5.4 数据库的查询 查询就是在数据库中查找满足特定条件的数据， 它是数据库管理中最基本的操作。利用查询可以查看、 更改以及分析数据，也可以将查询作为窗体和报表的 记录来源。 可以通过查询设计器和查询设计向导来创建查询。 查询到的数据记录集合称为查询的结果集，它的外观 与数据表一样，但它并不是一个基本表，而是符合查 询条件的记录的集合。其内容是动态的，即在符合查 询条件的前提下，其内容是随着基本表的变化而变化 的。 返回首页

5.4 数据库的查询 5.4.1 查询的种类 5.4.2 查询设计器及其使用 5.4.3 使用查询设计器创建选择查询 5.4.5 使用向导创建交叉表查询 5.4.6 查询中数据的操作

5.4.1 查询的种类 Access 提供的查询，从功能上划分有4种类型： 1．选择查询 选择查询是最常见的查询类型，它从一个或多个的表中检索数据。 可以使用选择查询来对记录进行分组，并且还可以对记录作总 计、计数以及求平均值等其他类型计算。 2．交叉表查询 交叉表查询可以在一种紧凑的格式中，显示来源于表中某个字段 的的最大、最小、平均值和合计值等，并将它们分组，一组列 在数据表的左侧，一组列在数据表的上部。

3．操作查询 操作查询可以在一个操作中更改数据表中的许多记录，又分为4种类型： ①删除查询 从一个或多个表中删除一组记录。例如，可以使用删除查询来删除成绩不及格学 生的记录。 ②更新查询 可以对一个或多个表中已有的数据作全局的修改。如：可以给某一类的学生增加 10%的奖学金。 ③追加查询 从一个（或多个）表将一组记录追加到另一个（或多个）表的尾部。例如，要将 一批重修同学的数据添加到“students ”表中，为了避免键入所有这些内容， 可以利用追加查询来快速完成添加操作。 ④生成表查询 根据一个或多个表中的全部或部分数据新建表。

4. SQL 查询 SQL 查询是用户使用 SQL 语句创建的查询。 从创建查询的方式划分，Access 提供的查询有5种类型： ①设计视图方式 在这种方式下，可以创建上述各种功能的查询，并且可以编辑和 修改已有的各种查询，是最常用的查询方式。 ②简单查询向导方式 在这种方式下可以创建两种查询，即明细查询和汇总查询。

③交叉表查询向导方式 在这种方式下，可以使用向导很方便地创建交叉表查询。 ④查找重复项查询向导方式 在这种方式下，可以使用向导很方便地创建一种特殊的查询，即 查找重复项查询。 ⑤查找不匹配项查询向导方式 在这种方式下，可以使用向导很方便地创建一种特殊的查询，即 查找不匹配项查询。 本节只讲述其中比较实用的查询：选择查询和交叉表查询。 返回本节

5.4.2 查询设计器及其使用 利用查询设计器可以按照需要设计一个查询， 而且还可以用它来对一个已有的查询进行编 辑和修改。 1．打开查询设计器的方法 启动Access，打开数据库。在数据库窗口的 “对象”选项卡中，单击“查询”（图5.40 中的1所示）。

图5.40 进入“查询设计器”的方法

然后，用下面两种方法之一打开查询设计器。 第一种方法： ①单击“新建”按钮（如图5.40中箭头2所示）。弹出 “新建查询”对话框，如图5.41所示。 ②选择“设计视图”选项，进入“选择查询”窗口， 同时弹出“显示表”对话框，如图5.42所示。 ③选择作为数据来源的表“students”，将它添加到 “选择查询”窗口，如图5.42所示。 ④单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框。屏幕 上显示的是查询设计器，如图5.43所示。

图5.41 “新建查询”对话框

第二种方法： ①选择“在设计视图中创建查询”（如图5.40中箭头3所示）， 进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”对话框，如图 5.42所示。 ②和③同第一种方法。 图5.42 “选择查询”窗口和“显示表”对话框

2．查询设计器工作界面 查询设计器如图5.43所示。它分为上下两部分，上部为表/查询 显示区，用来显示查询所用的基本表或查询（可以是多个）。 下部为查询设计区，用来设置具体的查询。 图5.43 查询设计器

查询设计区中网格的每一列都对应着查询结果集里的 一个字段，网格的行标题表明了其字段的属性及要 求。包括： 字段 查询工作表中所使用的字段名称。 表 该字段所来自的数据表或查询。 排序 确定是否按该字段排序及按何种方式排序。 显示 确定该字段是否在查询工作表中显示。 准则 用来指定该字段的查询条件。 或 用来提供多个查询准则。

