第十章 公关文书

第一节 概述 一、概念 公关文书是指在社会交往、礼仪活动和商务活动中常用的各类文书，是在各种不同场合，根据不同的情况，遵循相应的习俗和人情所撰写的礼仪文字材料。 二、种类 分为迎送、庆贺、邀聘、慰谢、祭吊五大类。 此外还有用于证明资信的介绍信、证明信，用于公开信息、发出倡议的公开信、倡议书，用于应聘的自荐信等。

第二节 文书写作 一、贺信的写作要点 （一）贺信一般由标题、称谓、正文、落款组成。

位于第一行正中，一般可直接写“贺信”；对一些重要的贺信，可采用“致信者名称” 、“受文者全称”和“文种”构成。 （二）称谓 称谓就是被祝贺的对象，位于第二行顶格位置，是单位要写全称或规范化简称，是个人要写清姓名、职务及尊称，如果被祝贺对象有多人，可用“同志们”、“女士们”、“先生们”、“朋友们”等称呼。 （三）正文 先表明祝贺之意；其次，肯定成绩，给出赞誉性评价；最后，表示美好的祝愿或祝福。

（四）落款 在正文右下方写明单位全称（加章）或个人姓名以及年、月、日。

二、祝 词 祝词也称“祝辞”、“致辞”，是对有关重大节日、重大典礼以及庄重场合表示祝愿的讲话，主要用于对正要开始，尚无结果的事情表示祝愿。 祝词一般由标题、称谓、正文、落款组成。 （一）标题。可以直接写“祝词”，也可以由致词人姓名、致词场合和文种组成。 （二）称谓。一般用泛称，如“各位女士”、“各位先生”、“朋友们”等，在前面也可以加上“亲爱的”、“尊敬的”等修饰语。 （三）正文。根据实际情况确定写法。 注意要点：富有感染力、内容适当、简洁明了。

三、请柬和邀请书 请柬和邀请书同属于邀请他人参加某项活动的告知类文书。 请柬又称请贴，是单位或个人邀请他人参加他人参加某种晚会、典礼、仪式、宴会、聚会或各种喜庆、纪念活动而制发的一种专用书信。 邀请书又称邀请函或邀请信，是邀请他人参加洽谈业务、访问、进行技术交流、课题及项目工程的合作研究而发出的一种专用书信。

写作 请柬及邀请书一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。 写作要点：内容要清楚明了；语言要简约、诚恳、文雅；发送时间要恰当。

四、感谢信 是对对方的关心、支持和帮助表示感谢的专用书信。 感激性、表扬性、事实性 感谢信由标题、称谓、正文、致敬语、落款组成。感谢信的正文要陈述感谢的理由，评论性质、颂扬品德，表示决心。 写作要点：叙事要精要，要简洁明快、真实准确地交代事情的过程，并在叙事中体现出感谢对象自己的帮助和表现出的无私精神；抒情和议论要结合叙事，在真实事件的基础上有感而发，做到恰如其分，真挚诚恳，避免空喊口号，空发议论。

五、求职信 主体：可分三层来写。 第一层，概括介绍。即写一份自传，介绍自己的姓名、性别、年龄、所学专业、学历，上学、工作的几个阶段，性格特点，健康情况，联系地址，求职目标等。 第二层，重点介绍，主要陈述个人的求职资格和所具备的能力。 第三层，表达愿望。

六、答谢词 是对主人表示感谢之情的，也就是说，答谢词是在特定的仪式、宴会或招待会上，宾客对主人的热情接待和关照表示谢意的讲话。 答谢词一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。

写作特点：应礼尚往来，针对主人一方的盛情款待，在正文开头至结尾，都要贯穿自己的感谢之意，讲究礼仪，态度诚恳真挚，行文要简洁明快，外交，谈判等特定场合既表示友好，又要巧妙含蓄地表明自己的原则立场。

七、欢迎词和欢送词 欢迎词、欢送词和答谢词、祝词及贺词等有相同特点，即是指组织为了表示欢迎、欢送或祝贺、答谢，在比较隆重的聚会或仪式上的讲话，是当面的致词。 写法：欢迎词和欢送词一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。 （一）标题。可以直接以“欢迎词”、“欢送词”作为标题，也可以由场合和文种构成标题。

