公文常见错误点评 国家安全监管总局办公厅 裴建饶 2013年12月

讲 座 主 要 内 容 一、关于公文种类（文种） 二、关于公文格式 三、关于行文规则 四、关于发文办理程序 五、关于收文办理程序 2013年12月

公文处理的两大依据 1.《党政机关公文处理工作条例》（ 2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅印发，中办发〔2012〕14号，以下简称《条例》） 2.国家标准《党政机关公文格式》（2012年6月29日发布，GB/T 9704-2012） 均自2012年7月1日起实施。 1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。 2013年12月

一、关于公文种类（文种） 定义：是根据公文功能属性进行的分类，具有概括表明公文性质、行文方向、行文目的和公文特点的重要作用，是公文标题中不可缺少的要素。 《条例》第八条规定了15个文种，包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 2013年12月

广义的公文，除此之外，还包括机关常用的非法定文种（常用文书），分为计划类、总结类、讲话类和信息类等。 狭义的公文：《条例》规定的15个法定文种。 广义的公文，除此之外，还包括机关常用的非法定文种（常用文书），分为计划类、总结类、讲话类和信息类等。 如：综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、规章制度等。 2013年12月

文种方面的常见错误 （一）缺少文种。 1.公文无标题。 2.公文标题三要素不全，如公文标题为“深入开展‘安全生产年’活动”。 （二）自制文种，使用非法定文种。 不选用15个法定文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等，如公文标题为“关于接待……计划”。 2013年12月

举例：国务院办公厅关于印发安全生产“十二五”规划的通知，国务院关于印发大气污染防治行动计划的通知（国发〔2013〕37号 ）。 （三）文种重叠。 如请示报告、意见报告、请示函等。 又如转发通知类公文，因转发环节多，经常出现“通知的通知的通知”。 （四）生造文种。 如情况报告、总结报告、申请报告、任免通知、汇报等，甚至把批转、转发也拿来当文种使用。 2013年12月

如将函、通知（会议通知或开会通知）、请示、报告等作为公文标题。 （六）混用文种。 （五）文种作为公文标题。 如将函、通知（会议通知或开会通知）、请示、报告等作为公文标题。 （六）混用文种。 日常行文的实践中此问题较多见，主要表现为请示报告不分、请示与函不分、决定决议相混、公告与通告乱用、决议和会议纪要等同等。 2013年12月

举例：请示与报告的六大区别 不同点 报 告 请 示 行文时间 事前、事中、事后皆可 事前行文 行文目的 报 告 请 示 行文时间 事前、事中、事后皆可 事前行文 行文目的 向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问 向上级机关请求指示、批准 主送机关 数量无特别限制 一般只写一个 写 法 侧重于概括陈述情况，总结经验教训，体现报告性 内容单一，一文一事，侧重于讲原因、陈理由、述事实，体现请求性 结尾用语 特此报告（或者省略） 妥否，请示/妥否，请批示 收文机关处理方式 多数属阅件，一般不必回复 属办件，收文机关须及时办理或批复 2013年12月

二、关于公文格式 5种常用格式： 一是文件格式——这是公文的通用格式 二是信函格式——常见于选用通知、批复、 函等文种的公文中 三是命令（令）格式 四是纪要格式 五是电报格式 2013年12月

文件通用格式 2013年12月

信函格式 2013年12月

命令（令）格式 2013年12月

纪要格式 2013年12月

明电格式 2013年12月

公文通用格式的“十八般武艺” 《条例》第3章为公文格式。第九条规定了18项公文格式要素，包括： 份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。 2013年12月

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《条例》与原《办法》规定的17项相比 二增：增加了“发文机关署名”和“页码”（页码这一要素，其实原来也有，提出了新要求）； 一减：去掉了“主题词”。 一改变：成文日期由原来的用汉字改为用阿拉伯数字将年、月、日标全。 2013年12月

（一）份号 涉密公文必须标注份号。不涉密的公文，如发文机关认为有必要，也可以标注份号。一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 常见错误： 1.涉密文件不标注份号。 2.份号的数字不按规定标注，随意性大。 3.份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行。 2013年12月