查询设计器的工具栏如图5.44所示，其主要按钮及功 能见表5.9。 3. 查询设计器的工具栏 查询设计器的工具栏如图5.44所示，其主要按钮及功 能见表5.9。 图5.44 查询设计器的工具栏

表5.9 查询设计器工具栏按钮及功能 返回本节 按钮 功能和说明 视图 每种查询有三种视图，一是设计视图；二是数据表视图，用来显示查询结果集；三是SQL视图，用来通过SQL语句进行查询。本按钮可以在这三种视图之间转换。 查询类型 本按钮可以在选择查询、交叉表查询、生成表查询、更新查询、追加查询和删除查询这六种查询之间转换。 执行 执行查询，将查询结果集以工作表的形式显示出来。 显示表 弹出“显示表”对话框，用户可以从中选择查询所要使用的表和查询。 总计 在查询设计区中增加“总计”行，用以进行求和、求平均值等统计计算。 属性 显示当前光标所在位置上的对象的属性：如果光标在查询设计窗口内的数据表/查询显示区内，则将显示查询的属性。如果光标在下部的查询设计区内，则将显示字段的属性。 生成器 弹出“表达式生成器”对话框，用于生成准则表达式。该按钮只有在光标位于查询设计区的“准则”栏内才有效。 数据库窗口 返回到数据库窗口。 返回本节 返回首页

5.4.3 使用查询设计器创建选择查询 利用查询设计器可以按照需要设计一个查询， 而且还可以用它对一个已有的查询进行编辑 和修改。 例5.7 创建一个名为“数学及格”的选择查询， 将表“grade”中数学成绩高于等于60 分的记 录选择出来，查询包括“学生编号”、“数 学”、“英语”、“计算机”等字段，并按 数学成绩从高到低排序。

使用查询设计器创建一个选择查询来解决以上问题， 操作步骤如下： ①在数据库窗口选中“查询”对象，如图5.40所示， 单击“在设计视图中创建查询”选项，进入“选择 查询”窗口，同时弹出“显示表”对话框，如图 5.42所示。 ②单击“表”选项卡，双击“grade”，把“grade”表 选入查询设计器的表/查询显示区后，关闭“显示表” 对话框。 ③分别双击“学生编号”、“数学”、“英语”和 “计算机”字段名，将它们添加到查询设计区的网 格中，如图5.45所示。

图5.45 给查询选择字段和设置准则

④将光标定位在“数学”的“准则”框内，输入 “>=60”，再将光标定位在排序的框内，单击出现的 下拉箭头，如图5 ④将光标定位在“数学”的“准则”框内，输入 “>=60”，再将光标定位在排序的框内，单击出现的 下拉箭头，如图5.45中箭头所示，在出现的下拉列 表框中选择“降序”。 ⑤单击右上角的关闭按钮，保存对查询设计的更改， 在出现的“另存为”对话框中输入“数学及格”， 然后单击“确定”。查询“数学及格”添加到数据 库窗口中。 ⑥在“数学及格”查询上双击，显示查询结果集，如 图5.46所示。

图5.46 “数学及格”查询结果集

例5.8 建立一个名为“成绩总分”的查询，包含“学号”、 “姓名”、“数学”、“英语”、“计算机”字段，并新建一 个总分字段。其中：“总分”=“数学”+“英语”+“计算机”， 并将总分大于240的记录显示出来。操作步骤如下： ①在数据库窗口选中“查询”对象，选择“在设计视图中创建查 询”，进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”对话框， 如图5.42所示。 ②单击“表”选项卡，由于数据来源于“grade”和“students”两 个表，分别双击“grade” “students”，然后关闭“显示表”对 话框。由于第5.2.7节已在“grade”和“students”表间建立了 关系，故在它们之间出现一对一的关系连线，如图5.47所示， ③分别双击“学号”、“姓名”、“数学”、“英语”和“计算 机”字段名，把要求在查询中显示的“学号”等各个字段添加 到查询设计区内，如图5.47所示。

图5.47 查询的设计视图

④将光标定位到空白字段中，如图5.47中箭头所示。 此时，工具栏上生成器按钮变为可用，单击它，弹 出表达式生成器对话框，如图5.48所示。 图5.48 “表达式生成器”对话框

⑤在左下方的框内，双击“表”文件夹，选择 出现的“grade”表，如图5.49所示，在中间 的框中会显示出“grade”表的所有字段。 ⑥双击“数学”，单击“+”，双击“英语”， 单击“+”，双击“计算机”，则整个公式 [grade]![数学] + [grade]![英语] + [grade]![计算机] 就显示出来，如图5.49上 部框中间所示。

