总 论 学习目的和要求 1、了解文书学的研究对象、任务 2、了解文书、文书工作的产生及其社会历史根源 总 论 学习目的和要求 1、了解文书学的研究对象、任务 2、了解文书、文书工作的产生及其社会历史根源 3、了解我国最早的文书、文书工作及其在个历史时期的发展情况与特点 4、了解中国共产党与新中国文书与文书工作的建立与发展情况

文书学 文书学是一门研究文书和文书工作理论、原则、方法及其产生、形成和发展规律的应用学科。

文书学研究的对象 文书学研究主要以文书和文书工作为对象。 理论研究人员和教学工作人员侧重于：文书与文书工作理论或历史研究 从事文书工作的具体人员侧重于： 现行机关文书与文书工作的理论与实践

一 、公务文书工作的产生与发展 2、我国最早的公务文书 早在三千多年前的殷商时期，就出现了我国最早的公务文书——甲骨文书

一 、公务文书工作的产生与发展 1、公务文书产生的根本原因： 一是文字的产生 二是国家的产生

3、甲骨文书具有近代文书在结构上的一般特征 一 、公务文书工作的产生与发展 3、甲骨文书具有近代文书在结构上的一般特征 记载有天时、年成、祭祀、征伐等上等商王朝国事活动 每篇甲骨文书上，都包括前辞、命辞、占辞、验辞四部分结构 每篇甲骨文书上，都镌刻有史官姓名、时间年代

一 、公务文书工作的产生与发展 4、我国公务文书的发展 （1）公务文书的发展时期 先秦、秦汉、唐宋、明清、中华民国、中华人民共和国 （2）公务文书的载体 甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张以及近年出现的各种新型物质载体材料

一 、公务文书工作的产生与发展 （3）公务文书内容形式（名称）的发展 奴隶制时期开始陆续出现的有： 制书、诏书、揭帖、奏折、批、告示、申、牒、照会、咨文等； 半殖民地半封建社会后出现的有： 令、咨、呈、示、状、手谕、代电、签呈等； 社会主义时期后出现的有： 指示、请示、命令、通报、决议、报告、会议纪要等。

二、文书工作的产生和发展 1、公务文书工作的产生 我国公务文书工作起始于奴隶制的殷商时期。由于文字的出现及国家进行统治与管理的需要， 在殷商时期不仅出现了公务文书，而且出现了公务文书工作，以及制作、管理文书的工作人——史 官。同时，一些简明的文书工作章法也随之产生出来。

二、文书工作的产生和发展 2、公务文书工作制度的雏形 西周后期，文书工作中出现了文书的正副本制度。 3、 公务文书工作制度较系统全面的出现 秦统一中国以后，特别是进入封建社会的后半期直至鸦片战争，一套比较全面系统的文书工作制度建立起来，文书工作得到全面发展。

二、文书工作的产生和发展 4、封建社会文书工作的特点： 对文书的名称、用途、格式等作出了比较严格的规定。 文书工作的组织机构以比较完备。 一套统一系统的文书工作制度开始形成。 公文传递网络发展到相当规模。

二、文书工作的产生和发展 5、半殖民地半封建社会公务文书工作的特点 一是在外交文书的行文关系、称谓形式与文书释义方面发生了一定的积极变化； 二是在文书工作中出现了外交、财会 、统计等方面的专业文书； 三是在文书工作机构上，出现了电报 房、机要科、案牍科、秘书室等具有近代含义的机构科室。

二、文书工作的产生和发展 6、从辛亥革命建立第一个资产阶级国家政权起，直到中华人民共和国建立前的半殖民地半封建社会，其文书工作较之封建社会有了很大进步。其主要表现在以下几个方面： ⑴对公文程式进行了多次修订完善； ⑵文书工作的组织机构得到进一步发展健全； ⑶文书工作制度得到进一步健全完善； ⑷国民政府对文书工作的改革在文书史上产生了一定的影响，促进了文书学的形成。

三、中国共产党文书工作的产生和发展 1.中国共产党公务文书与文书工作的诞生 1921年，中国共产党第一次代表大会的召开，产生了党的第一批珍贵文件，同时，也宣告了党的公务文书工作正式诞生。

三、中国共产党文书工作的产生和发展 2.中国共产党公务文书与文书工作的发展 抗战时期: 1938年,晋察冀边区政府《改革公文的理论与实际》; 1941年,陕甘宁边区政府《陕甘宁边区新公文程式》; 1948年,华北人民政府成立，对原有公文名称、用途、格式等方面的统一规定做了更进一步完善，建立健全了文件收发、登记、处理、催办以及行文关系、阅卷归档方面的业务制度。

三、中国共产党文书工作的产生和发展 建国以后: 1949年,中华人民共和国成立； 1951年,“全国秘书长工作会议召开”，会议通过了建国后第一个《公文处理暂行办法》及有关秘书工作机构、保密以及文书、档案工作等七个重要规章办法; 1955年,中共中央颁发了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》、《中国共产党县级机关文书处理工作暂行办法》，国务院批准下发了《国家机关文书阅卷工作和档案室工作暂行通则》这些“条例”、“通则”的公布实施，对全国党的机关以及政府和军队机关文书和档案工作的进一步发展，都起到了极大的推动指导作用。

三、中国共产党文书工作的产生和发展 十年内乱: 1966-1976年，是“文革”十年内乱时期,文书工作遭到严重破坏。

三、中国共产党文书工作的产生和发展 改革开放： 1978年,党的十一届三中全会召开，全党全国的工作中心转到经济建设上来； 1981年,国务院办公厅颁发了《国家行政机关公文处理暂行办法》 1988年,中央下发了《文书档案案卷格式》； 1996年,中共中央办公厅在对《中国共产党机关公文处理试行条例》七年运行修订的基础上，印发了《中国共产党机关公文处理条例》； 1999年,中央下发《国家行政机关公文格式》。后来，国家档案 局及有关部门下发了《机关文件材料归档和不归档的范围》、《文书档案保管期限表》、《关于机关档案保管期限的规定》；

四、建国六十年来文书工作的成就与问题 1、 发展成就： 建国六十年来，经过建设发展，当前，我国文书工作已经形成了强大的集三位于一体的文书工作系统： ①运转通畅、全国规模的组织体系； ②统一健全、科学规范的法规体系； ③业务强、作风硬、素质高的队伍体系。

四、建国六十年来文书工作的成就与问题 2、 挑战与机遇： 以计算机和通讯技术为中心的新技术革命对文书工作的挑战： ①文书工作的变化: ⊙办公自动化(例：单机、网络、多媒体)对传统工作方式（例：纸质书写、人工奔走等）的挑战； ⊙对业务理论、原则、规章制度的挑战。 ②文书载体的变化(例:电子文件载体、电子及通讯技术的应用对纸质文件载体在文件起草、审修、印发及文件的传递、处理、立卷等业务方法程序上的挑战)

四、建国六十年来文书工作的成就与问题 3、应注意与把握好的问题 ①不可随意否定其一； ②不可消极等待失机。

第一章 现行机关的文书

第一章 现行机关的文书 学习目的和要求 了解我国现行机关公文及其特点、作用 弄清文书种类及文件的分类 了解和掌握现行机关公文的名称和用法 第一章 现行机关的文书 学习目的和要求 了解我国现行机关公文及其特点、作用 弄清文书种类及文件的分类 了解和掌握现行机关公文的名称和用法 了解和熟练掌握国家有关公文体式的规定与要求 了解和把握各种文件稿本的含义与区别

第一节 文书及公文的特点、作用 一.什么是文书 （一）文书的定义： 第一节 文书及公文的特点、作用 一.什么是文书 （一）文书的定义： 是指人们在社会实践活动中,为了记载、公布、传递和凭证的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。 在此定义中，包涵以下三个方面的意思： ⒈是人类社会生产、生活的实践活动直接产生的； ⒉以文字为载体传递信息； ⒊以各种载体（如：纸张、磁盘、光盘、磁带、照片 等，或它们的组合 ）承载文字或图像来传递信息。

第一节 文书及公文的特点、作用 （二）文书性质分类： 1、私人文书的性质： 第一节 文书及公文的特点、作用 （二）文书性质分类： 1、私人文书的性质： 指个人或家庭、家族在自己的活动中形成和使用的文书，属于私人性质，如：书信、日记、自传、家谱、著作手稿及各类契约、凭证等。 2、公务文书的性质： 指机关单位在公务活动中形成和使用的文书。它是党政机关、团体、企业、事业单位在工作中产生的，发布与传达政策法令和指示、商洽和报告工作、交流情况和经验的一种工具。

㈢ 文书、公文、 文件的概念 文 书 公 文 文 件 可用作对所有书面文件材料 的总称。它既包括发出和收 到的公文，也包括机关内部 文 书 可用作对所有书面文件材料 的总称。它既包括发出和收 到的公文，也包括机关内部 使用的文件及其它书面材料 。 公 文 指各机关单位按照国家关于公 文程式拟制和处理规定的要求， 用来向上呈报、向下布置或向 外联系事务而发出及收到的正 式文件。不包括机关内部形成 使用的非对外文件和其它书面 材料。 文 件 既包括各机关发出和收进的 正式文件，也包括机关内部 使用的文件。但不包括内部 使用的其它书面材料，例如 簿册、账本、表格之类。 对于公文、文书、文件三个概念在机关与社会使用上比较混乱，因此，我们必须要把它搞清楚。

第一节 文书及公文的特点、作用 （四）现行机关文件材料“三个概念”的内涵 公文＝收文＋发文 文件＝收文＋发文＋内部文件 第一节 文书及公文的特点、作用 （四）现行机关文件材料“三个概念”的内涵 公文＝收文＋发文 内部文件 收文 其它书面文件 发文 文件＝收文＋发文＋内部文件 文书＝收文＋发文＋内部文件＋其它书面文件

第一节 文书及公文的特点、作用 二、公文的特点 ㈠ 公文的定义： 第一节 文书及公文的特点、作用 二、公文的特点 ㈠ 公文的定义： 公文是各机关单位在履行公务职能活动过程中形成和使用的，具有法定效力和规范体式的公务文书。

第一节 文书及公文的特点、作用 ㈡ 公文的特点: ⒈公文必须由法定的作者制成和发布。 ⒉公文具有法定的权威性和行政约束力。 第一节 文书及公文的特点、作用 ㈡ 公文的特点: ⒈公文必须由法定的作者制成和发布。 ⒉公文具有法定的权威性和行政约束力。 ⒊公文有特定的体式和处理程序。 ⒋公文必须有关公务并具有现行的效用。

第一节 文书及公文的特点、作用 三、公文的作用 ㈠ 法规作用。 ㈡ 领导和指导作用。 ㈢ 公务联系作用。 ㈣ 宣传教育作用。 第一节 文书及公文的特点、作用 三、公文的作用 ㈠ 法规作用。 ㈡ 领导和指导作用。 ㈢ 公务联系作用。 ㈣ 宣传教育作用。 ㈤ 凭证和依据作用。

第二节 文书的种类和文件的分类 一、文书种类 1、通用文书： 第二节 文书的种类和文件的分类 一、文书种类 1、通用文书： 国家、地区、单位等普遍使用的文书，是领导、组织和管理行政活动、政治活动、经济活动的主要工具和手段（属于认识、改造、管理社会活动的产物）。如：命令、指示、请示、报告、计划、总结等。 2、专用文书： 在某些专业领域的机关单位或单位的专业部门，在自己的专业活动中产生形成的文书（也可称专业文书，属于认识、改造、管理社会活动的产物）。如：司法文书、对外文书、会计文书等。通俗讲：是专业性很强的文书。 3、科技文书： 科研、设计与生产建设部门，在其自然科学研究、生产技术和基本建设活动中产生形成的文件材料（是认识改造自然活动的产物）。如：设计图纸、技术图表、技术目录和技术计算书、说明书等。

第二节 文书的种类和文件的分类 二、文件的分类 ㈠从文件的来源划分 ⒈收文： 第二节 文书的种类和文件的分类 二、文件的分类 ㈠从文件的来源划分 ⒈收文： 是由外机关发到本机关来的文件，叫做收文。如：上级机关发来的指示、规定、通知；下级机关报送来的工作报告、请示等。 ⒉发文： 为传达本机关的意图，由本机关制定发送给有关机关的文件，叫做发文。如：本机关给上级机关的请示、工作报告、本机关发给下级机关的批复、通知等。 ⒊内部文件： 由本机关制成后，在机关内部使用的用于安排、组织、管理本机关工作的文件。如：本机关的工作计划、总结、规章制度、会议纪录及机关内部通知、通报等。

