一、格式 透過網路傳輸，不必投郵、 沒有信封，也沒有信紙。 雖是信件，只要親切真誠地 表達出意思即可，不受箋函 格式用語拘束。

二、要領 (一)親暱的稱呼，顯現出尊重與 友誼。 (二)盡量釋出善意，適度給予肯 定、嘉許或感謝的表達。 (一)親暱的稱呼，顯現出尊重與 　友誼。 (二)盡量釋出善意，適度給予肯 　定、嘉許或感謝的表達。 (三)對於能夠採納或合乎道理的建 　議，我們必定要誠懇地表達接 　納。

(四)如果對方的建議確有困難，但 　是有其他方式可以協助之處， 　要盡量給予協助，例如可以轉 　介有關部門或機關處理，而不 　要答覆請當事人逕自向有關單 　位申請。 (五)如果真正有困難、做不到的時 　候，一定要很坦誠地將困難所 　在，誠心誠意講清楚，取得對 　方的諒解。

本人對於市長優秀的英語實力、以及積極推動公家機關雙語化環境成效卓著，深感敬佩與贊同。 三、實例 馬市長您好！ 　　本人對於市長優秀的英語實力、以及積極推動公家機關雙語化環境成效卓著，深感敬佩與贊同。 　　如果公務員的英文能力也能同時提升的話，想必更是根本之課題。在此想建議市長，不妨試試看，指派相關單位舉辦一場市府公務員「英語演講比賽」或類似之比賽

以激發對英語有興趣之公務員們勤練英語、參加比賽，想必這應該是一種對公務員很好的培育，讓優秀的公務員除了接觸一成不變的公文書之外，也能激發學習英語的興趣，相信這會是一場精采而有意義的賽事！ 　 　希望這項「英語演講比賽」之建議，能獲市長的認同與考慮，謝謝您！ 　楊節○敬上　91.10.8

親愛的節○您好！ 　　您於九十一年十月八日給馬市長的信，市長已交給我們處理，非常感謝您建議本府相關單位舉辦「英語演講比賽」，以激發公務員勤練英語，這是非常好的建議；我們已先請本府公務人員訓練中心於外語研習課程中，能夠透過英語演講或話劇表演方式進行，至於

舉辦本府所屬公務員的英語講演比賽，確實是一件很有意義的活動，我們會進一步規劃，訂出具體的實施辦法，希望一年內您的建議能獲得實施，屆時我們會邀請您來指導，再一次感謝您提供這樣的建議。 並祝您 健康快樂 臺北市政府人事處處長鐘昱男敬上　　　　 　　　　　　　　　　　91.10.21

結語 格式正確 條理分明 要言不繁 用詞精準 16字箴言

掌握公文時效品質 要求他單位時限內回復的公文，須考量給予合理的回復作業時間。 須於時限內發文或核示的公文，應自行持陳，以免延誤時效。

係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢。 文書流程管理（續） 文書稽催： 1.狹義文書稽催： 係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢。 2.廣義文書稽催：係指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。

權責劃分 -- 強調每一成員自我管理 每一成員職責 各單位收發人員 各級單位主管 文書單位職責 管制單位（總務室） 權責 機關首長職責

每一成員的職責 管制會稿、會辦時效。急要文件須會辦者應親會 。 同一文件請 3個單位以上會核，宜複製同時送會 。 送（收）會外機關公文按速件處理。 無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關。 自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。

各級單位主管職責 充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。 落實職務代理人制度。 對一般公文來文速別與公文性質不符者，得核准更改速別，或指定授權人員核准調整。 對公文時效的優劣案件建議獎懲權。 涉及2個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再處理，避免因往來會稿延誤時效。

文書單位職責 召集會商辦理文書管理電腦化、文管案管作法、登錄（彙整）統計時效及稽催資料檢查各單位登錄及管制情形、協助推動文書流程簡化、配合調卷分析提供資料、提出獎懲建議。

（一）各類公文處理時限 人民申請案件，按其性質規定之期限為限。 人民陳情案件，應不超過規定期限，以收受陳情書次日起算扣除假日，在30日內辦結者為「依限辦結」。 訴願案件，復審案件應不超過法定期限。 監察院糾彈、調查案件，應不超過監察院規定之期限。 院長電子郵件，應不超過3日之期限。

