实例解析 — 百货商店业务管理信息系统 一、系统开发背景与调查结果 1. 开发背景 某百货商店是一个商业销售组织，该商店的主要业务是从 批发或制造厂商处进货，然后再向顾客销售。按照有关规定， 该百货商店在每月需向税务机关交纳一定的税款。该百货商 店的全部数据处理都由人工操作。由于经营的商品品种丰富， 每天营业额很大，因此业务人员的工作量十分艰巨。 最近，因百货商店大楼翻建后，营业面积扩大，从而经营品 种、范围和数据处理的工作量大大增加，需要建立一个计算 机管理信息系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管 理水平，适应新的发展。

2 ．系统调查结果 （ 1 ）现行系统组织结构及工作任务 现行系统在商店经理的领导下，设有销售科、采购科和财务 科，如图 1 所示。 图 1 现行系统组织机构

销售科的任务是，接受顾客的订货单，并进行校验，将 不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单 且仓库有存货，那么就给顾客开发货票，通知顾客到财 务科交货款，并修改因顾客购买而改变的库存数据。如 果是合格的订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购 科发出缺货单。当采购科购买到货后，核对到货单和缺 货单，再给顾客开出发货票。

采购科的任务是，将销售科提供的缺货单进行汇总，根据 汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商发出订购单。当供 货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正 确则建立进货帐和应付款帐，向销售科发到货通知单并修改 库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还 给供货厂商。

财务科（会计科）的任务是，接到顾客的货款时，给顾 客开出收据及发票，通知销售科付货；根据税务局发来 的税单建立付款帐，并付税款；根据供货厂商发来的付 款通知单和采购科记录的应付款明细帐，建立付款明细 帐，同时向供货厂商付购货款。无论是收款还是付款之 后，都要修改商店的财务总帐。财务科在完成以上日常 账务工作的同时，还要定期编制各种报表向经理汇报， 以供经理了解有关情况并据此制定下阶段的业务计划。

（ 2 ）现行系统业务流程及概况 现行系统的销售科业务流程情况如下图所示。各项业 务数据的输入、处理、存储和输出概况见下表。

图 2 ：销售科现行业务流程图

3 ．系统计划 （ 1 ）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。 （ 2 ）销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机 完成，增加自动登记新顾客数据的功能；货物售出后，自 动建立售货历史记录和修改库存记录。 （ 3 ）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订 货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进 行。 （ 4 ）会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动 完成，报表的编制、打印也由计算机完成。

二、系统分析 1 ．系统目标 （ 1 ）实现登记、整理数据，处理核对顾客订货单。 （ 2 ）向经理提供各种业务统计报表。 （ 3 ）提供各级查询。 （ 4 ）销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化。

2 ．数据流程图 百货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图 3 所示， 该图表示了百货商店业务信息处理系统与外部实体之间的 信息输入、输出关系，即标定了系统与外界的界面。 图 3 新系统顶层数据流程

顶层数据流程图的第一级分解如图 4 ，该图实际上是把 图 3 中 “ 百货商店业务处理 ” 框进行细化，根据现行系统业 务流程图所列的处理功能，初步分解为销售处理、采购 处理和会计处理三个子系统。在功能分解的同时，得到 了相应的数据存储（如销售记录、应收款、货物库存、 进货帐、应付款帐）和数据流（订单、发货单、缺货单、 付款单等）。

图 4 系统数据流程图一级分解

上述三个子系统的数据流程图（即二级分解） 分别如图 5 、图 6 、图 7 所示。

图 5 二级数据流程 ( 销售处理 )

图 5 是销售处理功能，实际上是把 “ 销售处理 ” （图 4 ； P1.1 框）进行细化。从图中我们知道系统的外部环境是 “ 顾 客 ” 。首先，由顾客（ S1 ）提出订货单（ F1 ）。然后商店从 货名文件中得到货名信息（ F5 ），从顾客文件中得到顾客 信息（ F47 ）。如果顾客是老主顾，则商店对订单（ F1 ）， 货名信息（ F5 ），顾客信息（ F47 ）进行编辑处理 （ P1.1.1 ），从而生成编辑后的订单（ F4 ）。如果是新主 顾，除了进行上述处理外，要生成新顾客信息（ F2 ），并 将新顾客信息进登录（ P1.1.2 ），然后登录入顾客文件。 图 5 中的其它数据流和处理以及图 6 、 7 ，均可以自行随着箭 头走一遍，以加深理解。

图 6 二级数据流程 ( 采购处理 )

图 7 二级数据流程 ( 会计处理 )

3 ．数据字典 数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表 3 所示）、数据存储字典（如表 4 所示）、数据处理字典（如表 5 所示）三 类。 表 3 数据流字典清单 ( 部分 )

表 3 为数据流字典清单，此处仅对 F1 作如下解释，数据流 F1 （见图 5 ）是顾客 S1 提出的订单，它的去向是编辑处理 P1.1.1 ，在 F1 中包含如下信息：订单标识、顾客细节（如顾 客姓名、顾客地址、电话、电传等）、货物细节（如货物名 称、货物产地、货物数量等）。

表 4 数据存储字典清单 ( 部分 )

表 4 为数据存储字典清单，均以 D 表示。此处仅对 D9 进行解 释，其余类推。 D9 （见图 5 ）为应帐款明细帐，它是用来记 销售收入（应收款）的库文件。通过 P1.1.5 （建立收款明细 帐）的处理将数据流 F9 写入 D9 （应收款明细帐）。 D9 包含如 下信息：标识货名、数量、顾客名、应收款、日期。从图 7 中 D9 的输出数据流为 F43 到 P1.3.5 （编制报表处理），其内容 包含标识、货名、数量、顾客、应收款、日期。

表 5 数据处理字典清单 表 5 为数据处理字典清单，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。 此处仅以 P1.1.1 （编辑订单）为例（见图 5 ），商店根据订单（ F1 ）、顾 客情况（ F47 ），判断是新老主顾编辑成合适的订单（ F4 ），同时对于新 主顾，从 P1.1.1 输出新顾客数据（ F2 ），再登记新顾客数据处理 （ P1.1.2 ）。凡是图 5 中方框都代表处理，以 P 为代表。在数据字典处理清 单中（见表 5 ）均有详细说明，表 5 只是一部分。其余以此类推。

表 6 数据描述 ( 部分 ) 表 6 列出的数据字典中的部分条目，并给出数据描述的部分内容。它是 对数据流图中各个存储文件中记录的字段予以逐个定义，规定其类型、长 度和各个字段的作用。例如订单数据，它由订单号、顾客号、顾客名、顾 客电话、货物编号、货物名、货物数量、订单标志、厂商编号等（见表 6 ） 均给以定义（类型、长度、说明），这里列出的只是对各数据元素的一部 分。