山东省行政处罚档案整理规范 （2016）

法律依据 根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《山东省行政执法监督条例》等法律法规的规定制定本规范。 山东省档案局、山东省人民政府法制办公室（鲁档发〔2015〕20号文）2015年5月7日印发了《山东省行政处罚档案整理规范》和《山东省行政许可档案管理办法》两个规范文件。2015年6月1日起施行。

适用范围 适用于本行政区域内各级行政执法机关（包括法律法规授权或委托的事业单位，以下简称行政执法单位）依法作出的行政处罚案件。

行政处罚档案定义 行政处罚档案是指具有行政处罚权的行政执法单位按照法定的程序，在办理行政处罚案件过程中直接形成的，反映执法活动全过程的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

管理原则 行政处罚档案原则上应由本单位档案机构集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。确因工作需要或者保管条件限制的，可由业务部门暂时管理2年，每年向本单位档案机构移交档案目录和上报档案统计数据，并接受档案机构的监督和指导。

归档制度 •归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求。 •归档范围； •归档时间； •归档要求。

归档范围—简易程序 行政处罚档案分为简易程序行政处罚档案和一般程序行政处罚档案两大类。 简易程序的行政处罚案件，应归档： 行政处罚决定书； 当场处罚备案表； 缴纳罚款收据。

归档范围—一般程序 一般程序的行政处罚案件，应归档： 立（受）案文书； 案件移送文书； 现场检查（勘验）笔录； 调查（询问）笔录； 先行登记保存证据文书； 检验、监测、检疫、鉴定、专家评审文书；

归档范围—一般程序 7.案件处理内部审批文书； 8.行政处罚事先告知（含听证告知）文书； 9.陈述申辩材料； 听证通知书、听证笔录、听证报告； 案件调查终结报告； 行政处罚决定书；

归档范围一般程序 13.送达回证； 14.罚没款（物）审批表、清单、票据材料； 15.行政处罚强制执行申请文书； 16.结案报告； 17.重大案件集体讨论记录； 18.案件合议记录。

整理时限 行政处罚档案设单独档案门类进行整理。 行政处罚档案应在案件办结后一个月内按规范要求整理归档。

保管期限 责令停产停业、暂扣或者吊销许可证、暂扣或者吊销执照、行政拘留、处罚金额5万元以上或对社会有较大影响的行政处罚档案列为永久保存； 警告、没收违法所得、没收非法财物或处罚金额5万元以下的行政处罚档案保管期限为30年。

分类排列 行政处罚档案分为：简易程序行政处罚档案、一般程序行政处罚档案两大类。 适用一般程序的行政处罚档案一案一卷或一案数卷； 适用简易程序的行政处罚档案可数案一卷。 行政处罚档案采用保管期限—年度分类法。 归档案卷排列应在在分类方案的最低一级类目内，按照行政处罚决定书字号或按案件办结时间顺序排列，一卷一号。

卷内文件排列 卷内文件材料应按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序，兼顾文件材料之间的内在联系进行排列。 结论性的材料放在前面，印证性的材料放在后面。

卷内文件排列 卷内文件材料的一般排列顺序是： 1.行政处罚决定； 2.上级部门交办、其他部门移送、群众举报案件的材料； 3.案件受理、立案审批表； 4.现场检查笔录； 5.登记保存（封存）（扣押）决定书；

卷内文件排列 6.调查笔录； 7.案件讨论记录； 8.通知存根； 9.行政处罚告知书； 10.送达回证； 11.解除登记保存（封存）（扣押）决定书； 12.案件移送书； 13.案件办理报批书；

卷内文件排列 14.听证申请书，听证通知书及听证笔录； 15.建议书； 16.检验（检定）（鉴定）委托书； 17.涉案物品清单； 18.强制执行申请书； 19.涉案物品处理记录、处理凭证； 20.结案报告； 21.其他应归档的文件材料。