图5.49 生成表达式

⑦单击“确定”按钮，可以看到表达式出现在 字段框中，把“表达式1”这几个字改成“总 分” (注意：冒号及冒号右边的内容不能改 动)，在下面的准则框中，输入“>240”，如 图5.50所示。 ⑧单击窗口右上角的“关闭”，保存更改。在 弹出的“另存为”对话框中，输入查询名 “成绩总分”，单击“确定”。双击建好的 查询“成绩总分”，查询结果集如图5.51所 示。

图5.50 将“表达式1”改为“总分” 图5.51 “成绩总分” 查询

5.4.4 查询准则设置 从图5.51查询“成绩总分”的结果集可以看出，设置 了“>240”的查询准则后，在查询中只显示了总分大 于240的记录。实际上，查询“准则”是在查询中用 来限制检索纪录的条件表达式，也称为准则表达式。 它由一些字段值、常量、内部函数和运算符构成。 下面给出设置准则的一些具体示例。 1．简单准则表达式 设置的准则是某个特定的字段值。

字段名 准则表达式 含义 说明 性别 “男” 查询性别为“男”的记录 文本值应使用双引号(“”)括起来 英语 83 查询英语为83分的记录 等效为“=83”，允许省去等号“=” 出生年月 #84-1-25# 查询1984年1月25出生者的记录 在准则表达式中使用日期时应该用半角的“#”号括起来

运算符有：比较运算符、字符串运算符和逻辑运算符。 ①比较运算符 2．含运算符的准则表达式 运算符有：比较运算符、字符串运算符和逻辑运算符。 ①比较运算符 运算符 字段名 准则表达式 含义 > 总分 >240 查询总分大于240的记录 <> 英语 < >0 查询英语不为0的记录 >= 略 < <= Between and 出生年月 Between #84-1-1# And #84-12-31# 查询出生年月在84年间的记录 说明：Between and 用于指定一个范围，主要用于数字型、货币型和日期性字段。

②字符串运算符 运算符 字段名 准则表达式 含义 Like 籍贯 like “广西桂林” 查询“籍贯”字段值是“广西桂林”的记录 In 姓名 查询“姓名”字段值只能是“梁海鸥”或“何步耘”的记录 说明： Like 用于查找指定模式的字符串。在字符串中允许使用一些通配符，如“？” 表示字符串中该位置可以为任意的一个字符。“*”表示字符串中该位置可以 为任意的若干个字符。 例如 Like “*西*” 查找籍贯字段中含有“西”的记录。

③逻辑运算符 运算符 字段名 准则表达式 含义 and(与) 数学 >=60 and <85 查询数学成绩在60~84之间的记录 Or(或) <60 or >85 查询数学成绩在60以下或者85以上的记录 说明： 在查询设计视图中，为各个字段所设置的准则（条件）在逻辑上是“与”的关系。在“准则”行下面的“或”行，可以指定查询记录不必同时满足的其他条件，这些条件和准则行的条件在逻辑上是“或”的关系。而同一个“或”行中的各个条件之间逻辑上仍然是“与”的关系。即不论是“准则”还是“或”行，各个条件在同一行上是‘与’的关系，在不同行上是“或”的关系。 返回本节

5.4.5 使用向导创建交叉表查询 交叉表是一种用压缩的、交叉的、类似电子表格的格 式显示数据的表格。交叉表查询显示来源于表或查 询中某个字段的总结值（合计、计算以及平均）， 并将它们分组。一组列在数据表的左侧（如学号和 姓名），一组列在数据表的上部（如考试科目）。 例5.9 有一个名为“gradenew”的表，如图5.52所示。 利用它制作一个结果集如图5.53所示的交叉表查询。

图5.53 “gradenew_交叉表查询”结果集

操作步骤为： ①在数据库窗口选中“查询”对象，然后单击 “新建”按钮，弹出“新建查询”对话框， 如图5.41所示，选中右侧列表框中的“交叉 表查询向导”，单击“确定”。 ②在弹出“交叉表查询向导”对话框的“视图” 区中选择“表”，在上边的列表框中选择数 据来源“gradenew”表，单击“下一步”，如 图5.54所示。

图5.54 “交叉表查询向导”之一 图5.55 “交叉表查询向导”之二

③在新弹出的对话框中，使用“>”按钮，分别 将“学号”和“姓名”两字段送入右边的 “选定字段”框中，作为查询的行标题（最 多可有3个行标题），再单击“下一步”按钮， 如图5.55所示。