第二节 文书的种类和文件的分类 ㈡从文件的行文关系划分 ⒈上行文： 第二节 文书的种类和文件的分类 ㈡从文件的行文关系划分 ⒈上行文： 指的是下级机关向上级机关发送的文件，即自下而上的行文。如：请示、工作报告等文件，就是上行文。 ⒉平行文： 指的是同级机关或者不相隶属的机关相互往来的文件。如：国务院的各部之间、省（市）政府的各厅（局）之间相互往来的文件。还有：两个不存在领导与被领导关系的单位、甚至两个专业系统完全不相干的机关单位之间的行文，也叫做平行文。这些单位之间，在互相协商与联系工作问题时，可以使用“公函、通知”等。 ⒊下行文： 指的是领导机关对所属下级机关的发文、即自上而下的文。如国务院给各部委的发文、省（市）委给所属县委的发文等。如：指示、决定、通报等。

第二节 文书的种类和文件的分类 以上三个文种，分别反应了机关之间领导与被领导、指导与被指导及相互无隶属关系的协商合作关系，文种运用得恰当与否，影响重大，因此，文书人员一定要把握好这三个文种的概念及作用。

第二节 文书的种类和文件的分类 ㈢从文件的性质和作用划分 ⒈法规文件： 第二节 文书的种类和文件的分类 ㈢从文件的性质和作用划分 ⒈法规文件： 是由国家权力机关和行政机关制定和颁布的。包括：法律、法令、 行政法规等。 ⒉行政文件： 是指国家行政机关管理政务、处理日常工作中使用的文件。各级政府在行使其组织指挥、领导、指导及公务联系等行政职能中所发出的命令、指示、通知、通报、报告、公函等。 ⒊党的文件： 是指由党的机关和组织制发的文件。主要发给党的组织和党员群众，只供党的组织在党内阅读传达，因此又叫党内文件。

第二节 文书的种类和文件的分类 ㈣从文件的机密程度划分 第二节 文书的种类和文件的分类 ㈣从文件的机密程度划分 ⒈公布的文件：是指向国内公众或国内外公开发布的文件。如：公告、公报、通告、布告和部分法规文件，以及党和国家制定的需要群众家喻互晓的某些重要的方针政策性文件和领导人的讲话等等。 ⒉机密文件： 指内容涉及党和国家机密的，需要限定在一定时期、一定范围内阅读传达的文件。按规定可划分为：秘密、机密、绝密三种。 ⒊内部文件： 是指在一定的组织团体或行业机关单位内部阅读与使用的文件。

第二节 文书的种类和文件的分类 ㈤从文件的处理及办理时限要求划分 ⒈时间要求：平件、急件、特急件。 第二节 文书的种类和文件的分类 ㈤从文件的处理及办理时限要求划分 ⒈时间要求：平件、急件、特急件。 ⒉内容处理要求：参阅备案文件、办理答复文件。

第三节 通用文书的名称和用途 一、公文的名称（种类） ⒈行政机关公文名称（种类）主要有13种： 第三节 通用文书的名称和用途 一、公文的名称（种类） ⒈行政机关公文名称（种类）主要有13种： 命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 ⒉党的机关公文名称（种类）主要有14种： 除决议、指示、条例、规定、公报外，其它都与国家行政机关公文的名称相同，用法、性能也与行政公文一致。

第三节 通用文书的名称和用途 二、正确确定和使用公文名称的意义 ⒈对不同情况下使用恰当文件名称，可以显示文件的不同价值作用； 第三节 通用文书的名称和用途 二、正确确定和使用公文名称的意义 ⒈对不同情况下使用恰当文件名称，可以显示文件的不同价值作用； ⒉文件名称确定后，拟文者可以正确地把握文件的中心和目的，使用正确的语言口径（角度）。 ⒊阅读和处理文件者易于了解制发文件机关的意图，有利于准确、迅速地处理和查找文件； ⒋有利于文件归档时，对其价值的鉴定和立卷。

第三节 通用文书的名称和用途 三.党政机关常用公文名称的用法 ㈠ 命令（令）： ⒈命令（令）的适用范围: 第三节 通用文书的名称和用途 三.党政机关常用公文名称的用法 ㈠ 命令（令）： ⒈命令（令）的适用范围: 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员。

第三节 通用文书的名称和用途 ⒉命令（令）的使用: 第三节 通用文书的名称和用途 ⒉命令（令）的使用: ⑴权威性：是领导机关对下级机关或人员发布的领导性、指挥性文书。是强制性、时间性很强的文种，受令单位和人员必须按要求严格执行。 ⑵权限者。 ⑶命令与令并无大区别。 ⑷命令与通令：通令更强调普遍意义上的范围广。 ⑸有的命令（令）含：条例、规定、办法、细则等行政法规和规章。除行政法规只在机关内部行使外，其余有的可在报刊公开发表。

第三节 通用文书的名称和用途 ㈡议案 ⒈议案的适用范围。 ⒉议案的使用。 ⑴权限者。 ⑵提议要求。

第三节 通用文书的名称和用途 ㈢决定和决议 ⒈决定、决议的适用范围: 第三节 通用文书的名称和用途 ㈢决定和决议 ⒈决定、决议的适用范围: 决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。或表述为“对重要事项做出决策和安排”； 决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

第三节 通用文书的名称和用途 ⒉决定与决议的异同: ⑴相同点： ①两者都是针对重要事项或重大问题制发的决策性文件。 第三节 通用文书的名称和用途 ⒉决定与决议的异同: ⑴相同点： ①两者都是针对重要事项或重大问题制发的决策性文件。 ②适用范围广，可对内、对外。 ③都是领导指示性文件。

第三节 通用文书的名称和用途 ⑵相异点： ①两者决策的原则和出发点不同。决定是“领导责任制”原则;决议是“合议制”原则。 第三节 通用文书的名称和用途 ⑵相异点： ①两者决策的原则和出发点不同。决定是“领导责任制”原则;决议是“合议制”原则。 ②两者的形成程序不同。 ③内容侧重点与表述方式不同。

第三节 通用文书的名称和用途 ㈣ 指示 ⒈指示的适用范围： 指示适用于对下级机关布置工作，提出的原则和要求。 ⒉指示的使用： 第三节 通用文书的名称和用途 ㈣ 指示 ⒈指示的适用范围： 指示适用于对下级机关布置工作，提出的原则和要求。 ⒉指示的使用： ⑴指示是领导性、指导性的下行文种，具有很强的政策性、法规性和原则性。 ⑵指示的内容应当主要是针对全局性或普遍性的重大问题提出要求包括方针、政策、原则和方法、步骤等）。

第三节 通用文书的名称和用途 ㈤公告、公报、通告 １.公告、公报、通告的适用范围： ⑴公告：向国内外宣布重要事项或者法定事项； 第三节 通用文书的名称和用途 ㈤公告、公报、通告 １.公告、公报、通告的适用范围： ⑴公告：向国内外宣布重要事项或者法定事项； ⑵公报：公开发布重要决定或者重大事件； ⑶通告：公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

第三节 通用文书的名称和用途 ２.公告、公报、通告的使用 第三节 通用文书的名称和用途 ２.公告、公报、通告的使用 ⑴共同的特点：其一，一般都不通过例行正常的公文发送渠道，而是用街头张贴、报纸刊登或者电视播放的办法；其二，都具公布性、周知性，面向广大公众，没有特指的具体受文对象。

第三节 通用文书的名称和用途 ⑵公告用于国家机关向国内外宣布重大事项，其内容带有一定的新闻性、消息性。一般工作事项不可滥用，否则将有损于公告的权威性和严肃性。 ⑶公报是党和国家用于对重大事件、重大会议、重大信息情况的宣传性报道公文，与公告一样，属于以国内外公众为对象的公布性文告，主要在报刊上公开发表。

第三节 通用文书的名称和用途 ⑷通告是团体、机关、企事业单位，向一定范围内的群众或组织公布需要遵守或周知的事项。 第三节 通用文书的名称和用途 ⑷通告是团体、机关、企事业单位，向一定范围内的群众或组织公布需要遵守或周知的事项。 ⑸机关内部常把通告或通知用来传达机关或领导的一些简短具体的行政事务性决定，这仅仅是利用了公文的形式，本身并非正式公文，不能与向外发布的公文等同看待。

第三节 通用文书的名称和用途 ３.公告、公报、通告的区别 第三节 通用文书的名称和用途 ３.公告、公报、通告的区别 ⑴从告知对象的范围看：公报、公告的告知对象广泛，多以国家名誉公布，面向国内外各阶层公众，不管其是侧重国内、国外或国内外并重，面宽、人众，影响较大；通告则主要面向国内群众，其告知的对象还受“一定范围”的限制，其知照面与涉及群众较少。

第三节 通用文书的名称和用途 ⑵从行文关系看：公告、公报虽然与知照对象没有直接的上下级机关之间的隶属关系，无所谓上下平行之分，但它属于国家与政府向社会公民发布的布告性文书；而通告则由其内容所决定，与内容有关者才属受文对象。

第三节 通用文书的名称和用途 ⑶从内容、性质看：公告、公报是向国内外宣布重大事项的一种公文名称，但其所采用的报刊、视听公布方式，又说明它是一条重大要闻。因此，它主要是公布知照事项，带有消息的性质，属于国家与政府向社会公民发布的布告性文书。如《中华人民共和国邮电部关于实行邮政编码制度的公告》等；通告主要公布带有规章性或规定性的事项，且较多属于专门业务性或临时性的具体事项，与公告、公报相比有一定的强制力和约束力，如《国务院关于保障民用航空安全的通告》、《国家税务局关于加强发票管理和检查清理发票怕通告》，还有汽车改道行驶之类的通告等等。

第三节 通用文书的名称和用途 ㈥通知 ⒈通知的适用范围： 第三节 通用文书的名称和用途 ㈥通知 ⒈通知的适用范围： 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

第三节 通用文书的名称和用途 ２.通知的用法： ⑴使用通知批转和转发公文。 ⑵使用通知发布规章。 ⑶使用通知办理、执行或下达周知事项。 第三节 通用文书的名称和用途 ２.通知的用法： ⑴使用通知批转和转发公文。 ⑵使用通知发布规章。 ⑶使用通知办理、执行或下达周知事项。 ①事务性通知—即通知办理某一事务的通知。 ②告知性通知—纯粹告知某事动态变化的通知。 ③会议通知—通知有关单位人员参加会议的通知。 ④传达性通知—主要指在一定范围内，传达机关领导意图、决定或领导人讲话时使用的通知（此类通知一般都具有指示性）。 ⑤部署工作通知—主要在布置工作或领导机关业务要求时使用。 ⑥指示性通知—上级机关对下级机关有所指示，其内容不宜用命令或指示，发布时可使用通知。 ⑷使用通知任免和聘用干部。

第三节 通用文书的名称和用途 ⒊使用通知的注意事项 ⑴要严格把握通知的每一具体用法，严防滥发通知。 第三节 通用文书的名称和用途 ⒊使用通知的注意事项 　⑴要严格把握通知的每一具体用法，严防滥发通知。 　⑵在转发文件问题上，要要防止篆文缛节层层转发同一文件致使有的标题越转越长，变得令人费解。 　　①反对盲目乱转，更反对同一文件层层采用转发形式，如果上级文件已有明确规定和切实要求，各机关可直接翻印下发即可，不必层层加码转了再转； 　　②凡确需转发的文件，应认真研究文件精神，结合本地区、本系统的实际提出要求，讲究实效，注重质量，标题拟定可采取弓弩手提炼“意引”的方法，也可以省掉中间转发机关，按一次转发的办法处理，以提高效果。

第三节 通用文书的名称和用途 ㈦通报 ⒈通报的适用范围 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。 ⒉通报的用法 第三节 通用文书的名称和用途 ㈦通报 　⒈通报的适用范围 　　通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。 　⒉通报的用法 　　通报主要用于对具有普遍领导指导意义的好坏典型事例的通报，借此表扬先进使之推广，批评错误，防止蔓延。沟通消息、传达情报，也是通报的一种重要用法。