（二）密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 1.在确定密级和保密期限上过紧或过松的倾向。 一是过紧。不该定密的定密，该定低密级的定高密级；保密期限应该定较短的却定得较长，有的甚至按最长保密期限来设定。 2013年12月

二是过松。该定密的不定密，该定高密级的却定了低密级；保密期限该定长的却定得较短。 2.密级标注不规范、不统一，有的保密期限中的数字使用汉字标注。 2013年12月

（三）紧急程度 紧急的纸质文件有2类：特急、加急。 紧急电报有4类：特提、特急、加急、平急。 常见错误： 1.不急的公文却标注了紧急程度。 2.标注位置随意性大，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章。 3.公文中未标注紧急程度，发文机关却在公文处理过程中按紧急公文催办。 2013年12月

4.纸质公文标注的紧急程度错用电报格式公文的紧急程度，或将“加急”件标注为“紧急”、“急”等。 5.标注有紧急程度的公文却未体现紧急的原因。 2013年12月

（四）发文机关标志 主要有2种形式： 一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字； 二是发文机关全称或规范化简称。 联合行文时，可并用联合发文机关名称，一般主办机关排列在前；也可单独用主办机关名称。 2013年12月

2013年12月

1.发文机关标志不规范，有的发文机关的字体、字号大小不规则。 常见错误： 1.发文机关标志不规范，有的发文机关的字体、字号大小不规则。 2.有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致，如使用“××部”的发文机关标志，发文机关署名或印章却是“××部××司”或“××部办公厅”等。 2013年12月

3.“文件”二字位置不对，不是标注在发文机关右侧，而是在发文机关全称或规范化简称正下方居中标注“文件”或“上报文件”。 4.字号太大。有的基层单位的发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志的字号。 2013年12月

（五）发文字号 三要素：机关代字＋年份＋发文顺序号。 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注； 年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入； 发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 2013年12月

发文字号编排要求 2013年12月

准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。 机关代字的要求： 准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。 多个机关联合行文时，只标注主办机关发文字号。 在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免。 2013年12月

常见错误： 1.发文机关代字概括不准确。有的机关代字太长，多的达八、九个字，如某省的重大公益项目建设领导小组办公室的机关代字为“×重大公益项目办发”；有的机关对外发文时，发文字号党政不分，行政机关下发的公文却编党的机关发文字号；有的以公文标题事由来编发文字号。 2013年12月

3.发文字号的标注位置错误，有的直接与红色分割线重叠，联合上报的公文有时与红色分割线相隔很远；有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格等。 2.发文字号标注不规范：年份不全，2013年标注为〔13〕；括弧不对，按规范年份应放在六角括号〔〕里，却使用圆括号（）、单书名号〈〉、四角方括号[] 、综括号【】等；序号累赘，发文顺序号编虚位，如“01”，前面加“第”字等。 3.发文字号的标注位置错误，有的直接与红色分割线重叠，联合上报的公文有时与红色分割线相隔很远；有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格等。 2013年12月

5.一文多字号。 联合发文时并用了几个单位的发文字号。 6.一字号多文。用同一发文字号，制作两份及以上不同的文件。 4.未标注文号。 5.一文多字号。 联合发文时并用了几个单位的发文字号。 6.一字号多文。用同一发文字号，制作两份及以上不同的文件。 2013年12月

（六）签发人 上报公文应当标注签发人姓名，体现机关负责人对所签发的公文负责，严格把关。 注意3点： 一是限于上行文； 二是只标姓名，不标职务； 三是联合行文，须标明所有联署机关签发人和会签人姓名。 2013年12月

“签发人”三字：用3号仿宋体字。 签发人姓名：用3号楷体字。 2013年12月

1.有些机关上行的“请示”、“报告”应标注签发人的，但没有标注。 2.签发人的标注不规范。如签发人姓名不用楷体字标注而使用黑体字或宋体字等。 常见错误： 1.有些机关上行的“请示”、“报告”应标注签发人的，但没有标注。 2.签发人的标注不规范。如签发人姓名不用楷体字标注而使用黑体字或宋体字等。 3.多个机关联合上行文，有的只标注主办机关主要负责人，而不标注其他机关负责人。 2013年12月

