實踐大學高雄校區 99學年度 行政工作之策勵與精進 99年11月11日(一)

自轉人、公轉人？ 自燃人、助燃人？ 既自轉又公轉！ 能自燃又助燃！

佛光菜根譚 有計畫，則不亂 有分工，則不忙 有預算，則不窮 有歡笑，則不苦

事前細思維 計畫詳規劃 執行重效率 過程做紀錄 事畢總檢討 結果建檔案 經驗要傳承

公共工程模範生 台北鐵路地下化 鐵路地下化松山段完工與通車，又達到如期、品質、如預算度，地鐵處是如何做到的？【1994-07-09/聯合報/39版/探索】

座右銘「行者常至，為者常成」讓地鐵人琅琅上口。 「實實在在做」「不停的做」是地鐵人的行為語言。 因為，大家都說：「這是前任處長董萍要求的。」 地鐵如何控制施工的每個細節，最能說明地鐵文化。 用人精簡、團隊共識、工程執行都在「變的彈性、不變的原則」下做出成績。

大量使用電腦，協助管控成本。 雙贏施工 台北西門鬧區中的工程，地鐵放低姿態，以服務的精神做高度配合 靠誠意溝通，請智慧去現場；先了解別人的狀況及立場，再談自己的問題 外部環境順利，便於讓地鐵處得以每週、每月、每季精確控制進度。 在地鐵處，有兩件事是沒有折扣的，政風與安全。如有觸犯，一律調職。

回顧過去 展望未來

Role Model：於校園內行走注意穿著、儀容(藍白拖) 蝴蝶效應 事前防範、事後止傷撫平 媒體公關宣傳 分工與合作

風火雷電 20090808莫拉克風災 20091210第二停車場火災 20100304甲仙地震

職訓局訪視：視訊會議提早備便、連線、檔案傳送、檔案格式(他人操作檔案時勿設定動畫) 20100204員工旅遊，單位鬧空城，主管無所悉 送請用印文件之校長名字 請你媽媽不要再打電話了！

為何弱勢學生教育部有補助，學校要要求學生勞動服務，壓榨學生？生輔組管申請補助，諮商中心管勞動服務，未能了解全貌，無法於第一時間給對方滿意答覆，造成誤會。相關單位每位成員(含舍監)明瞭所有細節(含教育部規定)，向所有接受補助同學說明。 0823新生登記宿舍，網路當機。 0908學生會協助搬運行李同學著拖鞋 轉學考改至城區部 領畢業證書 人事調整案

主管因故不在，知悉原因，完成請假手續 開會無法參加，除完成請假手續，請向承辦單位報備 獎狀等正式文件，名字不宜分列兩行 班代會議問題之釐清，回覆內容之嚴謹 學生反映：學校總機之未接來電不知向何單位回電 擅自刪除他單位會辦單位。 他山之石：義守0821於高鐵站開接駁車

南北實校務處理有相當問題 服設二乙學生，升大二，從南實踐時尚設計學系轉台北 在高雄校區註冊組辦理相關事務，工讀生或老師叫我學期結束前繳回學生證。 新的學生證呢？她（他）告訴我北實會發 公告可以領新的學生證，要領時，要舊證換新證？ 你打電話去問南實看看。 同所學校，還要我打電話？

請高雄同學去高雄校區註冊組問，他們又改口說只有轉學或退學才收學生證。（我想那時候他們誤以為我要轉學） 請找看看是否遺留在那？一直說不可能。 令我生氣的是，他們其實可以打電話確認，為何學校自己內部的問題還要學生自己打電話向高雄確認。 學生證的問題只是其次，但是我真的憤怒註冊組兩邊踢皮球，而且那非常不佳的服務態度（因為我高雄的同學也被那邊老師以非常強硬的態度兇）

