上海交通大学医学院研究生档案 归档须知 ——毕业研究生归档指导

《上海交通大学医学院研究生档案归档须知》是交大医学院档案馆根据国家教委（87）第16号文件——《关于加强高等学校档案工作的几点意见的通知》的精神，结合我校具体情况，经过研究生院协商所制定的归档要求。 在《归档须知》中提出了针对毕业研究生来馆归档前准备工作的要求及来馆归档时的建议。 制定《归档须知》的目的是为了指导研究生归档准备工作，规范归档材料，避免研究生在归档过程中重复作业，缩短研究生归档所需时间，保证研究生归档工作的顺利进行。

上海交通大学医学院研究生档案归档须知 毕业研究生来馆归档前准备工作 毕业研究生来馆归档事宜 注意事项

毕业研究生来馆归档前准备工作 1、实验原始记录 2、研究生前期培养手册（培养材料） 3、答辩论文装订本和论文光盘 4、答辩决议书原件（盖培养单位红章） 5、检索卡片

毕业研究生来馆归档前准备工作 实验原始记录 记录内容 导师签名 编写页码

毕业研究生来馆归档前准备工作 ——实验原始记录 记录内容 为撰写毕业论文所做研究中形成的全部实验原始记录,包括各类临床观察报告、调查问卷、实验数据单（如心电图、脑电图、化验单等）、图纸、图表、照片、X光片、程序框图等; 封面填写完整，包括论文标题、起始日期等。

导师签名 研究生科研记录簿上必须有导师或导师组成员每三个月检查一次的亲笔签名； 为保证实验记录的有效性，建议导师签名手写； 毕业研究生来馆归档前准备工作 ——实验原始记录 导师签名 研究生科研记录簿上必须有导师或导师组成员每三个月检查一次的亲笔签名； 为保证实验记录的有效性，建议导师签名手写； 签名签在首页的原始记录审核表上或者内页的实验记录中。

编写页码 毕业研究生来馆归档前准备工作 ——实验原始记录 页码编写在记录纸正面右上角或反面左上角； 从第一页开始，在每一页上均用黑色水笔编上统一的顺序号作为页码，包括原始记录审核表、目录、书写有内容的记录纸以及记录簿中所有与实验相关的纸条和照片等（无内容的空白页无需编写页码）； 第一页

编写页码 毕业研究生来馆归档前准备工作 ——实验原始记录 粘贴的纸条或照片每一张算一页，其页码写在纸条或纸条旁边的空处； 实验记录簿下方印制的页码与归档时编写的页码无关，必须按照档案馆的要求重新编写；

毕业研究生来馆归档前准备工作 按照顺序依次编写页码 ——实验原始记录

毕业研究生来馆归档前准备工作 ——实验原始记录 编写页码 如果此页没有任何记录，只有粘贴的纸条，那就只需编写粘贴上的纸条。

编写页码 如果实验数据全部记录在电脑中，则将数据统一打印在A4纸上，整理编号，并由导师签字确认后，和科研记录簿一起带到档案馆，统一装订。 毕业研究生来馆归档前准备工作 ——实验原始记录 编写页码 如果实验数据全部记录在电脑中，则将数据统一打印在A4纸上，整理编号，并由导师签字确认后，和科研记录簿一起带到档案馆，统一装订。

毕业研究生来馆归档前准备工作 研究生前期培养手册（培养材料） 1、培养手册（三年制、临-住项目研究生） 2、培养材料（同等学力研究生）

培养手册（三年制、“临-住”研究生） 按照研究生院要求填写完整，包括封面； 毕业研究生来馆归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 需要填写日期，以备录入信息

毕业研究生来馆归档前准备工作 培养手册（三年制、“临-住”研究生） ——研究生前期培养材料 第一页 从目录后的基本情况开始编写第一页，粘贴的纸条和表格同样按照顺序编写页码，方法参照实验原始记录。 没有填写内容也没有粘贴纸条的空白页无需编写页号。

培养手册（三年制、“临-住”研究生） 毕业研究生来馆归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 如这页本身没有记录，只有粘贴纸条，那就只给纸条编页号。 此页已有记录，故本身要编一个页号，粘贴上的两张纸条，按照顺序继续编写。

毕业研究生来馆归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 培养手册（ “临-住”研究生） “临-住”项目研究生：在培养手册后附轮转手册，编号方法为：轮转手册从有书写内容的第一页起，接培养手册最后一页继续编号。例：培养手册最后一页页号为38，则轮转手册第一页的页号为39。

培养手册（三年制、“临-住”研究生） 将盖有培养单位红章的答辩决议书原件夹在培养手册写字的最后一页，同时根据顺序编写页号。 毕业研究生来馆归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 培养手册（三年制、“临-住”研究生） 将盖有培养单位红章的答辩决议书原件夹在培养手册写字的最后一页，同时根据顺序编写页号。

培养材料 （同等学力研究生） 培养计划、开题报告、答辩决议书原件（均需盖有培养单位红章） ； 毕业研究生来馆归档前准备工作 ——研究生前期培养材料 培养材料 （同等学力研究生） 培养计划、开题报告、答辩决议书原件（均需盖有培养单位红章） ； 开题报告按照研究生院要求，包含开题申请表、设计任务书、开题报告及会议记录； 按照上述顺序排序整理，逐页编写页码； 编号方法参照实验原始记录 。

答辩论文装订本和论文光盘 答辩论文装订本 论文光盘 最终印刷成册的论文一本。 光盘中刻录答辩论文，并标注姓名、学号、专业； 毕业研究生来馆归档前准备工作 答辩论文装订本和论文光盘 答辩论文装订本 最终印刷成册的论文一本。 论文光盘 光盘中刻录答辩论文，并标注姓名、学号、专业； 统一使用培养单位的中号（大约A5大小）信封装光盘； 信封上写明姓名、学号、专业和答辩论文题名； 信封不要封口，也不要粘在论文本上。

毕业研究生来馆归档前准备工作 答辩决议书 归档应使用答辩决议书原件，必须盖有培养单位公章

检索卡片 根据个人情况，严格按照卡片要求内容填写，字迹端正； 填写内容统一使用黑色水笔，不可用蓝黑色水笔； 毕业研究生来馆归档前准备工作 检索卡片 根据个人情况，严格按照卡片要求内容填写，字迹端正； 填写内容统一使用黑色水笔，不可用蓝黑色水笔； 案卷号、密级不用填写，归档时由档案馆统一给予。 卡片背面需要填写论文简介，150字左右； 简介允许用打印件裁剪至表格相同大小，粘贴上去；

医学院老红楼三楼档案馆业务指导室。 毕业研究生来馆归档事宜 1、时间 2、地点 3、联系电话：63846590*776413 归档时间：论文答辩后一周内； 接待时间：周一-周五，08：00~16：30 2、地点 医学院老红楼三楼档案馆业务指导室。 3、联系电话：63846590*776413 档案馆网页：archives.shsmu.edu.cn

注意事项 实验记录建议用黑色水笔书写，字迹端正，图样清晰，左侧留出装订线； 图纸、图表、照片和X光片等用胶水或胶带粘贴在记录纸上， 禁止用金属制品装订； 编写页码要仔细，不要跳号、漏号； 归档时请自带黑色水笔，以免耽误不必要的时间； 每天尽早来馆归档，以免由于排队等待人数过多，而导致无法在当天完成归档； 研究生离校前必须完成档案归档工作，未完成归档者将影响毕业证书的发放。

谢谢配合！