第 11 章 員工旅遊調查 及報名表

本章學習提要 使用文字藝術師建立醒目標題 設定儲存格的資料驗證 插入美工圖案並套用美化效果 在工作表中插入超連結 共用活頁簿與追蹤修訂 COUNTIF 函數、SUMIF 函數 用 E-mail 傳送活頁簿 在雲端上的網路版 Excel 分享檔案

本章學習提要 企業 e 化是經營管理的利器, 一方面可以提高工作效率, 一方面則可以降低營運成本。在 e 化的項目中, work-flow (工作流程) 是很重要的一環, 經由工作流程的電子化, 企業運作將朝順暢、高績效的境界邁進！但是電子化的 work-flow 是否必須建置昂貴、龐大的軟體系統呢？

本章學習提要 其實, 只要企業架設了網路, 搭配 Excel, 就能讓工作馬上 e 化哦！本章就要來介紹如何在區域網路上以 Excel 做企業內部的問卷調查、投票與統計作業, 不只節省企業成本, 而且迅速有效！

本章學習提要 一年一度的公司旅遊馬上就要到了, 福委會用 Excel 製作了一份員工旅遊意見調查表, 還將此檔案設成「共用活頁簿」, 讓大家可以同時開啟此檔來填寫報名資料, 以及閱讀行程簡介, 如果還有疑問, 也可以透過「超連結」功能, 發一封 E-mail 詢問主辦人。 最後, 主辦人會將填好的資料彙總、統計出來, 並以 E-mail 傳送調查結果, 甚至是放到雲端上的網路版 Excel 供大家上去瀏覽調查結果。

本章學習提要

本章學習提要

11-1 為表格加上醒目的標題 一份員工旅遊調查表, 不外乎就是要了解員工比較想去哪個地點、是否有意願要參加這次旅遊, 以及要攜帶幾名眷屬等等。現在, 請開啟範例檔案 Ch11-01, 看看已經設計好的旅遊調查表雛形：

為表格加上醒目的標題

插入空白列 這既然是一份調查表, 總要有個標題吧！這樣才能一眼就看出這份表格的用意為何呀！不過, 光是在儲存格中輸入標題文字還不夠看, 我們要利用「文字藝術師」為這份調查表加上一個醒目的標題。 目前工作表的開頭已經沒有空間插入標題了, 所以我們要先插入幾列空白列。請如下操作：

插入空白列

插入空白列

插入文字藝術師 現在可以開始插入標題了。請切換到插入頁次, 按下文字區的文字藝術師鈕：

插入文字藝術師

插入文字藝術師

插入文字藝術師 如果對於目前套用的文字藝術師樣式感到不滿意, 選取要調整的文字物件, 便會自動切換至繪圖工具/格式頁次, 您可利用文字藝術師樣式區的各項功能去調整文字的顏色、外框或是樣式：

插入文字藝術師 接著要將標題調整為適合調查表的大小。請先選取 "年度旅遊調查暨報名表" 文字, 再將指標移到文字上, 旁邊就會自動出現迷你工具列：

插入文字藝術師 您也可切換到常用頁次, 利用字型區的功能調整文字。

11-2 調查表的資料驗證 旅遊調查表如果能採用『選單』的方式讓員工填寫, 統計起來會比較方便。例如主辦人可以先找好幾個熱門行程, 然後放入調查表中讓填寫人直接選取心目中理想的旅遊地點。 Excel 的資料驗證功能, 正好可以滿足我們這項需求。除了可設定選單項目之外, 還可以在輸入資料前, 先出現提示訊息來提醒填表人注意事項。待輸入完成後, 接著驗證資料是否符合預先設定的準則, 例如檢查輸入的攜眷人數必須小於 4 人等。

建立資料選單 主辦人找出 4 個適合的旅遊地點, 分別是：加拿大、北海道、紐西蘭、泰國, 現在要將這 4 個地點建立成選單, 以供填表人選擇。 接續上例或請開啟範例檔案 Ch11-02, 選取 C6：C34 儲存格範圍, 然後按下資料頁次資料工具區的資料驗證鈕, 開啟資料驗證交談窗：

