情景七 组卷与归档 本章提要 　　本章主要内容包括：建设工程文件和档案资料的概念，建设工程文件和档案资料的载体与特征，建设工程文件和档案资料管理的意义与职责，建设工程文件和档案资料的归档范围与质量要求，建设工程文件和档案资料的组卷，建设工程文件和档案资料的验收与移交。

本 章 内 容 7.1 建设工程文件和档案资料 7.2 建设工程文件和档案资料管理 7.3.计算机辅助档案资料管理

7.1 建设工程文件和档案资料 7.7.1 建设工程文件和档案资料的概念 7.7.7.1 建设工程文件的概念 7.7.1 建设工程文件和档案资料的概念 7.7.7.1 建设工程文件的概念 　　建设工程文件（construction project document）是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 　　工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project）是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

　　监理文件（project management document）是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件； 　　施工文件（constructing document）是指施工单位在工程施工过程中形成的文件； 　　竣工图（asbuild drawing）是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样； 　　竣工验收文件（handing over document）是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

7.7.7.2 建设工程档案与档案资料的概念 　　建设工程档案（project archive）是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称为工程档案。 　　建设工程档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。 　　资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为资料。

　　档案是保存备查的历史文件。档案是由文件（或叫文书）转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。 　　文件转化为档案是有条件的。主要有以下三点： 　　（1）办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。

　　（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 　　（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

7.7.2 建设工程文件和档案资料的载体与特征 7.7.2.1 建设工程文件和档案资料的载体 7.7.2.1 建设工程文件和档案资料的载体 　　档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料之外，还存在大量其他形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等。 　　建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、缩微档案和电子档案。 　　建设工程声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貎和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录音、录像档案。

　　录音、录像档案，是指用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为机械录音档案（唱片档案）、磁带录音档案和磁带录像档案等。 　　照片档案是指采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的历史记录。 　　电子档案，是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，如磁盘、磁带、光盘等。

7.7.2.2 建设工程文件和档案资料的特征 （1）真实性和全面性 （2）分散性和复杂性 （3）继承性和时效性 （4）随机性 7.7.2.2 建设工程文件和档案资料的特征 　　（1）真实性和全面性 　　（2）分散性和复杂性 　　（3）继承性和时效性 　　（4）随机性 　　（5）多专业性和综合性

7.2 建设工程文件和档案资料管理 7.2.1 建设工程文件和档案资料管理的意义与职责 7.2.7.1 建设工程文件和档案资料管理的意义 7.2.7.1 建设工程文件和档案资料管理的意义 　　（1）按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件； 　　（2）工程技术资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据；

　　（3）一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料； 　　（4）对于优良工程的评定，更有赖于技术资料的完整无缺； 　　（5）做好建设工程文件和档案资料管理工作也是项目管理的重要内容； 　　（6）建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依据。

7.2.7.2 建设工程文件和档案资料管理的职责 （1）在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： 7.2.7.2 建设工程文件和档案资料管理的职责 　　（1）在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： 　　①在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。 　　②收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。 　　③负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。 　　④收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

（2）勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 　　⑤在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件的，不得组织工程竣工验收。 　　⑥对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后的3个月内向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。 　　（2）勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

　　（3）建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。 　　（4）城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

7.2.2 建设工程文件和档案资料的归档范围与质量要求 　　建设工程文件归档是指工程文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。 　　对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。

　　归档（putting into record）应符合下列规定： 　　（2）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 　　（3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。 　

　　（4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。 　　（5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。 　　（6）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和表7.1的要求单独立卷归档。

7.2.2.1 建设工程文件和档案资料的归档范围 　　归档范围的基本原则是：对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 　　工程文件的具体归档范围应符合表7.1（详见P5）的要求。

7.2.2.2 建设工程文件和档案资料的质量要求 （1）归档的工程文件应为原件。 7.2.2.2 建设工程文件和档案资料的质量要求 　　（1）归档的工程文件应为原件。 　　（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 　　（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 　　（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

　　（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 　　（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 　　（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。 　　（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。

　　（9）竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸为50mm×80mm。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图章示例如图7.1。 　　（10）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

