民营企业档案管理 马鞍山市档案局 2009.4

主讲内容 民营企业档案和档案工作 民营企业的档案如何管理

■ 什么是档案 档案的定义 过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

■ 什么是民营企业档案 民营企业档案是指民营企业在生产、经营和管理活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等形式的历史记录。 --<安徽省民营企业档案管理办法>

企业档案的四要素 档案的来源 档案的条件 档案的载体 档案的性质

企业档案的作用 ● 有助于夯实管理基础 ● 有助于增加技术和知识储备 ● 有助于维护企业自身权益 ● 有助于提升企业文化品味

■ 民营企业档案有哪些 1、文书档案 2、会计档案 3、科技档案（基建、设备、产品） 4、合同档案 5、人事档案 6、音像档案 7、实物档案

民营企业的档案工作 运用科学的原则和方法管理档案，提供档案为企业及社会各项事业服务的一项工作。 基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，称为档案工作的八个业务环节。

企业档案工作基本原则 统一领导、分级管理 维护档案的完整与完全 数量完整与质量完整 实体安全与内容安全 便于各方面的利用

企业档案机构及职责 ----《企业档案管理规定》 企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。企业应依法建立健全档案工作，设立综合档案室，配备档案管理员。档案管理人员应掌握档案管理基本知识和基本技能。 ----《企业档案管理规定》

民营企业应当明确档案管理的部门或人员，负责企业档案工作，履行下列职责： （一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、保密、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； （二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； （四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。 --《安徽省民营企业档案管理办法》

文书档案

一、概念 ● 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的纸质文件材料。 --《归档文件整理规则》

各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件； ● 件的确定 单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件； 正本与定稿为一件；

正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件； 原件与复制件为一件； 转发件与被转发件为一件； 来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。

二、归档的主要步骤和要求 1 收集 6 编号 2 分年度 7 编目 3 分期限 8 填备考表 4 装订 9 装盒 5 排列 10 上架

1、收集 把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。（归档范围参考《安徽省民营企业档案管理办法》）

不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。 2、分年度 不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。 ● 放在文件形成的年度归档。 跨年度的案件，放在结案的一年。 跨年度的会议，放在闭幕年

3、分期限 准确地判定每一份文件和每一组文件的价值. 保管期限分别确定为永久、定期。 其中定期分为30年、10年。

4、装订 修裱破损或页幅过小的文件 复制字纸模糊或易褪变的文件. 纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔、传真件等要复制。

超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。 去除金属物。 订书钉、曲别针、大头针等。 采用左侧、下侧对齐方式对齐，用线装订或不锈钢钉装订。

××× × ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× 不锈钢钉

××× × ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× 三点一线装订

先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构－时间”或时间先后排列。 5、排列 由档案室集中归档的: 先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构－时间”或时间先后排列。

由各部门分别整理归档的： 先将归档文件按机构分开，再将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间、问题先后排列。 同类活动、工作、会议形成的文件材料排在一起。

归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。 6、编号 归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。 全宗号 年 度 件 号 机构类别 期 限 页 数

全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写） 2009 15 DQ 永 久 9 全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）

类别号：不同机构或问题形成的档案的代号。 全宗号 2009 15 DQ 永久 9 类别号：不同机构或问题形成的档案的代号。 如党群工作类为DQ

全宗号 2009 15 DQ 永久 9 期限：档案的保管期限。 分为：永久、30、10

全宗号 2009 15 DQ 永 久 9 年度：文件形成年度. 以4位阿拉伯数字标注。

件号：档案整理单位的编号。 1、区分年度，每年分别编号。 2、不分类别或机构的，一个保管期限编一个大流水号。 全宗号 2009 15 DQ 永 久 9 件号：档案整理单位的编号。 1、区分年度，每年分别编号。 2、不分类别或机构的，一个保管期限编一个大流水号。 3、区分类别或机构的，每个机构或问题按保管期限分别编三个流水号。

