學校審計經驗分享 教育局 學校核數組 二零一五年十一月
學校審計經驗分享 學校審計概要 如何準備學校審計 常見審計結果
學校審計概要 學校審計的種類 財務核數 採購審核
學校審計概要 學校審計循環 所有津貼學校均會由學校核數組進行財務核數或採購審核 頻密程度因審計結果而異
學校審計概要 學校審計的程序 與學校預約財務核數或採購審核 向學校提供「須予審核的會計記錄一覽表」及相關問卷 在校進行審計 發出核數函件 學校核數組或校主跟進學校有否實行改善措施
如何準備學校審計 準備會計、採購和人事記錄以供審核 √ 財務核數 採購審核 帳戶記錄 堂費有關的文件 人事管理及薪酬事宜有關的文件 招標及採購有關的文件 校董會/法團校董會的會議紀錄
如何準備學校審計 學校需在財務核數前填妥以下問卷 一般資料問卷 內部管理問卷
常見審計結果 常見審計結果可分為以下範圍： 採購 商業活動 付款及收入 銀行帳戶管理 資產保管 津貼運用
常見審計結果 採購 審計結果多與採購事宜有關 目的是確保符合公眾問責、物有所值、具透明度、公開及公平競爭的原則 教育局通告第4/2013號 - 已訂明報價及招標的程序
常見審計結果 採購 沒有就下列服務的合約進行招標／報價程序：影印機租賃、升降機維修保養、寬頻上網和自動售貨機 拆細訂單以規避金額限制 (教育局通告第4/2013號）
常見審計結果 採購 沒有在報價、招標或合約條文中加入《防止賄賂》條款 沒有申報利益衝突 不符合資料保密的規定 (教育局通告第4/2013號)
常見審計結果 採購 督導人員沒有進行抽查 沒有邀請足夠數目的供應商投標／報價而不加以說明 沒有解釋為何不採納出價最低／較低者 (教育局通告第4/2013號)
常見審計結果 採購 沒有保存所有相關的採購紀錄以供查核 標書並非在截標當日開啟 沒有適當分工，例如開標及標書審核委員會與 標書批核委員會的成員並非由不同人士出任 (教育局通告第4/2013號)
常見審計結果 採購 沒有將投標箱安裝在固定的位置或投標箱沒有雙重上鎖 未獲校董會／法團校董會同意，承辦商把服務外判予第三者 未獲校董會／法團校董會的批准，辦學團體為學校進行採購活動 (教育局通告第4/2013號)
常見審計結果 採購 辦學團體為學校進行採購活動，没有進行招標／報價程序 校董會/法團校董會没有確保辦學團體所進行的採購活動是符合“資助學校採購程序指引”所列的採購要求 辦學團體為學校進行採購活動，同時亦為競投者之一 (教育局通告第4/2013號)
常見審計結果 採購 – 個案研究(1) 學校名稱： 清新學校 計劃採購項目： 供應80套「顏色圖書枱」 總額： 約$50,000 學校名稱： 清新學校 計劃採購項目： 供應80套「顏色圖書枱」 總額： 約$50,000 採購安排： 用報價方式，規格上只標明總採 購量、尺寸及用料，但沒有標明顏色要求。獲選供應 商第一次報價每套$790。經學校再詢價，第二次報價 為橙色每套$790，黃色、藍色、綠色每套$890 。 問題何在﹖
常見審計結果 採購 – 個案研究(1)(續) (教育局通告第4/2013號 指引第7段) 問題所在：學校規格上沒有清楚標明圖書枱顏色的要求，導至供應商報價混亂，及報價多於一次似有不公。 恰當做法：學校應列明不同顏色圖書枱的數量，要 求分別報價。 (教育局通告第4/2013號 指引第7段)
常見審計結果 採購 – 個案研究(2) 計劃採購項目： 供應及安裝LCD投影設備 總額： 60,000元 學校名稱： 先進學校 計劃採購項目： 供應及安裝LCD投影設備 總額： 60,000元 報價截止日期： 2015年6月15日 報價批核日期： 2015年6月18日 發票日期： 2015年6月17日 問題何在﹖
常見審計結果 採購 – 個案研究(2)(續) 恰當做法： 學校應在校長批准後才訂貨。 (教育局通告第4/2013號 指引第18段) 問題所在： 在報價獲准採納前已訂貨。 恰當做法： 學校應在校長批准後才訂貨。 (教育局通告第4/2013號 指引第18段)
常見審計結果 採購 – 個案研究(3) 計劃採購項目： 供應和安裝禮堂音響設備 總額： 300,000元 學校名稱： 人人書院 計劃採購項目： 供應和安裝禮堂音響設備 總額： 300,000元 採購安排： 在報紙及學校網頁刊登招標廣告， 然後讓投標者到學校索取投標文件。 問題何在﹖
常見審計結果 採購 – 個案研究(3) (續) 問題所在： 採購超過200,000元的項目時，須邀 請最少五名供應商投標。在報紙及學校網頁刊登 招標廣告並未能達到該項要求。 恰當做法： 學校應以掛號的方式將投標文件寄交最少五名獲邀投標的供應商。學校應把郵政署發出的記錄派遞收條存檔，以供查核。 (教育局通告第4/2013號 指引第26段)