5.平行文、下行文不该标注“签发人”却作了标注，画蛇添足。 4.按照法规规定，上报公文是发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发的，但有些机关却是任何副职都可作为签发人，有的甚至是非领导职务者也作为签发人。 5.平行文、下行文不该标注“签发人”却作了标注，画蛇添足。 2013年12月

（七）标题 三要素：发文机关名称＋（关于）事由＋文种。 标题应当准确、扼要概括公文的主要内容，起到“画龙点睛”的作用，说明谁发文、什么事。 4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可省略。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。 2013年12月

常见错误： 1.冗长啰嗦，对标题的事由概述不够简洁、准确、完整。如：中共××省委政法委员会关于请求以中共××省委办公厅、××省政府办公厅名义转发《中共××省委政法委员会、××省维护社会稳定领导小组办公室、××解决信访问题联席会议办公室、××省加强社会管理领导小组办公室关于加强社会管理创新、完善社会管理制度、做好社会管理工作有关问题的实施意见》的请示。 2013年12月

2.转发性文件，文种重复、标题繁琐。如：××市人民政府转发《××省人民政府转发国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知的通知》的通知。 例1：国务院办公厅转发发展改革委安全监管总局关于进一步加强煤矿瓦斯防治工作若干意见的通知（国办发〔2011〕26号）。 例2：国务院批转发展改革委关于2012年深化经济体制改革重点工作意见的通知（国发〔2012〕12号）。 2013年12月

3.公文标题排列形式不够美观，如排成“金字塔形”、“长方形”、“沙漏形”等，有的标题在回行时词义不完整。 2013年12月

2013年12月

5.标题中乱用标点符号，不规范。如法规和规章全称外不加书名号而使用引号，或者不是法规或规章全称却加书名号。 4.标题与正文不符，标题不能涵盖公文的内容，文不对题、题不对文。如春节时某地方政府印发了一份《关于做好节日期间爱国卫生有关工作的通知》，文内除讲做好卫生工作外，还讲了注意道路交通安全、搞好安全生产、文化科技下乡等工作。 5.标题中乱用标点符号，不规范。如法规和规章全称外不加书名号而使用引号，或者不是法规或规章全称却加书名号。 6.标题中介词使用不规范。有的标题在发文机关后缺少介词“关于”，有的出现多个“关于”，有的则重复使用介词“关于在”、“关于对”等。 2013年12月

7.标题中文种使用重复。如：××市人民政府关于请求解决重大项目建设用地的请示报告、××厅关于反馈××省人民政府关于加快国有林场管理体制改革若干意见（征求意见稿）的意见函。 8.联合发文的发文机关名称表述不规范。如三部门办公厅联合发文时，标题中写成了《××部 ××部 ××部办公厅》，貌似甲乙两部与丙部办公厅联合发文，不合适。 9.标题中缺发文机关名称。 2013年12月

（八）主送机关 是公文的主要受理机关，负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。 主送机关应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。 2013年12月

多个单位和人员排序的基本原则 单位（省份、部委、司局）排序的原则是：先地方后部委、先省局后司局；省份按国家行政区划排序，部委按党、政、军、群的顺序排序，部委内设机构按照“三定”规定中司局顺序排序。 人员排序的原则是：根据不同情况和需要排序，或按职级，从高到低；或按姓氏笔画，从少到多；或按所在部门先后顺序。 2013年12月

2.随意编造主送机关的简称。如“发改委”、“工信部”、“住建部”、“安监总局”。 3.标注位置不正确。 常见错误： 1.多头请示。有的机关向上级机关报送请示时，写明了报给多个上级机关；或者虽只标注一个主送机关，但同一个文件实际上向多个上级机关报送而又不注明分送情况，造成上级机关交叉批示。 2.随意编造主送机关的简称。如“发改委”、“工信部”、“住建部”、“安监总局”。 3.标注位置不正确。 2013年12月