第三节 通用文书的名称和用途 ⒊通报的类型 ⑴表扬性通报。 ⑵批评性通报。 ⑶情况动态通报。 ⒋通报的作用 第三节 通用文书的名称和用途 ⒊通报的类型 ⑴表扬性通报。 ⑵批评性通报。 ⑶情况动态通报。 ⒋通报的作用 　指导工作、教育群众、政策引导等等。特点是：通用性、时效性很强。

第三节 通用文书的名称和用途 ㈧报告 ⒈报告的适用范围 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 ⒉报告的类型： 第三节 通用文书的名称和用途 ㈧报告 ⒈报告的适用范围 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 ⒉报告的类型： ⑴汇报性报告。 ⑵情况性报告。 ⑶建议性报告。 除上述外，报告还有其它几种类型：如答复上级机关询问的答复性报告、向上级备案的备案性报告，向上级报送文件、物件的报告等等。

第三节 通用文书的名称和用途 ⒊使用报告应注意的事项： ⑴报告中不能写有请示事项。 ⑵报告要形成制度。 第三节 通用文书的名称和用途 ⒊使用报告应注意的事项： ⑴报告中不能写有请示事项。 ⑵报告要形成制度。 ⑶报告一般应是在事后或工作进行中使用，绝不能以“事后报告”代替“事先请示”。 ⑷专题报告应一事一报，体现“专”字。

第三节 通用文书的名称和用途 ㈨请示 ⒈请示的适用范围： 请示适用于向上级机关请求指示、批准。 ⒉请示的用法 ⑴请示应在事先行文。 第三节 通用文书的名称和用途 ㈨请示 ⒈请示的适用范围： 请示适用于向上级机关请求指示、批准。 ⒉请示的用法 ⑴请示应在事先行文。 ⑵请示应一事一文。 ⑶在请示中可以反映情况，但主要不是为了汇报，而是为所请事项陈述意见、说明理由，以便于上级批复。 ⑷不要把请示和报告连在一起写成“请示报告”。 ⑸请示只能主送一个领导机关。 ⑹上级机关接到下级机关的请示，应认真研究，及时批复。

第三节 通用文书的名称和用途 ㈩批复 ⒈批复的适用范围 批复适用于答复下级机关请示事项。 ⒉批复的用法 第三节 通用文书的名称和用途 ㈩批复 ⒈批复的适用范围 批复适用于答复下级机关请示事项。 ⒉批复的用法 ⑴批复是上级机关对下级机关请示所做的答复，是对请示事项做出指示或表态性的公文，它是专门针对请示而设置的相应文种，有请示才有批复。 ⑵批复必须针对请示的问题作肯定或否定的回答，表态和指示都应十分明确，不能模棱两可。有的批复表态用“拟同意”或“拟不同意”的字眼，是不妥当的。有的批复中还说“你们请求解决的某某问题可以考虑”，就更不妥了。　　

第三节 通用文书的名称和用途 ⑶批复是对请示机关所做答复，复文只能主送原来报文的机关。如批复的事项也需其它相关单位了解，可用“抄送”形式进行。如果批复的事项要求下属单位普遍执行，可采用批转“请示”的形式发出。应当注意的是：平等机关或不相隶属的机关之间答复来文机关的来文，叫“函复”，决不能叫批复。

第三节 通用文书的名称和用途 （十一）函 ⒈函的适用范围 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复事项。 第三节 通用文书的名称和用途 （十一）函 ⒈函的适用范围 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复事项。 ⒉函的用法 ⑴公函的使用：主要用于平级（上下级机关一般事情）或不相隶属机关之间、商洽性、往复性、问答性的公文。它不具有指挥或指示的作用。但凡是正式的公函，都要求体式完备，郑重使用。

第三节 通用文书的名称和用途 ⑵便函（便信）：如果是临时性一时一事的事务性问题，可以使用“便函”或“便信”。可以用机关信笺缮写，但不能编列发文字号，因它们不属于国家规范的正式公文函。 ⑶要严格划定“函”与“请示”的用法。行文关系是领导体制与组织关系在行文中的体现，领导与被领导的关系是不能随意改变的。对这一原则问题，在实际工作中一定要坚持，不能滥用。因此，凡是向有隶属关系的上级机关请求指示、批准，用“请示”；凡是向同级或不相隶属关系的机关请求批准事项，一律用函行文。

第三节 通用文书的名称和用途 （十二）会议纪要 ⒈会议纪要适用范围 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。 ⒉会议纪要的用法 第三节 通用文书的名称和用途 （十二）会议纪要 ⒈会议纪要适用范围 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。 ⒉会议纪要的用法 会议纪要是《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中所列主要公文种类之一。纪要内容是根据会议的主要文件、讲话和原始记录整理提炼　而成，不能照抄原会议记录。而是择其精要加以概括、整理，把会议的主要精神和议定成果用文件形式印发有关机关单位，以利与会单位在会后共同遵守贯彻执行。

第三节 通用文书的名称和用途 ⒊会议纪要的种类 ⑴决议性会议纪要。这类纪要政策性、指示性很强。 第三节 通用文书的名称和用途 ⒊会议纪要的种类 ⑴决议性会议纪要。这类纪要政策性、指示性很强。 ⑵协议性会议纪要。这类纪要重在对商决事项的协调一致，是对商决事项遵守执行的文字依据。 ⑶研讨性会议纪要。这类会议研讨的问题不一定有一致的结论，因此，这类纪要可以反映会议不同的代表意见，一般只具参考和交流性。

第三节 通用文书的名称和用途 （十三）意见、条例、规定 ⒈意见、条例、规定的适用范围 意见——用于对重要问题提出见解和处理办法； 第三节 通用文书的名称和用途 （十三）意见、条例、规定 ⒈意见、条例、规定的适用范围 意见——用于对重要问题提出见解和处理办法； 条例——用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度； 规定——用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

第三节 通用文书的名称和用途 ⒉意见、条例、规定的用法 第三节 通用文书的名称和用途 ⒉意见、条例、规定的用法 ⑴意见的使用：意见是机关领导对于某些社会工作活动，事先所研究制发的安排部署，主要用于党政机关内部。 ⑵条例的使用：条例是针对某一组织及其个人的宗旨、活动，或者针对某一专门工作全程目标与活动做出的比较全面、严密、系统、科学的文字规范。 ⑶规定的使用：规定是对某一方面的工作、活动所做的文字规范。

第三节 通用文书的名称和用途 现行机关文书处理工作中，除主要使用国务院办公厅规定的十三种公文名称和中共中央办公厅规定的十四种公文名称外，还使用着一些其它文件种类，如章程、办法、等法规性文件，计划、总结、各种记录（会议、值班、电话、大事）等内部文件，以及协议书、合同书等等。

第四节 专用文书的名称和用途 一.专用文书的名称(种类) ⒈对外文书的定义: ㈠对外文书 第四节 专用文书的名称和用途 一.专用文书的名称(种类) ㈠对外文书 ⒈对外文书的定义: 对外文书是外交文书和外事文书的总称,它是我国进行国际联络、对外交涉的重要工具。 ⒉对外文书的种类: ⑴外交文书 ①特点：内容: 讲究礼貌称呼和礼貌用语； 格式: 特定用纸与格式； 原则: 行文讲究等级对等。

第四节 专用文书的名称和用途 ②种类: 照 会 —— 用于国家之间往来、表明国家立场态度、形式上最常见最郑重的一种外交文件。 第四节 专用文书的名称和用途 ②种类: 照 会 —— 用于国家之间往来、表明国家立场态度、形式上最常见最郑重的一种外交文件。 外交函件 —— 用于两国政府首脑和外交人员之间的交际往来（均由有关人员亲笔签署，不盖印章）。 备 忘 录 —— 主要用于详细叙述某个问题在事实上或者法律上的细节，或者用于表述外交会谈的内郑重性仅次于照会）。 国 书 —— 分为派遣国书和召回国书两种。用于派遣或者召回本国大使、公使时，由本国国家元首 致对方国家元首的一种礼仪性文件。

第四节 专用文书的名称和用途 条 约 —— 用于规定两国间、在政治、经济、军事、科学文化等方面的权利与义务或缔结达成的重要协议等。 第四节 专用文书的名称和用途 条 约 —— 用于规定两国间、在政治、经济、军事、科学文化等方面的权利与义务或缔结达成的重要协议等。 外交声明 —— 通常用于国家、政府、政党、团体或它们的领导人，就某个问题或事件、面向国际公众表明自己的立场、观点或主张。 外交公报 —— 用于两国、政府、政党、团体之间，针对一定的国际问题、事件，经过会谈以后报导会谈经过、进展和达成的协议等。 外交电报 —— 两国领导人、外交代表和有关机关之间经常使用的文书。如贺电、唁电、慰问电等。

第四节 专用文书的名称和用途 ⑵外事文书 ⒈定义：外事文书是指两个国家所属地区、机关单位之间开展的国家外交活动之外的文书。内容主要包括外经、外贸、外资、科教文化等地区、部门之间业务往来活动所使用的文件。 ⒉种类：⑴函件；⑵电报；⑶声明；⑷协议证书类。 ⒊特点:　“外事无小事”,既要遵守通用公文的政治性、严肃性,又要注意外交文书的保密性、礼仪性。

第四节 专用文书的名称和用途 ㈡司法文书 ⒈定义：公安机关、人民检察院和人民法院等司法机关与系统，在依法审理各类刑事、民事案件中使用的文件。 第四节 专用文书的名称和用途 ㈡司法文书 ⒈定义：公安机关、人民检察院和人民法院等司法机关与系统，在依法审理各类刑事、民事案件中使用的文件。 ⒉特点： ⑴法律效力突出：侦查、认定、起诉、审判等司法活动的书面凭证和依据。 ⑵统一标准格式：每人文件上都有严格的签字盖章手续，以明确法律责任，确保司法工作的权威性、严肃性、强制性。 ⒊种类：公安机关使用的文种、人民检察院使用的文种、人民法院使用的文种

司 法 文 书 的 分 类 依制作主体可按如下分类 人民法院在工作中 公安机关在工作中 使用的主要文书有： 使用的主要文件有： 司 　法　 文　书　 的　 分　 类 依制作主体可按如下分类 公安机关在工作中 使用的主要文件有： 　控告书、检举书、 　控告、检举笔录、 讯问笔录、立案报告、 破案报告、提请批准 逮捕书、通辑令、起 诉（或不起诉）意见 书 人民检察院在工作中 使用的主要文种有： 　批准（或不批准）逮 　捕决定、起诉（或不 　起诉）决定、起诉书 　（公诉书）、抗诉书 人民法院在工作中 使用的主要文书有： 诉状（自诉状）、通 知书、案件审理终结 报告、判决书、调解 书、裁定书、法庭笔 录、评议笔录（执行 死刑命令、执行报告、 执行通知书、刑满释 放证等）

第四节 专用文书的名称和用途 ⒋司法文书的作用： ⑴具体实施法律的重要手段。 ⑵进行法制宣传的生动教材。 ⑶有关法律活动的忠实记录。 第四节 专用文书的名称和用途 ⒋司法文书的作用： ⑴具体实施法律的重要手段。 ⑵进行法制宣传的生动教材。 ⑶有关法律活动的忠实记录。 ⑷综合考核干部的重要尺度。

第四节 专用文书的名称和用途 ㈢计划文书 ⒈定义:是指国家计划部门在领导和组织国民经济与社会发展工作活动中使用的专业文件. 第四节 专用文书的名称和用途 ㈢计划文书 ⒈定义:是指国家计划部门在领导和组织国民经济与社会发展工作活动中使用的专业文件. ⒉作用:计划文书在计划经济时期曾发挥过特殊的领导和指导作用,在进入市场经济之后,计划文书仍然是国家对经济与社会进行宏观管理与调控的重要手段：指导和约束作用 ；激励和推进作用 ；保证和监督作用。