　　（11）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/106093—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

图7.1　竣工图章式样

7.2.3 建设工程文件和档案资料的组卷 7.2.3.1 立卷的原则和方法 7.2.3.1 立卷的原则和方法 　　立卷（filing）是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案卷，亦称组卷。案卷（file）是指由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 　　立卷的基本原则为：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

　　立卷的方法为：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 　　立卷过程中宜遵循以下要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

7.2.3.2 卷内文件的排列 　　文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

7.2.3.3 案卷的编目 （1）编制卷内文件页号应符合下列规定： ①卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 7.2.3.3 案卷的编目 （1）编制卷内文件页号应符合下列规定： 　　①卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 　　②页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 　　③成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 　　④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（2）卷内目录的编制应符合下列规定： ①卷内目录式样宜符合图7.2的要求。 ②序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 　　①卷内目录式样宜符合图7.2的要求。 　　②序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 　　③责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 　　④文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 　　⑤文件题名：填写文件标题的全称。 　　⑥日期：填写文件形成的日期。 　　⑦页次：填写文件在卷内文件首页之前。 　　⑧卷内目录排列在卷内文件首面之前。

（3）卷内备考表的编制应符合下列规定： ①卷内备考表的式样宜符合图7.3的要求。 　　①卷内备考表的式样宜符合图7.3的要求。 　　②卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。 　　③卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 　　说明：案卷备考表的说明，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。

（4）案卷封面的编制应符合下列规定： ①案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合图7.4的要求。 　　①案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合图7.4的要求。 　　②案卷封面的内容应包括档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。 　　③档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。 　　④档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。 　　⑤案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

（5）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用 70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用 A4幅面。 　　⑥编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 　　⑦起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 　　⑧保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 　　⑨密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。 　（5）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用 70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用 A4幅面。

图7.2　卷内目录式样

图7.3　卷内备考表式样

图7.4　案卷封面式样

7.2.3.4 案卷的装订 　　案卷可采用装订与不装订两种形式。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。 　　案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50mm。卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20~30mm。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。 　　案卷脊背的内容包括档号、案卷题名，式样宜符合图7.5。

图7.5　案卷脊背式样

7.2.4建设工程文件和档案资料的验收与移交 7.2.4.1 建设工程文件和档案资料的验收 7.2.4.1 建设工程文件和档案资料的验收 　　城建档案管理机构在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容： 　　（1）工程档案齐全、系统、完整； 　　（2）工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； 　　（3）工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；

　　（4）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章； 　　（5）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备； 　　（6）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

7.2.4.2 建设工程文件和档案资料的移交 　　列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。 　　对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程验收后3个月内向城建档案馆（室）移交。

　　建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。

7.3.计算机辅助档案资料管理 本章提要 　　本章主要内容包括计算机管理档案的发展历程、计算机在档案资料管理中的应用以及档案管理软件的功能要求。介绍国家档案局推荐的六种计算机档案管理软件；介绍国家建设部推荐使用的三种建设工程资料管理软件。

本 章 内 容 7.3. 计算机在档案资料管理中的应用 7.3.2 计算机档案资料管理的软件种类 7.3.3 档案资料管理软件的应用 7.3.4 建设工程资料管理软件

7.3. 计算机在档案资料管理中的应用 7.3..1 计算机管理档案的发展历程 （1）离线批处理阶段：上世纪60年代中期到70年代中期 7.3..1 计算机管理档案的发展历程 （1）离线批处理阶段：上世纪60年代中期到70年代中期 　　这一时期计算机管理档案的主要特点是用一台或多台卫星机进行前台的数据录入和打印输出，卫星机录入的大量数据存于输入磁带上，由主机作批处理，其处理结果写到输出磁带上，再由卫星机输出。显然，这种方式只便于大量存储，不便于检索、利用。

（2）在线批处理阶段： 1973～1979年 　　这一时期计算机管理档案的主要特点是直接由主机进行联机在线批处理，其处理方式已比前一阶段灵活多变。由于软件上已开始采用多任务、多渠道程序运行方式，所以在联机批处理的同时，已可以做到初步的机读查询。但是，由于数据库技术的发展还很不成熟，检索查询的灵活性与快速性受到大大的限制。