图5.56 选择列标题 图5.57 选取作为值的字段和使用的函数

图5.56 选择列标题 图5.57 选取作为值的字段和使用的函数 ④在弹出的如图5.56所示的对话框中，选择“课程” 字段作为列标题，单击“下一步”按钮。 ⑤在新出现如图5.57所示的对话框中，选取“成绩” 字段作为值的字段，并选择使用“求和”函数，不 选择包括各行小计。 ⑥单击“下一步”按钮，弹出图5.58的查询“完成” 对话框，默认“请指定查询的名称”框中出现查询 名“gradenew-交叉表”，选择“查看查询”，最后 单击“完成”。显示查询结果集，如图5.53所示。

图5.58 “交叉表查询向导”最后对话框 返回本节

5.4.6 查询中数据的操作 对查询得到的结果集同样可以进行编辑、修改、 排序、筛选以及打印等操作。这些操作与对 表的数据的操作是类似的。读者可以参考 “5.3 数据表数据的编辑与使用”一节，在 此不重述。

5.5 创建实用报表 利用Access的报表功能，可以对数据库中大量 的数据进行排序、分类汇总、累计和求和， 直观地在屏幕上以打印格式显示数据，当 然最重要的是可以将这些数据通过打印机 在纸上打印出来，以便永久保存。

5.5 创建实用报表 5.5.1 报表简介 5.5.2 使用“自动创建报表”建立报表 5.5.3 使用“报表向导”创建报表 5.5 创建实用报表 5.5.1 报表简介 5.5.2 使用“自动创建报表”建立报表 5.5.3 使用“报表向导”创建报表 5.5.4 使用设计视图创建报表 5.5.5 使用标签向导创建标签 5.5.6 报表的预览和打印

5.5.1 报表简介 报表是数据库的主要对象之一，它提供了对数据库的 数据信息按需要的格式进行打印的最佳方式。报表中 的大部分信息来自于它所基于的数据表、查询。报表 中的其他信息（所有信息都包含在报表的控件中）保 存在报表的设计中。 在Access中，系统提供了三种创建报表的方法：一是 “自动创建报表”，二是“报表向导”，三是“报表 设计视图”。前两种方法，适用于创建一些简单的报 表。对于一些较复杂的报表，可以用后一种方法直接 创建，也可以在用前两种方法创建报表的基础上，进 行修改。

5.5.2 使用“自动创建报表”建立报表 “自动创建报表”是最简单、快捷的创建报表 的方法，用这种方法创建的报表包含了选定 的表或查询中所有的字段，格式是系统规定 的，以后可以通过报表设计视图进行修改。 利用“自动创建报表”创建的报表，有两种格 式：纵栏式、表格式。它们的创建步骤相似， 只不过是所创建出的报表的格式不同。下面 以纵栏式表格为例加以说明。

例5.10 为“grade”表创建一份纵栏式报表，操作步 骤为： ①在“数据库”窗口中，选择“报表”对象，然后单 击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框，如图 5.59所示。 图5.59 “新建报表”对话框

②在“新建报表”对话框中，选择“自动报表：纵栏 式”，在下面的列表框中，选择作为报表数据来源 的表“grade”。 ③单击“确定”，新建的报表显示在屏幕上，如图 5.60所示。单击其右上角的关闭按钮，保存报表。 图5.60 新建的报表

5.5.3 使用“报表向导”创建报表 使用“自动创建报表”创建报表，操作简单易行，可 以满足一般用户的需要。但是用户几乎不能做出任 何选择，如无法选择使用哪些字段等。使用“报表 向导”创建报表，不仅可以选择所需的字段，还可 以定义报表的布局和样式，创建出格式较丰富的报 表。 例5.11 使用报表向导，用图5.52 所示的数据表 “gradenew”，创建如图5.61所示的名为“成绩计算” 的报表，操作步骤如下：

图5.61 “成绩计算”

①在“数据库”窗口中，选择“报表”对象， 单击“新建”按钮，在出现如图5 ①在“数据库”窗口中，选择“报表”对象， 单击“新建”按钮，在出现如图5.59“新建报 表”对话框中，选择“报表向导”。在下面 的列表框中，选择作为报表数据来源的表 “gradenew”，单击“确定”，弹出为报表选 择字段的对话框，如图5.62所示。 ②利用“>>”按钮，将可用字段“学号”、 “姓名”、“课程”和“成绩”一次全部移 到右边的“选定的字段”框中，如图5.63所 示。

图5.62 选择字段的对话框 图5.63 选择字段完毕

③单击“下一步”，在出现的对话框中，确定 是否添加分组级别。通过数据分组，可以将 具有相同字段值的记录作为一组进行显示， 同时还可以进行数据汇总。这里选用“课程” 作为分组依据，选择“课程”后，单击“>”， 把它送到右边框中的最上方，如图5.64所示。 单击“下一步”，弹出对数据进行排序的对 话框，如图5.65所示。