第四节 专用文书的名称和用途 ⒊特点:有特殊的编制程序;内容主要是通过表格、数字反映;并附以一定的文字说明. 第四节 专用文书的名称和用途 ⒊特点:有特殊的编制程序;内容主要是通过表格、数字反映;并附以一定的文字说明. ⒋种类:按性质和作用分，主要有两种： 指令性计划：由国家掌握和控制的涉及国计民生重大项目或重要企业的计划。指令性计划规定必须完成的计划指标和不得随意突破的限额，用命令的形式下达，具有法律强制力。 指导性计划：它是由国家只规定方向、要求，或者规定一定幅度的计划指标，不具有强制性，国 家主要通过方针、政策和运用价格、税收、信贷、财政补贴等经济杠杆来促进它的实现。如国家对主要农产品的生产、对全社会商品零售总额、进出口总额等，实现指导性计划。

第四节 专用文书的名称和用途 ⒌计划文书涉及的部门很多，按它所反映的内容看，主要包括：规划、狭义的计划、工作安排、设想、方案等。规划是比较长远的发展计划，完成时间较长，范围较广，着重确定工作方向，轮廓式地对各部分内容进行表述；狭义的计划在时间上相对规划较短，涉及的范围较小，规定工作的执行措施较为具体；“安排”是时间短、内容单一的工作安排；“设想”是非正式的或者是初步的工作打算；“方案”是决策或将执行某项工作前提出来的供讨论的计划。 “凡事预则立，不预则废。”这句话准确地说出了计划的重要性。

第四节 专用文书的名称和用途 ㈣统计文书 ⒈定义：统计文书是国家对国民经济和社会发展实行计划管理、监督的一种重要工具，是进行经济核算、分析研究经济发展情况、制定经济政策以及编制计划和监督检查政策与计划情况的重要依据。 ⒉特点：形式主要是表格，数字要准确

第四节 专用文书的名称和用途 ⒊分类： 主要是从时间上分：定期统计、（日报、周报、旬报、月报、年报等），一次性报表。 第四节 专用文书的名称和用途 ⒊分类： 主要是从时间上分：定期统计、（日报、周报、旬报、月报、年报等），一次性报表。 从内容上分：有人口统计、自然资源统计、社会产品统计、商品游园统计、价格统计等，还有许多种。

第四节 专用文书的名称和用途 ㈤ 会计文书 ⒈定义：是会计核算过程中形成的专业文件材料。 第四节 专用文书的名称和用途 ㈤ 会计文书 ⒈定义：是会计核算过程中形成的专业文件材料。 ⒉作用：编制财务收支计划、反映和监督单位财产、物资、货币的收支及使用情况的重要依据。也是改善单位基础管理的重要工具。 ⒊种类：会计凭证：原始凭证；记帐凭证。 会计帐簿：日记账、分类账、总账。 会计报表：月报、季报、年报（决算）。

第五节 公文的体式与稿本 一、现行机关公文的体式 第五节 公文的体式与稿本 一、现行机关公文的体式 公文体式：公文的各个组成部分按一定要求、规格置排起来的结构形式。它的构成主要包括文体要求、基本结构、辅助标记和版式格式四大部分。 ㈠公文文体、格式要求： 　⒈文体要求：议论、说明、记述。 ⒉格式要求： ⑴用纸：A4（210mm×297mm） 议论文——议论文就是议论、分析问题，论述道理、阐述观点的　 　　　　　文章,有以立论为主的，也有以驳沦为主的。报纸上 的社论。评论员文章，关于工业、农业、科学技术　 　　　　　问题的专论，关于思想品质修养,关于社会现象的短 评,都属于议论文的范围。 说明文——就是以说明为主要表达方式来解说事物、阐明事理而 　　　　　给人以知识的文章，它通过对实体事物的解说，或对 　　　　　抽象整理的阐释，使人们对事物的形态、构造、性质、 　　　　　种类，成因、功能，关系或对事理的概念、特点、来 　　　　　源、演变、异同等有所认识，从而获得有关的知识。 记叙文——记叙文就是指记人、叙事、描写景物的文章。

第五节 公文的体式与稿本 ⑵版面格式要素编排规则 第五节 公文的体式与稿本 ⑵版面格式要素编排规则 公文格式各要素的划分：版心内的公文格式版头中的分隔线（发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线）分为“版头、主体、版记”三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为“版头”；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。

第五节 公文的体式与稿本 版头： ①份号：如需标著份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 第五节 公文的体式与稿本 版头： ①份号：如需标著份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 ②密级和保密期限：如需标著密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标著。 ③紧急程度：如需标著紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。 如需同时标著份号、密级、保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 ④发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联属发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联属发文机关名称为准上下居中排布。

第五节 公文的体式与稿本 ㈡公文主体基本结构 ⒈标题：发文机关（作者）＋事由＋公文名称。 第五节 公文的体式与稿本 ㈡公文主体基本结构 ⒈标题：发文机关（作者）＋事由＋公文名称。 标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。如： 《国务院关于重组和加强农村工作的指示》

第五节 公文的体式与稿本 从语法结构上看，公文标题是一个以文种为中心词，以发文机关名称和发文事由为限制成分的较为复杂的偏正词组，其中事由部分一般是由介词“关于”组成的介词结构。 标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并例的词或词组中间加顿号或书名号。

第五节 公文的体式与稿本 但有些情况特殊的标题，其结构就不一定都这样完整。 第五节 公文的体式与稿本 但有些情况特殊的标题，其结构就不一定都这样完整。 （1）有发文机关红色套印固定版头，又有发文机关署名与盖章的文件，标题往往省略发文机关（作者）名称。如：国家档案局颁发《档案馆通则》的通知，其标题就写：“颁发《档案馆通则》的通知”。

第五节 公文的体式与稿本 (2)有些对公众媒体发出的公布性文件，因内容单一，文字间断，而知写公文名称，作者、事由都略掉，如《通知》、《公告》，旨在简洁醒目，突出题目、引起注意。

第五节 公文的体式与稿本 标题排列组合要美观、匀称。尽量照顾阅读时醒目，排列整齐美观。 标题的字号：字体一般用2号小标宋体字。 第五节 公文的体式与稿本 标题排列组合要美观、匀称。尽量照顾阅读时醒目，排列整齐美观。 标题的字号：字体一般用2号小标宋体字。 　 标题的位置：应编排于红色分隔线下空二行居中位置，回行时要做到词意完整。 标题排列格式：梯形或菱形。

第五节 公文的体式与稿本 ⒉主送机关： 主送机关：是制发文件机关要求主办或答复其所发文件的对方机关。 第五节 公文的体式与稿本 ⒉主送机关： 主送机关：是制发文件机关要求主办或答复其所发文件的对方机关。 主送机关位置：主送机关放在标题之下空一行位置，居左顶格、回行时仍顶格书写，最后一个机关名称后标全角冒号。 主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标著方法同抄送机关。如既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

第五节 公文的体式与稿本 ⒊正文 正文结构：正文是公文的主体部分，是公文最基本最重要的内容。正文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。 正文内容：起草正文要按照想要达成的目的、要求，来安排文章的主题。包括：概括反映情况（问题）、简述政策依据、扼要分析、解决问题意见（或办法）。

第五节 公文的体式与稿本 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体黑色，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一.”“㈠”“⒈”“⑴”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 一般每面排22行，每行排28个字并撑满版心。特定情况可以做适当调整。

第五节 公文的体式与稿本 注意问题：观点要鲜明，材料要准确，文字要简练。只有观点，没有材料，使人理解不深；堆积多少材料却没有鲜明的观点，则使人不了解制文者想干什么、有什么要求、要怎么干、要达成什么目的。

第五节 公文的体式与稿本 ⒋附件： 附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。 第五节 公文的体式与稿本 ⒋附件： 附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。 主要作用：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。

第五节 公文的体式与稿本 注意问题： ⑴附件应在正文下空一行左空两格注明“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.xxxxx”）;附件名称不加书名号，末尾不用标点符号。如： 附件：1、二○○五年各类产品出口计划 　　　2、二○○六年技术改造安排 ⑵附件本件放在正文末页之后。 ⑶附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

第五节 公文的体式与稿本 ⒌发文机关署名、成文日期和印章 发文机关署名即公文成文机关名称。 加盖印章的公文 第五节 公文的体式与稿本 ⒌发文机关署名、成文日期和印章 发文机关署名即公文成文机关名称。 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。 联合发文：一般将各发文机关署名按照发文机关顺序（主办机关在先，其它机关按公文内容涉及面大小依次排列。如党政机关联合发文，党的机关在先）整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中、下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

第五节 公文的体式与稿本 注意问题： ⑴要写机关全称，不得滥用简称，以示严肃性。如：“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。 第五节 公文的体式与稿本 注意问题： ⑴要写机关全称，不得滥用简称，以示严肃性。如：“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。　 ⑵有固定文件版头的情况下，正文之末可不写签发机关名称，直接落发文日期盖章即可。 ⑶合同、协议书及联合发文、需要由双方负责人亲笔签署盖章；命令、布告等由机关首长签署；两个以上的同级机关联合发布命令、布告，可由机关首长联合签署。 ⑷签署与签发不同：签署——向外发文； 签发——向内发文。

第五节 公文的体式与稿本 ⒍成文日期： 即成文的具体年月日。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。均要求年月日三者俱全，缺一不可。所落日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一个机关的领导签发之日为准。 决定和会议记要两个文种，可以将时间标在标题之下、正文之上，用括号括起。

第五节 公文的体式与稿本 ⒎印章 公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。单一机关行文时，印章要盖在公文末尾发文日期之上，以印章的下部边缘骑　年压月，上大下小。印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合发文的排列顺序应与文件头上的排列顺序一致，但每排不得超过３个印章（不得超出版心），排列应居中、整齐、互不相交相切。３个印章以上可不压年盖月。首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

第五节 公文的体式与稿本 ⒏发文字号 发文字号就是文号，是发文机关编排的文件序号，便于公文登记、分类、保存和查询。 第五节 公文的体式与稿本 ⒏发文字号 发文字号就是文号，是发文机关编排的文件序号，便于公文登记、分类、保存和查询。 发文字号＝机关代字＋年份＋序号 三者的顺序不得颠倒，年份、序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位，（即：1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如：“国发[2000]23号”。 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

第五节 公文的体式与稿本 每份公文只有一个发文字号，联合行文，只标明主办机关的发文字号。有的发文号除机关代字外，还要加上具体承办单位代字，如“国计物字〔１９８３〕８号”这样便于工作联系。编列代字，一般以２－３个字为宜，只要能准确反映本机关本质属性的代字，使人一看就知道代表什么机关的即可，但不能与其它机关代字重复。

第五节 公文的体式与稿本 签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。 第五节 公文的体式与稿本 签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。 “签发人”三字用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下集资均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

第五节 公文的体式与稿本 ⒐主题词 　主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成。它是办公自动化的产物，为计算机从主题角度检查、处理、分类公文提供方便。标注主题词原则是准确、规范，不能随意而定，主要是发文者进行标著，标著工作的关键有两点： 一是对文件基本内容的提炼、概括要准确； 二是对主题词的选用要符合国家规范（依据《国务院公文主题词表》以及各地根据实际情况编制的地方性公文题词表进行标注）。一份公文，主题词一般3—5个，最多不超过7个，最后一个词必须说明公文的文种。 主题词居左顶格标志，后标加全角冒号，主题词词与词之间空一字，不用标点。

第五节 公文的体式与稿本 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的办法解决。 第五节 公文的体式与稿本 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的办法解决。 附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

第五节 公文的体式与稿本 版记 版记中的分隔线：与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 抄送机关：抄送机关是发文机关要求了解或协助办理所发文件的有关机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 另：还有“抄报”“抄送”之别。

第五节 公文的体式与稿本 印发机关和印发日期 第五节 公文的体式与稿本 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即：1不编为01），后加印发二字。版记中如有其它要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

第五节 公文的体式与稿本 页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下 ，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第五节 公文的体式与稿本 公文中的横排表格 A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其它页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文中计量单位、标点符号和数字的用法：公文中计量单位的用法应当符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T15834，数字用法应当符合GB/T15835。

第五节 公文的体式与稿本 二、公文的稿本 各级党政机关单位在每一份文件起草、制发过程中，会形成很多份文稿（供讨论、修改、送审、征求意见、审批等使用），这些文稿与样本通称为稿本。

第五节 公文的体式与稿本 ㈠草稿 文件最后定稿前的历次文稿都叫草稿。草稿与定稿的区别就在于： 第五节 公文的体式与稿本 ㈠草稿 文件最后定稿前的历次文稿都叫草稿。草稿与定稿的区别就在于： 没有领导人或会议认定与签批的文稿，永远属于草稿，草稿不具备行政和法律效用； 反之，草稿经领导人或会议认定与签批（签署）后，才可转化为定稿。

