會展範圍與管理

會議產業範圍 會議 國際學者從國際會議角度指出國際會議舉辦時所牽涉到的產業，並以「生物鏈」的概念說明此組合，包括政府有關部門、主辦單位、交通運輸、食宿場地、城市架構等整體配套措施，以及外語翻譯、媒體宣傳、社交活動、商品發表等周邊服務。

會議產業範圍(二) 以會議為中心，形成放射狀圖形，表示會議與各行各業相關性，可略區分為十六部分，包括會議與場地、視聽設備、展覽關係，會議與航空、陸地交通、旅遊關係，會議與飯店；餐飲關係，會議與網路、印刷、媒體、翻譯關係會議與禮品、事務機器、其他類關係，以及會議與會議公司關係等。

會議展覽產業範圍(三) 會議展覽產業涵蓋十七類業別 場地業務 人力仲介業務 場地設計業務(舞台、裝潢、燈光音效、多媒體設計)

運輸業務(航運、貨運、航空客運、計程客運、巴士客運、旅行社) 膳宿業務(飯店旅館、飲食餐點)

會議展覽產業範圍(四) 旅遊業務(觀光旅遊、度假中心) 廣告設計業務 活動規劃業務 促銷業務 文化娛樂表演業務 印刷業務

會議展覽產業範圍(五) 翻譯及口譯業務 公關業務 清潔業務 保全服務 以及其他業務(租用設備)等。

會議分類 依大多數會議參加者來自的區域分類：國內會議、區域會議、世界大會。 依主辦單位屬性分類：政府部門、非政府組織、企業。

依會議所探討的主題、目的舉辦頻率以及對會議業產值貢獻分類：官方會議、非政府組織會議、醫學會議、學術科技專業會議、保險直銷會議、宗教會議以及企業獎勵旅遊及會議。

會議分類(二) 依參展產業分類 專業展：展出同一產業之原料、半成品、零件、成品、機器、設備技術等上、中、下游產品業者，稱為專業展。 综合展：包括許多產業，甚至不限產業者稱為综合展。

會議分類(三) 依參展廠商與(參觀展覽者)國家比例分類 國際展：國外參展廠商家數超過總參展廠商家數或面積之20%，或外國觀眾超過參展觀眾之10%稱之。 國內展：來自200哩以外之觀眾超過70%稱為全國展覽，若少於60%者為地區

消費者展(consumer shows) 消費者展(consumer shows)，又稱為公眾展或大眾展(public shows)，提供一般大眾入場參觀的展覽，多指非商業目的的展覽如教育展、文化展、美術展、電影展等，參觀對象包括一般民眾及專業買主，採取免費參觀或購票入場的方式。

專業商展(trade event) 只提供專業買家、相關業者參觀採購的貿易商展。為營造良好的交易環境，參觀對象多由主辦單位廣為邀請。例如台北國際電腦展、科隆自行車展等。

特定活動(private event) 係指為特定專業人士所量身訂作的行銷活動。可配合展覽舉辦，以吸引買主前來參觀。或依特定需求而舉辦的小型展示活動。

會展產業的現況 會展產業全球發展現況方面，根據國際協會聯盟(Union of International Associations，UIA)的統計結果，2004年全球會議展覽產業最大的市場在歐洲，佔56.8%，其次為亞洲，佔14.9%，北美洲位居第三，佔13.9%。其中，國際會議有60%在歐洲舉行，18%在亞洲舉行；而國際展覽有57.7%在歐洲舉行，21.2%在亞洲舉行(經濟部商業司，2005)。

展覽產業現況 在歐洲地區，以會展重鎮-德國為例，二次世界大戰戰敗後，德國全力發展服務導向之會展產業，在諸如漢諾威、法蘭克福、杜塞道夫、科隆、慕尼黑等城市廣建展館，推動各種產業之會展活動。目前德國布但是歐洲地區會展重鎮，亦是全球會展產業發展最成熟的國家。

展覽產業現況(二) 其中，列名全球規模最大的展覽公司-德國漢諾威展覽公司，其名下擁有的展館面積約為60萬平方公尺，其他展場皆難望其項背。該公司每年在德國共舉辦約40場國際展覽，共吸引約2萬5,000家廠商參展，以及超過200萬國內外買主參觀。該公司2002年營業額為2億7,000萬歐元，為德國帶來衍生觀光收入無法估計。

展覽產業現況(三) 在美洲地區，美國經貿發達、幅員廣闊、市場胃納大，理所當然是美洲地區會展產業的中心，美國境內擁有國際知名大型會展中心，如芝加哥展覽中心(McCormick Place)占地20萬4000平方公尺、拉斯維加斯會展中心(Sands Expo& Convention Center)占地12萬平方公尺等，每年固定舉辦國際知名大展，如五金展、橡膠機械展、電腦展與消費電子展等。