（3）实时处理阶段：1980～1989年 　　这一时期计算机在档案管理中的应用特点是全面开花，硕果累累，计算机广泛应用于从查询到管理、从应用到分析等各个领域。例如入馆安全检查，馆藏库房的防火监控系统，库区的空气净化及温度、湿度、空气成分的计算机控制系统以及查阅指导、查阅人员的自动登记和分析统计等等。 　　总之，计算机技术渗透到了档案保管、利用和保护等各个方面。

（4）全息处理阶段：进入90年代以来 　　现在由档案查询不但完全可以做到全息查询——声、光、图、文并行查阅，而且全世界的任何人可以在任何地方通过计算机用互联网做授权允许的任何查询和传输各种信息。档案的录入、编目与存储也可做到全自动化处理。此外，还可以利用先进的计算机技术对档案的利用价值、各种综合分析与预测等方面进行智能化管理。

7.3..2 计算机在档案资料管理中的应用 档案资料管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要表现在： 7.3..2 计算机在档案资料管理中的应用 　　档案资料管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要表现在： 　　其一，用计算机编制档案检索工具。 　　其二，用计算机进行档案检索。 　　其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。 　　档案信息自动化系统是一项需要运用多学科知识、多专业配合、多部门协作和多环节配套的复杂系统工程。

7.3..2.1 档案信息电子化的现状 （1）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。 7.3..2.1 档案信息电子化的现状 　　（1）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。 　　（2）在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 　　（3）标准化、规范化工作有待提高。

　　（4）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术的特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。 　　（5）档案信息管理人员的素质有待提高。

7.3..2.2 档案信息电子化的发展趋势 　　档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。 　　由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

7.3..2.3 档案信息电子化的作用 　　所谓档案信息电子化，就是以档案资料（纸质或机读形式的）为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有： 　　（1）可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。 　　（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。

　　（3）档案信息电子化，可一次投入、多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。 　　（4）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送给领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。 　　（5）档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

7.3.2.1 档案管理软件功能要求 7.3.2 计算机档案资料管理的软件种类 7.3.2.1 档案管理软件功能要求 　　国家档案局、中央档案馆在2001年6月5日印发关于《档案管理软件功能要求暂行规定》的通知，该通知对档案管理软件功能要求如下：档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊要求增扩其他相应功能。

7.3.2.1.1 数据管理功能 　　（1）数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、储存、修改、删除等内容。 　　（2）数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。 　　（3）数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定。

　　（4）系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。 　　（5）各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用XML文档和PTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。

7.3.2.1.2 整理编目功能 　　（1）整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。 　　（2）整理编目模块应能满足下列主要要求： 　　①能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序； 　　②能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；

　　③能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等； 　　④具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表； 　　⑤具备完备的打印输入功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。

7.3.2.1.3 检索查询功能 （1）检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。 7.3.2.1.3 检索查询功能 　　（1）检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。 　　（2）检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需要，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。 　　（3）检索查询模块应能满足下列主要要求： 　　①能根据检索查询模块提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；

　　②能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能； 　　③能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。 　　（4）借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。

7.3.2.1.4 安全保密功能 　　（1）档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发 [1998]1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。 　　（2）系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

　　（3）数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。 　　（4）系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。

7.3.2.1.5 系统维护功能 （1）系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。 7.3.2.1.5 系统维护功能 　　（1）系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。 　　（2）用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。 　　 （3）系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间、所用微机编号、查询内容、利用方式，并提供详情查询功能。

　　（4）系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码提供方便的维护。

7.3.2.1.6 辅助实体管理功能 （1）辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。 7.3.2.1.6 辅助实体管理功能 　　（1）辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。 　　（2）辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体进行管理；对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。

7.3.2.2 计算机档案管理软件的种类 国家档案局科技成果推广办公室2004年度推荐的计算机档案管理软件有以下六种： 7.3.2.2 计算机档案管理软件的种类 　　国家档案局科技成果推广办公室2004年度推荐的计算机档案管理软件有以下六种： 　　（1）珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS系列档案管理软件； 　　（2）天津津科电子有限公司开发的津科JI系列办公档案管理系统； 　　（3）天津市档案局和天津大学天深公司联合开发的今易档案办公综合管理系统； 　　（4）北京世纪科怡科技发展有限公司开发的科怡2000档案管理系统；

