机关档案工作目标管理讲座 龚 兵 华

引言 2011年6月26日，省档案局根据全国清理规范评比达标表彰工作联席会议办公室的通知精神和省政府规范机关公务员津贴补贴的规定，修订下发了《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》（以下简称《办法》），即鄂档规[2011]1号文件。 同年9月13日，为促进机关档案工作的规范化、标准化、现代化，省档案局又修订下发了《湖北省机关档案工作业务建设规范》（鄂档规[2011]6号）。

一、为什么要加强档案目标管理 二、档案目标管理的考评标准及要求 三、档案目标（规范）管理考评程序

一、为什么要加强档案目标管理？ 机关档案工作目标管理，是档案部门将影响档案管理的各类因素加以分类，依据《档案法》及其他档案法规，并根据国家现有经济能力和档案管理实践经验，制订的不同档次管理水平的具体标准，并以此标准而进行量化考评的一种等级管理方式。

新修订的《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》同2009年的《办法》相比，出现了三个方面的变化，或者说是调整： 1、对机关档案目标管理的等级考评对象进行了规范； 2、对考评标准的要求更适应当前对档案工作的要求。要求更高； 3、奖励政策进行了调整。

经考评达到省特级、省一级（含复查）的单位，根据《档案法》、《湖北省档案管理条例》及有关规定，当年可以享受档案达标先进单位奖励政策。省档案局对在档案工作目标管理省特级创建工作是作出显著成绩的个人颁发荣誉证书，由所在单位按照国家规定给予奖励 。

第十四条 机关（含档案（文件）管理中心及相关立档机关）档案工作目标管理经考评达到省特级、省一级（含复查）的机关，按照《档案法》、《湖北省档案管理条例》及相关规定，在有效期内,可以享受档案达标先进单位奖励政策。在机关档案工作目标管理工作中做出显著成绩的个人，由所在单位按照有关规定给予奖励。省档案局对在省特级创建工作中做出显著成绩的个人颁发荣誉证书。

省特级、省一级适用样式 机关档案工作目标管理等级 考评确认函 welcome to use these PowerPoint templates, New Content design, 10 years experience 根据贵单位的申请，按照《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》的规定，经考评组评审，确认你单位档案工作为××级（通过××级复查），证书（证牌）编号： 。 根据《档案法》、《湖北省档案管理条例》等有关规定，贵单位在3年有效期内可享受档案达标先进单位奖，并建议对在档案工作中作出显著成绩的个人给予奖励。

省二级适用样式 机关档案工作目标管理等级考评确认函 根据贵单位的申请，按照《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》的规定，经考评组评审，确认你单位档案工作为省二级（通过省二级复查），证书（证牌）编号： 。 根据《档案法》、《湖北省档案管理条例》等有关规定，建议对在档案工作中作出显著成绩的个人给予奖励。

档案目标管理三大效应 1、提升了形象。 2、方便了工作。 3、服务了民生。

二、档案目标管理的考评标准及要求 1、省二级、省一级的考评标准和要求 省二级标志机关档案工作达到规范性水平。主要考评机关档案工作在组织管理、基础设施、业务建设和利用服务等方面的规范化程度。考评对象为乡（镇）以上各级机关，包括有独立管理档案任务的派出性单位（含站、所）。 省一级标志机关档案工作达到先进性水平。在机关档案工作达到并保持省二级水平的基础上，重点考评机关档案信息化建设和档案利用服务水平。考评对象为乡（镇）以上各级机关，包括有独立管理档案任务的派出性单位（含站、所）。

（1）组织管理。 包括领导体制、机构人员、法规建设、制度建设、组织协调五个方面。 “七有”：即有领导、有人员、有工作网络（以机关综合档案室为中心的档案工作管理网络）、有档案事业发展规划和年度工作计划、有档案工作制度、有相应的法律法规和业务培训记载、有应急预案。

本机关档案工作制度 （2）档案管理制度。对本机关文件材料收集、整理、归档，档案保管、保密、统计、鉴定和销毁等作出规定。 （1）“三合一”制度。对本机关分类方案按档案门类结合机关档案分类方法编制；归档范围应涵盖机关形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的文件材料；保管期限应符合国家相关规定。 （2）档案管理制度。对本机关文件材料收集、整理、归档，档案保管、保密、统计、鉴定和销毁等作出规定。 （3）档案利用制度。对利用档案的权限、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈等作出规定。

系统档案工作制度 对机关直属单位和系统档案工作的监督管理和专业档案管理工作作出规定。

2、硬件建设。 （1）档案用房。一是要设置档案库房、阅档室和档案员办公室，并实行三室分开。二是成立满20年和实物档案多的机关，还应建立实物档案室。三是档案用房应相对集中，不宜设在楼房的最高或最底层，以利于档案安全管理和防潮、防漏。库房应安装铁门、铁窗。 （2）设施设备。一是安全管理设施。主要是防火、防盗报警系统及灭火器材等；二是基本设备。包括除湿机、空调机、温湿度记录仪、计算机、扫描仪等基本设备。 （3）档案装具。档案装具主要有三类：一是柜装具类。主要包括密集架、检索柜；二是档案卷盒、卷夹、卷皮；三是特殊载体的装具。如防磁柜。

文书档案案卷格式GB/T 9705-88 6.文书档案案卷格式监制 6.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。  6.2在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样

