档案整理工作提要 常熟市档案局 二00九年五月.

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档案整理工作提要 常熟市档案局 二00九年五月

档案的系统整理 制订科学合理的分类方案(P9页) 一要把本单位的全部档案纳入分类方案中,统一给予编号。(文书、业务、科技、会计、特载、实物) 二要不同种类的档案应用不同的分类方法,按照文件材料形成的各自独有规律进行。 三要结合单位机构职能和档案内容实际制定方案,不能生搬硬套。 四要分类层次合理实用,一般不超过三级,特别大的单位不超过五级,同一级中类别不能交叉

档案的系统整理 文书档案的分类 按照《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法要求,现我市各单位文书档案都已采用按件归档,分别采用:“保管期限----年度”和“保管期限----年度----机构(问题)”两种分类方法。随着现代化管理手段的普及和数字化程度的提高,一般单位我们推荐采用“保管期限----年度”

档案的系统整理 业务档案的分类 业务档案各单位都不相同,应按照业务工作流程和材料形成规律进行确定分类方法,以便于保管和利用为原则

档案的系统整理 科技档案的分类 基建档案分到工程项目(办公用房—XX项目—流水号) 设备档案分到使用性质,一般不需要分到型号。(办公设备---流水号) 产品、科研的分类也分到项目

档案的系统整理 会计档案的分类 按独立核算单位进行分类,再以年度——形式进行排列 特殊载体档案和实物档案的分类 按种类(形式)分类,其中照片档案可再按“问题——年度”或“年度—问题”分类 企业档案分类国家有参考范例(十大类)

档案的系统整理 系统整理的时间要求 文书档案 年初三月前完成上年度各部门材料收集,5月底前形成归档文件目录并报市局,6月底前入库上架排列。 业务档案 一般参考文书年度,也可按业务工作年度。如社保结算年、学校学期年度。

档案的系统整理 科技档案 会计档案 特殊载体档案和实物档案 基建、产品、科研类在项目验收结束后三个月移交档案室;设备档案要在设备购进开箱后即时整理归档。 会计档案 在会计年度结束后,由会计机构保管一年后再移交档案室 特殊载体档案和实物档案 1\随时归,2\在活动、事件结束后归,3\年终统一归

档案的系统整理 制订单位的文件材料归档范围和保管期限表 文书档案归档范围和保管期限严格按照国家档案局8号令要求进行,分永久、30年、10年 科技、会计、业务、特殊载体和实物档案仍按国家相关规定进行,分为永久、长期、短期

文书档案整理提要 件的确定(P11页) 一般以每份文件为一件,但有9种特殊情况: 文件正本与不同稿本、 正文与附件 文件正本与不同稿本、 正文与附件 正文与文件处理单、 原件与复制件 转发文与被转发文、 来文与复文 报表、名册、图册 未装订的式样同一的表格 不便拆开整理的会议记录类材料

文书档案整理提要 注意不能把属同一事由的文件材料作为一件。如召开一次会议,形成通知、议程、领导讲话等5只材料,那么就有5件,不能总的作为1件。 批复与请示分别作1件时,排列时批复在前,请示在后,不要按形成时间

文书档案整理提要 事由的确定 事由是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程,或一次活动,一次会议。一个事由其形成的每份材料应分别作为一件整理,但排列时应集中。(党员先进性教育\江南文化节\校庆纪念活动\同一事件的请示与批复)

文书档案整理提要 在著录和排列时存在 问题一:同一事由的文件不输入相同的关联词,导致同一事由的文件不排列在一起 问题二:在所有文件的事由一栏中都输入一个词,导致事由不成其为事由,排列混乱。 问题三:把不是同一事由的文件作为一个事由来处理,特别是与原来组卷时的“相同问题”这一概念混淆起来。 如把党务工作、人事工作、干部任免、表彰先进等作为一个个事由。