　　（5）北京凯普计算机软件系统工程公司开发的兰台档案管理系统； 　　（6）清华紫光股份有限公司电子档案事业部开发的清华紫光电子档案管理系统。

7.3.2.2.1 DARMS系列档案管理软件的功能 （1）未归档文件管理 （2）档案管理 （3）全宗管理 （4）卷内文件管理 　　（1）未归档文件管理 　　（2）档案管理 　　（3）全宗管理 　　（4）卷内文件管理 　　（5）归档文件管理 　　（6）档案编研管理 　　（7）资料管理 　　（8）扫描和存储管理

7.3.2.2.2 DARMS系列档案管理软件的特点 （1）技术起点高 （2）功能强大 （3）标准规范 （4）安全可靠 （5）易学易用 　　（1）技术起点高 　　（2）功能强大 　　（3）标准规范 　　（4）安全可靠 　　（5）易学易用 　　（6）兼容性好

7.3.3 档案资料管理软件的应用 7.3.3.1 《今易档案管理系统》的特点 7.3.3.1 《今易档案管理系统》的特点 　　（1）采用B/S结构，是国内首家同时支持Windows与Linux平台的操作系统。 　　（2）档案管理 　　具有可自定义的个性化界面，门类、案卷、盒内容自定义功能，档案组成字段定义及自动生成功能，著录内容批量修改文件著录内容自定义功能，以及主题词自动检索功能，外部用户查询方便、快捷。

　　（3）系统原理 　　本系统采用了数据库信息处理技术、网络技术、图像处理技术和光盘存储技术相结合，将档案的原始资料通过计算机输入后，建立电子数据信息库和光盘库。 　　（4）系统优势 　　本系统的查询包括复合查询、分类查询、智能模糊查询。从几万条数据中检索出一份文件只需要几秒钟的时间。发布范围广，本系统可以在局域网、广域网、企业内部网和国际互联网上进行发布。

7.3.4 建设工程资料管理软件 7.3.4.1 工程资料管理软件的特点 （1）软件提供了快捷、方便的施工所需的各种表格的输入方式。 7.3.4.1 工程资料管理软件的特点 　　（1）软件提供了快捷、方便的施工所需的各种表格的输入方式。 　　（2）具有完善的施工技术资料数据库的管理功能，可方便地查询、修改、统计汇总。 　　（3）实现了从原始资料录入到信息检索、汇总、维护、后期模板添加、修改、删除等一体化管理。 　　（4）所有表格与EXCEL兼容，方便调整修改，所见即所得的打印输出。

　　（5）软件内置了自动填表功能，工程的相同信息可以很方便填写，不必重复录入，大大减轻了工作量。 　　（6）软件提供的表格多，满足各种用户的需求。 　　（7）软件自身内置了国家的最新验收规范和填表说明，查阅方便，而且规范、资料可以自由复制、粘贴。 　　（8）用软件来管理日常的资料，以目录树的形式调用，比较系统化，软件有关键词表格查询，可以瞬间找到所需要的表格。

7.3.4.2 软件的主要功能介绍 软件起动后，软件接口分为三个区域：菜单区、功能按扭、表格编制区，如图7.3.5。 7.3.4.2 软件的主要功能介绍 　　软件起动后，软件接口分为三个区域：菜单区、功能按扭、表格编制区，如图7.3.5。 　　菜单中的全部功能都在功能按扭上，功能按扭包括[新建工程]、[打开工程]、[删除工程]、[备份工程]、[装入工程]、[修改模板]、[关于我们]、[退出]等，如图7.3.6所示。

图7.3.5

图7.3.6

7.3.4.2.1 新建工程 　　此功能是用户在新建工程名称，所有关于此工程的表格会存放在此工程下面，点击[新建工程]，根据工程情况输入工程名称（如：2#楼资料表格），确定，进入表格编制窗口，如图7.3.7。 　　确定之后进入资料编制区软件显示接口，如图7.3.8所示。 （1）表格选择区 （2）表格功能选择区（图7.3.9）。 　　①新建表格：如图7.3.20。

