學校審計經驗分享 教育局 學校核數組 二零一三年一月

經驗分享： 3個環節 常見審計結果 個案研究 良好的財務管理要項

常見審計結果 常見審計結果可分為以下範圍： 採購 商業活動 付款及收款 銀行帳戶管理 資產保管 津貼運用

常見審計結果 採購 審計結果多與採購事宜有關。 目的是確保符合公眾問責、物有所值、具透明度、公開及公平競爭的原則。 教育局通告第15/2007號-已訂明報價或招標的程序。

常見審計結果 A. 採購(續) ：金額限制 (教育局通告第15/2007號指引第44段) 金額 採購方式 規定向供應商索取的報價／標書數目 批核當局 5,000元以上，但在30,000元以下 口頭報價 最少2個 校長 30,000至50,000元 書面報價 50,000元以上 邀請投標 最少5個 標書批核委員會

常見審計結果 A. 採購(續) ：標書批核(教育局通告第15/2007號指引第17段) 金額 批核當局 標書批核委員會成員 50,001元至 120,000元 標書批核 委員會 最少2名教職員，並由校長擔任主席 120,000元以上 校監／校董、校長、1名教師及 1名家長教師會代表或家長校董

常見審計結果 採購(續) 1) 沒有就下列服務的合約進行招標／報價程 序：影印機租賃、保安、寬頻上網、教育 課程和清潔。 　 序：影印機租賃、保安、寬頻上網、教育 課程和清潔。 (注意事項：金額限制根據合約總值而非每 月付款額計算。) 2) 沒有就續約事宜進行招標／報價程序。 3) 拆細訂單以規避金額限制 (指引第 45 段) 。 (教育局通告第15/2007號)

常見審計結果 採購 (續) 校方沒有在報價、招標或合約條文中加入聲明， 向學校員工提供任何與他們職責有關的利益均 屬違法行為。 4) 《防止賄賂條例》 校方沒有在報價、招標或合約條文中加入聲明， 向學校員工提供任何與他們職責有關的利益均 屬違法行為。 (教育局通告第15/2007號第 2 段 )

常見審計結果 採購 (續) 5) 申報利益衝突 校方沒有通告校內人員，如得知其本人或家人與供應商有密切連繫，需作出書面申報，和沒有要求員工簽署確認已細閱及了解通告內容。 與供應商有密切連繫的員工，沒有向校董會或法團校董會作出書面申報，及處理相關的報價或投標。 (教育局通告第15/2007號指引第 3 段 )

常見審計結果 採購 (續) 校方沒有通告校內人員，有關報價／招標資料 應保密， 並要求員工簽署碓認已細閱及了解通 告內容。 6) 報價／招標資料應保密 校方沒有通告校內人員，有關報價／招標資料 應保密， 並要求員工簽署碓認已細閱及了解通 告內容。 員工沒有簽署承諾書， 承諾他們不會在未經授 權下披露有關報價或招標的資料。 (教育局通告第15/2007號指引第 7 段 )

常見審計結果 採購 (續) 7) 督導人員沒有進行抽查 (指引第50 段)。 8) 沒有邀請足夠數目的供應商投標／報價 7) 督導人員沒有進行抽查 (指引第50 段)。 8) 沒有邀請足夠數目的供應商投標／報價 而不加以說明(指引第 21 及 47 段)。 (教育局通告第15/2007號)

常見審計結果 (教育局通告第15/2007號 ) 採購 (續) 9) 沒有解釋為何不採納出價最低／較低者 (指引 第 35 及 48 段)。 9) 沒有解釋為何不採納出價最低／較低者 (指引 第 35 及 48 段)。 10) 沒有擬訂和備存投標／報價文件 (例如 標書的正本、投標摘要及批核紀錄表、價目 比較表、按報價購貨表格、報價單) 以供查 核 (指引第 43、47 及 48 段)。 11) 標書並非在截標當日開啟 (指引第 30 段)。 (教育局通告第15/2007號 )

