第4章 Microsoft Office Excel 2003中文版 南昌大学科学技术学院

Microsoft Excel是由Microsoft为Windows和Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款软件。它以电子表格的方式对数据进行处理、统计、分析等，具有非常友好的人机界面和强大的计算功能。目前，广泛地应用于统计、管理、金融等领域。 Microsoft Excel从诞生到现在，经历了多次的改进和升级，本章介绍的是Microsoft Excel 2003中文版。由于它是Office 2003中的一个组件，因此它和Word、PowerPoint等之间具有良好的信息交互性和相似的操作方法。

本章结构 4.1 Microsoft Office Excel 2003概述 4.2工作簿与工作表的管理 4.3工作表的输入与编辑 4.4 工作表的格式化 4.5 公式与函数的使用 4.6 图表 4.7 数据管理与分析 4.8 工作表的输出 本章小结

熟练掌握: 1、启动的常用方法(3种方法) 2、退出的常用方法(3种方法) 具体操作步骤参照课本

标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏 工作表格区 任务窗格 工作表标签 状态栏 工作簿窗口滚动条

工作簿、工作表、单元格和单元格区域 单元格的选择

(1) 工作簿 存储数据、数据运算公式以及数据格式化等信息的文件。 一个报表文件就是一个工作簿，一个工作簿由若干个工作表（最多可同时打开255个工作表）组成。 工作簿的文件名包括路径（全名）不超过218个字符，其文件的扩展名是XLS。

(2) 工作表 工作簿窗口中由暗灰色的横竖线组成的表格，它是Excel的基本工作平台和电子表格。 在一个工作簿文件中，无论包含几个工作表，都会将其保存在同一个工作簿中。

(3) 单元格 工作表中最基本的存储数据单元。每个单元格最多可以存储32000个字符。它是整体操作的最小单位，也是组成工作表的最小单位。 任意时刻工作表中有且仅有一个单元格是激活的，用户的所有操作都是针对它进行的。 当前单元格

(4) 单元格区域 指多个相邻单元格形成的矩形区域。 例如：C3：E7表示以C3单元格和E7单元格为对角的一片连续矩形区域。

选择一个单元格 选择连续的单元格或单元格区域 选择不连续的单元格或单元格区域 选择行或列 选择整个工作表 取消单元格的选择 选择区域呈反白显示。

新建工作簿 保存工作簿 打开工作簿 关闭工作簿 (1)对于当前没有保存过的工作簿 (2)对于已经保存过的当前工作簿 若不改变原来的名字和位置 若想改变原来的名字或位置 (3)自动定时保存工作簿 打开工作簿 关闭工作簿

【例4-1】 1、工作表的插入和删除 2、工作表的复制和移动 (2) 移动工作表 (1) 复制工作表 3、工作表的重命名 4、工作表的保护 返回 1、工作表的插入和删除 2、工作表的复制和移动 (1) 复制工作表 同一个工作簿中 不同的工作簿中 (2) 移动工作表 同一个工作簿中 不同的工作簿中 注意“建立副本”复选项。 3、工作表的重命名 4、工作表的保护 【例4-1】

在工作表的当前单元格中可输入两种数据：常量和公式。 常量包括文本型、数值型、日期时间型数据。 本节介绍常量的输入方法，公式的使用将在下讲介绍。

1、手工输入数据 （1）对于文本型的数据（默认左对齐） （2）对于数值型的数据（默认右对齐） 有下列几种情况： ① 输入小数 ② 输入分数 （2）对于数值型的数据（默认右对齐） 有下列几种情况： ① 输入小数 ② 输入分数 ③ 输入负数 （3）日期时间型数据（默认右对齐）

2、自动输入数据 填充柄——选择单元格或单元格区域时，位于单元格区域框的右下角的黑色方块。 将鼠标指向它时，指针形状由空心粗十字变成实心细十字时，拖动鼠标左键，完成填充操作。

