主 讲: 程荃华 E-mail: jxcdcqh @163.com 办公软件高级应用 主 讲: 程荃华 E-mail: jxcdcqh @163.com

Word软件提升了文档制作效率 沙盘 竹简 纸 WORD

Excel软件提升了数据处理的效率 算筹 算盘 计算器 EXCEL

PowerPoint提供多种表达方式 图形 色彩 文字 动画

本课程教学内容 PowerPoint高级应用 3 1 Excel高级应用 2 Word高级应用 3 3 其它…… 4

本课程成绩构成 课堂考勤（20%） 3 1 作业/课堂参与（40%） 2 期末测试（40%） 3 3

课程第一部分 Click to add Title PowerPoint高级应用 Click to add Text

我怎么才能做好PPT啊？

本节教学内容 PPT概念 3 1 PPT用途 2 观众看PPT的沟通障碍 3 3 解决方案 4

电子幻灯片=PPT+电脑+投影仪

一套完整的PPT文件一般包含：片头动画、PPT封面、前言、目录、过渡页、图表页、图片页、文字页、封底、片尾动画等。 所采用的素材有：文字、图片、图表、动画、声音、影片等。

一个精彩的PPT需要掌握多种能力，包 括语言应用、商务写作、美术设计、演讲技 巧等。 制作一个完美的PPT只是成功的开始，PPT的演讲者才是真正的核心。

为什么要做PPT 现在PowerPoint俨然成为了培训，演讲的必备工具。那么我们到底为什么要做PPT呢？

PPT的用途 商业演示 课程课件 娱乐动画 个人相册

商业PPT两种主要用途 配合演讲 页面阅读 PPT主要有2种用途： 1.阅读用：适合一个人面对电脑看，设计思路和报纸类似 2.辅助用：培训，演讲，讲座，开会时使用，并不是作为主角，但是缺它不行 演示用的PPT中，文字不宜过多，一般只要提纲挈领即可，细节部分主要靠演讲者来发挥，如果文字过多，观众会把注意力从演讲人身上转移到PPT，得不偿失 阅读用的PPT则可以尽量细致，排版布局也可以做得更为美观，从而给阅读者留下好的印象

PPT使用场合频率 阅读+演讲 50% 页面阅读 20% 公开演讲 20% 自动播放 10%

哪些场合适合用PPT？ PPT适合：沟通时间不足的场合

哪些场合适合用PPT？ PPT适合：容易理解偏差的场合

哪些场合适合用PPT？ PPT适合：难以文字描述的场合

PPT适合：内容缺少把握的场合 哪些场合适合用PPT？ PPT一定是对主讲者语言的补充 第一，很多事情语言表达不清，或者语言表达很复杂，或者语言表达出来容易出现偏差。这个时候，就需要图形、动画来辅助表达，这就是PPT 第二，PPT可以比语言更吸引人的注意力，在演讲内容比较骨感的情况下，通过PPT调动听众的胃口 第三，内容比较多，提纲比较多的情况下，为了防止听众忘记其中的内容，需要利用PPT来提示。比如我说道第三的时候，可能第一已经有人忘了，但是第三还跟第一有关系，这时候，就需要把第一提示出来，也不打断第三的连贯性。

我们期望用好PowerPoint以后 会议时间 缩短 订单成交率 提高 报告说服力 增强

制作一个好的PPT 根本目的是为了 更有效的沟通！

PPT是工具，而非目标，借助PPT实现我们的沟通目标，所有的PPT技巧都必须服从于“沟通”这一主旨。 便于理解、放松身心 容易记忆 文字是用来瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大，放大还看不清的，删！ 文字是PPT的天敌。能减则减，能少则少，能转图片转图片，能转图表转图表。

观众看PPT的三大沟通障碍

观众看PPT的三大沟通障碍 没兴趣 没看懂 没印象

观众看PPT的三大沟通障碍 没兴趣 解决方法： 视觉化---用图说话 大脑偏爱图形

有70%的人是视觉思维型，他们对图理解速度要远远快于文字 我们有70%的人是视觉思维型的动物，对他们来说，对图的理解速度要远远快于对文字的理解速度 有70%的人是视觉思维型，他们对图理解速度要远远快于文字