3、基 础 业 务。 主要包括收、整、管、交四项内容。 (1)收集归档：收集 A、门类要齐全。文书、科技、专业、会计、声像、实物、电子等七大门类的档案都要齐全。 B、内容要完整。反映本单位职能活动、历史面貌、单位和个人权益的各种门类和载体的文件材料均应收集归档。同时收集与档案有关的资料。 实行无纸化办公的机关，应做到电子文件与纸质文件双套制归档。 C、属于国家所有的档案，任何单位和个人不得拒绝归档或据为已有。但国家禁止归档的文件材料，不得擅自归档。

归 档 A、归档时间：机关文书文件材料于次年6月底前归档。基建文件材料于项目结束（竣工）或中止后3个月内归档。设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修文件材料在工作结束后归档。会计文件材料由财务部门按年度整理归档，在财务部门保存一年后向综合档案室移交。专业文件材料一般随办随归或于次年上半年归档，国家有特殊规定的按其规定执行。声像材料、电子文件、实物等即时归档。 B、归档责任：一是文件材料由承办部门负责收集、整理、归档，由承办部门负责入签字负责。二是归档文件材料应齐全完整，整理质量应符合相关标准、规范的要求。三是移交档案、资料应填写《档案交接文据》；移交电子档案应填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。

归 档 C、归档文件的规范性要求：归档文件要符合文书处理规范，保存有收发文处理签和发文定稿，且无“三色笔”现象；文书、科技、专业档案无漏件、缺页、破损等现象。声像及实物档案要保持年代的延续性。特别是照片档案四要素（时间、地点、人物、事由）要齐全完整。 D、量的要求。照片档案500张以上，录音、录像档案10小时以上，实物档案100件以上。但因为我们是基层，量的要求上一般都作了适当放松。电子档案要求完成5年以上电子文件归档管理，无纸化办公形成的重要文件，实行电子、纸质双套归档。

（2）规范整理。 一是无零散文件。这是一票否决的事项；二是文书、 科技、专业档案分类科学，组卷（分件）合理，保管期限划分准确, 排列有序，编号规范,目录齐全，备考表填写完整,装订、装盒符合规定，整齐美观。三是电子、声像、实物档案、资料整理规范。 （3）档案保管。 A、防护措施 B 、柜架及档案排列 C、温湿度控制 D、定期检查 E、建立全宗卷 （4）统计鉴定：一是要及时、准确向档案行政管理部门填报机关档案工作统计年报；按时完成其它档案调查统计。二是成立了档案鉴定小组，开展了到期档案鉴定和向档案馆移交档案解密鉴定工作。 （5）移交销毁。一是要依法向区档案馆移交到期档案；二是及时向同级国家综合档案馆报送已公开现行文件和政府公开信息；三是各机构按时向本单位综合档案室移交档案，交接手续齐全。四是对到期档案的销毁要严格履行鉴定手续，登记造册。审批及监销手续齐全。向区档案馆移交的档案包括电子档案目录和全文数据。

4、档 案 信 息 化 A、机关应配备档案工作专用计算机，使用世纪科怡档案管理软件，办公自动化软件应具有文件归档功能。 B、机关室藏全部档案应建立文件级电子目录数据库，主要业务档案应建立专题数据库，文书和主要业务档案应建立全文数据库。 C、文书档案数据库的结构及数据质量应符合《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》的要求。分批建立的档案数据库应进行合库处理，形成可以统一提供利用的综合数据库。

5、开发利用 A、检索工具要完整，档案检索效果好。 B、要开展档案的日常利用工作。 C、档案利用及利用效果登记全面、具体。机关档案部门应定期编印档案利用效益汇编，利用实例每年不少两条，并向区档案局报送。 D、编研开发。

2、省特级的考评标准 省特级标志系统档案工作达到先进性和规范性水平。在机关档案工作达到并保持省一级水平的基础上，重点考评直属单位及系统档案工作的整体建设水平。考评对象主要是有系统档案工作指导任务的县（含市、区。下同）直以上机关。

1、机关档案工作通过省一级考评一年以上，省一级考评中存在的突出问题得到有效改进，现场评估保持了省一级水平。 2、近三年针对系统档案工作制发了文件，或召开了会议、组织了业务培训。 3、制订了系统档案工作年度计划和长远规划。 4、对系统档案工作进行了监督和指导，并有相关记录。 5、系统及直属单位档案工作目标管理获省二级以上等级证书达到90%。 6、在系统内对档案工作先进单位和先进个人进行了表彰。 7、建立了反映机关职能特色的实物档案陈列室。 8、机关档案信息化建设走在同级机关前列。完成了6年以上电子文件归档管理；室藏档案全部建立目录数据库，近10年的文书及主要业务档案实现了计算机全文管理。系统电子文件管理规范安全无事故。 9、档案利用工作取得显著成效有实例。

企业、科技事业单位档案工作规范管理 1、考评对象不同：企业、科技事业单位考评对象为企业和不具备行政管理职能的科技事业单位。 2、等级称呼不同。企业、科技事业单位档案工作规范管理等级分为“A级”、“AA级”、“AAA级”三个级别。 3、管理机制上有特殊要求。 4、文件材料的归档上更突出了科技类的档案。 5、档案的编研开发。

三、档案目标（规范）管理考评程序 1、申报。 2月底前 2、自查。 9月底前 3、预检。 4、公示。 5、评审。 重点：（1）“三合一”制度的贯彻落实情况。特别是归档文件的完整度。 （2）专业档案、照片档案、电子文件的归档移交。 （3）归档文件整理装订方式改进情况。 （4）档案安全保管措施的落实。 （5）档案利用效果。 （6）档案信息化建设。 6、审批。

谢谢大家！