组 卷 简易程序行政处罚档案：按形成时间顺序，将案件的责令改正（更正）通知书、现场处罚决定书等有机联系的文件组成一个保管单位，按照《归档文件整理规则》的规定进行组卷。 一般程序（听证程序）行政处罚档案：按“一案一卷”的原则组卷，同一案件文件材料数量过多时，可适当调整成若干分卷。

编制页号 行政处罚档案卷内文件材料有图文的页面均应编写页号。 页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角使用铅笔用阿拉伯数字逐页编写页号。各分卷之间不连续编页号。

卷内文件目录 行政处罚档案应编制卷内文件目录，并放置在卷内文件材料之前，卷内文件目录应按照文件材料的排列顺序逐件填写。 式样：

卷 内 文 件 目 录 顺序号 文号 责任者 题 名 日 期 页 号 备注

卷内文件目录 2.文号：文件的发文字号。文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。 示例：“德档发【2002】16号” ● 1.顺序号：卷内文件的排列序号。用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。 2.文号：文件的发文字号。文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。 示例：“德档发【2002】16号”

卷内文件目录 • 3.责任者：对档案内容进行创造、负有 责任的团体或个人。责任者只有一个，照原文填写。责任者有多个时，选择立档单位责任者；立档单位不是责任者时，选择主要责任者填写。责任者用全称或规范化简称。示例：“德州市工商局” • 4.题名：文件的标题。文件没有题名时，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。 示例：[关于XX案件的协查函]

卷内文件目录 5.日期：文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位，前加“0” 示例：2003年2月8日填写为“20030208” 6.页号：每份文件材料的起始页码，最后一份文件材料要注明终止页码。示例：“06-12” 7.备注：留待对卷内文件变化时作说明用。

卷内备考表 卷内备考表内容包括： 1.本卷情况说明：说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，组卷情况。 2.立卷人：由责任立卷者签署。 3.检查人：由档案质量审核者签署。 4.立卷时间：完成档案立卷的日期。

卷　内　备　考　表 立 卷 人： 审 核 人： 立卷时间： 本卷情况说明：

档案装订 行政处罚档案装订采用三孔一线的装订方式，并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章，以示负责。

档案编号 行政处罚档案一卷编制一个案卷号。一案多卷的不能编制一个案卷号。 一种保管期限一个目录号即一组流水号。每个目录号中从1开始编制档案流水编号。

案卷封面编制 全宗名称：即立档单位名称，用全称或规范化简称。 案卷类别：行政处罚档案。 案件名称（案卷题名）：简要写明违法主体和违法行为。 示例：“XX市XX电子有限公司销售未经型式批准建立的进口计量器具案”

案卷封面编制 4.处理结果：处罚决定中确认的处罚内容，或者复议决定确认的处罚内容或者诉讼确认的处罚内容。要求分项写明行政处罚的方式。示例：“责令补办型式批准手续”；“罚款XXX元” 5.卷内文件起止时间：卷内文件形成的起止日期。 示例：“自2002年4月10日至2002年5月16日止”

案卷封面编制 6 .保管期限：根据档案保管期限表划定 的保管期限。 示例1：“永久” 示例2：“30” 示例3：“10” 7. 卷内文件数量：本案件共有的档案数量及各卷内的文件份数和页数。 示例：“本案共15卷，本卷为第8卷13件167页” 8. 归档号：行政处罚档案的归档顺序号。

（全宗名称） 行政处罚案卷 案件名称 当事人 处罚决定书 文 号 立（受）案日期 年 月 日 结案日期 办案处室 办案人 归档日期 保管期限 文　　号 立（受）案日期 年　月　日 结案日期 办案处室 办案人 归档日期 保管期限 本卷共　　　件　　　　页 全宗号 目录号 案卷号

档号编制 • 档号由全宗号、案卷目录号（或类别号）、案卷号、顺序号（件）号、页（张）号组成。 • 档号采用以下两种结构中的一种： •1.全宗号-案卷目录号-案卷号-顺序号（件）-页（张）号 示例：“J035-005-016-025” •2.全宗号-类别号-案卷号（件）号 示例：“J036-1·3-021” • 3.硬封面卷脊填写年度、全宗号、案卷目录号（类别号）、案卷号。