第五节 公文的体式与稿本 ㈡定稿 定稿又叫原稿、签发稿、底稿。它是草稿经过审阅修改，经机关领导人亲自审定、签发、或相当职权的会议讨论通过的最后完成和正式生效的内部文稿。它仅有１份，是正式文件印制前唯一的标准依据，因此，发文机关必须将其存入档案。

第五节 公文的体式与稿本 ㈢正本 根据国家规范格式印制的、供发出贯彻执行（或使用的）具有行政和法律效力的正式文本。正本文件上必须加盖单位　公章或有单位负责人所亲笔签署。正本文件是发往相关机关单位的、是受文机关办事的依据，具有很重要的凭证价值。

第五节 公文的体式与稿本 ㈣存本 是正本文件制作完成时，从中抽取一至数份与定稿一起留底保存、以备查考的文本。存本与定稿的核对，可分清文件制作的内部责任；存本与发出的正本核对，可分清外部责任。

第五节 公文的体式与稿本 ㈤副本 副本与正本完全一样，有的是与正本同时产生的（除正本、存本外，留下备用的），有的是复制的。副本多用于抄送或传阅、参考、备查。制发机关依据正本排版翻印，在特定报刊公布不另行文的登载件，也属副本。与定稿一起归档的正本叫存本；归入两套制副卷的为副本。

第五节 公文的体式与稿本

第五节 公文的体式与稿本

第五节 公文的体式与稿本

第五节 公文的体式与稿本

第二章 现行机关的文书工作

第二章 现行机关的文书工作 学习目的和要求 了解我国现行机关公文工作的基本任务及其主要内容 了解文书工作的性质、作用 第二章 现行机关的文书工作 学习目的和要求 了解我国现行机关公文工作的基本任务及其主要内容 了解文书工作的性质、作用 了解文书工作的机构设置、人员配备要求，和文书工作的组织形式与基本原则 了解和正确运用机关之间的行文关系、行文规则 了解和掌握公文撰写的步骤、方法、要求，能独立完成一般公文文稿的撰写任务 了解和熟悉机关文书处理程序、内容和要求，胜任机关文书处理、运转与管理的各项工作

第二章 现行机关的文书工作 文书工作的概念： 第二章 现行机关的文书工作 文书工作的概念： 文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理、和管理而展开的一系列活动的总称。它包括　　　　　　　　从文书形成直至办理完毕，单位的领导人对　　　　　　　　文书予以签发、批办，文书人员及其他有关　　　　　　　　的业务人员、秘书人员进行承办、注办、撰　　　　　　　　拟文稿等，都共同参与的一系列工作。

第一节 文书工作基本任务与基本原则 一、文书工作基本任务及其主要内容 ㈠文书工作基本任务的宏观概述 第一节　文书工作基本任务与基本原则 一、文书工作基本任务及其主要内容 ㈠文书工作基本任务的宏观概述　　　 ⒈科学地组织管理机关及所属单位的文书工作。 ⒉从政治政策到技术业务方面辅助机关领导和各部门处理好日常工作活动中形成的文件。 ⒊密切机关之间的联系。 ⒋经常不断地与官僚主义、文牍主义作斗争。 ⒌提高工作效率，为建设社会主义现代化服务。

第一节　文书工作基本任务与基本原则 ㈡文书工作具体业务内容　 ⒈文书的拟制形成工作。包括拟稿、核稿、签发（或会议批准）、缮印、校对、用印（签署）、印发以及对各种会议、汇报、电话、机关重要活动的记录和整理等环节。主要是文件产生、形成各环节的工作。　　　

第一节　文书工作基本任务与基本原则 ⒉文书的处理工作。包括文件的收发、登记、分转、拟办、批办、承办、传阅、催办和注办。主要是文件办理及其结束（或阶段结束）前的各环节工作。投送及其渠道的选择等环节。　　　

第一节　文书工作基本任务与基本原则 ⒊文书的管理工作。包括文件的保管、查询、调阅、日常系统整理、编目、立卷归档、清退、销毁、以及对文书工作全过程的监督等。

第一节　文书工作基本任务与基本原则 二．文书工作的性质、作用 ㈠文书工作的性质 1、文书工作是一项政治性、政策性和机要性的工作 2、文书工作也是一项事务性、技术性和科学性的工作

第一节 文书工作基本任务与基本原则 ㈡文书工作的作用 1、在整个国家社会信息传递、交流中，文书工作是重要的联络纽带。 第一节　文书工作基本任务与基本原则 ㈡文书工作的作用 1、在整个国家社会信息传递、交流中，文书工作是重要的联络纽带。 2、在各机关单位对内进行组织管理，对外实施领导指导或工作联系中，文书工作是机关领导的重要参谋助手。 3、文书工作是提高机关工作质量与效率的关键。 4、文书工作在机关单位是保守党和国家机密的重要环节。 5、在国家档案信息及各类科技文化信息的积累中，文书工作具有重要的基础作用。

第一节　文书工作基本任务与基本原则 三．文书工作的基本原则 文书工作的基本原则，是党和国家统一规定的文书工作的准则。集中概括为八个字： 及时、准确、安全、统一。

第一节　文书工作基本任务与基本原则 ㈠及时 及时是对文书工作效率的要求，也是文书工作特性的具体体现。从文书工作总体上讲，及时的原则要求应视轻重缓急处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不拖延、不误时误事。为此，必须首先明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率；其次，要简化办理手续和难度；最后，要采用现代化的办公手段，以加快办文的速度。

第一节　文书工作基本任务与基本原则 ㈡准确 准确是对文书工作的质量要求，是文书工作的生命线和基础。文书及文书工作的质量，关系到文书效用的正常发挥，甚至关系到 国家及社会组织的根本利益。首先，在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次在文书处理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。为了确保文书及文书工作的准确，需要建立、健全各项文书工作的活动规则，合理地设计文书处理程序，改进文 书人员的工作作风。

第一节　文书工作基本任务与基本原则 ㈢安全 安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。维护文书工作的安全，首先要保证文书内容的安全。特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善的拟制、处理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，尤应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文书实体的安全。包括使用比较耐久的字迹材料和合乎要求的载体，减少文书的各种人为或自然损坏因素，以求延长文书的寿命，更好地发挥文书的功能。

第一节　文书工作基本任务与基本原则 ㈣统一 统一是对文书工作组织管理上的要求，就是要求各机关单位建立健全统一的文书工作组织领导和业务管理制度，包括：管理权责上的统一，管理制度上的统一，做法标准上的统一。 统一的组织领导：各级机关单位的文书管理要集中统一于文秘部门，，由机关秘书长或办公厅（室）主任集中统一领导，统一组织安排。 统一的业务制度：文秘部门要负责建立与健全本机关统一的文书工作制度，如登记、催办查办、保密、签发、用印、立卷归档等各项制度。并监督和指导这些规章制度在各部门的贯彻实施。

第一节　文书工作基本任务与基本原则 八字原则不可分割： 及时、准确是文书工作原则的基本核心；安全是及时、准确处理好文书的必备条件；统一是为实现及时、准确、安全地处理文书，搞好文书工作的管理措施保证。

第二节 文书工作的组织 一．文书机构和文书人员设置 ㈠全国现行机关组织体系的构成 第二节　文书工作的组织 一．文书机构和文书人员设置 ㈠全国现行机关组织体系的构成 ⒈国家权力机关，包括最高权力机关和地方权力机关—全国和地方各级人民代表大会及其常委会； ⒉国家行政机关，包括国家最高行政机关和地方行政机关—国务院和地方各级人民政府及其所属部、委、厅、局、处等； ⒊中央和各级司法机关——公安部（局）、检查院、法院等； ⒋国家与地方各级各类军事机关。

第二节　文书工作的组织 除了上述明显属于国家机器的上层建筑性质的机关外，在全国各地还有众多从事经济、科技、文化教育活动的企事业机关单位。这些机关单位是构成我国整个机关组织体系的一个个细胞。正是这一贯穿上下左右条条块块的组织机构，　保证着全国社会与经济活动的健康运行。

第二节 文书工作的组织 ㈡机关内部机构的类型 第二节　文书工作的组织 ㈡机关内部机构的类型 业务职能机构。如：工厂内,设有计划科、生产科、财务科等；各省市档案局内部设置的法规督导教育处等。 综合职能机构。又叫中心机构，是机关领导的辅助机构，如各单位的办公厅(室)、秘书处(科)等，其主要任务是辅助机关领导对全机关各项业务进行综合工作。

第二节 文书工作的组织 ㈢文书工作部门和文书人员的设置 1、有很高的思想觉悟和政治责任感，同党中央保持一致。 第二节　文书工作的组织 ㈢文书工作部门和文书人员的设置 1、有很高的思想觉悟和政治责任感，同党中央保持一致。 2、掌握与本职工作有关的科学技术知识，熟悉本机关的职责、分工及各项基本情况、数字。 3、热爱文书工作，钻研文书工作业务，善于总结经验、掌握工作规律，不断提高业务技能，为领导和各业务部门服务。 4、工作积极、主动、重视、热情，不拖拉、不推诿，踏实细致，实事求是，有开拓进取精神。 5、严格执行保密纪律，养成良好的保密习惯，坚持原则，敢于斗争，不发生失泄密事故。

第二节　文书工作的组织 二．文书工作的组织形式 ㈠集中形式； ㈡分工形式。

第二节 文书工作的组织 文书工作组织形式通常依据一条原则并结合五条因素考虑： 一条原则是： 第二节　文书工作的组织 文书工作组织形式通常依据一条原则并结合五条因素考虑： 一条原则是： 从本机关的实际情况出发，以能及时、准确、安全、统　一地处理文书，提高机关的工作效率为原则。 五条因素是： 　　　⒈要考虑本机关的职权范围大小； 　　　⒉内部机构设置的层次、数目； 　　　⒊机关收发、处理文件的总量多少； 　　　⒋办公驻地分散与方便程度； 　　　⒌文书人员的质量、配备情况等。

第二节 文书工作的组织 三．建立健全文书工作制度 ㈠文件的拟制制度； ㈡文件的处理制度； ㈢文件的运转制度； ㈣文件的调阅制度； 第二节　文书工作的组织 三．建立健全文书工作制度　　 　　㈠文件的拟制制度； 　　㈡文件的处理制度； 　　㈢文件的运转制度； 　　㈣文件的调阅制度； 　　㈤文件的复制制度； 　　㈥文件的保密制度； 　　㈦文件的立卷归档制度； 　　㈧印信管理制度； 　　㈨岗位责任制度； 　　㈩文书工作组织管理办法等。

第二节 文书工作的组织 四．加强文书工作的业务指导 ㈠全国党政军系统的文书工作，分别由中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅进行统一指导。 第二节　文书工作的组织 四．加强文书工作的业务指导 ㈠全国党政军系统的文书工作，分别由中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅进行统一指导。 ㈡各级机关单位的文书工作，应由本机关的办公厅（室）主管，由秘书长或办公室主任负责领导。 ㈢各地区、各系统上下级机关之间，由上级机关的办公厅（室）负责对下级机关的文书工作进行业务指导。 ㈣各机关内的档案部门，有权对本机关各部门的文书材料收集、立卷、归档工作进行指导和监督。

第二节 文书工作的组织 五.搞好文书工作是机关全体人员的职责 第二节　文书工作的组织 五.搞好文书工作是机关全体人员的职责 首先,机关的工作活动是群体活动,任何活动都依据指令文件进行,在进行过程中往往又形成文件,所有这些文件,大都出自机关的业务部门和工作人员,因此说,参加文书工作活动的不仅有文书人员,还有业务人员、秘书人员、领导人员、甚至可以说,所有机关工作人员无不与文件有关。 其次，从机关文书工作各业务环节的分工来看，文书人员往往是负责收发登记、运转、保管、调阅、整理，以及印制、校对、投递等辅助性业务环节。而其它业务人员和领导人员则负责文件草拟、审稿、批办、签发、承办等主要业务环节。 第三，由以上两点所决定，提高机关文书工作效率和质量的问题，如果没有机关全体人员的积极参与，而仅仅依靠少数文书人员是绝对办不到的。

