、批准函。 主要指向不相隶属的业务主管部门制发的 请批函，以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。 有关机关、单位涉及部门业务工作，需向不相隶属的业务主管部 门请求批准， 但又因相互之间不是上下级的隶属关系而不宜用 请示行文，就应用函。 同理，有关主管部门向不相隶属的机关 单位批准某些业务事项， 例如：干部录用、调动、经费拨付等， 也应用复函。但在实际工作中，这类函常常误用为请示、报告、 批复。

 2 ．按照文面规格，函可分为公函和便函。 (1 ） 公函，按一般公文格式需写上标题、主送机关、正 文、落款， 也要编上发文字号，既可由机关办文部门 按发文统一编号，也可按函件单独编号。 (2 ）便函格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、 不编文号。 便函不列入正式文件范围。  3 ．按照行文方向，函可分为去函和复函。 去函也叫来函，即是主动发出的函。  复函则是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。

 （三）函的结构和写法 1 ．标题 函的标题主要有两种写法： （ 1 ）发文机关 ＋ 事由 ＋ 回复函对象 ＋ 文种， 如 “ 国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府 办公厅的复函 ” ， 这是较重要的复函常用的标题。 又如 “×× 工商局关于 ×× 产品税收问题给安乐公司的复函 （或函） ” （ 2 ）事由 ＋ 文种，省略发文机关 去函标题： 如 “ 关于请求拨款举办 ‘ 民间艺术节 ’ 的函 ” ， 复函标题： 如 “ 关于拨款举办 ‘ 民间艺术节 ’ 的复函 ” ，

 2 ．正文。  （ 1 ）去函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知 事项的依据、背景、原由。 事项部分即主体部分， 应采用叙述和说明的写作方法，要 简明扼要，又要交待清楚。 要求部分可多可少，如果事项很简单，可同原由写在一段， 一气呵成； 如果事项较复杂，或要求较多，往往要单列一段甚 至分条列项写。 不论是哪一种内容，对哪一级，要求的语气都 应是谦和的，既不巴结，也不生硬。 如果要对方回复，则还要 明确提出 “ 请函复 ” 、 “ 请复 ” 之类的结语。  （ 2 ）复函的正文写法同批复正文写法基本一样， 结构为： 引语 ＋ 答复意见。 引语就是引述来函标题及来函文号。 答复意见即针对来函所 提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，即表示同意或不同意， 不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问 题做出说明等。

 3 ．结尾 函的结束语常用： “ 特此函商 ” 、 “ 特此函询 ” 、 “ 请即 复函 ” 、 “ 特此函告 ” 、 “ 请早日函复 ” 、 “ 盼复 ” 、 “ 请复 ” 、 “ 请予批准 ” 。  复函的结束语常用： “ 特此函复 ” 、 “ 此复 ” 等。

 ( 四 ) 请批函与请示的区别 使用 “ 函 ” 还是 “ 请示 ” ，主要依据发文机关与受文机关 的关系。 函主要用于平级单位之间、 不相隶属单位之间 以 及有业务上的主管和被主管关系的单位之间 的工作往 来。 向主管单位请求批准有关事项，主管单位用复函 批准请求事项。 请示则用于有隶属关系的上下级机关之间， 下级机 关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。

 ( 五 ) 函的写作要求  1 ．开门见山，直叙其事。 这是函的写作的最基本的要求。 函是一种比较简便 的行政公文，讲究快捷， 所以，函一般写得很简短，应简明扼要， 切忌空话、 套话，或者含糊其辞，不知所云。 复函，要逐项回答，不能避答、漏答。 2 ．措词得体，平等待人。 函的语言表达非常讲究，必须礼貌、谦和、态度诚 恳。 对上要尊重、谦敬，但不恭维逢迎；对下要严肃， 但不自傲训人； 对平行单位、不相隶属单位，要以礼 待人，用商量口气，不盛气凌人。 总之，语言表达要 礼貌、得体、尊重对方， 一般不用 “ 必须 ” 、 “ 应该 ” 、 “ 注 意 ” 等指示性语言。

 二、范文分析：  （一） 关于商请派车运送民工的函 湖南省交通厅： 为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回 家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足， 车辆不够，估计不能满足民工的要求，特请贵省派出大型客车 20 辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的 民工。 妥否？请尽快函复，以便办理有关手续。 广东省交通厅 ×××× 年 × 月 × 日  ［析评］ 这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈 要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办 理的压力。

 （二）  关于拟录用 2006 届大中专毕业生的函 省人事厅：  根据中共 ×× 省委组织部、 ×× 省人事厅《关于 2006 年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生 的通知》规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专 毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。 经厅党组研究，拟录用大中专毕业生 24 名。现将有关 录用审批材料报上，请审批。 附件：录用审批材料 24 份 ×× 省安全厅 二 OO 六年三月二十五日

 （三）  关于批准录用 ×× 等 ×× 名同志为国家公务员的函  省安全厅： 你厅《关于拟录用 2006 届大中专毕业生的函》 ( 国 安政〔 2006 〕 18 号 ) 收悉。 根据中共 ×× 省委组织部、 ×× 省人事厅《关于部分省 级机关从 2006 年应届高校、中专毕业生中考试录用国 家公务员和机关工作人员的通知》的规定，经考试、考 核合格，批准录用 ××× 等 ×× 名同志为国家公务员。 特此函复。 附：录用人员名单 ×× 省人事厅 二 OO 六年三月二十九日

 ［析评］  例文 2 和例文 3 是请批函和批准函例文。 请批函正文，语态得体，文字简洁，先写发函的背 景、依据，继而写做法、态度，然后结语提出请求。以 附件 24 份，节约正文篇幅，是个巧妙的处理。  批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。批 准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以 “ 特 此函复 ” 作结。此函行文简练准确，文字语气合乎批准 机关身份。 “ 附 ” 字后应加 “ 件 ” 字构成 “ 附件 ” 。

 三、课堂练习：  （一）判断：  1 ．某县教育局行文请求县财政局增拨希望工程资金， 应该使用的文种是函。 ( )  2 ． ×× 集团公司拟行文到 ×× 大学了解本公司员工进修情 况，应该使用函行文。 ( )

 （二）辨析题：  XX 市 XX 工业学院关于联系毕业实习的函  XX 工厂：  我校冶炼与铸造专业学生毕业实习即将开始，经研 究决定，派 86 名学生到你厂炼钢车间实习，实习时间 为三个月，特此函达。  此致  敬礼  2007 年 1 月 30 日  answer: 这份函的主要问题在于：  语气太生硬，要用委婉的商量的语气征询对方的意 见；不能用 “ 经研究决定 ” 、 “ 派 ” 等带有命令性的词语。 另外函的结尾不能用 “ 此致敬礼 ” 。落款要写上发函单位 的名称。日期用小写汉字。

 （三）课后写作练习  根据下列事项的需要，遵循 “ 隶属关系 ” 和 “ 职权范围 ” 原则，选用合适文种和合理材料，草拟必需的公文。   ×× 证券公司为了提高员工文化业务素质，拟将 5 名原来所学专业与现职不甚对口的大学毕业生，送 ×× 大 学有关专业全脱产进修一年，公司表示除支付学员进修 规定的费用外，还愿在学校建设方面给予一定的资助。