常見審計結果 採購 (續) 沒有適當分工，例如開標及標書審核委員會與 標書批核委員會的成員並非由不同人士出任 (指引第 18 段)。 沒有將投標箱安裝在固定的位置上或投標箱沒有雙重上鎖(指引第 9、10 段) 。 未獲校董會／法團校董會同意前，承辦商把服務外判予第三者。 (指引第 51段) (教育局通告第15/2007號 )

審計個案研究 採購個案 (1) 學校名稱： 清新學校 計劃採購項目： 供應六部手提電腦及軟件 總額： 38,000元 學校名稱： 清新學校 計劃採購項目： 供應六部手提電腦及軟件 總額： 38,000元 報價日期： 2011年6月21日 報價批核日期： 2011年6月26日 發票日期： 2011年6月18日 問題何在﹖

審計個案研究 採購 個案 (1) (續) 問題所在： 在報價獲准採納前已訂貨。 解決辦法：學校應在校長批准後才訂貨。 (教育局通告第15/2007號指引第 49 段)

審計個案研究 採購 個案 (2) 學校名稱： 先進學校 計劃採購項目：供應10套「顏色圖書枱」 總額：約$8,000 採購安排： 學校名稱： 先進學校 計劃採購項目：供應10套「顏色圖書枱」 總額：約$8,000 採購安排： 用報價方式，規格上只標明總採購量、尺寸及 用料，但沒有標明顏色要求。 獲選供應商第一次報價每套$790 。經學校再詢 價，第二次報價為橙色每套$790，黃色、藍色、 綠色每套$890 。 問題何在﹖

審計個案研究 採購個案 (2) (續) (教育局通告第15/2007號第 24 段) 問題所在： 學校規格上沒有清楚標明圖書枱顏色的要求，導至供應商報價混亂，及報價多於一次似有不公。 解決辦法： 學校應列明不同顏色圖書枱的數量，要求分別報價。 (教育局通告第15/2007號第 24 段)

審計個案研究 採購 個案 (3) 學校名稱： 人人書院 計劃採購項目： 供應和安裝課室放影設備 總額： 80,000元 開標及標書審核委員會成員：A老師和B老師 推薦標書人員： A老師 標書批核委員會成員： 校長 (主席)、 B老師和C老師 問題何在﹖

審計個案研究 採購個案 (3) (續) 問題所在：沒有適當分工 – 開標及標書審核委員會一名成員 (A老師) 同時負責推薦標書，而該委員會另一名成員 (B老師) 則同時出任標書批核委員會成員。 解決辦法：開標及標書審核委員會與標書批核委員會的成員，應由不同人士出任 。 (教育局通告第15/2007 號指引第18 段)

常見審計結果 B. 商業活動 1) 商業活動未獲區域教育服務處(就未成立法團校董會的資助學校而言) ／法團校董會事先批准。 1) 商業活動未獲區域教育服務處(就未成立法團校董會的資助學校而言) ／法團校董會事先批准。 2) 核准商業活動其後的變更 (例如轉換營辦商／供應商、更改協議條款) 未獲區域教育服務處(就未成立法團校董會的資助學校而言) ／法團校董會事先批准。 (教育局通告第24/2008 號)

常見審計結果 B. 商業活動(續) 3) 沒有進行／定期進行招標／報價程序。 3) 沒有進行／定期進行招標／報價程序。 4) 學校在售賣習作簿、校服、文具、用具及其他 物品(課本除外) 所得的利潤，超過向供應商購 貨成本價的15%利潤上限。售賣課本不應獲利。 5) 食物部的差餉、地租及其他相關開支並非由食 物部營辦者繳付。 6) 沒有校董會或法團校董會的批准而接受承辦商 的利益或捐贈。 (教育局通告第24/2008號及通函63/2012號)

審計個案研究 商業活動個案(1) 學校名稱 ：愛心中學 活動內容 :學校選擇飯盒。 招標工作 :招標邀請書包括 飲品贊助：每年贊助 [新生輔導日、運動會、試後活動、畢業典禮] 學生工作人員飲品共：_____ 盒；家長教師會活動飲品共：_____ 盒” 。 問題何在﹖