建立資料選單

建立資料選單

設定輸入資料的提示訊息 D 欄的 "是否參加旅遊", 我們可以如法炮製, 建立一個有 "Yes" 及 "No" 這兩 個選項的清單。此外, 我們還想要提醒填寫 "No" (不參加) 的人, 不需填寫理想旅遊 地點及攜眷人數。您可以跟著下面的步驟來操作： 選取 D6：D34 後, 再次開啟資料驗證交談窗, 並切換至設定頁次：

設定輸入資料的提示訊息

設定輸入資料的提示訊息 改切換至提示訊息頁次來設定要出現提示訊息：

設定輸入資料的提示訊息

設定輸入資料的提示訊息 現在您只要選取 D6：D34 之中任一儲存格, 就會出現剛剛設定的提示訊息：

設定資料驗證準則 由於這次旅遊, 可讓每名員工最多攜帶 4 名眷屬, 因此我們需要限制 "攜眷人數" 欄只能填入 0~4 的數字資料。同樣是利用資料驗證功能來達成：

設定資料驗證準則 選取 E6：E34, 然後按下資料頁次資料工具區的資料驗證鈕：

設定資料驗證準則

設定資料驗證準則 改切換至提示訊息頁次, 並依下圖做提示訊息的設定：

設定資料驗證準則 現在, 若是在 E6：E34 中輸入非 0~4 之間的整數, 就會出現如下的錯誤警告, 提示您輸入的資料不符合驗證準則：

設定資料驗證準則

設定錯誤提醒文字 上述的錯誤警告標誌和內容也可以自己做設定！請再次選取 E6：E34, 然後按下資料驗證鈕, 並切換至錯誤提醒頁次：

設定錯誤提醒文字

設定錯誤提醒文字 按下確定鈕即可改變錯誤提醒的內容。例如在 E6 輸入 "6", 則出現的錯誤警告就會變成如下模樣：

設定錯誤提醒文字 若要清除儲存格的資料驗證設定, 可選取設有資料驗證的儲存格後, 按下資料頁次資料工具區的資料驗證鈕, 然後在資料驗證交談窗中按下全部清除鈕即可。

圈選資料有誤的欄位 雖然已經設定好當填表人輸入錯誤資料時, 出現錯誤提醒視窗加以告知, 但還是可能會有填表人執意按下是鈕輸入錯誤資料的狀況。假如資料量很多, 一個個檢查有無填寫錯誤實在太沒效率了。因此現在要告訴您 Excel 一個好用的功能：圈選錯誤資料, 可以幫助您快速找到資料錯誤的欄位。 請開啟範例檔案 Ch11-03, 假設我們已經收到初步的旅遊報名填寫資料：

圈選資料有誤的欄位

圈選資料有誤的欄位 由於先前設定攜眷人數欄的資料驗證設定只能填入 0~4 的數值, 若要驗證有無錯誤資料存在, 請切換到資料頁次並如下操作：

圈選資料有誤的欄位

圈選資料有誤的欄位 利用這個功能, 就不需浪費時間在檢查資料正確與否的動作上了！更新好資料內容, 若要取消圈選, 一樣切換到資料頁次, 按下資料工具區中資料驗證鈕旁的下拉箭頭, 再按下清除錯誤圈選即可。 圈選錯誤資料功能的圈選狀態並不會隨檔案儲存, 因此當你儲存檔案後, 圈選處即會自動清除。

11-3 插入超連結與保護活頁簿 舉辦旅遊, 當然要讓人家知道行程的安排內容, 以及參觀景點的特色。因此, 我們可以在這張調查表中加上各行程簡介的超連結, 讓填寫人點選有興趣的行程介紹文件來觀看。另外, 再設置一個 FAQ 信箱, 以供對於行程有疑惑的人發 E-mail 給主辦人做詢問。