踢教室系統非常的複雜 某日，從教師處得到在第九節課借一間教室開班會的任務。 原本以為十分容易，但沒想到這竟然是我在實踐就讀以來走路走最久的一次，或許\這種複雜的借教室制度也是學校來提升學生體能的應對措施。 對於學校如此用心良苦的制度我有若干意見，請恕我緩緩道來。 借教室，當然理所當然的去客指組。

一開始，先按照慣例到課務組。 「我門這邊只負責借一至八節喔，其他時間請去教具中心」 「我門這邊只借階梯教室耶！要開班會的話去借自習教室阿，上課比較重要，妳們要上課的話就讓妳們借了。去教官室問吧。」 按照教具中心親切的說法，似乎上課比較高級，開班會的愚民還是找個樓梯或陽台開比較快，身為愚民，只好再去教官室詢問。 「F棟已滿了耶，不能外借了，F棟以外的要去事務組或總務處問喔」

教官室如是說，好，再移動一次。 「排課是客指組的事情耶，我們不熟，妳們先去問問別人」 「妳們要填妥這張場地申請借用迴文單才能借喔，每個格子都要填。還要先去課指組問哪間教室有空才能借」 先去了總務處，再去了事務組。只拿到一張從來沒填過的單子。拿來一瞧，YOOOO...WTF？我借間一小時開班會的教室竟然還要指導老師簽名跟系主任簽名，那我借階梯教室的話豈要不要身分證正反面影本哪？ 好，沒關係，再跑。

「我們要借教室~」 這已經是第二趟了，我想工讀生也累了。 好不容易找到了一間第九節後有空的教室，空格終於少了一格。 看看表格右邊，YOOOOOO！還要押金？！我借個教室還要押金？我是來借台北小巨蛋還是圓山足球場？怎不乾脆叫我去北實踐跟校長要簽名算了。 在這之後，還在系辦外頭等了半小時才終於等到老師和系上開完會簽到名。整個過程皮球不斷的踢，學生不停的跑，一天的運動量都耗在我門偉大的皮球教室系統上。 懇請副校長大人可否讓這種系統簡化點，讓我們不需要為了一間一小時的教室浪費工讀生和彼此的生命和時間。

精益求精 老師及同學的表現如何宣傳 88水災 老師的問題問題的老師 行政的態度 捐款之處理方式(資管系經驗分享) 轉調事件處理

騎縫章 簡化文書作業

錯誤(錯別字) ：兩屆(兩界) 錯誤(數字) ：28位社團指導老師，12位外聘，14位校內教師

短期工作重點 規劃「100-102學年度中程校務發展計畫」 準備100年度下半年校務評鑑 配合總體經濟與教育環境變遷，擬定因應每班人數縮減策略 24

暑期打工／不當榴槤族 七年級生的我，想證明我雖有草莓鼻，但不是草莓族，所以利用課餘時間工讀。我的打工經驗包括餐廳外場、補習班輔導老師、老師助理及辦公室工讀生等。兩年多的打工生涯讓我發覺，許多工讀生都是抱著苦幹、虛心學習的心態。 我們不是草莓族，但我倒發現，學校內有很多正式員工是「榴槤族」呢！榴槤族指的就是為人詬病的「公務員臉孔」。

在大學校內最容易接觸到榴槤族的就是工讀生。工讀生要負責維持辦公室環境整潔、傳遞公文以及其他臨時交辦事項。奔波於各個行政大樓間送公文、揮汗於廣大的校園中，我毫無怨言，因為這是個門檻低、替代性高的工作，但我最怕的是送公文時要面對的榴槤族，他們經過高普考，且擁有多年經驗，卻以為所有工讀生都天生就熟悉公文傳遞的流程，只要我們一出錯就會發怒，且出於不明原因，他們總吝於回答我們的問題。