（二）称谓。以统称全体与会人员比较常见，如女士们、先生们、朋友们，也可以尊称被迎送者与统称与会者相结合。 （三）正文。正文要根据不同的具体情况表达不同的内容。 （四）落款。在致词结束时，不需念出署名、日期。如果要公开发表，就要在正文右下处署上致词者姓名和日期。 写作要点 以礼待人，情真意切；简明扼要，短小精悍。

八、公关书信 公关书信除了有公函处理公务和一般书信超越时空、沟通信息的特点以外，其区别于其他信函的主要特点是： （１）商务性。在商务活动中用来传递信息、洽谈生意、磋商和解决经济问题的重要工具，从内容到形式都具有极强的商务性质和浓厚的经济色彩。 （２）凭证性。可作为资料存档备查，在发生经济纠纷时，它还具有重要的法律意义。 （３）求实审慎性。商务书信的目的在于传达意见，洽商如何拓展业务，求得对方的准确理解与合作。所以，这类书信在内容上要求简明实在，条理清楚，语言准确，排除歧义。

开门见山，语言明确；以诚相待、平等对话；内容完整，注意表达；遣词委婉，礼貌有加。 例如： × ×公司经理先生惠鉴： 日前接奉贵公司第１６ 号来函，附来定货单及汇票各一纸，承蒙惠顾，感铭良深。各货已经办妥，即将付运。惟敝公司会计部核计货款所附汇票短缺货款达人民币肆仟贰佰元，续查贵方上次汇款，亦尚欠人民币叁仟元，故通知本次订货暂停付运。谨特飞函奉告，请将前后货款结付，以清手续，各货自当即日起运不误。       祝 财安                                                   × × 公司业务部主任×× 敬上                                                                                                                                                                                200× 年× 月× 日 此信不仅内容求实、审慎，且语言委婉，容易为人所接受。 商务书信的写作要求有四： 开门见山，语言明确；以诚相待、平等对话；内容完整，注意表达；遣词委婉，礼貌有加。

商务电子邮件撰写礼仪 2/12/2009    中国礼仪网   在商务往来中，使用电子邮件进行联络时，应当遵守一定的礼仪规范，主要包括以下四个方面。 　　 　　第一，在商务交往中，电子邮件也是一种商务文本，应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。在撰写电子邮件时，尤其要注意下面三点。 　　 　　1.邮件的主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。 　　 　　2.邮件的语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。 　　 　　3.邮件的内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。　

商务电子邮件 　 第二，电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。 在现代信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。” 　　 　　有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地等。 　　 　　不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往必不可少。

第三，电子邮件应当慎选花哨功能。 现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。 　　 　　这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。 商务邮件的修辞     修辞是撰写商务电子邮件最困难的部分。如果用平常说话的语气，很容易被视为无礼，这是因为眼见为凭，文字用看的往往比用听更容易被放大检验。

   因此，撰写商务电邮前，不妨想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖一点。但要记得，书写时要比口语对话再稍微正式一点。设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在别人的思考里思考。了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可。多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。 日期：邮件的日期与时间要明确。

在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成「下周三（如3月7日）」「下个月（如8月）」，时间也要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？以免双方认知不同而产生误会。 回复邮件： 如果你回复对方的来信时，使用对方的主旨回复，让对方知道这是来自于你的回复。此外，如果想要在主旨点出回复的重点，可以在邮件本文内容里写上「回复主旨：ＸＸＸ」让对方知道这是回复哪一封信。

风格： 检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。 语感: 1.采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该来做这件事情。例如： A.你对这件事情有什么想法？ B.有谁可以提供意见给我？ 看得出来吗？A比B来得主动而明确。 2.动词比名词更有力量。让我们念念看以下两句话： C.让我们做个计划吧！ D.让我们计划这件事情。 在D句里，计划两个字被用在动词的表现，会比C句用在名词有力量。 最后也是最重要的是，当你使用职场的电子邮件对外沟通，就应该谨守商业电子邮件的分寸，不要假公济私，撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些你不知情的状况之下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。