图5.64 是否添加分组级别对话框 图5.65 数据排序的对话框

④指定每个组内记录按“学号”升序排列。在图5 ④指定每个组内记录按“学号”升序排列。在图5.65 的数据排序的对话框中，单击列表框的下拉箭头， 在弹出的列表中选择“学号”字段；再单击排序方 式按钮，使它变为，如图5.65所示。一次最多可以 根据4个字段进行排序。 ⑤单击“汇总选项…”按钮，弹出汇总值选择对话框， 如图5.66所示。共有4种汇总值复选项可以选择，这 里选择计算“平均”值。还可以选择汇总的显示方 式，这里选择“明细和汇总”，再单击“确定”， 回到图5.65所示的对话框。

图5.66 “汇总选项”对话框

⑥单击“下一步”，弹出选择报表布局对话框，如图 5 ⑥单击“下一步”，弹出选择报表布局对话框，如图 5.67所示。报表布局选择“递阶”，对于每一种选 择的布局都会在左侧显示出相应的样式。选择“调 整字段宽度”。单击“下一步”， 弹出选择报表样 式对话框，如图5.68所示。 图5.67 选择报表布局 图5.68 选择报表式样对话框

⑦选择“正式”报表样式，单击“下一步”，弹出 “完成”对话框，如图5 ⑦选择“正式”报表样式，单击“下一步”，弹出 “完成”对话框，如图5.69所示。在顶部的文本框 中输入报表标题“成绩计算”，系统将把这个标题 作为报表的名字。最后，单击“完成”，就创建了 如图5.61所示的“成绩计算”报表。 图5.69 完成对话框。 返回首页

5.5.4 使用设计视图创建报表 使用报表“设计视图”，不仅可以从无到有地创建报 表，还可以对一个已有的报表进行编辑修改。 1．报表的视图 每个报表都有三种视图：设计视图、打印预览和版面 预览。使用设计视图可以创建报表或更改已有报表 的结构；使用打印预览，可以查看在报表每一页上 显示的数据；使用版面预览，可以查看报表的版面 设置。报表设计工具栏上的视图按钮 ，可用于视 图切换。

2. 打开报表设计视图 在数据库窗口中，切换到“报表”对象，双击 “在设计视图中创建报表”;或者选定“在设 计视图中创建报表”后单击“设计”可以进 入如图5.70所示的报表设计视图。 报表的设计视图主要由报表设计工具条、报表 设计工具箱和报表设计窗口组成。报表设计 工具条，上面有一些设计时常用的按钮，如 视图、字段列表等，见图5.70。

图5.70 报表的设计视图

报表设计窗口是报表设计的主要界面，构成报表的五个部分（称 为节）可以在设计窗口中显示出来，如图5.70所示。分别是： ①报表页眉：在整个报表的顶部显示，一般是报表的标题等。 ②页面页眉：在报表中每一页的最上方显示，可利用页面页眉显 示列标题等内容。 ③主体：包含了报表数据的详细内容。即报表数据源中的各条记 录应放在主体节中。 ④页面页脚：在报表中每一页的最下方显示，与页面页眉相对应。 可利用它显示页码等。 ⑤报表页脚：只在整个报表的底部显示，与报表页眉相对应。 在实际制作报表时，可以根据需要，选用所有或部分的节。

3. 使用设计视图创建报表 使用设计视图创建报表的方法通过实例来说明。 例5.12 以“grade”表为数据源，创建一个如 图5.71所示且名为“综合分计算”的报表， 包含学生编号、数学、英语、计算机、综合 分，其中，综合分=英语×0.4+数学×0.3+计 算机×0.3。

图5.71 “综合分计算”报表的局部

①选择“教学管理”数据库的“报表”对象，双击 “在设计视图中创建报表”项，打开报表设计视图。 步骤如下： ①选择“教学管理”数据库的“报表”对象，双击 “在设计视图中创建报表”项，打开报表设计视图。 ②为报表指定数据源，单击工具栏上的“属性”按钮， 打开报表属性窗口，选择“数据”项，将光标置于 记录源框中，单击出现在右侧的下拉箭头“▼”， 选择“grade”表，如图5.72所示。 图5.72 报表的属性窗口

③关闭属性窗口，如不出现“字段列表”窗口，则单 击工具栏上的“字段列表”按钮，在出现的图5 ③关闭属性窗口，如不出现“字段列表”窗口，则单 击工具栏上的“字段列表”按钮，在出现的图5.73 的“字段列表”窗中，将“学生编号”、“数学”、 “英语”、“计算机”4个字段拖到主体节中，如图 5.75所示。 图5.73 “字段列表”窗口