舉個例子，上次我依照辦公室助理的交代，請某組長在公文上蓋章。我說：「小姐你好，我是某某所的工讀生，不好意思，這個公文要麻煩你簽名。」她頭也不抬的拿走卷宗，語氣很兇：「這要幹嘛的？我要簽哪裡？」這個組長可能不知道，工讀生是不能翻閱公文的，所以我回答：「我不知道，是某某所的小姐要我送過來的。」 她發揮榴槤族的臭臉功，與隔壁的小姐交換一個眼神，不耐煩的翻閱後，把卷宗丟回給我。我默默拿回卷宗，依舊禮貌的回答：「謝謝！」

當然學校內更多的是親切熱心的公務員，只是在送公文的路上，總會碰上幾顆榴槤。 跟榴槤族應對幾次後，我學會像塊海綿，不只要邊做邊學，更要身段軟綿綿，任他們怎麼刺都不會痛。【2010/09/02 聯合報】

依會議時間提前5分鐘到場 活動舉辦應訂定計畫，依計畫執行；計畫鉅細靡遺，活動才能順遂；計畫跨單位，事前須協調；活動後依缺失進行檢討，修正計畫，如此才能日臻完善。 學系具關聯性課程應由同一老師上、下學期授課，將課程聯貫 經、會、統等統籌教學與命題課程由相關學系控管兼任老師品質，期初召開相關課程教學會議之召開、命題溝通及期末檢討需嚴格執行，各系不得自行選任老師！ 專任教師每天以安排4節課為原則，特殊情況可增至6節，每週需到校上課三天以上。

提升開會效率及行政紀律規定已於1008公告： 行政網路、E-mail(或書面)提早告知會議時間，確認通知收發，會議前一天再次提醒。 提前5分鐘到達會場簽到，會議準時召開。準時與會。

會議參加人員主辦單位明確律定，參加原則：校長、副校長主持會議一、二級主管參加，可否代理亦請律訂。 會議參加人員有特殊事項，務必請假(含口頭向副校長報告)；若需代理人出席，務必交代清楚，充分授權，使其能確實代表單位，代理出席會議時能確實應答相關事務。

新生盃合唱比賽校歌部份評審老師之講評，請確認問題。 學生之活動一定要予以明確指導與掌握。(新生盃合唱比賽之檢錄說明、成績計算) 校區主網頁公告系統之內容需經一定程序審核後方得公告，公告之內容亦請考量。 校園竊案：事前防範，平時管理。

97年8月1日組織重整、人員調動，儘速到位；單位通知勿忘二學院、研發處；各一級單位請指定一員同仁擔任管制工作聯繫 說該說的話：以「學生報案」、「人人愛錢，取之有道」為例 做該做的事：著拖鞋，騎乘機車戴安全帽(含教職員於校內)，吸煙區管制(加垃圾桶) C棟屋頂淹水，塞的是煙火座，菸頭。

公文清稿；對外函文角色；文書作業能力；會辦意見需有法規依據。 會辦單位以一級單位為主，絕無會辦本單位之他二級單位。 領導統御 機車門禁加強 宿舍燈火管制 評鑑事項：紀錄持續進行 五宿：南站交通車，不進北站，水質太差

年度預算問題： 全校總預算清單，會計室彙集各單位預算，直接送預算委員會做初次審查，原汁原味，沒有任何增刪。 初審預算清單送預算委員會前就被刪除或減量，原編預算單位未被告知，問題點在會計室？ 建議：會計室因支出必須刪減預算，應知會原編預算單位，並徵得同意！

行政流程問題：   單位詢問業務處理方式，依照說明流程及內容做，但到承辦人時，卻說不是如此！ 標準作業程序及流程？

建議事項： 營繕報修，建議採線上報修系統。紙本作業方式常弄不見，要補單，次數多次。 財產貼條：同一大小，財產太小，不方便貼；管理方式人工化，條碼閱讀機自動盤點。 公文送文問題：各單位由工讀生送文，常送錯單位，或受文單位沒收到。 建議改善(如採用簽收表單)！

同理心 同情心 愛心 耐心 細心