審計個案研究 商業活動個案(1) (續) 問題所在：不應索取或接受營承辦商任何形式的利益或捐款。 恰當做法： 不應加上此類條款，如學校有該類服務，可另行進行報價／招標。 (注意事項：選擇招標或報價安排，取決於採購項目總金額而非每一位的價錢計算。) (教育局通告第24/2008號)

審計個案研究 商業活動個案(2) 學校名稱 ：和平中學 服務:校服供應。 個案內容 :和獲選供應商簽定四年校服供應合約。 問題何在﹖

審計個案研究 商業活動個案(2) (續) 問題所在： 合約有效期超過三年。 恰當做法： 招標文件及合約內均須訂明最長有效期不超過三年。 學校須定期進行報價/投標，最少每三年一次，以確保貨品及服務的價格及質素具競爭力。 (教育局通告第24/2008號)

常見審計結果 在沒有付款憑單和發票正本的證明下付款。 C. 付款及收款 付款 在沒有付款憑單和發票正本的證明下付款。 付款的職員沒有在已繳付的憑單和發票蓋上「已繳付」或「PAID」字樣，亦沒有加上日期以防重覆付款。 (《學校行政手冊》第6.6.4節)

常見審計結果 付款 (續) 3) 沒有適當分工 ，例如製備付款憑單和授權付款 的工作由同一人負責 (《學校行政手冊》第 6.6.4節) 。 C. 付款及收款 (續) 付款 (續) 3) 沒有適當分工 ，例如製備付款憑單和授權付款 的工作由同一人負責 (《學校行政手冊》第 6.6.4節) 。 4) 沒有及時妥善備存教學及非教學人員的假期記錄，可能導致誤發薪金 (教育局通告第1/2006號) 。

常見審計結果 收款 1) 學校活動所得收入存入學校本身的經費 ，但相關開支卻由政府經費支付。 2) 預先簽署正式收據，亦沒有順序發出。 C. 付款及收款 (續) 收款 1) 學校活動所得收入存入學校本身的經費 ，但相關開支卻由政府經費支付。 2) 預先簽署正式收據，亦沒有順序發出。 3) 沒有在損毀／廢棄的正式收據上即時註明「註銷」或「Cancelled」。 (《學校行政手冊》第6.6.3節)

常見審計結果 收款(續) 4) 沒有編製每日收款摘要。 C. 付款及收款(續) 收款(續) 4) 沒有編製每日收款摘要。 5) 沒有把所需資料 (例如收款日期、所發出正式收 據的編號、收入的性質、已收金額、存入銀行的日期、負責職員簡簽) 編製入每日收款摘要(樣本載於《學校行政手冊》第六章附錄 6 )。 (《學校行政手冊》第6.6.3節)

常見審計結果 收款(續) 6) 學校收入並沒有存入以學校名義開設的銀行帳戶。 7) 收到款項後沒有盡速存入銀行。 C. 付款及收款(續) 收款(續) 6) 學校收入並沒有存入以學校名義開設的銀行帳戶。 7) 收到款項後沒有盡速存入銀行。 (《學校行政手冊》第6.6.3節)

常見審計結果 收款(續) 8) 未經校董會／法團校董會事先批准便接受捐贈。 9) 沒有為所接受的捐贈項目編製紀錄冊。 C. 付款及收款(續) 收款(續) 8) 未經校董會／法團校董會事先批准便接受捐贈。 9) 沒有為所接受的捐贈項目編製紀錄冊。 (教育局通告第14/2003號)

審計個案研究 收款個案(1) 學校名稱： 安全中學 個案內容 :負責老師收取學生旅行交通費 ($1,800)後，交予學校文員，但該文員否認有收取款項。 問題所在：員工在金錢交收時，沒有簽署記錄。財物遺失後，難以確認誰負責。 引致後果:由學校賬代支遺失款項。 32

審計個案研究 收款個案(1) (續) 恰當做法： 收款個案(1) (續) 恰當做法： 每次款項交收時，須由收款員工在有關記錄上簽署作實，而該等記錄須予保存，為期與現金記錄的保存時間相同。 遇有任何財物遺失或損毀，校方應立即報警及向有關的高級學校發展主任匯報。 (《學校行政手冊》第6.6.2和8.3.1節) 33