文书档案整理提要 归档范围和不归档范围的确定(8号令) 保管期限的确定 价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。国档8号令在具体划分文书档案保管期限时,突出以本机关文件为主,以人为本,把事关人的档案期限适当提升,把部分上级机关和下级机关的保管期限适当下调。

文书档案整理提要 上级机关文件:针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如上级机关对本机关或人员的表彰文件;上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复;上级机关、上级领导视察本机关工作时形成的重要文件材料等。一般性文件材料30年,其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

文书档案整理提要 本级机关文件:反映本机关主要职能活动的永久保存;一般的保存30年或10年。(表中界定得具体清晰) 同级机关文件:非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。 下级机关文件:报送的重要的总结、报告保存30年;一般的保存10年。

文书档案整理提要 区分“重要”和“一般”就是要分清主次,以我为主、以与本机关职能有联系者为主。主者“重要”、次者“一般”。主者永久,次者保存30年或10年。 表彰材料:如何掌握县级以上这一概念,条线表彰材料虽不与人事局联合表彰的,但也是全市性的表彰,因此保管期限统一为永久。机关内部的表彰就30年 单位内部科室年度计划总结:重要部门的30年。另外专题、条线方面的总结30年。一般科室的10年。单位半年度、季、月度总结10年。

文书档案整理提要 非常设机构任命材料:属本单位主业、以你为主的永久,如全市性建设工作非常设机构任命材料,建设局就要归永久,其他参与性的单位10年。本单位内部成立非常设机构30年(如条线领导小组)。 会议材料:通知、日程、报告、讲话等永久;代表发言、选举材料、交流材料放30年(不是一套会议材料一个价值)

文书档案整理提要 归档时间的确定 归档文件目录的编制中的注意点(P17页) 一般是文件材料的形成时间,跨年度的工作总结、活动以办结年为归档时间,跨年度计划、规划为文件签发年,特别长的跨年度的活动可分阶段在自然形成年度归档;几份文件作为一件时,归入排在最前面文件的签发年度,如正本与定稿、原件与复制件、请示与批复;文件上未注明日期的要考证并编写。 归档文件的排列在最小一级类目下:事由结合时间 归档文件目录的编制中的注意点(P17页) 责任者:录用信息类以录用信息名称为标题,责任者是本单位;合同、协议、责任书等责任者为签字几方;

文书档案整理提要 文号:期刊号不是文号;文号用中括号输入 题名:批复后标注(附请示);重拟标题用中括号;表彰文件要用小括号列出本单位人员;报表要在标题中写出所属年度; 时间:文件的形成日间即文件的落款日期,以8位阿拉伯数字标注年月日,如20090519。 页数:每一件归档文件中有图文的页面的总数。请示与批复、正本与定稿等作为一件时,应是各文件页数的相加数,如请示8页批复1页,则该件页数就为9页。文件处理单放在文件最前面,其页数计入总页数中

文书档案整理提要 装盒(P19页) 档案盒中不必放入归档文件目录。档案盒中必须放入备考表,注意不要用错,与科技档案、会计档案及文书档案立卷时用的备考表是不同的。 填写档案盒上相关栏目:见常档〔2008〕28号《关于规范文书档案盒相关栏目填写的通知》,盒上各个栏目,填写时全部刻章盖印,用黑色印泥。 另每件上的八格归档章和 “永久”、“30年”、“10年”的章可到档案用品服务部购买。

文书档案整理提要 编制归档文件整理说明: 本年度本单位基本情况(机构、职能、领导人变化情况、主要工作情况)、本年度文件材料的收集情况(完整性、准确性)、整理情况(分类、期限划分情况、档案数量等)、其他需要说明的问题。