熟练掌握: (1) 自动填充 根据单元格的初始值分为4种情况 (2) 特别填充 (3) 自定义序列 具体操作步骤参照课本

表4-1 自动填充例表 选择的初始值 填充后的结果 1，5（等差序列，步长为4） 1，5，9，13，17，21，… 3（等比序列，步长为2） 3，6，12，24，48，96，… Hello3 Hello4，Hello5，Hello6，Hello7，Hello8，Hello9，… 三月 四月，五月，六月，七月，八月，九月… Good5，GoodBye Good6，GoodBye，Good7，GoodBye，Good8，GoodBye… 6：00 7：00，8：00，9：00，10：00，11：00，12：00，…

3、输入有效数据 【例4-2】 预先设定单元格或单元格区域允许输入的数据类型和范围，还可以设置数据的输入信息和出错警告。 通过“数据有效性”对话框进行设置。 也可对已输入的数据进行审核：依次选择菜单栏中“工具”→“审核”命令，在弹出的子菜单中选择显示“审核”工具栏 【例4-2】

1、数据的修改 (1) 直接在单元格中进行修改： ① 替换原单元格的内容。 ② 修改原单元格的内容。 (2) 通过编辑栏进行修改。

2、数据的清除和删除 注意：数据清除只是清除了单元格里的数据，单元格本身并不受影响。而数据删除是将单元格和里面的数据一起删除。

3、数据的复制和移动 使用鼠标 菜单栏命令 使用“常用工具栏”中的“复制”、“剪切”、“粘贴”按钮，使用方法与Word中相同。 快捷键: 复制：“Ctrl+C”、“Ctrl+V”， 剪切：“Ctrl+X”、“Ctrl+V”。 选择性粘贴 目标区域应是该区域的第一个单元格，或者与源区域大小一致，还可以大小是源区域的几倍，否则将无法进行复制或剪切操作。

4、单元格或单元格区域的插入与删除 5、行、列的插入与删除 【例4-3】 行的插入与删除 列的插入与删除 插入： 删除： 返回 4、单元格或单元格区域的插入与删除 插入： 删除： 5、行、列的插入与删除 行的插入与删除 列的插入与删除 插入的行或列位于选定行或列之前。不管选择的是空白或有内容的行或列，插入的都将是空行或空列。 【例4-3】

“格式”工具栏

单元格格式 选择目标单元格或单元格区域，依次单击菜单栏中“格式”→“单元格”命令，在弹出的如右图所示的对话框中可对工作表的格式进行复杂的设置。

【例4-4】

1、调整行高和列宽 2、行、列的锁定（冻结） 3、行、列的隐藏 (1)手动调整 (2)利用菜单调整 返回 (1)手动调整 (2)利用菜单调整 2、行、列的锁定（冻结） 行、列的锁定是指将用户所希望看到的某些行或列冻结起来。在滚动窗口时，被锁定的行或列不会随着滚动。 3、行、列的隐藏

自动套用格式 选择工作表中数据区域里的任一单元格或单元格区域，然后依次单击菜单栏中“格式”→“自动套用格式”命令，在弹出如右图所示的对话框中进行选择。

条件格式 条件格式可以根据单元格内容有选择地自动应用格式。它在很大程度上改进了电子表格的设计和可读性，允许指定多个条件（最多可设置3个）来确定单元格的行为，根据单元格的内容自动地应用格式。 【例4-5】

运算符 算术运算符 （）、＋、 －、*、／、 ^、％。 比较运算符 ＝、 ＞、＜、＞＝、＜＝、 ＜＞。可对数字型、文字型、日期型的数据进行大小比较。当比较的结果成立时，其值为True；否则为False。 文本运算符 &，用它可以将不同的文本连接成新的文本。 引用运算符 (1) 冒号 (2) 逗号 (3) 空格 优先级: （）→ % → ^ → *、／ → ＋、－ → & → ＝、＞、＜、＞＝、＜＝、＜＞ 自左向右优先级递减。同一级别的从左至右计算。

