第二部分 个人事务文书 第三章 书信、自荐信、辞职信、述职报告

第一节 书信、自荐信 一、书信 1．概念 书信是人们在日常生活、学习、工作和公务活动中应用最为广泛的、有一定惯用格式的应用文。 第一节 书信、自荐信 一、书信 1．概念 书信是人们在日常生活、学习、工作和公务活动中应用最为广泛的、有一定惯用格式的应用文。 2．书信由信封、信文两部分组成。 (1)格式与写法 信文由七个部分构成：称呼、问候语、正文、敬语、署名、日期和附言。

①称呼 称呼写在第一行，要独占一行，顶格写，以示尊重和礼貌。称呼之后加上冒号，表示有话要说。 ②问候语 问候语要写在称呼的下一行，空两格，可以独成一段，也可以在问候语后接着写正文。 ③正文 正文是书信的主体部分，一般可分为三个部分：承接语、主体文、总括语。 承接语写在问候语下一行，空两格，说明写信的目的和缘由。 主体文写在承接语下一行，空两格。这部分是信文的核心和主要部分，要说的话，要写的事，都包含在主体文里。

④敬语 在正文结束之后，应写上“此致敬礼”等致敬语，或写上“祝你平安”“祝你工作顺利”之类的祝愿语。 敬语通常分两行来写，“此致”、“祝你”“顺祝”等词，写在正文结束处，也可写在正文结束的下一行，空两格，“敬礼”、“平安”“近安”等应该另起一行，顶格写。敬语后面一般不用标点。 ⑤署名 在信写完之后，署上写信人的姓名。 ⑥日期 写信的具体时间，应写在署名的下面。

⑦附言 在写完书信后，临时想起还有事情未说，则另在信末加上一段话，这叫做附言 （2)信封的写法 信封书写包括收信人邮政编码、收信人地址、收信人姓名、 寄信人地址和姓名、寄信人邮政编码五部分。 3．写书信应注意的问题 (1)第一次同对方通信时，在信文的末尾要详细、准确地写上自己的地址和邮政编码，方便对方回信。

(2)如果正文写好后发现有遗漏的内容，可以补写在结尾的后边，在开头的地方加上“另”、“另外”等字样。 (3)如果信封里附有照片、卡片等物品时，应写上“随函附寄照片一张”。如果正文内已经写明，就不必重复了。 (4)写信要抓住重点，详略得当。 (5)写信要带有感情，不要冷冰冰的。 (6)书信的语言，要尽量使用规范纯净的语言，尽量口语化。 (7)写信要考虑到收信人的身份、经历、文化水平等方面的特点，使对方收到信后能看懂，很满意。 (8)书信的字迹要工整，标点符号要准确。

二、自荐信 1．概念 自荐信是指求职者写给欲供职单位的信。这是一种自我介绍、自我推荐的信。 2．自荐信的特点 (1)目的鲜明突出 (2)内容凝练充实 (3)语言真诚谦恭

3．自荐信的写作格式 (1)称呼 在第一行顶格单独写。称呼后要用冒号，表示下面有话要说。 (2)问候语 自荐信的收信人很单一，所以只强调礼节性，写上“您好！”、“近好！”即可。位置在称呼的下一行，一定要空两格，用感叹号。

(3)正文 正文包括承接语、主体和结束语。 ①承接语：说清写信的缘由。 ②主体：可分三层来写。 第一层，概括介绍。即写一份自传，介绍自己的姓名、性别、年龄、所学专业、学历，上学、工作的几个阶段，性格特点，健康情况，联系地址，求职目标等。 第二层，重点介绍，主要陈述个人的求职资格和所具备的能力。 第三层，表达愿望。 ③结束语：在正文即将结束时，简单概括一下全文的内容，加深收信人的印象。

(4)敬语 出于礼节，信的最后往往写一两句祝颂的话或敬语，常用的有“此致敬礼”、“此礼”、“祝您事业有成”、“祝您鹏程万里，事业发达”，等等。 (5)信尾 依次写出求职人姓名、时间、联系地址、邮编、电话。位置在敬语右下方。 (6)附件 多是提供证明自己资历、能力以及工作经历的证明材料，其中也包括自己的一些补充。

第二节 辞职信、述职报告 一、辞职信 1．概念 辞职信是工作人员准备辞职时告知单位领导自己决定离开，请单位领导做好工作安排的信件。 第二节 辞职信、述职报告 一、辞职信 1．概念 辞职信是工作人员准备辞职时告知单位领导自己决定离开，请单位领导做好工作安排的信件。 2．辞职信的写作格式 辞职信的格式与一般书信相同，包括称呼、问候语、正文、敬语及信尾五个部分，只不过内容不同。