第三节　机关之间的行文关系与行文规则 行文制度的内容： 1、正确确定行文关系； 2、按行文关系的方向采用适当的行文方式； 3、行文要遵守具体的行文规则等。

第三节 机关之间的行文关系与行文规则 一、正确确定行文关系 行文关系： 收发文机关之间的文件收发关系。 第三节　机关之间的行文关系与行文规则 一、正确确定行文关系 行文关系： 收发文机关之间的文件收发关系。 就我国各类机关单位的关系来说，可把行文关系分为三大类： 1、领导与被领导机关之间的行文关系 2、指导与被指导机关之间的行文关系 3、同一系统的同级机关之间，以及不同系统的非隶属机关之间的平等协商关系

第三节　机关之间的行文关系与行文规则 二、行文方向和行文方式 ㈠下行文 是指同一系统的上级领导机关向所属下级机关，或者上级专业主管部门向下级专业对口部门的行文。 1、逐级行文 2、多级行文 3、直贯到底行文

第三节　机关之间的行文关系与行文规则 ㈡上行文 是同一系统的下级机关向上级领导机关，或下级专业部门向上级业务主管部门的行文。 1、逐级行文 2、越级行文（见下页） 3、多级行文

第三节 机关之间的行文关系与行文规则 遇到以下特殊情况时，可以越级行文： 第三节　机关之间的行文关系与行文规则 遇到以下特殊情况时，可以越级行文： 1、因特殊紧急，如逐级传递将误失时效的事项。如：战争，突发严重自然灾害等。 2、上级交办并指定越级请示、上报的事项。 3、检举、控告直接上级机关的事项。 4、经多次请示直接上级机关，长期未得解决的事项。 5、与直接上级机关有争议而无法解决的事项。 6、催办、解答、询问一般事项，以及与直接上级机关职权无关的具体事务联系，如：参观、学习、调查等。

第三节　机关之间的行文关系与行文规则 ㈢平行文 指互相没有隶属关系的同级机关或不属同一系统的不同级别机关单位之间的行文。

第三节　机关之间的行文关系与行文规则 三、行文规则 行文规则的实质就是各机关对使用公文行使职权的一种规定和限制。 主要的行文规则： ㈠行文应当确有必要，注重效用。 ㈡按照机关隶属关系和职责范围行文。

第三节　机关之间的行文关系与行文规则 ㈢同级机关可以联合行文。 ㈣遇有问题必须协商一致。 ㈤向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第三节 机关之间的行文关系与行文规则 ㈥请示、报告、意见规则 第三节　机关之间的行文关系与行文规则 ㈥请示、报告、意见规则 1、请示应一文一事，报直接上级机关，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关。 2、请示只送一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。 3、报告中不得夹带请示事项。 4、一般不得越级报告，如确需越级时，应抄送被越过的上级机关。 5、一般不得以机关的名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。

第三节　机关之间的行文关系与行文规则 ㈦受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送受文单位的另一上级机关。

第三节 机关之间的行文关系与行文规则 四、行文应注意的事项 ㈠严格控制发文数量和范围，反对文牍主义和官僚主义 第三节　机关之间的行文关系与行文规则 四、行文应注意的事项 ㈠严格控制发文数量和范围，反对文牍主义和官僚主义 1、行文要注意效用，坚持实事求是、精简、高效的原则。 2、凡可用电话、面谈等办法解决的问题，就不必行文；凡能够通盘解决或综合处理的问题，就不要零星行文；凡带有普遍性而又不涉及党和国家机密，以机关公报形式公开发布的文件，就可以不另行文。 3、同样内容或内容基本相同的文件，已经发过一次就不必再发；同一份文件已经发给某部门办理，就不要同时发给另一部门重复办理。

第三节 机关之间的行文关系与行文规则 ㈡尽量直接对口行文，减少中间传递环节，反对繁琐哲学和形式主义 第三节　机关之间的行文关系与行文规则 ㈡尽量直接对口行文，减少中间传递环节，反对繁琐哲学和形式主义 1、除涉及方针政策性、全面性的问题应以机关名义行文外，凡具体业务事项，上、下级的业务主管部门应直接对口行文。 2、党政机关的职能权限部门之间需要协商解决的问题，皆应直接相互行文商洽，凡属各自部门职权范围内的问题，不要报党委或政府转发。

第三节 机关之间的行文关系与行文规则 ㈢行文最正常的基本方式是逐级行文，非特殊必要时不轻易越级，请示不要多头主送 第三节　机关之间的行文关系与行文规则 ㈢行文最正常的基本方式是逐级行文，非特殊必要时不轻易越级，请示不要多头主送 1、行文应依据本机关法定的职能权限进行。 2、在机关相互行文时，也要遵守和贯彻组织工作中“下级服从上级”的原则，尊重直接的上下级机关之间的领导与被领导关系，提倡正常的逐级行文。 3、呈送“请示”，不能多头主送。

第三节　机关之间的行文关系与行文规则 ㈣认真贯彻“党政分开”原则 1、不要以党代政。 2、不可党政不分。

第三节 机关之间的行文关系与行文规则 ㈤上级机关的文书部门对下级机关上报的公文遇有以下情况者，可将其退回原单位。 第三节　机关之间的行文关系与行文规则 ㈤上级机关的文书部门对下级机关上报的公文遇有以下情况者，可将其退回原单位。 1、违反国家的法律、法规，或不符合党和政府的方针、政策及有关规定的公文。 2、涉及其他机关部门或地区的问题，主办机关未与有关机关部门或地区协商、会签，或与有关方面意见不一致，而不如实反映情况的公文。 3、不该越级而越级发出的请示，或因情况特殊必须越级行文，而未抄报被越过机关的公文。

第四节　公文拟写 一、公文拟写的重要性 文件拟写或叫公文写作，主要指的就是文件的起草，这个环节比起文件的收发、登记、传阅、催办、打印、校对等工作环节来说政策性更强，业务要求更高。

第四节 公文拟写 二、公文拟写的特点和要求 ㈠公文拟写的特点 1、公文写作必须以党和国家的方针政策和法律法规为准则，政治性、政策性很强。 第四节　公文拟写 二、公文拟写的特点和要求 ㈠公文拟写的特点 1、公文写作必须以党和国家的方针政策和法律法规为准则，政治性、政策性很强。 2、公文写作是应事而作，应时而作，有极强的实用性和实效性。 3、公文写作在内容语言上，有明确的定向性、针对性。 4、公文写作在结构上具有程式性、规范性。

第四节 公文拟写 ㈠公文拟写的特点 5、公文反映的内容主题具有因果连续性。 6、公文写作在语言文字上，要庄重严肃、准确、鲜明、精炼简短。 第四节　公文拟写 ㈠公文拟写的特点 5、公文反映的内容主题具有因果连续性。 6、公文写作在语言文字上，要庄重严肃、准确、鲜明、精炼简短。 7、公文写作具有成文过程的集体性。

第四节 公文拟写 ㈡公文拟写的要求 1、符合党和政府的方针、政策、法律、法规及有关规定。 2、情况要确实、观点要明确。 第四节　公文拟写 ㈡公文拟写的要求 1、符合党和政府的方针、政策、法律、法规及有关规定。 2、情况要确实、观点要明确。 3、文字要精练，层次条理要清楚，标点要正确，篇幅力求简短。 4、符合国家公文体式规范要求。

第四节 公文拟写 ㈢公文拟写的注意事项 1、使用名词要准确，不许滥用省略 要特别注意的5种情况 第四节　公文拟写 ㈢公文拟写的注意事项 1、使用名词要准确，不许滥用省略 要特别注意的5种情况 2、说明事物要全面、清楚、周到，防止交代不明的现象

第四节　公文拟写 3、书写数字和使用计量单位，应注意遵守国家规范 4、选好书写工具和书写材料 5、严格执行文件、电报的保密、签发制度。

第四节 公文拟写 三、公文拟写的步骤与方法 ㈠明确制发文件的目的和主题 1、弄清制发文件的中心内容 2、弄清制发文件要准备使用的文种 第四节　公文拟写 三、公文拟写的步骤与方法 ㈠明确制发文件的目的和主题 1、弄清制发文件的中心内容 2、弄清制发文件要准备使用的文种 3、弄清制发文件要发送和阅读的对象 4、弄清发文的具体要求

第四节 公文拟写 ㈡收集有关材料，进行调查研究 ㈢拟写提纲，安排结构 ㈣动手起草正文 正文起草应注意两个问题： 一是观点要鲜明，主题要突出； 第四节　公文拟写 ㈡收集有关材料，进行调查研究 ㈢拟写提纲，安排结构 ㈣动手起草正文 正文起草应注意两个问题： 一是观点要鲜明，主题要突出； 二是文字要简练，交代要清楚。 ㈤反复检查推敲，认真斟酌修改

第四节　公文拟写 此外，还应注意两点： 1、固定用纸格式，书写字体清晰。 2、注意书写材料的质量。

第四节 公文拟写 四、怎样提高公文拟写的能力 ㈠要不断学习政治理论，掌握马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本原理与科学方法 第四节　公文拟写 四、怎样提高公文拟写的能力 ㈠要不断学习政治理论，掌握马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本原理与科学方法 ㈡要积极学习、研究和掌握与本职工作有关的政策法令，提高政策思想水平 ㈢要努力学好本机关、本部门的专门业务 ㈣要学习形式逻辑、语法修辞、文章写作知识、标点符号用法等方面知识

第五节 文书处理程序 文书处理工作 是指从文书起草印发开始，直至文件运转结束完成使命、立卷归档全过程的工作。 文书处理程序 第五节　文书处理程序 文书处理工作 是指从文书起草印发开始，直至文件运转结束完成使命、立卷归档全过程的工作。 文书处理程序 是指依次衔接、相互联系并彼此制约的文书处理过程中各个环节的次序安排。

第五节　文书处理程序 文书处理程序的特点： 第一、确定性 第二、连续性 第三、规范性

第五节 文书处理程序 一、收发文登记 ㈠收发文件登记的作用 1、便于管理和保护文件。 2、便于检查和查找文件。 第五节　文书处理程序 一、收发文登记 ㈠收发文件登记的作用 1、便于管理和保护文件。 2、便于检查和查找文件。 3、便于对文件的统计和催办工作。 4、可作为核对和交接文件的凭据。

第五节　文书处理程序 ㈡收文登记前必经的环节 1、签收 2、拆封 ㈢收文登记的组织 1、内收发 2、外收发

第五节　文书处理程序 ㈣收文登记的形式 文件登记主要是登记文件的来源、内容、时间和去向。 1、簿式登记 2、卡片式登记 3、联单式登记

第五节　文书处理程序 ㈤收文登记的方法 一是总的大流水编号登记 二是分类小流水登记

第五节 文书处理程序 二、分办、拟办、批办 ㈠分办 第五节　文书处理程序 二、分办、拟办、批办 ㈠分办 分办是指把收来登记后的文件，根据文件的性质、内容、办理要求，结合各业务部门的职责和领导人的分工，将收文分门别类，以确定应将其分送哪一领导或部门的工作。 小机关 中等机关 大机关

第五节　文书处理程序 ㈡拟办 拟办是指文书人员对所收需办理文件在批办时可能涉及的问题，以及应由谁或哪一部门负责处理、如何处理等，事先所提出供领导人批示参考的初步意见。 需要拟办的文件？

第五节 文书处理程序 搞好拟办工作，应注意： 第五节　文书处理程序 搞好拟办工作，应注意： 1、对需办件进行认真筛选，分清重要与一般，全面与专项，一定选择那些必须由领导同志作出批示的重要件，作为拟办对象。 2、注意控制送批文件的数量，送机关负责人批办的文件应当是关键性的重要文件。 3、要合理分流，凡涉及面不大，办公室或职能部门可以解决的，由办公室主任核办后，交办公室或职能部门办理；确需机关领导审批的，以前送一领导就不要再送另一领导；如需送几位领导阅批的，应按领导同志名单的排列次序由后至前依次送批；有些请示需请主管领导先提出处理意见的，应在送批件上注明，使送批流转能顺利进行。

