105年度「網際網路版人力資源管理資訊系統(WebHR)組織編制子系統」教育訓練- 組設建置功能介紹與操作講解 行政院人事行政總處 組編人力處

課程表 時間 課程內容 組設建置功能介紹與操作講解 員額建置功能介紹與操作講解 意見交流 (第一場)09:00-10:00 (第二場)13:30-14:30 (第一場)10:00-11:00 (第二場)14:30-15:30 (第一場)11:00-11:30 (第二場)15:30-16:00 組設建置功能介紹與操作講解 員額建置功能介紹與操作講解 意見交流

訓練目的 培訓種籽講師 瞭解組編子系統重要欄位定義及基本功能 配合推動WebHR組織編制與職務編號、個人資料扣合作業 組編子系統後續維護措施

課程大綱 一、組編作業流程說明 二、單位資料維護 （一）單位基本資料 （二）成立紀錄 （三）歷史註記 （四）主計機關(構)單位名稱及代碼建置方式 （五）駐外機構及內部單位建置方式 （六）大批修改列印順序 三、批次更新單位作業 四、扣合職務編號維護功能 五、扣合個人資料子系統維護功能 六、組編子系統後續維護措施

一、組編作業流程說明

組編作業流程圖 一、單位資料維護 基本資料 成立紀錄 歷史註記 二、批次更新單位作業 組編子系統 個人資料子系統 三、扣合職務編號維護及個人資料表2 編制單位(一級)/ 占缺、服務單位(一級) 編制科課股組別(二級)/ 占缺、服務科課股組別(二級)

二、單位資料維護

二、單位資料維護-路徑示意圖1 組織編制 機關基本 資料 機關及單位基本維護 查詢 編修 單位維護 進入組織編制子系統

二、單位資料維護-路徑示意圖2 點選「機關基本資料」及「機關及單位基本維護」 機關基本資料 機關及單位基本維護 組織編制 查詢 編修 單位維護 點選「機關基本資料」及「機關及單位基本維護」

二、單位資料維護-路徑示意圖3 組織編制 機關基本資料 機關及單位基本維護 查詢 編修 單位維護 點選「查詢」、「編修」

二、單位資料維護-路徑示意圖4 組織編制 機關基本資料 機關及單位基本維護 查詢 編修 單位維護 點選「單位維護」

二、單位資料維護-查詢結果

(一)單位資料維護各欄位功能 (一)基本資料 (二)成立紀錄 (三)歷史註記

(一)單位基本資料-視窗畫面 單位代碼、簡稱、名稱及性質

(一)單位基本資料-單位代碼 單位代碼 單位代碼定義如下： 單位簡稱、名稱 單位性質 單位代碼定義如下： 建議得參照「職務說明書訂定辦法」(如附件1)所附「職務編號說明」三、內部一級單位碼規定訂定(如：主任秘書室為01、業務部門代碼自60始，依次為61、62)。（主計單位除外） 注意事項 單位代碼僅具「一次使用性」，如果機關未來因為修編，均不能再用原有的單位代碼，例如：輔助單位「資訊室」（6300）改制為業務單位「資訊處」，則不可再使用「6300」。

(一)單位基本資料-單位簡稱、名稱 單位簡稱定義如下： 單位簡稱請依組織法規所定單位名稱輸入全稱(如：綜合規劃處、人事室)。 單位代碼 單位簡稱、名稱 單位性質 單位名稱定義如下： 新增單位時，如單位簡稱輸入少於20個中文字，本欄位由系統自動複製「單位簡稱」欄位內容，無須手動輸入。 單位簡稱定義如下： 單位簡稱請依組織法規所定單位名稱輸入全稱(如：綜合規劃處、人事室)。 可自行創設單位簡稱情形： (1)「正、副首長室（如：局長室、副局長室）」、「幕僚長室（如：主任秘書室）」、「暫時分配單位」等4個單位。 (2)又未完成組改機關之內部單位因有未符組織法規建置之情形(例如蒙藏會設編譯室、參事室現況部門為業務單位) 。

