档案工作 张柏涛 QQ: 275763221（团风档案） QQ群:73436730（团风档吧） tfda6156107@qq.com 档案及归档文件整理 2017/3/3 档案及归档文件整理 张柏涛 QQ: 275763221（团风档案） QQ群:73436730（团风档吧） tfda6156107@qq.com

档案及归档文件整理 档 案 档案定义是：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录

文件周期论 文件制作阶段 文件现行阶段 文件暂时保管阶段 文件永久保管阶段 档案及归档文件整理 （起草文件） （公文处理过程） 公文办理 公文目的实现后，一部分销毁，一部分存档 归档这部分文件进入这阶段 文件暂时保管阶段 （档案室保管） 文件永久保管阶段 （档案馆保管） 移交 进馆

档案的价值 档案第一价值：为形成者服务 档案第二价值：为社会服务 档案的两大基本功能： 1、凭证作用（原始性体现） 档案及归档文件整理 档案的价值 档案第一价值：为形成者服务 档案第二价值：为社会服务 档案的两大基本功能： 1、凭证作用（原始性体现） 2、参考作用（知识性、信息性体现）

档案及归档文件整理 档案机构及其职责 全国档案机构

归档文件整理 文书档案整理的两种方法： 档案及归档文件整理 1、传统的文书档案整理方法。一般2003年以前整理的档案都是此方法，部分企业、村也在延用此方法。体现的是“卷”。 2、归档文件整理新方法。2003年后各级机关、事业单位都采用的都是归档文件整理新方法。体现的是“件”。 执行标准：《中华人民共和国档案行业标准——归档文件整理规则》 DA/T22—2000

归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 档案及归档文件整理 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 通用文件材料 文书档案（归档文件） 科技档案 科技文件材料 专用文件材料 会计档案、业务档案、 人事档案等

规划要求，归档文件必须在次年的第一季度完成归档工作。 档案及归档文件整理 归档时间要求： 规划要求，归档文件必须在次年的第一季度完成归档工作。 新的整理方法，也遵循“随办随归”原则。即“办”是指导归档文件办理完毕，“归”是指整理后归档入盒。随办随归应在分类方案确定后，按文件材料形成时间进行归档。工作中，为缓解档案人员工作压力，推荐使用此方式归档。

档案及归档文件整理 一、归档文件的范围 根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，归档范围体现了“以我为主”的原则，重点是本级机关的文件。各单位平时注重归档“红头”文件而忽视“白头”文件，这是归档一大误区。重点要注重人、事、产权、债务关系方面的材料归档。

1、上级业务主管机关颁发的需要执行的文件材料，会议材料。 2、上级党委政府和上级非隶属机关颁发的属本机关职能并要执行的文件材料。 档案及归档文件整理 归档文件材料 1、上级业务主管机关颁发的需要执行的文件材料，会议材料。 2、上级党委政府和上级非隶属机关颁发的属本机关职能并要执行的文件材料。 3、本级党委政府和同级机关颁发涉及本机关职能或任免、奖惩的文件材料。 4、本级机关形成的文件材料。 5、下级机关报送的重要业务问题材料，年度总结、统计表及重要专题报告材料。

档案及归档文件整理 不归档文件材料 1、上级业务主管机关关于任免、奖惩非本机关人员的文件材料；发来供参考的抄件；征求意见搞及临时性的事务文件（如会议通知、报材料等）。 2、本级党委政府和同级机关颁发的非本机关职能并不需执行的材料。对于非本机关职能需要执行的材料，可作10年归档，也可作资料保存，各单位视情况而定。 3、本级机关重份文件；未经讨论通过或领导签批的文件；抄录供参考的文件；内部抄送不履行公文程序的文件；本机关领导人兼任外机关职务形成的与本机关职能无关的文件。 4、下级机关报送的一般性文件材料；越级上报，不需办理的文件（如报告、简报等）。

二、确定分类方案 档案及归档文件整理 归档文件按三种分类方法分类：即分年度、分保管期限、分机构（问题）。 我县各单位拟确定三种分类方案： 1、年度——机构——保管期限 2、年度——问题——保管期限 3、年度——保管期限