③关闭属性窗口，如不出现“字段列表”窗口， 则单击工具栏上的“字段列表”按钮，在出现 的图5 ③关闭属性窗口，如不出现“字段列表”窗口， 则单击工具栏上的“字段列表”按钮，在出现 的图5.73的“字段列表”窗中，将“学生编 号”、“数学”、“英语”、“计算机”4个 字段拖到主体节中，如图5.75所示。 ④单击“工具箱”按钮，将工具箱显示出来，如 图5.74所示。单击工具箱上的“文本”按钮， 在主体节的空白处单击，将出现一个带有标签 的文本框，将标签中的“文本5：”改为“综 合分”，如图5.75所示。 图5.74 工具箱

图5.75 设计报表的主体节

⑤在未绑定文本框上单击右键，在出现的级联菜单中 选择“属性”，出现如图5 ⑤在未绑定文本框上单击右键，在出现的级联菜单中 选择“属性”，出现如图5.76所示的窗口，选择 “数据”项，将光标定位于“控件来源”框中，单 击右侧的“...”按钮，打开“表达式生成器”，如 图5.77所示。 图5.76 “属性-文本框”窗口 图5.77 表达式生成器

⑦单击关闭按钮，保存对报表设计的更改，以 “综合分计算”的名称保存报表。单击工具 栏上“视图”，预览报表，可以看到，显示 的报表和图5 ⑦单击关闭按钮，保存对报表设计的更改，以 “综合分计算”的名称保存报表。单击工具 栏上“视图”，预览报表，可以看到，显示 的报表和图5.71的形式不完全相同，需要添 加标题和分隔线，可以通过对报表设计进行 修改来完成。

4．工具箱及控件 在设计或修改报表时，工具箱是一个“命令中 心”，它包括设计所有控件所需的工具。控 件是报表中用来显示数据、执行操作或装饰 报表的各种对象。单击工具栏上的工具箱按 钮 ，可以显示或隐藏如图5.74所示的工 具箱。工具箱中提供的常用工具及功能简述 见表5.10。

表5.10工具箱中常用工具按钮及功能 工具按钮 功能和说明 选择对象 使用它可以对控件进行选择、定尺寸、移动和编辑 标签 可以创建显示和说明文本的控件，如：报表上的标题或说明性文字 文本框 用来创建文本框，显示、输入或编辑表中的数据 选项按钮 用于创建单选按钮 复选框按钮 用于创建复选框 直线 用它可以将一个报表分成不同的部分 其他控件按钮 单击此按钮，系统将会显示所有已加载的控件，提供用户使用

有许多控件都自动附带有一个用作标题、说明或提示 的控件，为了与原来的主控件相区别，姑且称之为 次控件。 5. 控件的使用 ①控件的创建 以一个具体的例子来介绍。 例5.13 对例5.12创建的报表“综合分计算”进行下 面的操作：在它的页面页眉上创建一个标签，显示 “用工具箱按钮创建标签的例子”，并在记录间插 入一条直线作为分隔线，以便得到图5.71的效果。

操作方法如下： (i)打开“教学管理”数据库，单击“报表”对象，选 择报表“综合分计算”，单击“设计”，进入报表 设计视图。 (ii)单击工具栏上的“工具箱”按钮 ，打开工具箱， 如图5.78所示。单击工具箱中的“标签”控件按钮， 把鼠标移到报表设计区中时，鼠标指针变成标签的 图标，如图5.79中箭头1处所示。将鼠标移到页面页 眉节的中部，按住鼠标左键拖动，就建好了一个标 签控件。可以在标签中输入文字，这里输入了“用 工具箱按钮创建标签的例子”。

图5.78 标签和直线控件 图5.79 用工具箱按钮创建标签

(iii)单击工具箱中的“直线”控件按钮，将鼠标移到主体节， 按住鼠标左键并拖动，就画出一条直线，如图5 ②控件的选定 单击所选的控件，该控件的周围出现界线和8个界点时，表明已 经选中该控件。 ③控件的缩放 选中要缩放的控件，把鼠标指针指向其界点（左上角那个最大的 界点除外），当鼠标指针变为双向箭头形状时，按住左键拖动 就可以放大或缩小控件。

④控件的移动 主控件的移动可以和次控件同时或者分开进行。首先选中要移动的控件。 要单独移动时，鼠标指针须指向要移动的控件左上角那个最大的界点， 当鼠标指针变为手指形状 时，按住左键拖动到新的位置。主、次 控件要一同移动时，鼠标指针须指向要移动的主控件的边界线上，当 鼠标指针变为五指形状 时，按住左键拖动到新的位置。 ⑤控件的删除 单击要删除的控件，当该控件的周围出现界线和界点时，按<Delete>键。 可以删除次控件而保留主控件。但删除主控件，就连其次控件也会一同 删除。 ⑥控件的修饰 包括改变控件中文字的格式及控件的外观，如边框、颜色、视觉效果等。