展覽產業現況(四) 亞洲地區則以香港、新加坡、東京、漢城有較具規模之會展中心，香港會議展覽中心占地6萬平方公尺，落成後，每年舉辦超過2300項活動，其中包括80項展覽及900場會議；新加坡則擁有占地6萬平方公尺的國際會議中心(Singapore Expo)，設備完善，每年約舉行40個國際展覽。

展覽產業現況(五) 然而香港和新加坡因其腹地狹窄且缺乏天然資源，再加上並無產業及廠商支援展覽，無論展覽產業或參觀買主須仰賴其他國家參與；至於日本，因展覽市場較為封閉，大多數展覽都是針對日本國內市場，且參展者以日本當地廠商為主，目前展覽產業集中在東京地區，大阪與福岡地區展覽已無復往日之風光。

展覽產業現況(六) 中國大陸近年來對展覽產業的積極推動，1997年中國大陸共舉辦1063個展覽，到2000年已有1684個展覽，展覽項目雖然涵蓋廣泛，但絕大多為內銷展覽。

在上海及北京兩個展場中，以上海浦東國際展覽中心(Shanghai New International Expo Center)最具發展潛力，該中心由德國漢洛威、杜賽道夫、及慕尼黑三大展覽公司與上海市政府共同投資興建，有成為亞洲會展中心之潛力。

成功的國際會議 預算編列 舉辦一個大型國際會議需要龐大經費，專業會議經理人(Professional Conference Organizer，簡稱PCO)可以根據大會的需求，內容、規模、預計與會人數、會議日期等協助預算編列。

成功的國際會議(2) 節目設計 豐富的議程設計，堅強的講師陣容，有效的宣傳管道是吸引與會代表報名的最重要的因素。大會通知應在ㄧ年前分送給會員或相關單位，鼓勵大家儘早報名，而不是距離大會只剩下一個多月還在確認演講者(Speaker)。

成功的國際會議(3) 會議文宣 將國際會議對外宣傳與推廣需要ㄧ套完善的計畫。在會前，宣傳是將會議訊息傳遞給大眾，推廣是ㄧ種策略，來增加報名人數，並經由公關活動如記者會、座談會或演講對外傳達會議內容與主辦單位的形象。

成功的國際會議(4) 餐飲安排 餐飲安排的原則是簡單、有條理，菜色最好不要重複，對於因為宗教、健康因素而有特別需求者也應考慮在內。

成功的國際會議(5) 社交節目(Social Program) 社交節目是會議以外另一個重要的工作，更是讓國外與會代表留下深刻印象最直接的工具。近十年來國內也舉辦了不少國際會議，由於臺灣觀光資源有限，為了因應國際會議，觀光局與觀光業界不遺餘力，精心設計與包裝社交節目。

成功的國際會議(6) 交通安排 機場到飯店的交通須相當便捷，每隔20~30分鐘就要有ㄧ班車，只要與跑機場的民間運輸公司配合即可。

成功的國際會議(7) 機場接待 機場接待是國外與會代表踏入國門對主辦單位給予第一印象的地方。

成功的國際會議(8) 機場接待可分硬體與軟體二部份： 硬體：在機場設置各式接代標誌，讓國外與會代表ㄧ踏入臺灣就能感受到被受歡迎，標誌設計要簡單大方、色彩鮮明、文章內容簡潔，容易吸引眾人的目光，設置在重要出口處，入境大廳設置接待櫃台，目標要明顯。

成功的國際會議(9) 軟體：訓練有素的接待人員，提供國外與會代表必要的協助與服務。 臨時工作人員 大型會議現場需要很多臨時工作人員協助，但是人力配置需要做有效的規劃，工作內容更要簡單、清楚、易操作，會前做好完善的訓練。

成功的國際會議(10) 會議評估人員 在國外會議評估與籌辦會議相同重要，當會議結束後主辦單位希望知道與會者對會議的反應如何，可作為下次會議的重要依據或者移交給下屆主辦國參考。

問卷設計主要包括節目內容的評估，大會主題、內容、演講者，並試探對未來節目內容的期望，相關因素包括社交節目、機場接待、眷屬節目、場地設施、交通安排等。

成功的國際會議(11) 會議評估問卷儘量在會期間收集，ㄧ旦會議結束後就很難收集。另外ㄧ種評估方式是在會議期間指派對會議有經驗的觀察員實地到現場觀察，觀察員要保持良好判斷力、客觀性、公平提出優缺點，好的觀察員能正確表示與會者的反應，觀察員可以由現任、前任委員或者是對會議有經驗的人擔任。

成功的國際會議(12) 如果有足夠經驗的觀察員，每ㄧ個研討會指派二個或二個以上的觀察員，這樣觀察的角度比較廣，如果大型會議(三百位以上與會者)，要有3至5位觀察員，在不同位置觀察，才能獲得更具體的評估。