档案及归档文件整理 年度——机构——保管期限。适宜产生档案材料多，内设机构稳定，且机构不多，各机构之间形成的材料数量相当。

档案及归档文件整理 年度——问题——保管期限。适宜档案数量多，内设机构多且不稳定。我县多数大单位采用此方案。

档案及归档文件整理 年度——保管期限。适宜档案数量少（一般一年不到300份）。我县多数小单位采用此方案。

档案及归档文件整理 三、编制“三合一”制度并报批 三合一制度，是以表格的形式，将分类方案、归档范围、保管期限三个方面的内容列举出来，是指导本机关归档的指导性文件。只是在我省实行，我们简称为“三合一”制度。 国家档案局第8号令规定，各立档单位要编制好本机关的归档范围和文书档案保管期限表，报同级档案部门审批后执行。

编制应注意的问题 1)、分类方案设置要科学合理。 2)、归档范围要保证齐全完整。 3)、保管期限划分要准确、得当。 档案及归档文件整理 编制应注意的问题 1)、分类方案设置要科学合理。 2)、归档范围要保证齐全完整。 3)、保管期限划分要准确、得当。 4)、条款拟写简炼、规范。

1）调研准备阶段阶段。明确单位的性质和职能；了解隶属关系及行文关系；熟悉8号令上规定的范围和期限，应归尽列。 档案及归档文件整理 编制的步骤 1）调研准备阶段阶段。明确单位的性质和职能；了解隶属关系及行文关系；熟悉8号令上规定的范围和期限，应归尽列。 2）拟制编写阶段。一般各立卷部门拟出初稿，再综合归纳。县直各单位可参照市主管部门的，在其基础上编写（市直单位基本完成）。

3）讨论修改阶段。初稿形成后，要广泛征求意见，反复讨论修改。特别要征求本单位各部门负责人意见，因为他们业务熟，能发现问题，提出合理化建议。 档案及归档文件整理 3）讨论修改阶段。初稿形成后，要广泛征求意见，反复讨论修改。特别要征求本单位各部门负责人意见，因为他们业务熟，能发现问题，提出合理化建议。 4）审批实施阶段。讨论稿形成后，报领导审定，领导审定后，以正式文件报县档案局审批（企业性单位报县档案局备案），县档案局审查后，下批文实施。

档案一般按种类划分：文书档案、科技档案、声像档案、电子档案、实物档案、专业专门档案（如会计、业务档案），等等 档案及归档文件整理 档案类型： 档案一般按种类划分：文书档案、科技档案、声像档案、电子档案、实物档案、专业专门档案（如会计、业务档案），等等 档案一般按载体材料划分：纸质档案、感光材料档案、磁性材料档案、胶片档案、唱片档案、光盘（硬盘）档案、其它特殊材料档案，等等

某某单位文件材料分类方案、归档范围、保管期限表 档案及归档文件整理 某某单位文件材料分类方案、归档范围、保管期限表 分类方案 序号 归 档 范 围 保管期限 种类 类别 文书文件材料 综合类 1 ⅹⅹⅹ关于召开年度、半年工作会议的文件材料 永久 2 重要的 30年 一般的 专业文件材料

四、归档文件整理步骤 1、分年度 按文件形成的年度分开，即按文件形成的日期分。 档案及归档文件整理 四、归档文件整理步骤 1、分年度 按文件形成的年度分开，即按文件形成的日期分。 但有以下特殊注意：1）跨年度会议，归入会议闭幕年；2）跨年度的案件，归入办结年；3）跨年度的请示、批复，归入批复年（归档整理前收到的批复）；4）几份文件作为一件时，以最前面的文件日期为准。

档案及归档文件整理 2、分类 分类之时，要确定好“件”。即是以“件”为单位分类。 确定“件”的原则：单份文件，一份为一件；文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复印件为一件；转发文与被转发文为一件；各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；来文与复文为一件，请示与批复可为一件。文件处理单应与归档文件作为一件。法律文件的历次定稿单独作为一件。 按上面确定好了的分类方案进行分类，三级分类的要分类再分期限；二级分类的只分期限。