4.排序不当。如顺序错误，或有的机关向下级机关普发公文时，每次给下级机关的主送栏排序都不一样。 5.主送机关标点符号使用不规范。 本来同级同类机关之间使用顿号的，却用逗号； 同级不同类机关之间用逗号的，却用分号（主送机关中一般不用分号）； 主送机关结束之后应用冒号的，却不用标点符号。 2013年12月

正确范例 例1.《国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知》（国发〔2010〕23号）的主送单位：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。 例2.《国家安全监管总局关于印发国家安全生产监督管理总局领导同志工作分工的通知》（安监总办〔2013〕77号）的主送单位：各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产监督管理局，各省级煤矿安全监察局，总局和煤矿安监局机关各司局、应急指挥中心，各直属事业单位、社团组织。 2013年12月

6.应当主送上级机关“××部”、 “××总局”的公文，错误主送给其办公厅（室）。 7.使用主送机关旧名称。如有的单位（如电监会）在机构改革后已被撤销，但仍用原名称。 2013年12月

（九）正文 是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容。 两个必须： 一是公文首页必须显示正文。 二是盖章页必须同时显示正文、发文机关署名和印章。 2013年12月

一是正文中结构层次序号越级使用或错用。如采用“（一）”、“①”、“（1）”、“1.”。 常见错误： 1.每个自然段之间空一行。属于多此一举。 2.序号等数字错误。 一是正文中结构层次序号越级使用或错用。如采用“（一）”、“①”、“（1）”、“1.”。 二是正文中使用的层次过多、序号过细，有的多达六层甚至七层，如除“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”外，还用“第一、第二”、“A、B、C”、“①、②、③”等。 2013年12月

2013年12月

三是在序号之后使用的顿号，与正文中表述的内容连接在一起，易使人误解。如“一、二十年代”、“二、三大战役”。 四是层次序号中的标点符号使用不规范，如“（一）、”、“1、”、“（1）、”。 五是年份、月份等时间错误。 2013年12月

3.错别字或不规范的字词，多字，漏字，前后用词不一致。 公文常用易混词举例（破折号后面为正确）： 截止—截至， 台帐—台账， 制订—制定， 其它—其他。 2013年12月

公文语言（书面语） 要求准确、规范、庄重、平实、简明。 而且在同一篇文件中，应当做到用语前后一致、相互照应。 举例： 国家发展和改革委员会（10个字），口语称“国家发改委”，规范简称应当是“发展改革委”、“国家发展改革委”。 2013年12月

国家安全生产监督管理总局（12个字），口语称 “安监总局”，规范简称为“安全监管总局”（对上）、“国家安全监管总局”（标题，对下）。 国家煤矿安全监察局（9个字），口语称 “煤监局”，规范简称为“煤矿安监局”（对上）、“国家煤矿安监局”（对下）。 错误或不规范用语：国家局、国家总局、国家安全监察总局、国家煤监局。 2013年12月

秘书处核稿中发现的错误举例 “生产安全事故”误写成“生产安全故事” “现予批准”误写成“先予批准” “工伤保险”误写成“工商保险” “17个统计单位”误写成“17统计个单位” “联席会议”误写成“联系会议” “主管业务部门”误写成“主观业务部门” “有针对性的措施”误写成“由针对性的措施” “国家安全生产监督管理总局”误写成“国家安全生产监督管总理局” “职业病危害”误写成“职业危害” 2013年12月

4.文件引用错误或不规范。如引文中缺发文字号或只引发文字号而没有标题；引文发文字号错误；引文标题不全。 原《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”。 5.正文末尾出现“（此页无正文）”或者无正文且未标注。 2013年12月

正确做法：《国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知》（国发〔2010〕23号，以下简称《通知》） 错误做法： 《国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知》 国发〔2010〕23号文件（第一次出现时） 国发〔2010〕23号文件《国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知》 2013年12月