(一)單位基本資料-單位性質 單位性質 單位性質定義如下： (1)本部：僅限「正、副首長室、幕僚長室、暫時分配單位」等4個單位歸屬本項性質。 單位代碼 單位簡稱、名稱 單位性質 單位性質定義如下： (1)本部：僅限「正、副首長室、幕僚長室、暫時分配單位」等4個單位歸屬本項性質。 (2)業務單位：執行本機關職掌事項之單位。 (3)輔助單位：辦理秘書、總務、人事、主計、研考、資訊、法制、 政風、公關等支援服務事項之單位。 (4)派出單位：基於地域需要且具一定服務經濟規模，而派駐在本機關以外之地區服務之內部單位，並明訂於處務規程或辦事細則。 (5)常設性任務編組(限中央一二級機關)：負責該機關（構）法定職掌核心業務，或法規（訴願）、審議、稽核、監理相關任務，且具跨一級單位性質者，並明訂於各機關（構）處務規程。 (6)駐外機構：經行政院核定設置，並訂有編組表之大使館、總領事館、領事館、代表處、辦事處或代表團。 (7)駐外機構內部單位：行政院核定駐外機構編組表內所置組別。

實作範例-新增一級單位 「上一層單位代碼」與「單位代碼」相同時，表示此單位為一級單位；反之，如果不同時，表示此單位為二級單位

實作範例-新增二級單位 二級內部單位名稱前面須冠以一級內部單位代碼及簡稱、名稱， 再選取歸屬上一層單位代碼 「綜合規劃司」(一級單位)下設「政策研發科」(二級單位)，「政策研發科」單位代碼須冠以「綜合規劃司」的單位代碼60，爰登錄為6001。單位簡稱、名稱亦須冠以綜合規劃司，爰登錄為綜合規劃司政策研發科

(二)單位成立紀錄-視窗畫面 單位職掌業務、核定機關日期、發布令函文號、修 編說明

(二)單位成立紀錄-單位職掌業務 本欄位定義： 核定機關及機關發布令日期文號 修編說明 本欄位可輸入800個中文字 本欄位定義： 1.業務單位、輔助單位、派出單位、常設性任務編組等單位之職掌業務，請依組織法規所定單位掌理事項填入(如：文化部組織法第2條規定，文化部綜合規劃司掌理文化政策與相關法規之研擬、規劃及推動)。 2.未完成組改機關如設置未符組織法規之單位者，本欄請填入該單位實際辦理業務(如：蒙藏會編譯室負責推廣蒙藏文化)

(二)單位成立紀錄-核定日期、機關、 發布令函日期文號 單位職掌業務 核定機關及機關發布令日期文號 修編說明

(二)單位成立紀錄-修編說明 單位職掌業務 核定機關及機關發布令日期文號 修編說明 修編說明欄位可輸入200個中文字

(三)單位歷史註記-視窗畫面 歷史註記原因、核定機關日期、發布令函文號、修 編說明

(三)單位歷史註記-歷史註記選項 歷史註記原因 「歷史註記」原因定義如下： 核定機關及機關發布令日期文號 修編說明 「歷史註記」原因定義如下： 1.整併：二個以上內部單位合併為一單位，或多個單位重組為少數單位(如：綜合規劃司整併至文化資源司，成立新綜合規劃司; 文創發展司產業研發科整併至產業推廣科) 2.改隸：單位改變原來隸屬關係 (如：人文及出版司人文研發科改隸至藝術發展司) 3.改制：單位性質改變 (如：輔助單位資訊處改制為業務單位資訊處) 4.裁撤：單位消滅 5.更名：單位簡稱或名稱變更，非因整併、改隸、改制等原因所致 (如會計室改主計室) 6.其他：需於「歷史註記其他說明」欄自行填列原因，如係由本次教育訓練完所做的變更，請填寫「配合行政院人事行政總處105年度組編子系統調整作業」。

(三)單位歷史註記-核定機關及機關發布令日期文號、修編說明 歷史註記原因 核定機關及機關發布令日期文號 修編說明 輸入方式均比照「成立紀錄」之作法

實作範例-組設名稱不符組織法規所定 「國會聯絡組」非屬文化部組織法規定之內部單位，爰須辦理「歷史註記」，將它列為歷史單位

(四)主計機關(構)單位名稱及代碼建置方式 有關主計機關（構）單位名稱及代碼請依行政院主計總處105年4月8日主人考字第1051000470號函辦理。(如附件2)

(四)主計機關(構)單位名稱及代碼建置方式-一級單位編碼原則 二級單位編碼原則 主計機構單位代碼及名稱一覽表 直轄市主計機關單位代碼及名稱一覽表 行政院主計總處單位代碼及名稱一覽表 各級主計機構日後新增一級單位名稱時，需填列需求清單，由主計總處就EY○○統一編碼(後2碼以數字表示)

(四)主計機關(構)單位名稱及代碼建置方式-二級單位編碼原則 一級單位編碼原則 二級單位編碼原則 本代碼共4碼，開頭2碼均為EZ， 第3碼編碼依業務性質分類， 第4碼為A、B、C…X、Y、Z、0、1、2、3…7、8、9 順編，名稱含科、課、股、組。 第3碼編碼業務性質分類說明如下： (一)歲計會計類：B~R (二)統計類：S~Z，0 (三)主計類：1~7 (四)其他類：8~9 (五)控留代碼：A