视觉化 把概念或数据翻译成图

也许你觉得这已经是视觉化 你们知道了，但是我们做到了。 杰克·韦尔奇 1960 年在 GE 公司开始自己的职业生涯，1981 年成为该公司的第八任董事长兼 CEO 。在任期间，GE 公司的市值增长到 4000 亿美元，高居世界第一。 这张PPT有用到视觉化，但是不够一目了然。可以把描述的话放在备注里面，作为现场说给观众听的内容。 因为最重要的是他的那句话：你们知道了，但是我们做到了。

你们知道了， 但是我们做到了。 ----杰克·韦尔奇 杰克·韦尔奇 1960 年在 GE 公司开始自己的职业生涯， 1981 年成为该公司的第八任董事长兼 CEO 。在任期间， GE 公司的市值增长到 4 000 亿美元，高居世界第一。

永不放弃的马云 马云，1964年10月15日，浙江省杭州市人，阿里巴巴集团主要创始人之一。 现任阿里巴巴集团主席和首席执行官，他是《福布斯》杂志创办50多年来成为封面人物的首位大陆企业家，曾获选为未来全球领袖。 除此之外，马云还担任软银集团董事、中国雅虎董事局主席、亚太经济合作组织（APEC）下工商咨询委员会(ABAC)会员、杭州师范大学阿里巴巴商学院院长、华谊兄弟传媒集团董事。

文字如何视觉化? 把文字翻译成图

文字如何视觉化? 有时候只需要简化

文字如何视觉化? 有时候只需要简化

观众看PPT的三大沟通障碍 没兴趣 解决方法： 视觉化---用图说话 大脑偏爱图形

观众看PPT的三大沟通障碍 没看懂 解决方法： 一目了然---保持简单 大脑偏爱简洁

商业PPT= 专业+简洁+清晰 商业PPT的用途

注意力是有限的 Google眼球试验表明。我们在浏览页面的时候，眼球运动呈F型，我们只会注意页面上方的部分内容，对其他地方的关注度很低。当观众第一眼没有看到他最关心的东西时，他不会再在你的页面上寻找他感兴趣的东西。

学会从结论说起 一个糟糕的汇报者 假如这样… 老板，我认为我们的牌子应该涨价20%。 而且要超过竞争品牌， 因为 老板，我认为我们的牌子应该涨价20%。 而且要超过竞争品牌， 因为 第一，原材料最近都涨价了30%，物流 成本也上涨了； 第二，竞争品牌全部都调价10-20%， 我们应该跟进； 第三，广告费超标，我们还应该拉出空 间，可以做广告……， 老板，你觉得这个建议是否可行？ 老板，我最近在留意原材料的 价格，发现很多钢材都涨价了； 还有刚才物流公司也打电话来 说提价； 我又比较了几家的价格，但是 还是没有办法说服他不涨价； 还有，竞争品牌***最近也涨价 了，我看到……； 对了，广告费最近花销也比较 快， 如果……可能……”。

高速公路上哪些广告牌你留下印象？ 1、观众的忍耐力是有限度的 2、不是放的信息越多，观众就越容易记住 3、必须尽量让你的幻灯片看起来简洁

日本的高桥征义创造了一种超大字的演示方法，被广泛流传。 一目了然举例： 日本的高桥征义创造了一种超大字的演示方法，被广泛流传。 日本的高桥征义创造了一种超大字的演示方法，被广泛流传。

领导看了这个报告会如何？

如果是这样呢？

简单易懂，一目了然 VS

一目了然：让别人能看懂PPT含义 1992年，阿特·西尔弗曼遇到一个问题： 如何让美国人民了解电影院一中份爆米花就含37 克饱和脂肪酸，而美国农业部建议一顿正常的饮食所含 的饱和脂肪酸不得超过20克，一包爆米花差不多就能提 供差不多成人一天所需的饱和脂肪酸。