例5.14 将前面创建的标签“用工具箱按钮创建标签的 例子”的字体大小设为12磅,方法为： 将鼠标移到该标签处单击右键，在出现的菜单中选择 “属性”，出现如图5.80所示的“标签属性”窗口， 选择“格式”项，再选择“字体大小”中的“12”， 关闭打开的窗口。 图5.80的“标签-属性”窗口 返回首页

5.5.5 使用标签向导创建标签 这里所说的标签的形式及内容和我们前面使用 过标签控件，都是完全不同的。这里的标签 是一种特殊的非常实用的报表，利用它，可 以根据数据库中的数据，制成各种标签，如 “准考证”、“电话号码”、“地址”标签 等。 使用标签向导制作标签，简单方便，可以制作 标准型的标签，也可以制作自定义格式的标 签。

例5. 15 使用表“students”中的数据，利用标签向导 制作“电话号码”标签，包括“学号”、“姓名” 和“电话号码”字段，如图5 图5.81 “电话号码”标签预览

制作“电话号码”标签的方法如下： ①在“数据库”窗口中，单击“报表”对象，然后单 击“新建”按钮，在“新建报表”对话框中，选择 “标签向导”，选择“students”表作为标签的数据 来源。 ②单击“确定”，弹出“标签向导”对话框，要求用 户选择标签型号或者自定义。本例中选择A-ONE 28737，它的尺寸为：64.0mm*33.9mm*3(宽*高*每页 标签个数)，如图5.82所示。

图5.82 选择标签类型

图5.83 选择标签的文本外观

③单击“下一步”，在出现的图5.83对话框中，确定 标签的文本外观。本例选择宋体，9磅，中等粗细， 黑色文本，非斜体，无下划线。设定后单击“下一 步”， 弹出设置原型标签对话框，如图5.84所示。 图5.84 设置原型标签对话框

④在图5.84中，从左边的可用字段列表中选择需要的 字段。先选中“学号”字段后，单击“>”按钮，将 “学号”送入右边的原型标签框中，按回车键使光 标移到下一行，如图5.84中箭头所示。用同样的方 法，将“姓名”、“电话号码”字段送入右边的框 中。本例最终的标签原型如图5.85所示。 ⑤单击“下一步”， 弹出选择排序字段对话框，如图 5.86所示，双击“学号”字段选择它作为排序依据， 单击“下一步”，在出现的对话框中，指定报表的 名称为“电话号码”，选择完成后“查看标签的打 印预览”，单击“完成”，显示的打印预览效果和 图5.81一样。

图5.86 选择排序字段对话框

5.5.6 报表的预览和打印 创建报表的主要目的是要制作成书面文件，如成绩单、月报、季 报、年报等各类统计报表。在各种事务处理中打印报表是必不 可少的。为了使打印出来的报表外观精美、合乎要求，需要进 行打印预览，以便修改。 1.报表预览 尽管此前我们已经多次讲过报表的打印预览，但只是预览设计效 果而已。这里将对打印预览作较为系统的介绍。 ①当用户在数据库窗口选择了“报表”对象，并选中某个报表后， 单击“预览”按钮 ，即进入了“打印预览”窗口。用 户这时看到的报表，与打印出来的效果是一致的。

②工具栏 进入“打印预览”窗口后，如果没有出现打印预览特 有的按钮，选择“视图”→“工具栏”→“打印预 览”，如图5.87所示，可将“打印预览”工具栏显 示出来，如图5.88所示。“打印预览”工具栏的主 要工具按钮及功能见表5.11。 图5.87 打开“打印预览”工具栏

表5.11 “打印预览”工具栏工具按钮及功能 按钮 功能和说明 视图 单击它，可在“设计视图”和“打印预览”之间进行转换。单击其右边的三角形，会弹出一下拉菜单，包括“设计视图”、“打印预览”和“版面预览”。只有在设计视图状态时“版面预览”按钮才处于激活状态 打印 单击它，不经页面设置，直接将报表送到打印机上 单击其右边的下拉箭头，会弹出一下拉列表，可设置打印预览的显示比例 显示比例 单击它，可在设置的显示比例和“适当”选项之间切换。 单页 在窗口中显示一页报表 双页 在窗口中显示两页报表 多页 在窗体中显示多页报表 关闭 关闭打印预览窗口