第五节 文书处理程序 ㈢批办 批办是指领导对应办的来文由谁或哪一个部门办理及如何办理所作的最后批示意见。 批办的具体做法： 第五节　文书处理程序 ㈢批办 批办是指领导对应办的来文由谁或哪一个部门办理及如何办理所作的最后批示意见。 批办的具体做法： 一是对只需阅知的文件，批明传阅或传达范围、时间和组织责任者。 二是对需要贯彻执行的，要提出贯彻执行的具体意见要求。 三是对需要办理和答复的，要批明承办单位或人员及承办时限，必要时要批明处理文件的原则、方法、要求等，如果需要两个以上单位会同处理，应指明牵头主办单位。 四是对紧急、重大或处理有疑难的文件，主要领导人应亲自参与办理。

第五节 文书处理程序 批办工作应注意的问题是： 1、批办是一项严肃的工作，批文者必须认真阅读、研究文件内容，并参考拟办意见，做出正确的批办。 第五节　文书处理程序 批办工作应注意的问题是： 1、批办是一项严肃的工作，批文者必须认真阅读、研究文件内容，并参考拟办意见，做出正确的批办。 2、批办应有时效观念，及时批办。 3、不能只画圈不提意见，或只批意见不签名。 4、不能批“拟同意”这样的不确定字眼，特别是由几位领导人阅批的，如都批“拟同意”时，应退请最后阅批的主要领导明确签批意见。 5、由几位领导人阅批的文件，如意见不一，应互相交换意见，实在统一不了，主批人应果断裁决。

第五节　文书处理程序 三、传阅、承办、拟稿 ㈠传阅 采取的方式： 1、文件尚敷应付 2、文件少，人多

第五节 文书处理程序 ㈡承办或拟稿 拟稿时应注意的问题： 1、承办人员收到需办文件应及时办理。 第五节　文书处理程序 ㈡承办或拟稿 拟稿时应注意的问题： 1、承办人员收到需办文件应及时办理。 2、草拟文件时，要根据问题的性质、内容和涉及的范围确定行文名义、文件名称、制发程序和发布方式等 3、承办部门在办文时遵循的3个原则 4、文书部门应对拟稿工作进行技术监督。

第五节 文书处理程序 四、核稿、签发 ㈠核稿 核稿的重点： 1、是否需要行文 2、是否符合国家法律、法规和方针政策及有关规定 第五节　文书处理程序 四、核稿、签发 ㈠核稿 核稿的重点： 1、是否需要行文 2、是否符合国家法律、法规和方针政策及有关规定 3、是否与有关部门、地区协商、会签 4、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合国家公文处理办法的有关规定。

第五节 文书处理程序 核稿把关的主要内容“六查”： 一查矛盾抵触 二查政策界限 三查措施落实 四查程序手续 五查文字表达 六查公文体式 第五节　文书处理程序 核稿把关的主要内容“六查”： 一查矛盾抵触 二查政策界限 三查措施落实 四查程序手续 五查文字表达 六查公文体式 核稿的三个好处？

第五节 文书处理程序 ㈡签发 签发是指机关领导人对以本机关名义发出的文稿，经最后审定确认其可以发出后，所批示的发文意见和签字。 第五节　文书处理程序 ㈡签发 签发是指机关领导人对以本机关名义发出的文稿，经最后审定确认其可以发出后，所批示的发文意见和签字。 签发人对所签发的文稿应当做到： 1、从内容到文字对文稿进行全面、细致的琢磨和修改，如发现重大问题需做大修改的，可批示综合办公部门或原拟稿人修改后再送审。

第五节 文书处理程序 2、审阅中如认为确无问题或遗漏，应在发文稿纸签发栏内签写明确的意见，签上姓名并注明年月日。 第五节　文书处理程序 2、审阅中如认为确无问题或遗漏，应在发文稿纸签发栏内签写明确的意见，签上姓名并注明年月日。 3、凡签发时有重大修改的文稿，应在印出正式文件后，退一份给原承办部门参阅。

第五节 文书处理程序 签发的原则： 第一，以机关名义发出的内容全面、重要的公文，必须经机关正职或主持日常工作的领导人签发。 第五节　文书处理程序 签发的原则： 第一，以机关名义发出的内容全面、重要的公文，必须经机关正职或主持日常工作的领导人签发。 第二，以机关名义发出的一般公文，可由主持日常工作的领导人或分管领导人签发。 第三，机关正职和主持日常工作的领导人不在时，可以授权或委托其他领导人代签。 第四，联合发文，必须经所有联署机关的领导人会签。

第五节 文书处理程序 第五，经过授权，机关秘书长或办公厅（室）主任，可以签发机关公文。 第五节　文书处理程序 第五，经过授权，机关秘书长或办公厅（室）主任，可以签发机关公文。 第六，机关各部门的发文，可由部门负责人签发。但内容重要或涉及其他部门职权的，要送机关有关领导加签。 第七，报上级机关的请示、报告必须经机关正职或主持日常工作的副职签发。

第五节 文书处理程序 五、公文的印制 ㈠公文印制的意义 ㈡公文印制的要求和方法 公文印制总的要求： 第五节　文书处理程序 五、公文的印制 ㈠公文印制的意义 ㈡公文印制的要求和方法 公文印制总的要求： 遵守时限，不出差错，保证质量，做到文面清晰，字体得当，用纸规范，符合体式，美观大方。

第五节　文书处理程序 ㈢公文印制步骤 1、打印或排印校样 ⑴打（排）印前的准备工作。 ⑵版面设计和布局。 ⑶打字和排版应注意的事项（4点）。

第五节 文书处理程序 2、校对校样 ⑴校对工作的重要性。 ⑵对校对人员的要求。 ⑶校对程序。 初校——复校——三校——（通校） ⑷校对方法 第五节　文书处理程序 2、校对校样 ⑴校对工作的重要性。 ⑵对校对人员的要求。 ⑶校对程序。 初校——复校——三校——（通校） ⑷校对方法 读校、对校、折校

第五节　文书处理程序 ⑸校对符号。 3、印刷、装订 线装、针（钉）装、胶粘

第五节　文书处理程序 六、发文的盖印、登记和封发 ㈠盖印 ㈡发文登记 ㈢封发 通封 密封 封发的六点注意事项

第五节　文书处理程序 七、催办和留注 ㈠催办 1、催办工作的范围和重点 2、如何搞好催办 3、催办的方法 ⑴催办登记簿；⑵催办卡；⑶记事牌。

第五节 文书处理程序 4、催办与查办的区别 ⑴催办重在办文，查办重在办事。 第五节　文书处理程序 4、催办与查办的区别 ⑴催办重在办文，查办重在办事。 ⑵催办主要从办文时限上催促及时办理复文，查办主要是查明办件所涉及事项的办理结果，并向交办机关回报。 ⑶催办不分级别，查办仅查上级和本机关领导交办立项的重要文件与工作。 ⑷催办工作在独立对外行文的单位都要建立，查办工作一般指由党政领导机关才设专人或机构担任。 ㈡留注

第五节　文书处理程序 八、收发文件的终结处理 文件处理完毕，一切收发文（包括内部文件）都进入最后终结处理阶段。

第三章 文书整理与归档

第三章 文书整理与归档 学习目的和要求 了解文书整理工作的内容及重要意义 明确文书整理工作的任务与组织 第三章 文书整理与归档 学习目的和要求 了解文书整理工作的内容及重要意义 明确文书整理工作的任务与组织 了解和掌握文书整理归档工作的范围、重点 了解文书整理工作的原则 掌握案卷级整理、文件级整理的两种方法与程序要求 切实提高文书、档案人员整理工作的能力和水平，使之能够独立的完成文书整理任务

第一节 文书整理工作概述 ㈠归档文件整理定义： ㈡归档文件整理类型： 第一节 文书整理工作概述 ㈠归档文件整理定义： ㈡归档文件整理类型： ⒈案卷级（传统）整理类型：文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的一份份的文件材料，按照其在形成过程中的联系和特征，把它们组合为一组组文件集合体——案卷，还有与之相关的系统化和编目的工作。 ⒉文件级整理类型：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

第一节 文书整理工作概述 二、文书整理工作的含义和意义 ㈠文书整理工作的含义： ⒈办理完毕的文件材料才能整理立卷装盒； 第一节 文书整理工作概述 二、文书整理工作的含义和意义 ㈠文书整理工作的含义： ⒈办理完毕的文件材料才能整理立卷装盒； ⒉具有查考保存价值的文件材料才可立卷、装盒； ⒊案卷是按照文件在形成过程中的联系和规律组合起来的若干份有密切联系的文件材料集合体。

第一节 文书整理工作概述 ㈡文书整理工作的意义 第一，通过文书整理工作，可以保持文件之间的历史联系，便于查找和利用； 第一节 文书整理工作概述 ㈡文书整理工作的意义 第一，通过文书整理工作，可以保持文件之间的历史联系，便于查找和利用； 第二，文书经过整理，可以保护文件材料的完整与安全，方便保管和保密工作； 第三，通过文书整理，可以为档案工作奠定良好基础。

第一节 文书整理工作概述 三、文书处理部门立卷整理的优越性： ㈠可以发挥文书部门熟悉文书处理过程的优点，有利于提高文书整理工作的质量和效率； 第一节 文书整理工作概述 三、文书处理部门立卷整理的优越性： ㈠可以发挥文书部门熟悉文书处理过程的优点，有利于提高文书整理工作的质量和效率； ㈡由文书部门随时集中归卷整理，可以防止文件散失，有利于保证文件的齐全和保密； ㈢当年的文件暂时由文书部门保存，有利于各承办部门保存，有利于各承办部门平时对文件的查找和利用； ㈣有利于正确判断文件保管期限； ㈤由文书部门按要求整理归档，有利于档案室各项业务工作的开展。

第一节 文书整理工作概述 四、机关文书整理工作的组织形式和具体分工： 第一节 文书整理工作概述 四、机关文书整理工作的组织形式和具体分工： ㈠集中形式：将文书整理工作集中在机关的综合部门统一进行。此种形式一般适用于小机关或人员不多、文件处理量不大的中等机关（办公室、秘书科、秘书组等）。 ㈡分散形式：将文书整理工作分散在机关的各个部门进行。即机关的综合办公部门负责整个机关综合性文件材料的整理工作；各业务部门负责各业务部门自身工作中形成的文件材料的整理工作。此种形式适用于大中型机关。

第一节 文书整理工作概述 ㈢具体分工： ⒈收文整理工作。总的原则是：综合、全面重大政策性的来文，由机关的综合办公部门整理，单一具体、业务性的，由对口业务部门整理。 ⒉发文整理工作。党政领导班子讨论决定发出的文件，由机关综合部门整理。以机关领导人名义的发文，由综合办公部门整理；机关综合办公部门和业务部门各自起草发出的文件由各自整理；业务部门起草、以机关名义发出的文件，由业务部门整理。

第一节 文书整理工作概述 ⒊内部文件整理工作。计划、总结、规章制度等，哪个部门拟发，由哪个部门整理。以机关名义召开的综合性会议形成的文件，由机关综合办公部门整理；以机关名义召开、业务部门承办的专业（如审计、财会等）会议形成的文件，由主办部门整理；各部门内部各种会议形成的文件，各自整理。

第一节 文书整理工作概述 ㈣编制归卷类目 ⒈归卷类目的作用： 第一节 文书整理工作概述 ㈣编制归卷类目 ⒈归卷类目的作用： 有了归卷类目，平时归卷就有依据，文件办理完毕就可以对号入座地归入有关卷夹内，不致出现文件杂乱存放和积压现象； 归卷类目可为机关平时查找文件提供方便。文件办毕后，按类目放入卷内分门别类系统存放，的利于迅速查找，也不会因管理人员的调动而影响查找利用； 有归卷类目指导平时归卷工作，年终调整就有了基础，不仅可以避免年终突击整理的忙乱和被动，而且可以大大提高整理工作的效率和质量。

第一节 文书整理工作概述 ⒉归卷类目的编制方法 ⑴确定归卷类目类别的设置。 按组织机构设类。机关内有多少内部机构，就有多少类。 按问题类。适合机关组织机构不稳定或者组织机构不健全的单位采用。 注意：上述分类方法在同一层级上二者不可交叉使用。

第一节 文书整理工作概述 ⑵拟制类目的条款。条款是归卷类目的最主要部分（下一层要表达的内容）。 拟制条款注意问题： 第一节 文书整理工作概述 ⑵拟制类目的条款。条款是归卷类目的最主要部分（下一层要表达的内容）。 拟制条款注意问题： 要能反映一组文件的共同特点（即特征鲜明性：什么问题、作者、名称、避免文字上的笼统、含糊、或过于零碎繁琐）； 要注意区分文件的不同价值，即注意将不同保管期限的文件，分别列入不同的条款中。这样有利于将来的鉴定工作。