連結到檔案 請開啟範例檔案 Ch11-04, 捲到工作表尾 端。我們已在 B36、B37、B38、B39 儲存格中分別輸入這次旅遊可選擇的 4 個地點, 現在要為這 4 個儲存格設置超連結, 分別連到各自的行程介紹文件：

連結到檔案 選取 B36 儲存格, 然後按右鈕執行『超連結』命令 (或按下插入頁次連結區的超連結鈕)。接著在插入超連結交談窗中指定連結的對象：

連結到檔案

連結到檔案 設置好的超連結會以藍色加底線顯示, 請按下超連結來測試看看：

連結到檔案

執行超連結還是選取儲存格 在設定超連結的儲存格上按一下後要趕快放開滑鼠鈕, 這樣才會 "執行" 超連結。如果在超連結上頭按住不放, 一會兒指標會變成 , 此時再放開滑鼠, 就會變成是 "選取" 儲存格。 這樣的目在於假如有使用者要對設有超連結的儲存格進行搬移、複製或其它格式設定, 可以很方便地選取儲存格。

連結到檔案 回到 Excel 工作表中後, 可發現已瀏覽過的超連結會變成紫色以茲區別： 仿照上述的方法, 您可以自行練習為 B37、B38、B39 儲存格設置超連結, 分別連結到光碟中範例檔案\Ch11 資料夾的 "北海道行程.docx"、"紐西蘭行程.docx"、以及 "泰國行程.docx"。

連結到電子郵件地址 接著, 我們還要設置一個電子郵件地址的超連結, 讓填表人一點選就可以開啟新郵件視窗來寫 mail 給主辦人。

插入與美化美工圖案 首先, 我們要在工作表尾端插入一張象徵郵件的圖片, 然後再為這張圖片加上超連結, 連到主辦人的 E-mail 信箱。請按下插入頁次圖例區的美工圖案鈕, 則會在工作表右側顯示美工圖案工作窗格, 我們可以在其中搜尋想要的圖片：

插入與美化美工圖案

插入與美化美工圖案 若是覺得插入的圖片太單調或想要讓圖片更加美觀, 您也可利用 Excel 提供的多種美化圖片功能！點選圖片時, 會自動切換到圖片工具/格式頁次：

插入與美化美工圖案

插入與美化美工圖案 最後拉曳圖片四周的尺寸控點, 將圖片調整成適當的大小, 並搬移圖片至適當的位置即可。

為圖片設置超連結 接著, 請您選取剛剛插入的圖片, 然後按右鈕執行『超連結』命令, 開啟插入超連結交談窗：

為圖片設置超連結

為圖片設置超連結 現在, 只要點選圖片, 就會啟動您電腦中預設的電子郵件編輯軟體 (如 Windows Live Mail、Outlook …) 寄信給剛才所設定的收件人：

為圖片設置超連結

為圖片設置超連結 在圖片上設置超連結後, 若要選取圖片, 請改在圖片上按右鈕來選取。

修改或刪除超連結 若要修改超連結的設定或移除超連結, 請在設置超連結的儲存格 (或圖片) 上按右鈕, 從快顯功能表中執行相關的命令即可：

修改或刪除超連結

保護旅遊調查表活頁簿 由於這份調查表屆時要開放給員工來填寫, 為了防止員工不慎刪除活頁簿中的工作表, 造成他人填寫的困擾, 我們可以事先在活頁簿上加入保護措施。 請接續上例, 切換到校閱頁次, 按下變更區的保護活頁簿鈕開啟保護結構及視窗交談窗, 接著勾選結構項目後再設定密碼, 即可完成活頁簿保護設定。

保護旅遊調查表活頁簿 保護活頁簿的結構後, 就無法移動、複製、刪除、隱藏 (或取消隱藏)、新增工作表及改變工作表的名稱和頁次標籤顏色了。

保護旅遊調查表活頁簿

11-4 共用活頁簿與追蹤修訂 旅遊調查表的製作工作終於完成了, 現在可以藉由區域網路將調查表開放給員工來填寫囉！

開放共用活頁簿 要讓其他人一起使用同一本活頁簿, 首先必須將該活頁簿設成共用活頁簿。請先開啟範例檔案 Ch11-05：

開放共用活頁簿 不過, 由於光碟中的檔案屬性為唯讀, 因此在您開啟範例檔後, 請先將檔案另存到自己的硬碟中, 才能跟著底下的步驟啟用共用活頁簿功能。 範例檔案存到硬碟後, 請切換到校閱頁次, 按下變更區的共用活頁簿鈕, 並切換至編輯頁次：