与表、查询的打印类似，详见5.3.3节数据的 排序、筛选和打印。 2．报表打印 与表、查询的打印类似，详见5.3.3节数据的 排序、筛选和打印。 返回首页

5.6 管理数据库 随着数据库的逐步开发，数据库中的对象将会越来越 多，必须妥善进行管理。管理包含两个层次，即对象 内部的管理和对象整体的管理。在对象内部实施管理 的操作，包括对具体对象结构和数据的管理，已经分 别在以上各节中作了介绍。本节着重介绍对于对象如 表、查询、报表等的整体管理，即把对象作为一个整 体管理的方法。在选定了对象之后，对数据库中的对 象的整体管理操作都是一样的。因此，下面将以数据 表为例，介绍数据库对象的备份、恢复、更名和删除 等操作方法。 而整个数据库文件的备份可以在Windows利用“资源管 理器”或“我的电脑”，按照文件备份的方法进行。

5.6 管理数据库 5.5.1 数据库对象的备份和恢复 5.5.2 数据库对象的改名 5.5.3 数据库对象的删除

5.5.1数据库对象的备份和恢复 如果要备份的仅是数据库内的部分对象，可以利用 Windows的剪贴板来进行。分为两种情况，一是在数 据库内部的备份。另一是在数据库外部文件中备份。 1．在数据库内部备份 例5.16 为“教学管理”数据库文件中的表 “students”在同一个数据库中作一个名为 “students-1”备份。步骤如下：

①打开“教学管理”数据库文件，在图 5.19“数据库”窗口中，选择“表”对象。 ②选择“students”表后，单击菜单栏“编 辑”→“复制”，或者按<Ctrl>+C键，将 “students”表复制到剪贴板上。 ③单击菜单栏“编辑”→“粘贴”，或者按 <Ctrl>+V键，都可以打开“粘贴表方式”对 话框，如图5.89所示。

图5.89 粘贴表方式 图5.90 “将表‘students’导出为…”对话框

④选择粘贴的范围“结构和数据”，如图中箭头所示。 ⑤在表名称框键入“students-1”，作为备份表名，单 击“确定”，完成备份。 2. 备份放到其他数据库文件中 例5.17 为“教学管理”数据库文件中的表 “students”作一个名为“students-2”备份，放到 另一个数据库（如db1.mdb）中。 ①打开“教学管理”数据库文件，选择“表”对象。

②在“students”表名上单击右键，在弹出的 菜单中选择“导出…”命令，弹出(将表 “students”导出为…)对话框，如图5 ③在图5.90中，通过“保存位置”，找到接收 “students”表的数据库文件db1.mdb的存储 路径后，选择数据库文件db1.mdb，再单击 “保存”按钮。

图5.91 将表备份到别的数据库中

④在弹出的导出对话框中，按图5.91所示，输入表名 “students-2”，选择“定义和数据”，按“确定”后，就将表备 份到了数据库文件db1.mdb中。 注意：必须打开数据库文件db1.mdb才可以看到表“students-2”。 3．数据库对象的恢复 在对象的修改过程中，如果不慎作了误操作，想要恢复原先的对 象，有两种方法： 其一，利用“撤消”操作，恢复对象的原来状态。单击“编辑” 菜单中的“撤消”命令，或者单击工具栏中的“撤消”按钮。每 单击一次，撤消此前最近一次的操作。但要注意并不是任何操作 都是可以撤消的。 其二，用备份对象取代已被修改的对象，即将备份的对象更名或 复制为当前对象。

5.5.2 数据库对象的改名 由于数据库对象处于打开状态时不能改名，因此，在 改名前，要关闭需改名的数据库对象。数据库对象改 名的操作步骤如下： 在数据库窗口中选中某种对象类型，然后在对象名列 表框中选中要改名的对象。 选择菜单栏的“编辑”→“重命名”选项。或者用鼠 标右击该对象，然后在弹出的快捷菜单中选择“重命 名”。该对象名处出现文本框后，在其中键入新的对 象名。更名操作同样可以用“撤消”操作来撤消。

在数据库中已经无用的对象，要及时删除，以节省存储空 间和减少干扰。 5.5.3数据库对象的删除 在数据库中已经无用的对象，要及时删除，以节省存储空 间和减少干扰。 删除对象要注意两点：一是打开的对象不能删除。二是被 删除的对象不能与其他对象存在关系。所以在删除对象之前，如 果对象已经打开要先关闭它。如果它与其他对象存在关系，要先 删除这个关系。 删除对象的操作方法为：在数据库窗口中选定要删除的对 象，然后按<Delete>键，或者选择“编辑”菜单→“删除”命令， 在系统弹出的确认框中，确认删除。 如果发生了误删除，同样可以采用“撤消”操作的办法，恢 复被删除的对象。 返回首页