一目了然：让别人能看懂PPT含义 饱和脂肪酸的含量 20克 37克

一目了然：让别人能看懂PPT含义 吃 = 早餐 + 中餐 晚餐

观众看PPT的三大沟通障碍 没兴趣 解决方法： 视觉化---用图说话 大脑偏爱图形

观众看PPT的三大沟通障碍 没看懂 解决方法： 一目了然---保持简单 大脑偏爱简洁

观众看PPT的三大沟通障碍 没印象 解决方法： 讲故事---找对结构 大脑偏爱结构

讲故事：让别人能记住你的PPT 呈现给听众 听众能记住 毫无收获 零星观点 零星观点 有效吸收 1 2 3

如何解决？ 1 2 3 4 建立符合常识思维的讲述结构

案例：猪流感

假如你这样讲？

假如你这样讲？

为什么你做不出好的幻灯片？ 我们认为原因是： 技术不够？ 对幻灯片认识不清晰 没有思路，没有逻辑 对汇报材料不熟悉 缺乏好的表达形式 缺乏基本的美感

哪些场合适合用PPT？ 只要你掌握 结构化思维 图表化表达

演讲和展示前常常需要考虑很多问题…… 我要说服谁？ 为什么做这次演示？ 他们希望了解什么，期待什么 我最想传递的是什么 有哪些资料可以利用？ 汇报和演示多长时间 他们希望了解什么，期待什么 有哪些资料可以利用？ 我最想传递的是什么

听众分析、预测与策略制订 听众分析 听众预测与策略 项目 具体内容 听众兴趣与策略 理解能力与策略 态度与策略 年龄 平均年龄 年龄范围 性别 男女比例 教育 程度 学历/专业 行业 职业 政府/国企 外企/民企 职务 职位 高管/中层/基层 销售/研发/财务 地理 文化 北京/上海/广东 …；欧美/日本/印度….. 对演讲者的态度：知识和专业技能、是否值得信赖（品质、动机）、亲和力与个性 对话题的态度：赞同、中立、反对 （听众对相关话题具有的基础知识和理解能力，） （听众对演讲者和演讲主题可能是赞成、中立、还是反对？怎么样说服听众改变态度？ 个人因素 信仰、价值观 岗位与职务 生活、工作经历 年龄、性格 教育背景 …… 组织与外部环境因素 行业 企业性质 发展阶段 组织文化 价值观、思维方式 语言环境 沟通风格 国家、地域 ….

场景分析 分析内容 状况与策略 项目 内容 小型讨论 大会演讲 大小、形状 布局状况… 讲台、课桌、 投影、黑板、 上午、下午 饭后、饭前 人数 小型讨论 大会演讲 会场 大小、形状 布局状况… 设备 讲台、课桌、 投影、黑板、 时间 上午、下午 饭后、饭前 占用 在整个活动 中的时间段 长度 合理安排时间 专场，开头/中间/结尾

结构化表达的四个原则 自上而下 层次清晰 结构简单 重点突出 先从结论讲起，说明问题的全貌 直接说明中心思想 把相关性议题在一个章节内说清楚 分清楚议题的层次 结构简单 表达的结构越简单越好 重点突出 不要试图传递过多的信息 要把最想传递的信息突出出来 自上而下 重点突出 自上而下 层次清晰

自上而下的表达原则 分析问题的过程： 事实 分析过程 结论 沟通过程： 结论 分析论证 下一步的行动 结果是什么？ 为什么是这样的结论？ 好奇感：比如Oracle的老总，到哈佛的演讲。 为什么要用结论说起？ 文似看山不喜平，老总的时间很紧张。 结果是什么？ 为什么是这样的结论？ 下一步应该怎么做？过程、步骤、注意事项。

我们应把房子出售 成立新公司进入新市场的障碍很少 我们需要更大的地方 房子已很旧，需进行花费很高的基本维修 厨房太小 炉子坏了 屋顶有些漏雨 我们这条街交通太繁忙了 成立新公司进入新市场的障碍很少 开业的成本很低 没有法规上的限制 不太需要专有的科技或专业知识 已有符合条件的 员工 现成的办公室可以直接使用

图表化表达… 可我不是设计师啊？

哪些场合适合用PPT？ 只要你拥有 好资源 好模板 好教练

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