件号的确定 1-不分类别或机构 年度 期 限 文件总数 件 号 2008 永久 123 1－123 30 156 1－156 10 88 件号的确定 1-不分类别或机构 年度 期 限 文件总数 件 号 2008 永久 123 1－123 30 156 1－156 10 88 1－88 2009 168 1－168 278 1－278 108 1－108

件号的确定 2-分类别或机构归档 年度 机构 保 管 期 限 件 号 2008 办公室 永久 1－30 30 1－40 10 1－25 件号的确定 2-分类别或机构归档 年度 机构 保 管 期 限 件 号 2008 办公室 永久 1－30 30 1－40 10 1－25 业务科 1－24 1－45 1－68 …

页数：以装订的文件为单位单位，有字的一面为一页，统计共有多少页。。 全宗号 2009 15 DQ 永 久 9 页数：以装订的文件为单位单位，有字的一面为一页，统计共有多少页。。

特殊情况的处理 在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。

按照规范格式编制能反映归档文件的有关内容的检索工具，并录入微机。 7、编目 按照规范格式编制能反映归档文件的有关内容的检索工具，并录入微机。 要准确，以提高查准率、查全率。 两套制 ： 手工+机检

件号：按前面所介绍的方法填写确定的件号。 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 1 市政府 马政[2008]**号 关于表彰2007年度优秀民营企业的决定[ 徽铝公司] 2008 0422 8 2 … … … … … 件号：按前面所介绍的方法填写确定的件号。

责任者：文件的署名者或发文单位。 1、可以使用通用性简称。 2、联合发文的，只著录第一责任者。 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 1 市政府 马政[2008]**号 关于表彰2007年度优秀民营企业的决定[ 徽铝公司] 2008 0422 8 2 … … … … … 责任者：文件的署名者或发文单位。 1、可以使用通用性简称。 2、联合发文的，只著录第一责任者。

文号：文件的发文字号，没有的不填。 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 1 市政府 马政[2008]**号 关于表彰2007年度优秀民营企业的决定[ 徽铝公司] 2008 0422 8 2 … … … … … 文号：文件的发文字号，没有的不填。

题名：即文件标题，一般照实抄录。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应自拟附于原题之后，外加“[ ]” 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 1 市政府 马政[2008]**号 关于表彰2007年度优秀民营企业的决定[ 徽铝公司] 2008 0422 8 2 … … … … … 题名：即文件标题，一般照实抄录。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应自拟附于原题之后，外加“[ ]”

日期：指文件形成日期。用8位阿拉伯数字表示。 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 1 市政府 马政[2008]**号 关于表彰2007年度优秀民营企业的决定[ 徽铝公司] 2008 0422 8 2 … … … … … 日期：指文件形成日期。用8位阿拉伯数字表示。

页数：指归档文件的有效页面数。 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 1 市政府 马政[2008]**号 关于表彰2007年度优秀民营企业的决定[ 徽铝公司] 2008 0422 8 2 … … … … … 页数：指归档文件的有效页面数。

备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 1 市政府 马政[2008]**号 关于表彰2007年度优秀民营企业的决定[ 徽铝公司] 2008 0422 8 2 … … … … … 备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。

8、填备考表 盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。

整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。 日期：填写归档的年、月、日。

9、装盒 将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。

10、上架 室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。 一般采用分保管期限排架法。 档案存放方式采用竖放方式。 从上到下，从左到右有序排列。

合同档案

一、概念 企业在生产经营活动中形成的销售合同及客户管理档案。 根据需要可设置经济合同、客户管理档案等类别。

二、合同材料的分类编号 ●分类 1、按合同形成的地区排列。 2、按合同形成的时间顺序排列。 3、按合同形成的内容种类排列。

● 编号： H. 1 .1——1 案卷号（顺序号） 地区（内容）代号 类别号（经济合同、客户） 大类代字(合同档案)