档案及归档文件整理 3、划定保管期限 每份文件都有其价值。对其价值进行鉴定是归档整理的重要环节。一般有两个阶段：即资格审定和生存期划定。 资格审定就是确定文件材料是否归档 生存期划定就是划定归`档文件的保管期限。归档文件的保管期限根据国家档案局第8号令要求分为：永久、30年（长期）、10年（短期） 一般规律：上级10年多、永久次之；本级永久多、30年次之；下级10年多，30年次之；同级永久多、10年次之。

档案及归档文件整理 永久保存的材料范围 1）、上级业务主管机关制发的属于本机关主管业务的重要政策、规章性文件材料（长期执行的业务文件）。 2）、本机关制定或代同级党委、政府起草本机关业务，由同级党委、政府颁发，属于政策法规性的、处理重要问题的文件材料。 3）、本机关形成的年度工作总结、计划、报表，大事记、组织沿革、年鉴、重要制度等。 4）、本机关形成的反映全面业务工作的重要情况汇报，重要数据材料，重要的请示（业务问题）和上级机关的批复。 5）、本机关房屋买卖、土地征用、全要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。 6）、本机关和上级机关及相关机关关于本机关机构成立、变更、启用印章、人员任免、编制、获县级（含）以上表彰、受警告（不含）以上处分的等文件材料。 7）、本机关人事考核、干部职工调动手续、职工名册、党团工会等工作形成的重要材料、职工录用、转正、定级、调资、辞退、离退休、死亡、抚恤等方面的文件材料。 8）、本机关召开重要会议、举办重要活动、外事活动形成的文件材料（不含典型材料、交流材料和简报）。 9）、本机关行政执法管理、执法检查、审批、审查、核准及发放20年（含）以下许可证等活动中形成的文件材料。 10）、同级机关和下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

档案及归档文件整理 30年保存的材料范围 1）、本机关制发的一般业务问题文件、一般业务问题的请示与上级批复。 2）、本机关召开一般会议的文件材料，召开重要会议的典型材料、交流材料和简报。 3）、本机关核发20年以下许可证中形成的文件材料。 4）、本机关人事管理方面的文件材料，受县级以下表彰和受警告处分的文件材料。 5）、本机关日常管理中形成的一般文件材料，一般性工作报告、总结、统计报表等。 6）、下级机关报送的重大问题的文件材料。

档案及归档文件整理 10年保存的材料范围 1）、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。 2）、上级机关或同级机关制发的非本机关业务，但要长期贯彻执行的文件材料。 3）、同级机关或下级机关有关一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 4）、上级业务主管机关召开会议的总结、讲话等文件材料。 5）、本机关一般性事务文件材料。 6）、本机关编印的简报、刊物。 7）、本机关电话记录、安全亡记录等记录材料。 8）、下级机关报送的重要的总结、报告、统计表等。

档案及归档文件整理 4、归档文件的装订 以“件”为单位装订，装订方法用斜口袋或“三孔一线”装订。 装订前的准备工作。破损文件要修补；去掉金属物；传真件要复制；超大幅要折叠。以件为单位进行编号，页号编在文件在正面左下角（反面右下角），有字编，不字不编，每件从“1”编起，原已有页号的可不编。有文件处理单的一并编号。 永久、30年（长期）装订，10年（短期）保持原状。斜口袋装订后，要将文件形成日期和总页数填在斜口袋上，方便后期录入目录。

归档章盖在文件上端靠右空白处。归档章样式长45厘米、高16厘米。可用归档章盖，也可用打印机打出来。 档案及归档文件整理 5、盖归档章和填写相关栏目 归档章盖在文件上端靠右空白处。归档章样式长45厘米、高16厘米。可用归档章盖，也可用打印机打出来。 T012 2008 综合类 30年 全宗号 年度 室件号 机构问题 期限 馆件号 T012 2008 02 30年 T012 2008 永久