開放共用活頁簿

開放共用活頁簿

活頁簿檔案分享 除了啟用共用活頁簿功能之外, 還必須將這個共用活頁簿分享出去, 這樣員工才能夠從區域網路上取用到這份活頁簿檔案, 在 Windows 中最方便的分享資料方法就是使用公用資料夾。(這裡以 Windows 7 來示範)

活頁簿檔案分享 請執行『開始/文件』命令, 便會開啟資料夾視窗並切換到媒體櫃/文件資料夾, 接著將要分享的共用活頁簿檔案複製到公用資料夾中：

活頁簿檔案分享

活頁簿檔案分享 將共用活頁簿複製到文件資料夾後, 接著要將資料夾的共用功能開啟, 這樣區域網路中的其他使用者才可以連到您的電腦存取檔案。請按一下桌面右下角通知區域 的網路鈕 ：

活頁簿檔案分享

活頁簿檔案分享

活頁簿檔案分享

活頁簿檔案分享 進行到這裡即完成檔案的共享, 所有員工便可透過區域網路到主辦人的文件資料夾中存取共用活頁簿了。

活頁簿檔案分享

查看正在使用活頁簿的人員 開放共用之後, 主辦人就可以通知員工到主辦人的公用資料夾中開啟這份共用活頁簿來填寫調查表。而若想知道現在有哪些人正在使用這個共用活頁簿, 只要按下校閱頁次變更區的共用活頁簿鈕, 就可以在編輯頁次中看到正在使用這個檔案的所有人員：

查看正在使用活頁簿的人員

查看正在使用活頁簿的人員 記得提醒共用活頁簿的使用者, 在編輯完共用活頁簿之後一定要存檔, 這樣我們才能看到他們所做的修訂哦！ 此外, 若發生兩人編輯同一儲存格並存檔 (但未關閉檔案), 那麼存檔時會以訊息告知此儲存格已經過修改, 存檔後就能改變儲存格的內容。

標示出修訂過內容的儲存格 等到員工都填好自己的旅遊意願資料之後, 您便可以開啟活頁簿來查看大家填寫的狀況。請開啟範例檔案 Ch11-06 的共用活頁簿 (同樣也請另存到自己的硬碟中)：

標示出修訂過內容的儲存格 現在我們可以來看看調查表被做過那些修改。請按下校閱頁次變更區的追蹤修訂鈕, 執行『標示修訂處』命令：

標示出修訂過內容的儲存格

標示出修訂過內容的儲存格 凡是在共用活頁簿中所做的修改 (包括：搬移、貼上儲存格內容, 或是插入、刪除 欄、列... 等), 均會以邊框及註解的方式標示出來, 而不同修訂者所做的修訂, 也會以不同的顏色表示：

標示出修訂過內容的儲存格

標示出修訂過內容的儲存格 如果原來的活頁簿並未設成共用, 則執行『標示修訂處』命令時, Excel 會要求您存檔, 並自動將活頁簿設成共用。

接受或拒絕修訂 將活頁簿開放共用, 每個人都可以來修改活頁簿的內容, 因此也可能會發生填錯的狀況, 譬如不參加旅遊的人卻填了 "攜眷人數"...！不過沒關係, 我們可以事後再檢查一遍, 自行決定是否接受各項修訂。請按下校閱頁次變更區的追蹤修訂鈕, 執行『接受/拒絕修訂』命令, 開啟如下的交談窗：