● 整理 （1）、以单份合同为单位整理。 （2）、以组成案卷的形式整理。 （3）、以地区、年度等特征组卷。

卷内文件目录 顺序号 文号 责任者 题 名 日期 页号 备注 1 ××公司 门窗 销售合同 20081218 ….. ……

案卷封面 ××公司 ××公司2008年销售合同、协议书 自 2008 年1月至2008年12月 保管期限 30 本卷共 36 件 72 页 本卷共 36 件 72 页 归档号 全宗号 目录号 H.1.1 案卷号 58

案卷目录 档号 题名 起止 日期 页数 保管期限 备注 H.1.1 -58 ××公司2008年销售合同、协议书 2008.1.10 - 2008.12.29 72 30

“档案目录”封面式样 全宗名称 ××公司 全 宗 号 目 录 号 H.1.1 起止年度 2008-2009

会计档案

一、什么叫会计档案 按照财政部、国家档案局制发的《会计管理办法》规定，会计档案是指：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。

二、企业会计档案的具体内容 （一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证， 汇总凭证、其他会计凭证； （一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证， 汇总凭证、其他会计凭证； （二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 （三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计表、附表、附注及文字说明等。 （四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单等。会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

三、会计档案归档要求 （一）企业每年形成的会计档案，应当由会计部门负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册； （二）会计档案应做到齐全、完整。

四、企业会计档案保管期限 按照财政部、国家档案局制发的会计管理办法》附表的有关规定执行。

五、企业会计档案分类 大类 代号 属 类 会 计 档 案 K 会计凭证 1 会计账簿 2 财务报告 3 其他 4

六、企业会计档案编号 例：会计凭证 K. 1 .1——1 案卷号（顺序号） 目录号 （年度号） 类别号（凭证、帐簿等） 大类代字(会计档案)

七、企业会计档案整理 按照《办法》的规定，会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案目录。

整理方法： 2. 盖档号章 3. 编案卷号 4. 填写会计档案案卷目录 5. 装盒、排架 6、办理移交手续一式两份，分别保存. 档 号 1. 编页号（活页账、年度财务报告） 2. 盖档号章 3. 编案卷号 4. 填写会计档案案卷目录 5. 装盒、排架 6、办理移交手续一式两份，分别保存. 档 号

职工档案

一、职工档案管理的有关依据 企业职工档案管理工作规定

二、企业职工档案的归档要求 （一）企业人力资源管理部门对应反映员工基本情况的材料应及时整理归档； （二）归档的材料必须真实，文字清楚； （三）企业员工档案实行一人一档的立卷方法。

三、企业员工档案保管期限、代号 （一）保管期限：“定期” （二）代号：R

四、企业员工档案收集范围 《企业职工档案管理工作规定》 （一）履历材料； （二）自传材料； （三）鉴定、考核、考察材料； 四、企业员工档案收集范围 《企业职工档案管理工作规定》 （一）履历材料； 　　（二）自传材料； 　　（三）鉴定、考核、考察材料； 　　　　

（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）； （五）政审材料； （六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

（七）奖励材料； （八）处分材料； （九）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险 福利待遇、出国、退休、退职等材料； （十）其他可供组织参考的材料。

五、企业员工档案整理方法 按入职先后每一位员工分开管理，即在大类代号后直接跟案卷号；职工人数多的可先区分部门或年度，即大类代号后跟部门或年度代号，最后加案卷号。

科技档案

一、科技档案的概念： 特点：专业性、成套性、现实性、形成与作用的广泛性 ●根据《科学技术档案工作条例》第二条之规定，指在自然科学科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、音像资料等科技文件材料。 特点：专业性、成套性、现实性、形成与作用的广泛性

科技档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、安全。有关科技活动中形成的各种文件材料，应由科技人员进行收集、整理和立卷。档案部门和档案人员负有指导、检查、监督的职责。

科技档案的种类 基本建设档案 设备仪器档案 产品档案 工艺档案 科研档案

二、科技档案的整理： 1、科技文件材料的收集： A、按制度收集： ( 主要途径 ) 档案室按照有关规定要求接受科技部门移交的案卷归档； B、零星收集： 主要指补充收集或已归档材料的更改。