（二）公文時效計算標準： 發文使用日數： 從收文次日起算，至發文之日止。 使用日數不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿1日者，以1日計算；收文當日即已辦結之案件，以半日計算。 機關內部各幕僚單位之間的會稿、會辦時間不得扣除，但與外機關會稿時，從送會之日起至退會收到之日止的時間，得予扣除。

文書流程管理（續） 發文平均使用日數： 發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商謂之。 存查使用日數及存查平均使用日數：與發文使用日數及發文平均使用日數的計算標準同。 會辦時效： 機關內部送會公文，依「最速件1小時、速件2小時、普通件4小時」時限辦理；送會外機關公文以「速件」處理。

貳、文書流程管理（續） 假日之計算： 一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件 等3類之計算標準，例假日等天數應予扣除。 限期公文、專案管制案件、人民申情案件、訴 願案件等4類之計算標準，則包含例假日等放假 天數。

改分之計算 機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位。 單位間有分文爭議案件，應指定專人（或分文小組 ）協調判定，俾提昇效率。 改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。 改分之計算

行政院研考會統一的格式

若有主管與 院長同列名： 院長銜與名字 放在最下方或最右方. 字體稍大.

本院 人事室版： 首長在先，關防在後， 二章並列

填寫範例-提醒寫當事人名字

公務機密維護範疇-分類 文書保密 郵電秘密 資訊保密 媒體保密 採購秘密 業務秘密 職務秘密 人事秘密 陳情檢舉

公務機密維護範疇-文書1 機密文書(文書保密)之處理原則 專責處理─指定專責人員辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔。 減少層次─機密文書之簽擬、陳核（判），應儘量減少處理人員層級及程序。 從嚴審核─是否具有保密價值。 限制分發─一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。 妥慎傳送─視機密等級、傳遞地區、妥慎傳送。

公務機密維護範疇-文書2 安全保管─機密文書之保存與管理，應與一般檔案分別存放於具安全維護功能之箱櫃，裝置密鎖存放。存放場所或區域，得禁止或限制人員、物品進出，並為其他必要之管制措施。 定期清查─機密文書應定期清查，並依法辦理機密等級之變更或註銷事宜。 澈底銷毀─廢棄文書或草稿，應指派專人監督、澈底銷毀。

將病歷資料傳送給第三人，將涉及刑責（引述一篇文章--供卓參） 國內各大醫院離職醫師透過管道，私下影印、抄寫病人資料，做為開業、診所喬遷寄發文宣廣告名單情況，時有所聞，也有不少醫師是將門診病歷做學術研究用，但像把病人病歷輸入個人電腦資料狀況，也是醫院始料所未及，因此各醫院應儘速與全院醫檢護理人員加簽「保密協定」。

保密切結書

鍵盤上好用的４個功能鍵 （連在一起） 　CTRL+V (貼上) 　CTRL+C 　(複製) CTRL+X (剪下) CTRL+Z (復原)

稱 謂 令外祖父、令外祖母、 令尊、令堂、令岳、令岳母、 令夫、 令正（稱對方之妻）、 令郎、 令愛（嬡）、令侄、 稱 謂 令外祖父、令外祖母、 令尊、令堂、令岳、令岳母、 令夫、 令正（稱對方之妻）、 令郎、 令愛（嬡）、令侄、 令兄、令姊、 令妹、令婿、 令媳、 令師、令友、尊翁、 令喬梓（稱對方父子）。

常見的辨正字 「計畫書」 （名詞用）； 「規劃」（動詞）「記載」 、「記錄」 （動詞用） ； 「紀錄」 （名詞用）； 「身分」 「部分」； 「聲請」 （對法院） 「申請」 （對行政）； 「給予」（榮譽、名位等抽象事項）、 「給與」（實物）；「已」經 （非己）。 疑「義」 ：非（議）「紓解」：非（抒）。

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小畫家的操作步驟 先按－印出全頁鍵唷…

新版畫面-會列出近日使用的程式

貼上後存檔應用

橫式信封書寫範例

歸檔的電子處理

上端寫檔號.保存期限 檔號(年度號+分類號) 下端寫頁碼及總頁數。 公文辦畢５天內歸檔 密件公文歸檔封套

機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 (解密的機密件歸檔使用) 將原案封面或公文上所標 示 機密等級以雙線劃去， 再於明顯處浮貼已列明經登記人簽章之紀錄單 台中榮民總醫院機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 通知機關 (原機密案件 核定機關)   發文日期 發文字號 原機密案件 新等級 或註銷 登記人 職 稱： 姓 名： 日 期：

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