档号编制 1.全宗号：同级档案馆给每一个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识全宗进馆的顺序号。示例：“J036” 2.目录号：全宗内案卷所属目录的代码。区分不同档案门类不同保管期限的编号，用阿拉伯数字表示。 3.案卷号：档案排列的顺序号。若设分卷的档案，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，并加“（）”示例：“J063-016-123（1）”

案卷格式 •案卷格式：案卷封面采用硬封面和软封面 两种形式。 •案卷格式：案卷封面采用硬封面和软封面 两种形式。 •硬封面：封面尺寸采用310mm×220mm（长×宽）。封底三边另有70mm宽的折叠纸舌。•卷脊根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。 •软封面：采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒。封面内页可打印或印制档案卷内目录，封底内页可印制档案备考表。

档案装盒 行政处罚档案采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒。 装盒应区分保管期限，按案卷号顺序装入档案盒。 不能装订立卷的证据材料，应放入证据袋中，并在证据袋上注明证据名称、数量、种类、制作的时间、地点和所属案卷的档号（全宗号、目录号、案卷号）。

“起止案卷号”填写装入档案盒中最小案卷号至最大案卷号。 全宗号 目录号 起止案卷号 使用阿拉伯数字填写档案盒脊背项目 “起止案卷号”填写装入档案盒中最小案卷号至最大案卷号。 示例：1—5 建议采用无酸纸档案盒

档案整理基本要求 归档文件应全面、完整、系统依法记录行政处罚活动的全过程。归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （一）格式正确，纸质文件材料须采用A4标准无酸纸制作； （二）文件材料字迹必须清楚、整洁，符号正确，签章完备； （三）载体和书写材料应符合耐久性要求。

案卷目录 行政处罚档案案卷目录输入计算机管理,建立案卷级电子目录数据库, 并打印一套纸质案卷目录备查。 案卷级目录著录项目: 行政处罚档案案卷目录输入计算机管理,建立案卷级电子目录数据库, 并打印一套纸质案卷目录备查。 案卷级目录著录项目: 1.案卷题名：行政处罚案卷的标题，一般格式为：（行政处罚实施机关）+“关于”+（被处罚单位）+（行政处罚事项）+“的文件材料”

案卷目录 2.起始年月：行政处罚立案的时间，以6位阿 拉伯数字标注年、月，月不足两位，前加“0”，如：200801。 3.终止年月：行政处罚实施机关做出处罚决定的时间，格式同上。 4.件数：卷内文件的总件数。 5.页数：卷内文件的总页数。 6.保管期限：根据档案保管期限表划定的保管期限。填写“永久”或“30年” “10年” 7.备注：填写需要说明的问题。

管理利用 行政处罚档案管理部门应对行政处罚档案的利用权限做出明确规定，建立档案借阅登记簿，健全借阅档案登记、审批手续，做好利用效果反馈登记，掌握档案的利用情况。 司法部门因依法执行公务查阅行政处罚档案，各单位应按规定提供相关档案。 各单位保存的行政处罚档案一般不得借出利用。

鉴定销毁 档案保管期满后，应由业务部门提出初步存毁意见，会同档案部门共同鉴定，编制销毁清册。 销毁行政处罚档案应经本单位负责人同意，并在档案销毁清册上签署意见。 销毁档案应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应归入本单位全宗卷永久保管。

移交进馆 属于进馆范围的行政处罚档案（包括电子文件），应按同级档案行政管理部门的要求，定期向同级综合档案馆移交。 向档案馆移交档案，应将打印的全宗指南、纸质案卷目录（一式三份）及其电子目录和相关参考资料一并移交。

规范出台前形成的档案处置办法 使用软卷皮、硬卷皮、档案袋装订的档案，档案装具维持原状不变。 没用备考表的案卷应制作备考表置于案卷材料之后。 没有档号（全宗号、目录号、案卷号）的案卷应通过加盖档号章等方法在案卷封面右下角填写档号。 编号、录入案卷目录同上

德州市档案局业务指导科 联系电话：2327521