(1)称呼 称呼的位置在第一行顶格单独写，后面要用冒号，表示下面有话要说。 (2)问候语 由于辞职信的收信人很单一，目标性强，所以只强调礼节性，写上“你好”、“您好！”、“近好！”即可。其位置在称呼的下一行，一定要空两格，用感叹号。 (3)正文 包括三个部分：承接语、主体文和结束语

①承接语：开门见山，告知公司自己要走了，让公司做好自己走后的工作安排。 ②主体文：告诉公司辞职的原因。 ③结束语：对过去接受的培训、取得的经验或者建立的关系向公司表示感谢。 (4)敬语 出于礼节，辞职信的最后往往写一两句祝颂的话或敬语，如“祝公司事业蒸蒸日上”、“祝您事业兴旺发达”、“祝公司前程似锦”等等。 (5)署名 在信写完之后，署上写信人的姓名，直接写自己名字即可。位置应写在信尾的右下方。 (6)日期 写信的具体时间，应写在署名的下面，一般用公历。

3.写辞职信应注意的问题 (1)在辞职信的开头开门见山告诉公司自己要辞职了。 (2)让公司决定自己离开的日期，这会给公司留下一个好印象，在同行中树立好口碑，成为自己求职生涯中的一个亮点。 (3)在告诉公司辞职原因时最好说的含糊些，可以说“我打算向其他方向发展”，或者说“由于家庭生活的原因，我不得不辞职”，千万不要把抱怨写在辞职信上，这会影响自己日后的工作。 (4)正文结束时应该感谢公司对自己的培养和领导同事对自己的关心，保持联络渠道，为日后的工作、业务往来争取机会。

二、述职报告 1．概念 述职报告是指党政机关、社会团体、企事业单位的领导或工作人员，根据制度规定或工作需要，定期或不定期向所在的工作单位人事部门、主管领导以及上级机关陈述自己在一定时间内履行岗位工作的成绩、问题等的书面报告。

2．特点 ①述职的自我性。述职的自我性即自我评述，是述职报告不同于一般的工作总结、工作报告的显著特点。 ②论述的确定性。写述职报告要依据岗位职责和一定时期的目标任务去评价自己的工作。 ③内容的规定性。述职报告要求对任职的一定时期的德行、能力、勤政、政绩四个方面来述职，尤其是政绩。

3．述职报告的种类 根据不同的分类标准，述职报告可以分为多样的种类，但一般有以下两种： (1)晋职述职报告。即有关领导者或工作人员为晋升更高一级职务时，必须向主管部门和领导报告履行岗位工作的情况。 (2)例行述职报告。即担任一定岗位职务的人员，定期向有关组织和群众汇报工作情况，接受组织的考核与监督。

4．述职报告的格式和写法 述职报告有定期述职，也有临时指定的专题述职。述职报告的笔法主要运用“夹叙夹议”，要有详有略，详略得当，以理服人，以情感人。随着干部人事制度改革的深化，这种文体样式将不断发展、规范。从目前看，述职报告的基本格式和写法是： (1)标题 一般有三种写法。一是任期+职务+文种，如《××××年度厂长述职报告》；二是文种前加一个定语限制，如《我的述职报告》；三是直接写《述职报告》。

(2)署名和称谓 在标题下隔一行居中，写上述职者岗位全称和姓名。写给上级机关或在会上宣读的述职报告，应在开头顶格写上称谓，如“××党委组织部”、“×××总经理”或“领导、同志们”等。 (3)正文 正文一般可分为四个部分：概述、实绩、问题、方向。 ①概述：包括两方面内容:一是任职介绍,说明自己的任职时间、担任职务和主要职责,简要交代述职的内容和范围;二是任职评价,扼要介绍任职以来的工作情况。这一部分力求简洁明了。

②实绩：这是述职报告的主题和核心。主要阐明岗位职责的情况、工作目标完成的情况和主要的实绩，并进行自我评价。 ③问题：简要地指出存在的问题。问题和教训，也是对工作规律的理性认识。。 ④方向：即今后的打算。述职者的设想、愿望和态度，以及如何应用已知的规律和经验克服现存的不足之处，今后的改进措施等。 (4)落款 写完述职报告后要有落款，由报告人签名，并签署日期。如有附件，应一一写明附件名称。如需抄送，应注明抄送哪些单位、部门或领导人。