文书档案整理提要 归档文件整理工作是建立在文档一体化管理基础上,运用计算机及文档管理软件辅助整理工作,重点要做到以下几点: 严格登记:收发文登记,就要在管理软件中进行,年终再由计算机转入归档整理阶段,一次输入,多次利用。 及时收集:对办理完毕、属于归档范围的文件材料做到随办随归,把集中整理化到平时整理,减轻集中整理的压力和工作量。 严格检查:对应归档的文件材料,平时在收进时就要逐件检查是否齐全完整,字迹、用纸是否符合要求,同一事由如一次活动、会议,特别是请示和批复是否办理完毕并集中在一起。工作中发现有示无复或有复无示现象很多,平时要做有心人,及时考证清楚原因,询问经办人员或是领导的口复。

科技档案整理提要 第一步:分项目(按分类方案进行)(P21页) 第二步:组卷 基建档案:按形成阶段结合内容分别组卷.如前期依据性\基础性\设计\施工\监理\竣工验收等 设备档案:一机一档 第三步:案卷之间及卷内文件排列 案卷间:按阶段\问题\时间\重要程度等. 卷内:文字材料排列参照文书要求,扣批复在前\请示在后,正本在前\定稿在后,文字材料在前\图纸在后,中文在前\外文在后

科技档案整理提要 第四步:去钉、折叠、编号 去除金属物;统一折成A4大小,风琴式;装订的在有文字的页面上连续编号,不装订的在每份的右上角盖档号章。 第五步:编制卷内目录、备考表 注意不要用错备考表(有互见号的) 第六步:装订、装盒 用软卷皮装订后再装盒,盒封面可不填,只贴标签;将内目、材料、备考依次装盒,编制盒封面、贴好标签。

科技档案整理提要 第七步:编制封面、脊背 题名拟写注意”三要素”(项目名称—内容特征—文种);标签四线写法,没有的项目空着,宽度和盒厚度一致;脊背上的案卷题名可不填。 第八步:编制案卷目录 只需分类目录,不需要编总目录.档号的编写注意类与类之间用“点”,类与卷号间用“横”。如J.1.2-1 第九步:入库上架(按最低一级类目排列,每个小类后留有空余)

会计档案整理提要 第一步:区分核算单位(P29页) 如:行政1、工会2、食堂3等依次类推 第二步:区分年度 按会计结算自然年度 第三步:案卷整理 凭证整理、帐本整理、报表整理

会计档案整理提要 第四步:编目排列 分核算单位,年度,形式(凭证、帐册、报表),一年个流水号 第五步:贴标签 凭证盒标签、帐册、报表标签,统一高度,项目填写准确齐全 第六步:编制案卷目录 一个核算单位一本,用取口纸区分年度 第七步:入库上架 分核算单位—年度—形式排

特殊载体档案整理提要 特殊载体档案分为照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等(P35页) 总的先将全部特殊载体档案按不同形式进行分类,给定类别代号

特殊载体档案整理提要 照片档案的整理方法(底片另外归)(P36页) 第一步:分类(年度—问题或问题—年度) 第二步:组卷 大张照片可统一编号后,另外存放,注明存放地 第三步:编照片号 卷号—卷内张号,每卷内从1开始编张号,每张照片后面写上照片号,便于回归

特殊载体档案整理提要 第四步:编照片说明 单张说明和组合照片说明,组联号 第五步:装册(标准照片档案册) 第六步:编目(内封面、卷内目录、备考表、四线或脊背标签都可、案卷目录)

特殊载体档案整理提要 录音录像带每盒自然形成一保管单位,按照时间先后进行排序、编号,并每盒编写说明随带一起存放,并编制档案目录 光盘档案按年度或专题形成一张为一个保管单位,可盒装也可放入光盘档案专用册中,每张写出文字说明,统计时以张为单位 特殊载体档案的上架入柜 照片档案、光盘档案应当竖放,防止挤压 录音、录像、磁带应当平放

实物档案整理提要 实物档案分为: 权证、奖状、奖杯、锦旗、奖牌、字画、礼品等 第一步:区分形式 第二步:清洁修整(去污、除尘、抛光等) 第三步:分类排序(按时间、重要程度) 第四步:贴标签(四线标签) 第五步:编制目录(档案目录) 第六步:入库上架(分别竖放或平放)