归档文件材料的整理

1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 一、概述 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件的整理方法：按卷整理（2000年之前）和按件整理（2001年之后）两种方法 3、标准依据：《归档文件整理规则 》(中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000 国家档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施)

4、件：归档文件的整理单位。 1、文件正文与定稿为一件。 2、正文和附件为一件。 3、原件与复印件为一件。如传真和复印件。 4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 5、转发与被转发件为一件。 6、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。 7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 8、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列，作多件来处理。 9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或几人为一件。 10、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件。

5、归档文件整理：将收集齐全完整的归档文件进行鉴定，以件为单位进行装订、划分保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒、上架排列，使之有序化的过程。 　 6、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 7、质量要求： （1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。 （2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

二、归档文件整理的步骤 收集→鉴定→装订→划分保管期限→分类→排列→编号→编目→装盒→上架排列

（一）文件材料的收集 1、本单位工作中形成的文件材料 2、上级单位下发的文件材料 3、不相隶属单位之间抄送的文件材料 4、下级单位上报的文件材料 （二）文件材料的鉴定 主要是对收集的文件材料进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没有保存价值的文件材料。

文件材料的归档范围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作具有利用价值的文件材料； 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料； 4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

不属于归档范围的文件材料： 1、上级下发的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，不需办理的一般性电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4、下级单位上报的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报的文件材料等。

（三）装订 　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

装订方法： 1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法，要求左、上侧对齐。 2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可采用此种方法，要求左、上侧对齐。 3、线装法。10页以上的文件可采用此种方法，采用“三孔一线”选择粗细适中的棉线进行装订，要求左、下侧对齐。 4、特殊情况，如装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令，2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，12月28日公布起施。） （四）划分保管期限 1、永久 2、定期：30年、10年 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令，2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，12月28日公布起施。）

永久保管的文件材料： 1、本单位的党组、党委、行政工作会议的记录 2、本单位的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年鉴、规章制度 3、本单位召开的重要会议材料 4、本单位制发的方针、政策性和规范性文件 5、本单位的机构演变、启用、人事任免和奖惩文件 6、本单位的录用、转正、调资、定级、离退休、抚恤工作文件 7、本单位干部职工、党员花名册和统计年报 8、本单位签定的合同、协议文件 9、本单位重要的请示、报告、批复文件 10、上级单位或领导对本单位的重要批示 11、上级下发需本单位贯彻执行的重要文件

5、下级单位报来的年度计划、总结、统计报表 6、本单位编印的刊物 7、本单位的重要典型、汇报材料 定期（30年）保管的文件材料： 1、本单位制发的一般性的文件 2、半年、季度工作计划、总结、报告 3、本单位内部科室的工作报告、计划、总结 4、上级单位发来的需要贯彻执行的文件 5、下级单位报来的年度计划、总结、统计报表 6、本单位编印的刊物 7、本单位的重要典型、汇报材料 定期（10年）保管的文件材料： 1、本单位一般事务性、临时性的文件 2、本单位每月的工作安排 3、上级发来的有价值的普发性文件 4、单位之间协商工作的来往文书

（五）分类 1、年度分类法 2、问题分类法 3、保管期限分类法

1、保管期限－年度－问题分类法 此时分类方案为： 永久：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类… 　　　2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类… 30年：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类… 10年：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类…

2、保管期限－年度分类法 此时分类方案为： 永久：2009年、2010年、2011年…… 30年：2009年、2010年、2011年…… 10年：2009年、2010年、2011年……

一般机关文件材料分类纲目 一、党务类 1.党组（委）会议记录、会议纪要 2.党组（委）民主生活会议记录 3.党员大会、支部会议记录、材料 4.党组（委）工作计划、总结 5.党组（委）决议、规定、报告等 6.领导讲话、批示等 7.评选、奖惩材料 8.党员管理 9.党组织关系介绍信 10.党组织、党员统计报表、名册 11.其它（党务宣传包括理论学习、党员培训、精神文明建设等、纪检监察、统战工作包括民主党派、宗教、侨务等、群团工作包括工会、共青团、妇联及其他社团组织）

二、政务类 1.综合性工作会议材料 2.行政办公会议记录、纪要 3.一般工作会议、专题会议材料 4.本单位工作规划、计划、总结 5.领导讲话、批示 6.上级机关、领导检查、视察形成的材料 7.上级对本单位的奖惩材料 8.上级机关制发的、需要本单位贯彻执行的材料 9.本单位制发的政策、法规性文件材料 10.本单位的请示与上级的批复 11.下级单位的请示与本单位的批复 12.本单位制发的一般性工作文件 13.人大代表建议、政协提案办理材料 14.工作制度、大事记 15.工作信息、简报 16.机要、保密、档案、信访、统计等材料 17.其它（教育培训、财务审计、计划生育、安全保卫（治安、消防、法律事务等）、后勤福利（房产、土地、车辆、绿化、水、电、暖等）、对外交流（出国、外出考察、接待来访等）

三、劳动人事类 1.机构设置、人员编制、名称更改、印信启用和作废材料 2.人事任免、奖惩材料 3.干部职工录用、转正、职称评聘、干部任免、调配、辞职等材料 4.离退休、死亡、抚恤等材料 5.人事考核材料 6. 行政关系介绍信 7. 干部、职工统计报表、花名册 8. 工资定级、晋级、调资、统计报表等 9. 其它 四、业务类 1. …………… 2. …………… 3. ……………

（六）排列 　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 （七）编号 归档章

（八）编目 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 1 日照市**局 日*发 [2011]1号 2010年全市**工作总结及2011年工作计划 20110120 20

（九）装盒 装盒就是将编好归档文件目录的归档文件，按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限条件下，装满盒为止。不同年度不同保管期限的档案不能装在一个盒内。 归档文件装盒后，即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。

归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架。档案上架排列方法应与分类方案一致，排列的顺序从上到下，从左到右。 （十）上架排列 归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架。档案上架排列方法应与分类方案一致，排列的顺序从上到下，从左到右。

档案的排列方式 文书档案 （永久） 文书档案 （30年） 文书档案 （10年）

归档文件整理的步骤回顾 收集→鉴定→装订→划分保管期限→分类→排列→编号→编目→装盒→上架排列 1、收集、划分保管期限：国家档案局8号令； 2、分类、排列：《一般机关文件材料分类纲目》

谢 谢！