常見審計結果 採購 – 個案研究(4) 計劃採購項目： 供應12個月的寬頻上網服務 總額： 10,000元×12個月=120,000元 學校名稱： 快樂中學 計劃採購項目： 供應12個月的寬頻上網服務 總額： 10,000元×12個月=120,000元 採購安排： 學校人員索取兩個書面報價後， 填妥「按報價購貨表格」，連同有關建議交給校長 批准。 問題何在﹖
常見審計結果 採購 – 個案研究(4) (續) 問題所在： 學校根據教育局通告第15/2007號內的書面報價程序，而非現行教育局通告第4/2013號內的書面報價程序進行採購。 恰當做法： 學校每次擬採購需費超過50,000元至200,000元的項目時，須邀請最少五名供應商提交書面報價單，以及按照教育局通告第4/2013號內的要求進行其餘的書面報價程序。 (教育局通告第4/2013號 指引第20-52段)
常見審計結果 採購 – 個案研究(5) 學校名稱: 快樂中學 投標箱鎖匙: 當學校没有邀請報價/投標時，將投標箱 存放在儲物室。當學校每次邀請報價/投標時，將投標 箱設置在校務處的不同地方。 問題何在﹖
常見審計結果 採購 – 個案研究(5) (續) 恰當做法： 校方應在校務處的一個固定及方便的位置，設置一個固定的投標箱，以確保適當地收訖標書 問題所在： 學校沒有把投標箱設置在校務處的一個固定及方便的位置。 恰當做法： 校方應在校務處的一個固定及方便的位置，設置一個固定的投標箱，以確保適當地收訖標書 (教育局通告第4/2013號 指引第29段)
常見審計結果 採購 – 個案研究(6) 投標箱鎖匙: 投標箱雙重上鎖，第一套(雙鎖鎖匙) 由校長保管，另外一套(雙鎖鎖匙)由會計文員保管。 學校名稱: 快樂中學 投標箱鎖匙: 投標箱雙重上鎖，第一套(雙鎖鎖匙) 由校長保管，另外一套(雙鎖鎖匙)由會計文員保管。 問題何在﹖
常見審計結果 採購 – 個案研究(6) (續) 問題所在： 投標箱雖然雙重上鎖，但是一位會計文員也能夠獨立地開啟投標箱。 恰當做法： 投標箱須雙重上鎖，鎖匙須由校內的不同人員保管。其中一條鎖匙應由一位督導級人員保管。校長須持有一套後備鎖匙，以便到了投標箱的開啟時間而鎖匙持有人尚未到場時使用。 (教育局通告第4/2013號 指引第30和33段)
常見審計結果 採購 – 個案研究(7) 學校名稱: 喜樂學校 計劃採購項目: 校巴服務 總額 : 300,000元 學校名稱: 喜樂學校 計劃採購項目: 校巴服務 總額 : 300,000元 開標及標書審核委員會: 李教師、譚教師 推薦(教師/行政人員): 何教師 標書批核委員會: 黃校監、陳校長、譚教師 問題何在﹖
常見審計結果 採購 – 個案研究(7)(續) 問題所在(1)：譚教師同時任開標及標書審核委員會和 標書批核委員會的成員。 恰當做法：開標及標書審核委員會和標書批核委員會的 成員，應由不同的人士出任，並不應包括負責作出推薦 的有關科目教師/行政人員。 (教育局通告第4/2013號 指引第46段)
常見審計結果 採購 – 個案研究(7)(續) 問題所在(2)：標書批核委員會，成員沒有包括一名家 長教師會代表或家長校董。 恰當做法：標書批核委員會，成員須包括校監/校董、 校長、一名教師及一名家長教師會代表或家長校董。 (教育局通告第4/2013號 指引第46段)
常見審計結果 商業活動 – 採購個案研究(1) 學校名稱: 愛心中學 活動內容: 學校選擇飯盒供應商 學校名稱: 愛心中學 活動內容: 學校選擇飯盒供應商 招標工作: 招標邀請書列明所需飲品贊助：每年贊助[新生輔導日、運動會、試後活動、畢業典禮] 學生工作人員飲品共：_____ 盒；家長教師會活動飲品共：_____ 盒” 。 問題何在﹖
常見審計結果 商業活動 –採購個案研究(1)(續) 問題所在: 索取或接受供應商任何形式的利益或捐款。 問題所在: 索取或接受供應商任何形式的利益或捐款。 恰當做法: 不應加上此類條款，如學校需要該類服務， 可另行進行報價／招標。 (注意事項：選擇招標或報價安排，取決於採購項目 總金額而非單價。) (教育局通告第24/2008號)
常見審計結果 商業活動 –採購個案研究(2) 學校名稱: 晴天中學 活動內容: 學校選擇校車服務承辦商 學校名稱: 晴天中學 活動內容: 學校選擇校車服務承辦商 招標工作: 招標工作由學校辦學團體安排，相關招標文件由辦學團體保留。 問題何在﹖
常見審計結果 商業活動 –採購個案研究(2)(續) 問題所在： 校董會/法團校董會沒有從辦學團體獲得 相關文件以作記錄。 問題所在： 校董會/法團校董會沒有從辦學團體獲得 相關文件以作記錄。 恰當做法： 校董會/法團校董會應從辦學團體獲得相 關文件以作記錄。 (教育局通告第4/2013號 指引第58段，第24/2008號 附錄2)
完 謝謝