接受或拒絕修訂

接受或拒絕修訂

接受或拒絕修訂 在您接受或拒絕某一項修訂以後, 才能繼續看到下一項修訂的內容。當所有修訂記錄皆處理完畢後, 便會自動關閉接受或拒絕修訂交談窗。

關閉活頁簿的檔案分享 既然調查表都已經填妥並處理完畢了, 我們也可以將活頁簿的共用狀態解除了。請按下共用活頁簿鈕並切換至編輯頁次：

關閉活頁簿的檔案分享

關閉活頁簿的檔案分享 而當您取消活頁簿的共用狀態之後, 也請記得將公用資料夾共用的功能關閉：

關閉活頁簿的檔案分享

11-5 統計調查結果 現在, 我們根據旅遊調查表的填寫結果來統計一下本次旅遊的地點與人數吧！請開啟範例檔案 Ch11-07, 並切換至統計結果工作表, 裡面有我們設計好的格式：

11-5 統計調查結果 在統計結果工作表中, 我們故意將各地點得票數分成地點與得票數 2 欄來輸入, 其目的是為了之後在統計各地點得票數時, 可以直接參照地點 B7：B10 的儲存格位置, 而不需要在公式中一一輸入各地點的名稱。

計算員工參加人數 請選取 D3 儲存格, 然後運用 COUNTIF 函數來計算在旅遊調查工作表的 D 欄中填寫 "Yes" 之個數, 即可求出要參加旅遊的員工人數：

計算攜眷人數 攜眷人數可以直接使用 SUM 函數加總旅遊調查工作表中的 E6：E34 儲存格範圍。不過, 為了避免有人填了 "No" 不參加, 結果又在攜眷人數中填入數字, 所以我們改用 SUMIF 函數來做計算。請選取統計結果工作表的 D4 儲存格, 然後輸入如下的公式：

計算攜眷人數

計算報名總人數 要計算統計結果工作表 D5 的值可就更容易了, 只要將 D3、D4 的值相加起來就完成了：

統計各地點得票數 統計結果工作表的 D7：D10 範圍用來存放各旅遊地點的得票數。底下以計算 "加拿大得票數" 為例, 請選取儲存格 D7, 然後建立如下的公式：

統計各地點得票數

統計各地點得票數 拉曳填滿控點到 D8：D10, 即可將每個旅遊地點的得票數計算出來。最後, 再將得票數最高的地點填入 D12 儲存格就完成了：

統計各地點得票數

11-6 以 E-mail 傳送調查結果 調查結果都統計出來了, 接下來的工作就是要將結果公佈給大家知道！除了將調查結果列印出來, 貼在公佈欄上面, 使用電子郵件來傳送給全體員工也是不錯的方式。 Excel 本身雖非電子郵件編輯軟體, 但卻也有寄送電子郵件的功能。不過您電腦中必須安裝有電子郵件軟體, 如 Windows Live Mail 或 Outlook 、…才能使用這項功能。 請開啟範例檔案 Ch11-08, 切換至統計結果工作表後切換到檔案頁次如下操作：

以 E-mail 傳送調查結果

以 E-mail 傳送調查結果

以 E-mail 傳送調查結果 Excel 會自動啟動您系統預設的電子郵件軟體來準備寄送郵件, 若您預設的電子郵件軟體並非 Outlook , 則所看到的畫面可能和上圖不一樣。 寄出去以後, Excel 會自動關閉電子郵件功能區, 但活頁簿檔案仍保持開啟的狀態, 讓您可以繼續在 Excel 中編輯它。

11-7 將調查結果放到網路版 用 E-mail 傳送工作表固然方便, 但如果收件人的電腦中沒有安裝 Excel, 就無法開啟檔案了。為了確保每個人都可以看到調查結果, 我們可以將檔案放在網路版的 Excel, 員工只要用瀏覽器連上去, 就可以用免費的網路版 Excel 開啟檔案。 底下我們先用流程圖, 讓你了解主辦人怎麼將檔案放在網路上, 並讓同仁用網路版 Excel 瀏覽分享的檔案：