6.“以下简称”（或“以下统称”）用法错误。 一是该用不用，造成啰嗦重复。以《煤矿矿长保护矿工生命安全七条规定》为例。如在一个文件中反复出现（出现3次以上），显得很冗长。在第一次出现时，就可以在括号中标注“（以下简称《七条规定》）”。 二是不该用时滥用。如《煤矿矿长保护矿工生命安全七条规定》在一个文件中仅出现了两次，就没必要再用简称了。 三是该用时用了，但不规范。如明明在第一次交待过“（以下简称《七条规定》）”，但下文又出现了《煤矿矿长保护矿工生命安全七条规定》的全称。或在括号中将《七条规定》用双引号“”括起来，多此一举。 2013年12月

（十）附件说明 是公文附件的顺序号和名称。 附件是公文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。 在正文中涉及附件内容处，一般须加括号注明“见附件”或“附后”。 2013年12月

2.“附件”二字只标了一个“附”字，或附件名称未标全称。 常见错误： 1.公文中带有附件的却漏标附件说明。 2.“附件”二字只标了一个“附”字，或附件名称未标全称。 3.多标附件说明，“画蛇添足”。有的公文在正文中写明报送、上报、批转、转发等字样，在附件说明处就不必再标注“附件”字样的，却标注。 例：国务院批转发展改革委等部门关于深化收入分配制度改革若干意见的通知（国发〔2013〕6号）。 2013年12月

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 国务院同意发展改革委、财政部、人力资源社会保障部《关于深化收入分配制度改革的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行。 ……为深化收入分配制度改革营造良好的社会环境。 国务院 2013年2月3日 关于深化收入分配制度改革的若干意见 发展改革委 财政部 人力资源社会保障部 为贯彻落实党的十八大提出的………… 2013年12月

4.附件说明编排位置不规范。有的编排在正文下一行或与正文之间空隔多行、附件说明编排在落款下空一行、附件说明未左空2字而是顶格编排。 5.附件顺序号用汉字“一、二、三……”来标注。 6.附件名称没有紧随“附件：”之后书写，而是另起一行，有的附件名称后标注标点符号。 7.文字较长的附件说明回行后，没有与上一行附件名称的首字对齐，而是顶格编排或是与附件顺序号对齐。 2013年12月

附件说明正确格式 2013年12月

带有多个附件的附件说明示例 2013年12月

（十一）发文机关署名 应当用发文机关全称或规范化简称。 公文一般以机关名义署名，特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。 常见错误： 1.发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致，如××部制发的公文，却署名为“××部××司”或“×办公厅”。 2013年12月

2.行政机关联合向下行文时，3个以上机关要署名并加盖印章的，但许多机关只用印不署名。 3.发文机关署名简称不规范，如“××省人力资源和社会保障厅”正确的简称为“省人力资源社会保障厅”，但往往错误署名“省人社厅”。 参阅：国务院办公厅秘书局关于印发国务院机构简称的通知（国办秘函〔2013〕12号） 2013年12月

（十二）成文日期 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 常见错误： 1.成文日期中的年月日用汉字标注。 2.成文日期距正文的行距过大或过小。 2013年12月

4.发文机关署名与成文日期标注的位置上下不对称、不匀称，相互之间错落太大。 5.成文日期错误。 3.成文日期右侧顶格。 4.发文机关署名与成文日期标注的位置上下不对称、不匀称，相互之间错落太大。 5.成文日期错误。 2013年12月

（十三）印章 印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。 常见错误： 1.应当用印的，却忘了用印。 2.用印位置比较随意，不居中、不端正、不规范。 2013年12月

4.多个行政机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章（这是上行文的做法）。 3.2个或2个以上机关用印时，印章相交或相切。 4.多个行政机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章（这是上行文的做法）。 5.使用的印章与发文机关标志不符，如发文机关标志是“××总局”，印章却是“××总局××司”；或者发文机关是“××部办公厅” ，印章却是“××部” 。 2013年12月

单一行文发文机关署名、成文日期、印章编排示例 2013年12月

五个机关联合行文署名、成文日期、印章编排示例 2013年12月

（十四）附注 是对公文需要注意的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。 请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 2013年12月