2、科技文件材料的整理： 归档前：科技文件材料的形成者在档案部门的指导下进行整理 归档后：档案部门根据分类编号方案进行编号、排列、编目，并对不符合档案要求的案卷进行局部调整。

组卷： 把零散的文件材料按照他们形成的特点和相互间的联系，采用 一定方法组成案卷的工作。 3、科技档案组卷： 组卷： 把零散的文件材料按照他们形成的特点和相互间的联系，采用 一定方法组成案卷的工作。 案卷： 按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的、具有相同保管期限的若干文件组合体。

4、拟写案卷题名 案卷题名： 概括一组文件材料内容的综合性文字。 要求：概括准确、文字简练；格式正确、结构完整

基本格式： 项目名称 + 针对内容 + 卷内文件材料名称 例: “马鞍山市 公司办公楼立项报告、批复及设计任务书”

5、装订 以左边、下边为基准对齐； 以“三孔一线”方式在左边装订； 孔距8公分左右，距左边缘2公分左右；

6、编档号 科技档案档号格式统一。 格式： 分类号 + 案卷顺序号 例： J ● 1 ● 2 ---- 13 案卷顺序号 工程代号（2车间） 格式： 分类号 + 案卷顺序号 例： J ● 1 ● 2 ---- 13 案卷顺序号 工程代号（2车间） 小类号（生产用房） 大类号 （基建）

不同科技档案组卷、编号的要求 基本建设档案 按项目成套 科研档案 按课题成套 设备仪器档案、产品档案 按型号成套（一台一档） 基本建设档案 按项目成套 科研档案 按课题成套 设备仪器档案、产品档案 按型号成套（一台一档） 工艺档案 按工艺内容成套

7、编目、装盒 参照文书档案编目有关要求。 （表格、档案盒略有不同）

特殊载体档案

一、特殊载体档案的种类 （一）音像档案： 1、 照片（ 纸质、电子） 2 、 录音带、录像带 3 、磁盘 、 光盘。

（二）实物档案： 1、 奖旗 2、 奖杯 3 、奖状 4 、牌匾 5 、证书

二、音像档案的归档范围 1、反映本企业主要职能活动和工作成果的照片、录音录像带、光盘等。 2、有关领导和著名人物参观、视察和参加本企业有关重大活动的照片、录音录像带、光盘等

3、本企业组织或参加的重要外事活动的照片、录音录像带、光盘等。 4、记录本企业重大事件、重大事故、与本企业有关的自然灾害的照片、录音录像带、光盘等。

5、与其他载体档案有密切联系的照片、录音录像带、录音录像带、光盘等。。

三、实物档案归档范围 1、反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等 2、反映本企业领导人和著名人物工作业绩奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等

3、本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品 4、与其他载体档案有密切联系的实物

四、特殊载体档案的整理 一般采用“年度—问题”的方法。 照片档案归档时注意同时移交相关文字说明。 包括摄影者、时间、地点、人物、背景、事由等“六要素”。

以组为单位整理、编号： 以组为整理单位，编号、写总说明，简明扼要地写在首张照片的上方。 一组联系紧密的照片为一“件”。 以组为整理单位，编号、写总说明，简明扼要地写在首张照片的上方。 同时，应有其他单张照片的分说明，在每张照片的下端写上具体说明。

录音带、录像带档案的整理以自然盒（盘）为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签，注明内容、主要任务、形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容。

奖旗、奖状、奖品、纪念品等实物档案按件进行编号和编制目录。

档案的安全保管

一、保管要求 （一）“三室”分开 即有独立的办公室、调阅室、档案库房。

（二）“八防”到位 1、防盗 2、防火 3、防尘 4、防虫 5、防光 6、防高温 7、防潮湿 8 、防有害气体

二、建章立制 档案员岗位责任制 归档、管理、保管、保密、鉴定销毁 利用制度

谢 谢