將調查結果放到網路版

登入 Windows Live 網路空間 首先我們要登入 Windows Live 網路空間, 建立一個專門用來放置公告文件的資料夾, 並設定好資料夾的權限。 請先開啟瀏覽器, 並連上網路版 Office 的登入網頁 (http://office.live.com), 輸入自己的帳號與密碼完成登入：

登入 Windows Live 網路空間

登入 Windows Live 網路空間 此時會進入個人的 Office 文件區, 請按下新增/資料夾選項, 我們要建立公告區資料夾來放置員工旅遊調查結果檔案。

登入 Windows Live 網路空間

登入 Windows Live 網路空間 輸入資料夾的名稱, 再按下建立資料夾鈕。

登入 Windows Live 網路空間 預設的資料夾權限只能個人使用, 因此我們必須按下變更鈕開放資料夾的權限, 讓其他相關人員也可以瀏覽檔案。

登入 Windows Live 網路空間

登入 Windows Live 網路空間

將檔案上傳到網路空間 接著我們就可以將調查結果檔案上傳到 Windows Live 網路空間。請開啟範例檔案 Ch11-09 跟著底下的步驟來操作： 切換到檔案頁次, 如下登入 Windows Live 空間：

將檔案上傳到網路空間

將檔案上傳到網路空間 稍作等待, 讓 Excel 與 Windows Live 空間取得聯繫, 便會列出 Windows Live 空間的資料夾, 讓我們選擇檔案儲存的位置：

將檔案上傳到網路空間

Windows Live 網路空間資料夾的權限 Windows Live 網路空間自動建立的我的文件資料夾權限是僅供自己使用, 適合存放隱私性的檔案；而公用資料夾的檔案列表則可讓他人瀏覽, 並下載到自己的電腦中使用, 但無法直接在網路版 Excel 中瀏覽內容。 也是由於這個緣故, 我們才需要先建立一個可供 線上瀏覽內容的資料夾來存放檔案。

將檔案上傳到網路空間 稍等片刻出現如下的另存新檔交談窗後, 便可為檔案命名並儲存, 上傳的工作就完成了。

指定檔案分享對象 馬上來試試看剛才上傳的檔案是否可在網路版 Excel 中開啟, 然後再指定檔案分享的對象, 讓同仁能直接在網路版 Excel 中查閱旅遊調查結果。 重新登入網路版 Office 的網頁 (http://office.live.com), 輸入自己的帳號與密碼之後, 應該就可以看到之前上傳的 "員工旅遊調查" 檔案：

指定檔案分享對象

指定檔案分享對象 按下員工旅遊調查就會在網路版的 Excel 中開啟檔案：

指定檔案分享對象

指定檔案分享對象 在網路版 Excel 編輯完後可能會遇到一個問題, 那就是 "找不到儲存功能"？別擔心, 當我們關閉檔案或離開網頁時, 所有變更都會自動儲存起來。

指定檔案分享對象 請按下檔案頁次, 選『關閉』命令結束編輯狀態, 回到檢視檔案列表的畫面。接著按下共用/傳送連結選項, 準備指定檔案分享的對象。

指定檔案分享對象 在收件者欄中輸入要分享檔案的對象, 或按收件者鈕, 從 MSN 連絡人名單中選取收件人。

指定檔案分享對象

指定檔案分享對象 你所指定的收件人都會收到一封分享文件通知信, 透過信件中的連結, 可連到你分享檔案的網頁。

指定檔案分享對象

指定檔案分享對象 如果收件人使用的是其他 e-mail 信箱, 而非 Windows Live 的信箱帳號, 則開啟分享檔案的網頁之後, 只能下載檔案到電腦中用 Excel 開啟, 而無法直接在網路版 Excel 中開啟檔案。

後記 看完這一章, 是否更加欽佩 Excel 能將工作化繁為簡的功夫呢？運用一點小伎倆, 三兩下子就能製作出一份圖文並茂的調查表。

後記 以後, 如果遇到類似的問題, 像是問卷調查、歌唱大賽報名表、或是需要大家一起參與意見的票選活動…等等, 都可以比照辦理, 輕輕鬆鬆的完成整件工作。