1.标注位置不规范，将附注标注在版记上一行。 2.有的附注内容没有用圆括号括起来。 常见错误： 1.标注位置不规范，将附注标注在版记上一行。 2.有的附注内容没有用圆括号括起来。 3.作为上行文的“请示”中，未在附注处注明联系人的姓名和电话。 2013年12月

（十五）附件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 2013年12月

与正文一起装订的附件页示例 2013年12月

与正文不一起装订的附件页示例 2013年12月

1.许多机关将没有作特殊标记的附件装订在版记后，有的附件不全。 2.附件序号和附件标题与附件说明的表述不一致。 常见错误： 1.许多机关将没有作特殊标记的附件装订在版记后，有的附件不全。 2.附件序号和附件标题与附件说明的表述不一致。 3.将上级机关文件的复制件作为附件时，与正文的页码没有连在一起编排。 4.“附件”二字标注不规范：有的将其简写成“附”， 有的在“附件”或附件序号之后加冒号。 2013年12月

（十六）抄送机关 抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。 2013年12月

1.未严格按照工作需要和保密要求确定抄送范围，滥抄、错抄或漏抄，或有的单位在主送单位和抄送单位中重复出现。 常见错误： 1.未严格按照工作需要和保密要求确定抄送范围，滥抄、错抄或漏抄，或有的单位在主送单位和抄送单位中重复出现。 2. 将向上级的请示性公文“抄送”给直属的下级机关。 3.印制环节中，将抄送机关排版错误。 2013年12月

（十七）印发机关和印发日期 印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 2013年12月

1.有些机关设有专门的办公厅（室）或文秘部门，但在标注印发机关时，不是标注办公厅（室）或文秘部门，而是用发文机关作为印发机关。 常见错误： 1.有些机关设有专门的办公厅（室）或文秘部门，但在标注印发机关时，不是标注办公厅（室）或文秘部门，而是用发文机关作为印发机关。 2.把成文日期当作印发日期。 3.有些机关在公文在版记中缺少印发机关和印发日期，或标注了印发机关和印发日期但没有标注“印发”二字。 2013年12月

（十八）页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。 公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 2013年12月

3.页码前加“第”字，或左右未加一字线，或居中。 4.附件的页码单独标注。 常见错误： 1.公文首页不标注页码。 2.页码标注在版心内。 3.页码前加“第”字，或左右未加一字线，或居中。 4.附件的页码单独标注。 2013年12月

三、关于行文规则 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。 按发文机关数量分，有两类：单独行文、联合行文。 按行文关系分，有三种：上行文、平行文、下行文。 2013年12月

《国家安全监管总局关于控制压缩会议、文件、“三公”经费和规范办公用房管理的若干规定》（安监总办〔2013〕114号）： 常见错误： 1.发文没有必要，缺乏实效。 精简文件！！！ 《国家安全监管总局关于控制压缩会议、文件、“三公”经费和规范办公用房管理的若干规定》（安监总办〔2013〕114号）： 严格控制发文数量。凡以下六种情况一律不得发文： (1)法律法规已有明确规定或现行文件仍适用的； (2)空话套话大话多，文字晦涩难懂，缺乏指导性、针对性和可操作性的； 2013年12月

（3）简单重复上级公文明确规定或不符合实际提出具体贯彻意见的； （4）能通过电话、传真、政府专网、电子邮件、口头协商、媒体报道等方式解决问题、商洽工作的； （5）缺乏明确发文意图、可发可不发的； （6）已发布重大事故警示信息，事故通报无新的工作要求的。 2013年12月

《条例》第十四条规定：……一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。 3.上行文主送多个上级机关，或抄送下级机关。 2.越级行文。 《条例》第十四条规定：……一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。 3.上行文主送多个上级机关，或抄送下级机关。 《条例》第十五条规定：向上级机关行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。…… 4.对下级机关的请示事项，确需以本机关名义向上级机关请示时，没有提出倾向性意见，而是将原文转报上级机关。 2013年12月