练习 1.写一封请柬； 2.写一份求职书。 3.写则新闻稿。 文书礼仪涉及各行业的礼仪规范，掌握文书礼仪是商务交往中必不可少的关键环节。商务活动中，在要求的时间内，及时准确得体的文书，可以表现个人及企业的良好风范。而对个人而言，文书礼仪体现了其基本的文化素质。所以了解文书礼仪，在纸面上做到礼貌周到、有礼有节，是十分必要的。 　　职业文书翔实准确 　　文书礼仪包括范围相当广泛， 在工作过程中单位与单位、个人与个人、个人与单位都有可能形成一定的书信关系，比如邀请函、传真等，在撰写时应当力求准确、适当地表达出礼仪上的要求，根据不同的时机和对象，把文书写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式。 　　全称体现礼貌 　　职业文书类型广泛，包括贺函、贺电；感谢信、感谢电和感谢公告；邀请函、邀请电和复件；国书、全权证书、授权证书、委任书等，还包括一些事项通知。 　　需要特别指出的是，职业礼仪文书应注意在文字中的名字、名称，在第一次出现时都应使用全称。比如文电中的外国国名，如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名要用全称。 　　称谓表现尊重 　　在文书中对对方在社会中的职务、职称、地位的称呼，称为公职位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等。如果收信人有过两种以上的职务（或职衔），甚至同时身兼数职，就需要选择一个适当的称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系密切。如受信人从前是寄信人的老师，现在当了局长，而寄信人的书信重点是叙师生情谊，那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。 　　文书礼体现尊敬谦虚 　　科技文明日新月异，人际间的交往沟通变得越发快捷。但越是如此，书信在现代生活中越显得礼数周到，亲笔信就体现着对对方的尊敬有加。 　　古人曾在书信中表现出“自谦而敬人”的美德。清华大学历史系彭林教授在谈到书信礼时，曾提到书信中的敬称称呼是向对方表明尊重，一般用古代的爵称，君、公等，也可在称谓前加敬字，或者称字和号。像夫人一词，是专用来称对方或他人妻子的，也包含尊敬的意思，但称呼自己的妻子为我夫人就不合适了。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。 　　书信礼更多的是一种礼仪规范，但所折射的却是中华民族几千年来尊敬谦虚的传统美德。现代人写信的机会越来越少，大多数人都已经习惯使用Ｅ－ｍａｉｌ，但其实一些基本的原则，比如书信的结构敬语称呼等还是应该和传统书信一样。 书信的十点原则 发布时间: 7/9/2008 8:31:50 AM    中国礼仪网    来源: 中国礼仪网收集整理 1.这封信是不是有必要写？除非它是达成目标的最佳方式，否则不要轻易送出一封信。信函的第一段应该“钩起”。阅信人的注意力。你做到了没有？ 2.你的信息是否力求清晰易懂，简短扼要？许多职业作家都爱将“话多不甜”挂在口上。如果你的信超过一页篇幅，可能就太长了。 3.确定你没有拼错或叫错收信人的姓名和职衔。当你应该提到某人的业务头衔或特殊职称（例如对律师的称谓Esq.[士绅]和对会计师的称谓C.P.A[执业会计师])时，要使用正确的格式。你这封信是要寄给一位律师，信封上的名衔就要写成Steven H.Shenando,Esq.，而不是Mr.Steven H.Shenando,Esq.。如果你搞不清楚正确的格式，不妨打电话到这位律师的事务所，请他的秘书为你解惑。如果你已有许久未与某人联系，他的头衔可能有所变更，就更要问清楚。 4.信中"空白"留得够不够？当一封信写得密密麻麻，显得十分拥挤，缺乏空隙，阅信人或许会懒得去读，或读得不够用心。 5.信笺的选择应该与信息相辅相成。如果你想传达的是一则严肃的信息，信笺和信封就不该投射出嘻笑玩闹的形象。请千万别选用花纹%圆点或狂野奔放的色彩，不寻常的图形或印制的花样必须与书信意旨相关。 6.书信经过真人亲笔签名吗？一封信若署名为，文学委员会。或，顾问委员会。，则丝毫不具分量。署名的意义就是发信人表示对信件内容负责，不但要签上本名，姓氏也不该忽略，让收信人一目了然，在回信时确知应与何人联系" 7.如果你的信必须用上第二张信纸，而第二张内容只有信函的署名，请务必将第二页弃置不用，重新编辑原文，让第一页能够纳入署名，或者将原文内容延长增添，令最后一页的内容充实饱满，别只包含了“祝好”或“某某人敬上”。 8.检查句法和标点。逗点是否适当？如果你问了一个问题，有没有忘了使用问号？思路是否清晰，段落是否分明？案牍手册须具现代风格，并应勤加查阅" 9.再度检核事实和数据，确保真实无误。 10.如果信中提及附加其他资料或档案，附件应齐备。

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