常見審計結果 D. 銀行帳戶管理 1) 預先簽署支票。 1) 預先簽署支票。 2) 沒有在作廢支票上即時註明「註銷」或 「Cancelled」 ，亦沒有保存在支票簿內以 防再次使用。 3) 校長沒有覆核學校文員每月製備的現金簿 及銀行對帳表。 (《學校行政手冊》第6.6.3 及 6.6.6節)

常見審計結果 D. 銀行帳戶管理(續) 4) 未成立法團校董會的資助學校，其銀行帳戶並非由校監及一名註冊校董聯合簽署 (《學校行政手冊》第6.6.6節)。 5) 設有法團校董會的資助學校，其銀行帳戶並非由有關的法團校董會校董聯合簽署(校監的簽署並非必要)(《設有法團校董會的資助學校財務管理指引》第5.2.4 及 6.2(i)節)。

常見審計結果 沒有製作、妥善備存、更新「固定資產登記冊」 。 (樣本載於《學校行政手冊》第六章附錄 7) 沒有實地檢查各項資產。 E. 資產保管 沒有製作、妥善備存、更新「固定資產登記冊」 。 (樣本載於《學校行政手冊》第六章附錄 7) 沒有實地檢查各項資產。 註銷物品未經校長／法團校董會批准。 沒有向校董會／法團校董會提交註銷報告備考。 沒有不定期地突擊點算現金。 (《學校行政手冊》第6.6.5節)

常見審計結果 F. 津貼運用 1) 不得從「營辦開支整筆津貼」／「擴大的營辦開支整筆津貼」撥付的開支項目例子： 員工附帶福利； 員工向外間機構或政府機構繳交的罰款及利息； 借給員工或非學校僱員的貸款； 捐款。 (資料來源：「營辦開支整筆津貼」／「擴大的營辦開支整筆津貼」的運用指引及使用注意事項)

審計個案研究 津貼運用個案(1) 學校名稱： 開心小學 個案內容 : 學校為學生於周末提供額外英語課程，安排一名編制內的NET教師任教和一名文員擔當托管班導師，由學校發展津貼(CEG)支付額外薪金。 問題何在﹖

審計個案研究 津貼運用個案(1) (續) 問題所在：不應使用政府的現金津貼，包括學校發展津貼聘用常額編制的全職教師執行額外職務。 補救方法 :由學校賬支付已支出的款項。 恰當做法：學校可僱用外間服務或增聘編制外的臨時人手提供相關服務。 (「學校發展津貼」的基本原則和程序)

常見審計結果 http://www.edb.gov.hk >學校行政 > 財務管理 >《資助學校處理政府津貼小 貼士》 F. 津貼運用(續) 2) 《資助學校處理政府津貼小貼士》 a) 不應做的事例 不應把非資助項目記入政府津貼帳。 不應把政府津貼／學校經費存入並非以學校名義開設的任何銀行帳戶。 b) 詳情可於教育局網頁下載： http://www.edb.gov.hk >學校行政 > 財務管理 >《資助學校處理政府津貼小 貼士》

良好的財務管理要項 適當授權及批准，例如所有開支必須經正式授權後才可繳付。 妥為備存文件及作出匯報，包括校董會／法團校董會的會議記錄。 妥為記錄所有交易，並保存正式帳簿及相關文件。 小心保管學校資產及其他貴重物品，例如每年至少一次實地檢查各項資產，年內不定期突擊點算現金。 清楚分開授權、記錄及保管的職責，例如製備付款憑單和授權付款的工作不應由同一人負責。 41

良好的財務管理要項(續) 學校員工有清晰詳細的守則及職責。 遵從權限規定，例如招標或報價程序中的金額限制 。 進行內部監察，例如檢查報價及投標文件、現金簿、銀行對帳表。 審慎運用財政資源，例如監控預算。 遵守《資助則例》、《學校行政手冊》及相關的教育局通告／指引。 進行管理督導及檢討 ，例如在註銷任何固定資產前須經校長批准，並向校董會／法團校董會提交註銷報告備考。 42

THANK YOU End