5.一个请示中有多个请示事项，或在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 6.对不是上级机关负责人直接的交办事项，以本机关名义向上级机关负责人报送公文。 7.一般部门，在未经本级党委、政府授权或同意的情况下，向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。 2013年12月

8.涉及多个部门职权范围内的事务，行文时，部门之间未协商一致。 错误举例： 2000年3月24日印发的《国务院办公厅关于1999年各部门报送公文简报情况的通报》（国办函〔2000〕26号）指出，公文报送工作中仍然存在一些问题，其中第一点、首当其冲的是：涉及其他部门的事项，主办部门未与有关部门充分协商就直接报送国务院审批；或虽经协商但未取得一致意见，主办部门在报送国务院审批时没有充分反映有关部门的意见或提出建设性意见。1999年此类公文共18件，约占不符合要求公文总数的16.8%。 2013年12月

9.除办公厅（室）外的部门内设机构，对外正式行文。 正解：部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。 以“函的形式”行文，应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。 2013年12月

四、关于发文办理程序 七个环节：起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发。 要循序渐进、步步推进，不能随意漏了某个程序，也不能乱了程序、顺序颠倒。如先签后核，造成公文“倒流”。 2013年12月

常见错误： 1.起草文件时一抄了之。 落笔前不下功夫调查研究，不去想实招、管用的招，经常是老生常谈、照葫芦画瓢，把发文当作姿态和应付。不征求意见，不沟通协商，不会签，造成公文“打架”。或规范性文件不经合法性审核。 2.送签文件时一急了之。 “人为急件”、强迫签字。 正解：未雨绸缪，讲求时效。 2013年12月

重签字、轻审核，没有一道一道把好关、尽好责，致使一些文件在内容和格式上“千疮百孔”、“漏洞百出”。 3.审核文件时一签了之。 重签字、轻审核，没有一道一道把好关、尽好责，致使一些文件在内容和格式上“千疮百孔”、“漏洞百出”。 正解：核稿要尽心尽职、合情合理、有礼有节、戒骄戒躁，既要做啄木鸟，又要当老黄牛。 2013年12月

公文审核“五要诀” 一、明意图，坚持实事求是 二、守规范，坚持依法依规 三、循先例，坚持参考先例 四、讲程序，坚持严守程序 五、重服务，坚持服务至上 2013年12月

不下功夫去跟踪督促落实、不注重实际发文效果。 4.文件印发后一发了之。 不下功夫去跟踪督促落实、不注重实际发文效果。 正解：跟踪问效，狠抓落实。 2013年12月

五、关于收文办理程序 收文方面，也有七个环节： 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。 常见错误： 1.登记部门一收了之。不分来文单位对不对、是不是送给自己的文件、来文有没有明显的错误，不加审核、照单全收，没有做“初审”，没有把好收文关。 2013年12月

《条例》第二十四条 关于收文“初审”规定 对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。 经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。 2013年12月

2.登记部门一转了之。只顾把公文转出去，不去跟踪传阅、办理进展情况，“催办”工作形同虚设。 《条例》第二十四条规定： （五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。 （六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。 2013年12月

传阅（根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示）的特殊要求： 涉及多位领导时的传阅—— 阅件：由大到小（正传）；另外：分传 办件：由小到大（倒传） 2013年12月

3.承办部门一推了之。认为不属于自身职责，不愿接、不想办，推诿扯皮。 4.承办部门一拖了之。接手后动作很慢、拖拖拉拉、迟迟不办，导致超出办理时限，影响了时效性，甚至导致误事。 举例：1999年3月28日印发的《国务院关于克服官僚主义进一步转变工作作风提高办事效率有关问题的通报》（国发〔1999〕9号），是国务院领导明确指示发的，严肃批评了一个官僚主义事例 。 2013年12月

文章千古事，得失寸心知 读书破万卷，下笔如有神 ——唐·杜甫 文章千古事，得失寸心知 读书破万卷，下笔如有神 ——唐·杜甫 谢谢！ 办公厅秘书处联系电话： 010-64463121、64463191 2013年12月