　　自动填表：在表格编制区内单击鼠标右键出现右键菜单（图7.3.21（a）），点击 [自动填表]出现图7.3.21（b）所示内容。 　　②导入表格： 可以对当前的表格模板导入一个新的表格，按[导入表格] 按扭后，出现如图7.3.22所示对话框，选择相应的表格就可以导入到当前模板。 　　③复制表格：用户可以把当前编辑好的表格进行复制，生成新的表格，比如我们新建了一个表格，进行编辑录入完毕后，可以点击当前表格，点击[复制表格]，就生成了一个新的表格，如图7.3.23所示。

　　④查找表格：可以方便地查找所需要的表格，按[查找表格]后，弹出对话框，如图7.3.24所示。 　　在查询对话框中输入表格的关键词，如输入“事故报告书”，系统就能自动从库中查询，查询结果以红色表示，如图7.3.25所示。 　　如果找到的表格不是您需要的表格，请按[继续查找]；如果是您需要的表格，按[关闭]按扭，光标自动停在您需要的表格上，可以按[新建表格]和[编辑表格]进行操作。如图7.3.26所示。

　　⑤删除表格：用户选择新建立的表格按[删除表格]，弹出对话框如图7.3.27。用鼠标点击[是] 就可以删除该表格，点击[否] 不删除表格。 　　⑥展开表格：用于一个工程中，把所有用户新建立的以红色图标表格展开，可以一目了然地看到建立的所有表格。如图7.3.28所示。

图7.3.7

图7.3. 18

图7.3.9

图7.3.20 图7.3.20

图7.3.21

图7.3.22

图7.3.23

图7.3.24

图7.3.25

图7.3.26

图7.3.27

图7.3.28

7.3.4.2.2 打开工程 　　此功能用于打开做过的工程。点击[打开工程]，弹出图7.3.29所示对话框，选择工程名称，可以进行表格删除、修改、添加等。

图7.3.29

7.3.4.2.3 删除工程 　　此功能用于删除做过的工程。点击[删除工程]，弹出图7.3.30所示对话框，选择工程名称，可以把整个工程删除掉。

图7.3.30

7.3.4.2.4 备份工程 　　能将做过的工程进行压缩备份，可以把整个资料以压缩的格式存成一个文件，存入到“资料大师工程资料管理及施工验收规范系列”文件夹中的“资料备份”子文件夹。点击[备份工程]，弹出对话框，如图7.3.31所示。 　　点击[确定]按扭，可以选择需要备份的工程名称，如图7.3.32所示。 　　选择工程名称，点击后，弹出一个对话框，如图7.3.33所示，在对话框中输入工程名称，系统默认名称是当前工程的名称，也可以改为其他名称。

图7.3.31

图7.3.32

图7.3.33

7.3.4.2.5 装入工程 　　此功能用于把备份的工程重新装入到计算机中。如果您做过的表格被人误删除，可以将原先备份过的工程重新装入，然后打开此工程就是您备份以前当时的工程了。 　　操作如下：点击 [装入工程]，弹出对话框如图7.3.34所示。点击[确定]按扭，弹出图7.3.35所示对话框，选择要装入的工程名称。选择完工程名称后，点击[确定]按扭即可备份。

图7.3.34

图7.3.35

7.3.4.2.6 修改模板 　　修改表格模板包括两部分内容，第一是修改系统模板，第二是修改填表说明，修改的方法都是一样的。例如，点击[修改模板]，弹出对话框，选择第一项“打开系统模板”，如图7.3.36。 　　修改表格时，打开表格类别，选择表格，比如选择“单位工程质量控制质量核查表”，表格中有文字的地方都是锁定的，如果修改可以先设置表格名称属性，再修改其中的内容，方法是选中需要修改的表格，点击右键，选择修改表格属性，在“允许输入内容”改只读后（如图7.3.37），就可正常修改表格的内容了。修改完成后，再将单元表格属性改为只读即可。

图7.3.37