(五)駐外機構及內部單位建置方式-一級單位 適用機關： 各機關有派駐於「經行政院核定設置，並訂有編組表 之大使館、總領事館、領事館、代表處、辦事處或代 表團」者 行政院大陸委員會香港事務局及澳門事務處 自行編訂即可 單位代碼 各機關派員駐外者，請各派員機關依「行政院核定編組表」所定各駐外機構名稱建置，例如：文化部派員駐日本代表處，請文化部建置「駐日本代表處」；非行政院核定編組表之駐外機構者，請勿建置。 各部會有派員駐香港事務局或駐澳門事務處者，請依「行政院大陸委員會香港事務局編制表」或「行政院大陸委員會澳門事務處編制表」所定組設建置，例如：文化部要建「駐香港事務局」、外交部要建「駐澳門事務處」 至於香港事務局或澳門事務處，只須建置陸委會有派員至該局處的組設，例如「局(處)長室」、「副局(處)長室」、「聯絡組」、「綜合組」 單位簡稱及名稱 駐外機構 單位性質

(五)駐外機構及內部單位建置方式-二級單位 自行編訂即可，惟須冠以一級單位的單位代碼 單位代碼 依行政院核定駐外機構編組表內所置組別建置，例如：文化部先建一級單位「駐日本代表處」後，再建二級單位「駐日本代表處文化組」；數組別合併編列員額者，請填列併同編列員額之數組別名稱，例如：「政務組、領務組、行政組」 香港事務局及澳門事務處之一級單位「局(處)長室」、「副局(處)長室」、「聯絡組」、「綜合組」下，無須建置二級單位 單位簡稱及名稱 駐外機構內部單位 單位性質

(六)大批修改列印順序 組織編制 機關基本資料 機關及單位基本資料 單位資料維護 大批修改列印順序

三、批次更新作業

三、批次更新作業 連結新舊單位，職務編號及個人資料表2內的舊「占缺單位」可以大批移置於新「占缺單位」，無須逐一設定 用途 未來機關辦理修編時，內部單位有勾選「歷史註記」者，須分別在「組織編制子系統」及「個人資料子系統」內辦理批次更新單位作業 使用時機

實作範例-以文化部主計處為例 文化部主計處下設4個科，惟其單位代碼、名稱不 符合「主計機關(構)單位名稱及代碼表」規定

實作範例- Step1:新增新單位並填寫正確單位基本資 料及成立紀錄 先依「主計機關(構)單位名稱及代碼表」規定，創設 「DA03主計處」，並填寫成立紀錄

實作範例- Step2:將舊有單位辦理歷史註記 再將「1300主計處」之新單位代碼登錄為「DA03主計處」 標註「歷史註記」原因為「其他」，說明欄內填寫「配合行政院 人事行政總處105年度組編子系統調整作業」

實作範例- Step3:批次更新單位作業 組編子系統之批次更新單位作業

實作範例- Step4:批次更新單位作業 個人資料子系統之批次更新單位作業

四、扣合職務編號維護功能

四、扣合職務編號維護功能 1.維護該職務編號時，如未選取內部一、二級單位，則無法「儲存」 組織編制 職員員額維護 職務編號維護查詢 查詢 編修 儲存 1.維護該職務編號時，如未選取內部一、二級單位，則無法「儲存」 2.如該單位無二級單位，請勾選「未設置二級單位」，即可儲存

五、扣合個人資料子系統

五、扣合個人資料子系統(表2現職) 個人資料 個人基本資料 基本資料 人事21表資料維護 編修 儲存

六、組編子系統後續維護措施

關閉直接修改「單位名稱及簡稱」功能 配合機關組設修編同步修正系統資料

謝謝聆聽 敬請指教 中央機關組設建置相關問題，請洽：行政院人事行政總處組編人力處吳科員雅芳 (02)2397-9298*365 地方機關組設建置相關問題，請洽：行政院人事行政總處組編人力處莊科員文瑄 (02)2397-9298*340 駐外機構組設建置相關問題，請洽：行政院人事行政總處組編人力處葉專員彥儀 (02)2397-9298*310 WebHR操作介面相關問題，請洽：行政院人事行政總處人事資訊處謝系統分析師 鳳珠(02)2397-9298*814 主計機關(構)單位名稱及代碼表相關問題，請洽：行政院主計總處人事處尤專員 惠瑩(02)2380-3917