归档文件要求在最低一级类目下按事由原则排列。按我县所设定的三种分类方案，最低一级类目下，就是在同一保管期限下排列。 档案及归档文件整理 6、归档文件的排列 归档文件要求在最低一级类目下按事由原则排列。按我县所设定的三种分类方案，最低一级类目下，就是在同一保管期限下排列。 同一事由的文件材料排列在一起，同一事由内的文件材料可按重要程度或时间排列。 不同事由的文件材料，可按时间顺序排列（随办随归）、文号排列、重要程度排列等等。

在最低一级类目下（即同一保管期限下），从“1”开始编号。一件文件编一个号，不重不漏。不现类别不同期限不能连续编号。 档案及归档文件整理 7、编室编件号 在最低一级类目下（即同一保管期限下），从“1”开始编号。一件文件编一个号，不重不漏。不现类别不同期限不能连续编号。 T012 2008 2 综合类 30年 T012 2008 1 综合类 30年

档案及归档文件整理 8、录入目录数据库并建立归档文件目录 目录数据库格式 归档文件目录格式 著录时应注意的几项内容： 1）责任者：该件文件的作者或发文单位。发文单位超过两个以上的，只填写两个单位，即文号单位和本单位（上级的填写本机关上级单位）。 2）题名：包含责任者、问题和名称。只有一个时照抄；有副题名和并列题名时，主题名能反映内容的，不抄，否则要照抄；无题名或题名不能揭示内容的，要自拟题名并加“[]”；单个会议记录要注明会议时间和主题。

档案及归档文件整理 3）文号。文件编号，有则填、无则不填。 4）件号。按所编件号，著录。 5）日期。该件文件的日期。用8位数字表示。如20080215，即是2008年2月15日。无日期的要尽可能考证出日期。 6）页数。该件文件的总页数。 7）档号。该件文件的档号。由全宗号——年度——机构（问题）代号——保管期限代号——件号组成。二级分类的就无机构（问题）代号这项。例：T015—2008—02—30—12或T015—2008—Y—15。 8）备注。一般填写密级。如机密、秘密等。有则填，无则不填。

在制作归档文件目录时，还要制作“归档文件目录封面”，为提高手工检索效果，还应制作“归档文件目录索引表” 归档文件目录 全宗名称：团风县档案局 档案及归档文件整理 在制作归档文件目录时，还要制作“归档文件目录封面”，为提高手工检索效果，还应制作“归档文件目录索引表” 归档文件目录 全宗名称：团风县档案局 年 度： 2008年 保管期限： 永久 机构（问题）： 序号 年度 类别代码 类别名称 保管期限 页号 件数 备注 1 2008 01 综合类 永久 25 30年 3 30

装盒原则：按件号顺序装号；不同类别不能装入同一盒，不同保管期限不能装入同一盒。 档案及归档文件整理 9、装盒 装盒原则：按件号顺序装号；不同类别不能装入同一盒，不同保管期限不能装入同一盒。 利用时，要及时按件号顺序归位，不能错位。 10、填写盒封面、背脊和备考表 档案盒封面只填写：全宗名称。如“团风县档案局”。

档案及归档文件整理 全 宗 号 T015 年 度 2008 保管期限 30年 机构（问题） 起止件号 室编件号 1—25 馆编件号 盒 号 盒背脊按要求填写，盒号不编。备考表每盒一份，填写盒内文件材料需要说明的情况，如破损、修补、移出、销毁等。如没有内容填写，可只注明整理人、检查人和归档日期。 团风县档案局 本盒基本情况： 整理人： 检查人： 年 月 日

排列上架要求：一个年度排列在一起，年度下按类别分类的，同一类别排列在一起，再排保管期限。如未按类别分，在年度下，只按保管期限排列。 档案及归档文件整理 11、排列上架。 排列上架要求：一个年度排列在一起，年度下按类别分类的，同一类别排列在一起，再排保管期限。如未按类别分，在年度下，只按保管期限排列。 排列后，可用铅笔编写盒号。盒号从“1”编起，下年度可连续编排。