单元格的引用 1、相对引用 相对引用的地址是单元格的相对位置。当公式所在单元格的地址发生变化时，公式中引用的单元格的地址也随之发生变化。 2、绝对引用 绝对引用的地址是单元格的绝对位置。它不随单元格地址的变化而变化。绝对引用的地址是在单元格的行号和列标前面加上“$”。

单元格的引用 3、混合引用 混合引用是指行和列采用不同的引用方式。当要引用其他工作表的单元格时应使用“！”，如果是引用其他工作簿中的工作表，则需在最前面加上工作簿的名称。 4、单元格区域命名 选择单元格区域，再单击编辑栏左端的名称框，输入名称，以后在公式中可直接使用。

数据的自动计算 选择需要计算合计的单元格区域，包括放置结果的单元格，然后单击“常用”工具栏上的 (“自动求和”)按钮，实现自动求和。 【例4-6】

1、常用函数 SUM函数：返回单元格区域中所有数值的和。 MIN函数：返回一组数值中的最小值。 MAX函数：返回一组数值中的最大值。 AVERAGE函数：计算参数的算术平均数。 IF函数：根据对指定条件进行逻辑评价的真假而返回不同的结果。 COUNT函数：计算参数表中的数字参数和包含数字的单元格的个数。

2、函数的输入 (1) 键盘直接输入：选择存放结果的单元格，在其中先输入“＝”，然后输入“函数名”以及参与运算的参数。 (2) 使用“粘贴函数”对话框。 【例4-7】

输入公式 在Microsoft Excel2003中，若要在单元格中输入公式应以“=”开头，接着可以是各种运算符、常数、单元格引用或者函数。公式有数值、逻辑、字符三种类型。熟练掌握公式的使用，可以实现数据处理的自动化。 单元格中显示的是公式的计算结果，编辑栏的编辑框显示的是公式。按快捷键【Ctrl+`】可在公式和计算结果间切换。

【例4-7】 表4-7 出错信息 公式产生的结果太大，单元格容纳不下 ##### 函数中使用了非法数字参数 #NUM! #N/A 公式中无可用的数值、缺少函数参数 #NULL! 使用了不正确的区域运算、不正确的单元格引用 #NAME? 函数名拼写错误、引用了错误的单元格地址、单元格区域 #VALUE 公式中数据类型不匹配 #DIV/0 除数为0 #REF! 引用了一个所在列、行已被除的单元格

图表是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示出来。 Microsoft Excel 2003中的图表有两种：嵌入式图表和独立图表。 前者是和创建图表的数据源放置在同一张工作表上，打印时同时打印。后者是一张独立的图表工作表，打印时与数据表分开打印。

2、利用“图表向导” 1、一步创建图表即快速建立图表 【例4-8】 这种方法可以建立类型更加丰富的嵌入式图表或独立图表。 这种方法是利用“图表”工具栏的“图表向导”按钮，对选定的数据区域快速创建一张嵌入式图表。按快捷键“F11”，创建的是独立图表。 2、利用“图表向导” 这种方法可以建立类型更加丰富的嵌入式图表或独立图表。 【例4-8】

2、图表数据的增加和删除 1、图表的简单操作 图表的删除操作不影响工作表中的数据，反之则会影响。 (1) 增加数据系列 (2) 删除数据系列 移动 复制 缩放 删除 1、图表的简单操作 2、图表数据的增加和删除 (1) 增加数据系列 (2) 删除数据系列 图表的删除操作不影响工作表中的数据，反之则会影响。

4、图表类型的改变 3、修改数据 (1) 修改工作表中的数据 (2) 修改图表中的数据 【例4-9】 工作表中选择的数据区域和创建的图表之间的关系是动态一致的。 4、图表类型的改变 (1) 修改工作表中的数据 (2) 修改图表中的数据 【例4-9】

