归档文件材料的整理.

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归档文件材料的整理

1、归档文件:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 一、概述 1、归档文件:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件的整理方法:按卷整理(2000年之前)和按件整理(2001年之后)两种方法 3、标准依据:《归档文件整理规则 》(中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000 国家档案局2000年12月6日批准,2001年1月1日实施)

4、件:归档文件的整理单位。 1、文件正文与定稿为一件。 2、正文和附件为一件。 3、原件与复印件为一件。如传真和复印件。 4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 5、转发与被转发件为一件。 6、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。 7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等,一册为一件。 8、一次会议或活动形成的文件,为便于利用,可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列,作多件来处理。 9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根,以一人为一件或几人为一件。 10、文件的中文与外文为一件,文件的汉文本与少数民族文本为一件。

5、归档文件整理:将收集齐全完整的归档文件进行鉴定,以件为单位进行装订、划分保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒、上架排列,使之有序化的过程。   6、整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 7、质量要求: (1)归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制。 (2)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

二、归档文件整理的步骤 收集→鉴定→装订→划分保管期限→分类→排列→编号→编目→装盒→上架排列

(一)文件材料的收集 1、本单位工作中形成的文件材料 2、上级单位下发的文件材料 3、不相隶属单位之间抄送的文件材料 4、下级单位上报的文件材料 (二)文件材料的鉴定 主要是对收集的文件材料进行“资格审定”,确定其是否属于归档的范围,剔除没有保存价值的文件材料。

文件材料的归档范围: 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作具有利用价值的文件材料; 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料; 3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料;下级单位报送的重要文件材料; 4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

不属于归档范围的文件材料: 1、上级下发的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料,任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等; 2、本单位文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,不需办理的一般性电话记录,单位内部互相抄送的文件材料,本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料; 3、同级单位的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料; 4、下级单位上报的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报的文件材料等。

(三)装订   归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

装订方法: 1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法,要求左、上侧对齐。 2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可采用此种方法,要求左、上侧对齐。 3、线装法。10页以上的文件可采用此种方法,采用“三孔一线”选择粗细适中的棉线进行装订,要求左、下侧对齐。 4、特殊情况,如装订成册不便拆钉的书籍、刊物,由于其金属物已严密封装在其中,拆除有损其原貌,因此也可以不拆除。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令,2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过,12月28日公布起施。) (四)划分保管期限 1、永久 2、定期:30年、10年 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令,2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过,12月28日公布起施。)

永久保管的文件材料: 1、本单位的党组、党委、行政工作会议的记录 2、本单位的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年鉴、规章制度 3、本单位召开的重要会议材料 4、本单位制发的方针、政策性和规范性文件 5、本单位的机构演变、启用、人事任免和奖惩文件 6、本单位的录用、转正、调资、定级、离退休、抚恤工作文件 7、本单位干部职工、党员花名册和统计年报 8、本单位签定的合同、协议文件 9、本单位重要的请示、报告、批复文件 10、上级单位或领导对本单位的重要批示 11、上级下发需本单位贯彻执行的重要文件

5、下级单位报来的年度计划、总结、统计报表 6、本单位编印的刊物 7、本单位的重要典型、汇报材料 定期(30年)保管的文件材料: 1、本单位制发的一般性的文件 2、半年、季度工作计划、总结、报告 3、本单位内部科室的工作报告、计划、总结 4、上级单位发来的需要贯彻执行的文件 5、下级单位报来的年度计划、总结、统计报表 6、本单位编印的刊物 7、本单位的重要典型、汇报材料 定期(10年)保管的文件材料: 1、本单位一般事务性、临时性的文件 2、本单位每月的工作安排 3、上级发来的有价值的普发性文件 4、单位之间协商工作的来往文书

(五)分类 1、年度分类法 2、问题分类法 3、保管期限分类法

1、保管期限-年度-问题分类法 此时分类方案为: 永久:2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类…    2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类… 30年:2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类… 10年:2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类…

2、保管期限-年度分类法 此时分类方案为: 永久:2009年、2010年、2011年…… 30年:2009年、2010年、2011年…… 10年:2009年、2010年、2011年……

一般机关文件材料分类纲目 一、党务类 1.党组(委)会议记录、会议纪要 2.党组(委)民主生活会议记录 3.党员大会、支部会议记录、材料 4.党组(委)工作计划、总结 5.党组(委)决议、规定、报告等 6.领导讲话、批示等 7.评选、奖惩材料 8.党员管理 9.党组织关系介绍信 10.党组织、党员统计报表、名册 11.其它(党务宣传包括理论学习、党员培训、精神文明建设等、纪检监察、统战工作包括民主党派、宗教、侨务等、群团工作包括工会、共青团、妇联及其他社团组织)

二、政务类 1.综合性工作会议材料 2.行政办公会议记录、纪要 3.一般工作会议、专题会议材料 4.本单位工作规划、计划、总结 5.领导讲话、批示 6.上级机关、领导检查、视察形成的材料 7.上级对本单位的奖惩材料 8.上级机关制发的、需要本单位贯彻执行的材料 9.本单位制发的政策、法规性文件材料 10.本单位的请示与上级的批复 11.下级单位的请示与本单位的批复 12.本单位制发的一般性工作文件 13.人大代表建议、政协提案办理材料 14.工作制度、大事记 15.工作信息、简报 16.机要、保密、档案、信访、统计等材料 17.其它(教育培训、财务审计、计划生育、安全保卫(治安、消防、法律事务等)、后勤福利(房产、土地、车辆、绿化、水、电、暖等)、对外交流(出国、外出考察、接待来访等)

三、劳动人事类 1.机构设置、人员编制、名称更改、印信启用和作废材料 2.人事任免、奖惩材料 3.干部职工录用、转正、职称评聘、干部任免、调配、辞职等材料 4.离退休、死亡、抚恤等材料 5.人事考核材料 6. 行政关系介绍信 7. 干部、职工统计报表、花名册 8. 工资定级、晋级、调资、统计报表等 9. 其它 四、业务类 1. …………… 2. …………… 3. ……………

(六)排列   归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 (七)编号 归档章

(八)编目 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 1 日照市**局 日*发 [2011]1号 2010年全市**工作总结及2011年工作计划 20110120 20

(九)装盒 装盒就是将编好归档文件目录的归档文件,按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是:在同一年度、同一保管期限条件下,装满盒为止。不同年度不同保管期限的档案不能装在一个盒内。 归档文件装盒后,即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。

归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后,即可将整理好的档案排列上架。档案上架排列方法应与分类方案一致,排列的顺序从上到下,从左到右。 (十)上架排列 归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后,即可将整理好的档案排列上架。档案上架排列方法应与分类方案一致,排列的顺序从上到下,从左到右。

档案的排列方式 文书档案 (永久) 文书档案 (30年) 文书档案 (10年)

归档文件整理的步骤回顾 收集→鉴定→装订→划分保管期限→分类→排列→编号→编目→装盒→上架排列 1、收集、划分保管期限:国家档案局8号令; 2、分类、排列:《一般机关文件材料分类纲目》

谢 谢!