照片档案的整理方法 日 照 市 档 案 局 2010年7月13日

一、照片档案的现状 1、分散保存 2、照片档案的整理方法不一 3、照片档案保存不完整 4、照片档案装具不统一

二、照片档案的定义 照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。 第一类：感光成像照片档案 ——以感光材料为载体，以影像为保存方式的有保存价值的历史记录。一般包括底片、照片和说明三部分。 第二类：数码照片档案 ——数码照片是指用扫描仪、数码相机、数码摄像机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在互联网上传送的静态图像文件。 ——数码照片档案是指国家机构社会组织以及个人在社会活动中直接形成有保存价值的数码照片。数码照片档案由数码照片和文字说明两部分组成。

感光成像照片档案的结构 底 片 照 片 文字说明

数码照片档案的结构

三、照片档案的作用 1、 历史记录的真实见证。 2、维护单位利益的旁证。 3、 基建维修的依据。

四、照片档案整理的流程 收集—挑选照片—排列—编号—拟写说明—张贴—著录—打印目录—贴侧标签

1、收集（归档）范围 a 本单位各种重要工作会议的照片。 b 党和国家领导人、人民代表 、上级机关领导等视察检查本地区本单位的工作时的照片。 c 本单位重要外事活动照片。 d 记录本单位重大事件活动的照片(反映主要工作职能、工作成果) e 本单位获得各种荣誉的照片。 f 与其它载体档案有密切联系的照片。(文书档案、基建档案的补充) g 其它具有保存价值的照片。

2、挑选照片要求 a 底片、照片、说明三者齐全 b 底片与照片影像相符 c 主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 d 有选择性的归档，对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。 e 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。

区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 主题不鲜明，可不归档。

区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 构图重复，可选其一。

区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 影像不清晰，不要归档。

3、归档时间 a 随时归档 b 阶段性工作结束归档 c 年底归档

4、排列 按“年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。 注意：不要求区分保管期限，仅分为归档与不归档两部分，归档的照片保管年限为长期以上。 一组照片不可以排在两册中。跨年度的照片一般也不排在同一册内。

将照片按不同的年度分开。如果每个年度的照片不多，在年度内可以不分问题，直接按照片形成时间排列归档。 照 片 1999年 2000年 2001年 2002年 ……

如果每个年度的照片较多，对同一年度的照片按问题分开。 1999年 2000年 2001年 2002年 …… …… 本单位领导活动 领导视察 外事宣传 单位文化

如果照片数量较多，可以一个年度组成数册。比如，1999年的照片，共组成3卷。 2000年的照片，组成2册。 2001年的照片，组成2册。 …… 第 1 册 第 2 册 第 3 册 第 4 册 第 5 册 第 6 册 第 7 册

如果照片数量不多，可以一个年度组成1册，或者几个年度的照片组成1册。 1999年 2000年 2001年 …… 第 2 册 第 1 册

5、编号 第一，照片的编号。照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，有两种格式： 格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号 全宗号—保管期限代码—册号—张号的模式 D024 . Y . 3 . 1 张号（第三册的第一张） 册号（第三册照片档案） 保管期限代码 全宗号

格式二：全宗号—保管期限代码—张号 册号：按排列顺序对照片册从“1”开始编制的流水号。 张号：格式一中的“张号”是指在一本照片册内对照片按排列顺序从“1”开始编制的流水号； 格式二中的“张号”是指在一个立档单位内对照片按排列顺序“1”开始编制的流水号。 全宗号：档案馆给每个单位的代号。 保管期限：照片一般分为永久和长期。

第二，照片的入册。 一般冲洗成五寸或七寸照片，入册。 大张照片、底片与其他照片、底片一同整理，单独存放。(一般卷放或平放) 大张照片的文字说明，写在相应的案卷内，并在卷内目录中注明“大张”。

6、拟写说明 A 拟写总说明 以一组照片为单位拟写总说明。 总说明的内容： 1、标题——根据本组照片的内容，由整理者拟出标题。标题要概括出这组照片的基本内容，并作为照片档案卷内录的著录条目。 2、时间 3、地点 4、主要人物 5、基本内容 6、注明本组照片共多少张照片。 整理时，用白纸（尺寸可与照片大小相当）将上述内容打印，贴在这组照片的上方。也可以直接在张贴照片处填写。

标题：佛山市XX局于2003年6月16日在本局五楼会议室召开第五届职代会。 时间： 2003年6月16日 地点：本局五楼会议室 主要人物：职工代表 基本内容：选举和审议提案 注明本组照片共多少张照片：13张

B 拟写小说明 以每张照片为单位拟写小说明 编写要求 文字说明六要素齐全。背景、事件、时间、地点、人物、摄影者。 文字简洁，语言通顺，一般不超过200字，用阿拉伯数字表示时间，即1999.10.25或者19991025。 位置：在照片的右侧、左侧或正下方 一张照片编一个说明。

背景：响应共青团开展青年志愿者活动的号召。 事件：慰问孤寡人。 时间：2004年10月1日。 地点：温州市松堂敬老院 人物：职院文秘04级团干部. 摄影者：赵某 职业技术学院文秘04级团干部，为了响应共青团委的号召，开展青年志愿者活动。于2004年10月16日到市松堂敬老院慰问孤寡老人。在此活动中同学们深受教育。

注：并不是所有的照片都必须在文字说明中体现六要素。如拟写了一组照片的说明后，本组照片可以简化说明。

7、编制目录 案卷目录：照片的保管单位为卷，案卷题名要概括整卷的内容。 卷内目录：每一组或每张照片的文字说明即可。 可以参考文书案卷和卷内目录的编写。

五、感光照片档案与数码照片档案整理的不同 1、感光照片档案有底片，而数码照片有电子版。 A 底片档案的整理 第一，底片的编号。格式：全宗号—保管期限代码—张号。 第二，底片号的登录。宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处,不得影响画面；一张一袋，并在底片袋的右上方标明底片号。翻拍为“F”,拷贝为“K”。 第三：底片的入册。底片册一般由297mmx210mm(A4)大小的若干芯页和封面、封底。 第四,对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。 B 数码照片的管理 平时存放在电脑硬盘中，设置相应的目录夹。数码照片还应刻成光盘保存。

底片 数码照片

注：数码照片刻成光盘保管，光盘也必须有检索目录。 编制数码照片检索指南 编号填写：光盘号+目录号 标题：即每一次活动的时间、人物、事件名称 编号 标　题 照片 张数 编制 备注 部门 日期 GP.1.1 2007.1.17省教育厅高红处长检查教学工作 10 GP.1.2 2007.2.8学校召开职代会，王芳校长主持，市教育局李玉副局长到会 15 GP.1.3 GP.2.1 GP.2.2

谢谢大家！