1、图表区的格式化 2、绘图区的格式化 具体操作方法见课本

数据清单 数据清单又称数据列表。它是通过定义行、列结构，将数据组织起来的一二维表。数据清单中的行相当于数据库中的记录，列相当于数据库中的字段，每列有一个列标题，相当于数据库的字段名。因此，数据清单可以像数据库一样使用。

数据清单 一个数据清单最好单独占据一个工作表。在数据清单的第一行里创建列标题，它可以是汉字、英文或汉语拼音等。数据清单中的每一行存放相关的一组数据。数据清单中的每一列存放相同类型的数据。避免在数据清单中放置空白行和空白列。数据清单可以像工作表一样编辑，也可以使用记录单进行编辑。 【例4-10】

数据排序 排序就是根据数据清单中的一列或几列数据的大小，对各个记录进行重新排列顺序。排序分为升序和降序。可进行排序的数据类型有：数值型、文字型、逻辑型和日期型。 1、简单排序 它只按一个关键字段排序。方法是选择要排序的列中的任意单元格，再单击“常用”工具栏上的（“升序”）按钮或（“降序”）按钮进行记录的排序。 2、复杂排序 它按若干个关键字段排序。可以利用菜单操作方法来解决。 【例4-11】

数据筛选 使用筛选命令可以只显示满足指定条件的那些记录，不满足条件的记录暂时隐藏起来。它具有查找的功能。这对于一个大型的数据库而言，此功能是很有用的。 系统提供了“自动筛选”和“自定义自动筛选”两种。 【例4-12】

分类汇总 分类汇总就是把某一个关键字段的相同数据汇总在一起。使用分类汇总命令之前，应对关键字段进行排序，使关键字段相同的数据记录可以连续访问。 【例4-13】

数据透视表 数据透视表的功能，就是将排序、筛选和分类汇总三个过程结合在一起，对已有数据清单、表格中的数据或来自于外部数据库的数据进行重新组织生成新的表格，使人们从不同的角度观察到有用的信息。由于数据透视表是对数据进行分析的，因此数据透视表中的数据是只读的。 【例4-14】

数据的合并运算 合并计算是指可以通过合并计算的方法来汇总一个或多个源区中的数据。Excel提供了两种合并计算的方法。一是通过位置，相同位置的数据进行汇总。二是通过分类，当没有相同的布局时，则采用分类方式进行汇总。 【例4-15】

2、分页 1、设置打印区域 当只需要打印工作表的一部分内容时，用户可以把它设置为当前打印区域。 如果用户要打印的工作表很大时，不但长度超过一页，而且宽度也超过纸张的宽度，系统自动在水平方向和垂直方向插入分页符，显示为一条虚线，表示工作表从这条线的位置自动分页。

但有时用户并不想用这种固定的分页方式，而是希望某些行（或某些列）放在新的一页，这就需要采用人工分页方法。 (1) 插入水平或垂直分页符。 (2) 删除水平或垂直分页符。 若选择整个工作表，然后依次选择菜单栏中“插入”→“重置所有分页符”命令，可以删除所有人工插入的分页符。

打印报表之前，我们可以通过“页面设置”对话框，设置纸张的大小、页边距、打印方向、页眉和页脚等。 【例4-16】

1、打印预览 打印预览是在打印之前浏览工作表的打印效果，以便于对打印格式和内容的进一步调整，避免造成纸张和时间的浪费。

当报表太宽或太长时，系统会自动在水平方向或垂直方向分页。这样的话，除了第一页，其它页上都没有行标题或列标题。通过进行一些相关的设置，可以使其它页也显示指定的信息，方便报表的查看。

1、较宽报表的处理 采用设置左端标题列的方法 2、较长报表的处理 通过设置顶端标题行的方法 【例4-17】

2、打印

To be continued!