第一节 文书整理工作概述 ⑶类与条款的排列与编号。 排列原则： 第一，要参照本机关历年的档案分类进行排列； 第一节 文书整理工作概述 ⑶类与条款的排列与编号。 排列原则： 第一，要参照本机关历年的档案分类进行排列； 第二，要保持类与类、条款与条款之间的联系，条款内容大体相近的要尽量排在一起。 第三，条款内容相同或相近的要根据重要程度，分清主次排列。

第一节 文书整理工作概述 编号：类的编号，依类的先后，一次编到底。 条款编号有两种：统一编大流水号和分类编小流水号。 第一节 文书整理工作概述 编号：类的编号，依类的先后，一次编到底。 条款编号有两种：统一编大流水号和分类编小流水号。 统一编大流水号：即将一本归卷类目的全部条款统一编一个序列，一类接一类顺延编号，直接最后一个条款号为止。也就是说，从第一类的第一条款编起，一直编到最后一类末一个条款为止，一直编到底，全部条款一条鞭。 分类流水编号：即整个归卷类目各类的条款号都从一开始作为一个序列，一本归卷类目，有多少类就有多少个一号条款。

第二节 文书整理归档范围 一、文书整理归档的范围 第二节 文书整理归档范围 一、文书整理归档的范围 ㈠反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； ㈡机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民等方面具有凭证价值的文件材料； ㈢本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料； ㈣其它对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第二节 文书整理归档范围 二、文书整理归档的重点 第二节 文书整理归档范围 二、文书整理归档的重点 ㈠本机关制发的重要文件材料，它直接反映了本机关的主要职能活动，无论从质和量上，都占有主要地位，具有重要保存价值。一般来说，各机关单位整理归档的，有相当一部分是本机关的内部文件材料，如各种会议记录、重要电话记录、规章制度、计划、总结、统计报表、机构变动、工资福利、干部奖惩、职工名册、各种凭证、合同、协议等，这些文件无文号，也未用“红头”外发，但却是记述和反映机关重要工作活动情况的，本机关今后还需要经常查考，因为它们是自身职能的产物，又是自身工作活动的记录和依据，利用率很高，应当是整理归档的重点； ㈡与本机关有密切联系的上下级机关的重要来文。

第二节 文书整理归档范围 三、文书整理归档中的几个问题 ㈠把是否是“红头文件”作为整理归档尺度； 第二节 文书整理归档范围 三、文书整理归档中的几个问题 ㈠把是否是“红头文件”作为整理归档尺度； ㈡忽视组织、人事、纪检、保卫部门文件材料的归档； ㈢把资料情报等混同文件整理归档； 文件可以转化为档案，而资料不行。对于本机关编印的用来领导指导工作的刊物、简报、文件汇编、小册子定稿与印刷品等，是应当整理归档的，因为它们是本机关行使职能的产物。而上下级及相关机关编印的（如上）其性质不同，情况较复杂，必须具体分析。大多数不必存档，但具有文件性质的，如《天津政报》、《天津工作》等，带有政策性对本机关工作具有密切联系的规定，且不另行文时，就应将其中有关材料整理归档。又如有些资料中有关于本机关的内容的，也要保存归档。 ㈣不重视声像等各类非纸质新载体文件的整理与归档。

第三节 文书收集及整理工作原则、方法 一、文件材料收集是整理工作的前提 第三节 文书收集及整理工作原则、方法 一、文件材料收集是整理工作的前提 ㈠要多做宣传，提高机关干部对文书整理工作重要性的认识，提高将文件材料及时准确归档的自觉性 ㈡建立健全文书整理归档制度，严格贯彻执行 ㈢各机关应把文件整理归档工作列入机关考核工作范围 ㈣切实搞好档案调阅利用，积极主动地为领导和业务部门人员服务 ㈤档案部门要加强对各部门文书整理工作的监督指导，确保归档文件手序的齐全完整

第三节 文书收集及整理工作原则、方法 二、文书整理工作的基本原则和主要内容 ㈠文书整理工作的基本原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用（国家档案局1987.12.4《机关档案工作业务建设规范》）。

第三节 文书收集及整理工作原则、方法 ㈡文书整理工作基本原则的主要内容： ⒈遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系 第三节 文书收集及整理工作原则、方法 ㈡文书整理工作基本原则的主要内容： ⒈遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系 ⒉正确区分不同文件的不同价值： ⑴文件价值不同，需要保管的时间长短也不同。 ⑵整理时把不同价值的文件分别开来，可以极大地方便档案馆（室）对档案材料的安全保管和开发利用 ⑶怎样区分文件的不同价值 ⒊要使归档后的档案便于保管和利用

第三节 文书收集及整理工作原则、方法 三、文书整理工作的方法 ㈠案卷级整理方法 ⒈按照文书的共同特征立卷 第三节 文书收集及整理工作原则、方法 三、文书整理工作的方法 ㈠案卷级整理方法 ⒈按照文书的共同特征立卷 ⑴六大特征：作者、问题、名称、时间、通讯者（指作者转化形式，互有文书往来的双方作者）、地区。 ⑵六大牲的基本含义及应用： 按作者特征立卷 按问题特征立卷（较普遍） 按名称特征立卷（即文种） ④按时间特征立卷 ⑤按通讯者特征立卷（双作者） ⑥按地区特征立卷（地理特征）

第三节 文书收集及整理工作原则、方法 ⒉灵活运用和结合运用立卷特征 ⑴抓住主要特征、结合其它特征立卷。 ⑵实事求是，不同机关、不同文件采用不同的特征立卷。 ⑶有直接联系的文件材料不能分开立卷。 ⑷努力分清同类案卷，卷与卷之间的个性界限。

第三节 文书收集及整理工作原则、方法 ㈡文件级整理方法 ㈢与时俱进，实事求是 “双轨制” “双套制”

第四节 归档文件的整理程序与要求 一、案卷级 ㈠文书立卷的准备与平时归卷工作 ⒈立卷准备 ⒉平时归卷 ⑴平时归卷及优点。 第四节 归档文件的整理程序与要求 一、案卷级 ㈠文书立卷的准备与平时归卷工作 ⒈立卷准备 ⒉平时归卷 ⑴平时归卷及优点。 有利于保证立卷归档文件的齐全完整； 有利于文件材料的平时查找利用和安全保密； 有利于建立文书立卷工作的正常秩序； ④有利于使初做文书处理工作的人员在较短时间内熟悉掌握立卷工作。

第四节 归档文件的整理程序与要求 ⑵做好平时归卷主要抓好以下工作： 建立健全平时归卷工作制度； 第四节 归档文件的整理程序与要求 ⑵做好平时归卷主要抓好以下工作： 建立健全平时归卷工作制度； 文书人员要根据归卷类目的条款，在每年年初准备好卷夹（盒），在卷背脊上标明条款名称和条款号，然后将卷夹按条款顺序排列于文书部门的文件箱（柜）内，以便办理完毕的文件随时“对号入座”、安全“入库”； 积极做好文件平时收集工作，为平时归卷打好基础； ④加强对归卷文件的检查； ⑤文件集中和归卷工作要有计划性。

第四节 归档文件的整理程序与要求 ㈡案卷的组合及系统整理 ⒈对已归卷文件进行最后的检查调整 第四节 归档文件的整理程序与要求 ㈡案卷的组合及系统整理 ⒈对已归卷文件进行最后的检查调整 ⑴检查应归卷的文件是否收集齐全完整（内容、载体等）； ⑵检查归卷的文件是否属于本年度、本机关单位的立卷归档范围； ⑶检查每条款内的文件是否保持了文件之间的联系，是否反映出立卷的特征，不符合要求的要进行调整； ⑷检查各卷夹文件的保管价值是否大体一致，并确定本卷的保管期限。 ⑸检查各卷夹内文件的数量是否适宜。

第四节 归档文件的整理程序与要求 ⒉卷内文件排列 ⑴按时间先后排列； ⑵按重要程度排列； ⑶按姓氏笔画排列（人头组成的或来信来访）； 第四节 归档文件的整理程序与要求 ⒉卷内文件排列 ⑴按时间先后排列； ⑵按重要程度排列； ⑶按姓氏笔画排列（人头组成的或来信来访）； ⑷按问题——时间排列； ⑸按作者——时间排列； ⑹按名称——时间排列；

第四节 归档文件的整理程序与要求 ⒊拟写案卷标题 主要有以下几点要求 ⑴政治上要立场正确、观点鲜明。 ⑵内容上要概括确切，文字上要通顺简练。 第四节 归档文件的整理程序与要求 ⒊拟写案卷标题 主要有以下几点要求 ⑴政治上要立场正确、观点鲜明。 ⑵内容上要概括确切，文字上要通顺简练。 ⑶写法上，案卷标题要反映出组卷特征和卷内文件排列的规律。 ⑷在结构上要科学完整，语法要正确、通顺。

第四节 归档文件的整理程序与要求 ㈢案卷的编目与装订 ⒈卷内文件编号（文件的顺序号） ⑴编号方法。 ⑵编号位置。 ⒉卷内文件目录填写 第四节 归档文件的整理程序与要求 ㈢案卷的编目与装订 ⒈卷内文件编号（文件的顺序号） ⑴编号方法。 ⑵编号位置。 ⒉卷内文件目录填写 ⑴顺序号（即件号）。 ⑵文号。 ⑶责任者（制发文件的机关、部门或个人）。 ⑷题名（即标题）。 ⑸日期（文件形成时间）。 ⑹页号（文件所在页号）。 ⑺备注（该份文件有必要说明的问题）。 3、卷内备考表填写

第四节 归档文件的整理程序与要求 4、案卷封面填写 ⑴全宗名称 ⑵类目名称 ⑶案卷题名 ⑷时间 ⑸保管期限 ⑹页数 ⑺归档号 ⑻档号

第四节 归档文件的整理程序与要求 5、装订案卷 ⑴拆除金属物 ⑵确定装订线 ⑶修补裱糊 ⑷折叠取齐 ⑸装订

第四节 归档文件的整理程序与要求 二、文件级 ㈠分类 1、年度分类法 2、机构（问题）分类法 机构分类法 问题分类法 3、保管期限分类法 复式分类法

第四节 归档文件的整理程序与要求 ㈡装订 1、文件修整。 2、文件装订。 ㈢排列 ㈣编号 归档章项目：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号、室编盒号、馆编盒号等等

第四节 归档文件的整理程序与要求 ㈤编目。 归档文件目录主要设置有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。 ㈥装盒 1、档案盒格式 2、装盒要求 应注意四点

第四节 归档文件的整理程序与要求 3、档案盒项目填写 4、备考表填写

第五节 归 档 一、认真贯彻执行归档制度 归档，是指文书部门将整理完毕的归档文件或案卷，按归档制度向档案部门移交。 归档制度包括： ㈠归档范围 ㈡归档时间 ㈢归档要求

第五节 归 档 三个“必须” ⑴文件材料必须经过系统整理 ⑵归档的文件或案卷必须进行技术编目加工 ⑶归档的文件或案卷必须有完整的移交目录

第五节 归 档 二、编制归档文件目录与案卷目录 归档文件目录（或案卷目录，也叫移交目录）的作用： 第五节 归 档 二、编制归档文件目录与案卷目录 归档文件目录（或案卷目录，也叫移交目录）的作用： 第一，可以作为指导查阅工具，揭示全年归档文件、案卷的内容，从目录中可以看出一年工作活动的历史情况； 第二，可以作为统计依据，起到统计数量的作用； 第三，可以作为检索工具，同时为查找利用档案提供方便；

第五节 归 档 第四，作为文书部门向档案部门移交清册，是交接工作的依据和凭证； 第五，可以作为交流目录印发给领导和有关部门，起到宣传和交流的作用。

第五节 归 档 案卷目录一般采取以保管期限为主的排列编号方法。 1、分保管期限编三本目录 2、把每年不同保管期限的案卷合编一本目录 上述两种排列编号法的优缺点

第五节 归 档 三、办理归档手续 办理案卷或文件归档移交手续，是文书工作最后一个环节。