《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 问题解答

国家档案局令 第8号 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。 局长：杨冬权 二○○六年十二月十八日

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 一、《规定》有哪些特点（P28） 1.具有强制性和权威性。《规定》以“国家档案局令”的形式发布，属部门行政规章，具有法律效力。 2.合二为一。《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档不归档范围》两个业务文件合二为一。《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能。 3.改革了文书档案保管期限划分方法。将原来的“永久”、“长期”、“短斯”保管期限划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 一、《规定》有哪些特点 4.突出了立档单位的主体地位。在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现了“以我为主”的思想。 5.充实一些内容。《新规定》增加了行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等领域的文件材料。 6、体现“以人为本”思想。凡涉及到与公民权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管。 7.将备案制改为审批制。加强了档案行政管理部门的行政管理力度。各机关编制的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，须经同级档案局审查同意后方可执行。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 二、《规定》条款解读： 1、第一条：实施范围和对象：“机关”是指各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检察院和具有行政管理职能的事业单位等。（P34） 2、第二条：“机关文件材料”是指各种门类和载体的历史记录。 从门类上分：文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分：纸质、磁性、电子等载体文件材料；（P35） 《规定》第九条：机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。 3、归档和不归档范围 4、集中统一管理：实体统一管理 信息统一管理 P38 5、保管期限定为永久和定期。定期一般分为30年、10年。 6、元数据、背景信息的含义（P44）

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 二、《表》的解读 1、关于会议文件保管期限：P58 2、上次领导视察中重要的、一般的文件材料：根据行政级别和检查视察的事由的重要程度来划分(第7条) 3、如何区分重要业务问题与一般业务问题：法规政策性和重要业务建设内容属于重要问题；涉及基础性、技术性内容属一般业务问题。 4、第8条第8款：年度以下计划总结统计资料如何把握 P67 5、先进表彰材料保管期限划分标准：受到县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范和先进工作者的文件材料，归档时保管期限定为永久；受到县级以下表彰的文件材料，其保管期限为30年。 6、人事劳资材料保管期限的确定：9.6、9.7、9.8、9.9都永久。 7、区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”和“一般的”文件材料

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 四、编制方法： （1）调查研究。全面详细了解单位职能和机构设置情况；对工作中形成的文件材料加强研究； （2）根据《新规定》详尽制定。详尽编制本机关的文件材料归档范围；应归档的文件材料，根据其重要程度，合理确定其保管期限。 （3）合二为一。编制的《表》要具有明确本机关文件材料归档范围和本机关文书档案保管期限的功能。P50 （4）建议采用条款表述的形式。 （5）经档案管理部门审批同意的《表》，各机关应以作为业务标准，以机关正式文件的形式制发并执行。 编制质量要求： （1）编制的《表》应能全面准确地反映本机关各项职能活动和基本历史面貌，具有较强的涵盖力和稳定性。 （2）编制的《表》应能充分反映本机关的职能特点，切勿照搬照抄，千篇一律

归档文件整理规则

《归档文件整理规则》 一、实施《规则》的意义： （一）对机关档案工作的意义 1、缓解机关档案工作的压力 2、节省机关的财力物力 2000年12月6日国家档案局发布了《中华人民共和国档案行业标准——归档文件整理规则》（DA/T22--2000） 一、实施《规则》的意义： （一）对机关档案工作的意义 1、缓解机关档案工作的压力 2、节省机关的财力物力 3、理顺机关档案工作职能 （二）对档案馆工作的意义 1、便于档案馆控制档案进馆的质量 2、有利于档案馆向社会开放 （三）对档案管理现代化的意义 1、为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作的有效应用铺平道路。 2、促进机关文档一体化管理的实现。 3、为设计合理的电子文件整理和管理方法打下基础。

《归档文件整理规则》 二、《规则》的特点：简化、兼容、灵活 （一）简化 1、整理过程简单：确定文件是否归档、确定整理单位“件”、确定保管期限、以“件”为单位装订、按事由排序、确定件号及盒号、盖归档章并填写其内容、装盒、填写盒内备考表、上架。 2、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程 3、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录 4、无需编页号，目录改设“页数”项。 5、归档文件直接装盒保管。 6、无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。 （二）兼容 1、兼顾机算机和手工两种方式：分类和排列就是考虑到手工检索； 2、简化档案室操作，兼顾档案馆的需要。设置了盒号。

《归档文件整理规则》 （三）灵活 1、界定“件”的概念时，规定“来文与复文可为一件”； 2、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 3、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。 4、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。 5、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端的空白处皆可。并设置选择项目。 6、档案盒盒脊、归档文件目录可根据需要设置其它项目 灵活原则的掌握应取得同级档案行政管理部门的同意。

《归档文件整理规则》 三、归档文件的价值鉴定 1、鉴定的原则和标准 2、归档和不归档范围 3、保管期限：永久、30年、10年 按照国家档案局八号令和市档案局的要求，制定了本单位的归档和不归范围以及档案保管期限表。

《归档文件整理规则》 四、归档文件整理的组织工作 （一）确定整理环节： 1、谁来整理：文书处理部门 2、整理环节选择：集中式、分散式、集中与分散结合式 （二）重视平时积累 1、严格登记；2、及时收集；3、严格检查；4、随办随归；5、妥善管理 （三）建立相关制度 1、文件材料整理及归档办法（明确整理工作的环节、明确分类方案、确定整理方法、对机关工作中产生的其他门类和载体的档案一并提出整理和归档要求、限定归档的时间和质量要求） 2、机关文件材料归档范围和档案保管期限表 3、不归档文件管理处置办法（两点：明确管理部门、逐件登记造册） （四）加强指导、监督与检查

《归档文件整理规则》 五、归档文件的整理： 1、确定整理单位： 对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件为一件 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件、也可各为一件。 1）会议文件—按内容（问题）分别确定为件；2）会议记录：以一次会议为一件；3）调查处理事项，一事一件；4）信息简报，每期一件；5）正本和不同稿本、正文和附件，过厚可单独为一件；6）正文和文件处理单应与文件为一件；7）来文和复文可分别做为一件；8）介绍信存根可以一本为一件 2、文件的修正 1）修裱破损文件 2）复制字迹模糊或易退变的文件 3）超大纸张折叠 4）去除易锈蚀的金属物

《归档文件整理规则》 五、归档文件的整理： 3、件内文件的排序和装订 正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 原件在前，复制件在后 转发文在前，被转发文在后 复文在前，来文在后 汉文本在前，少数民族文字在后 中文本在前，外文在后 文件处理单可放在最前面 装订： 1）符合档案保护要求，对文件无损害。装订方式能维护文件原始面貌 2）常见的装订方式有变形材料钢夹等（金属制品和塑料制品要有强度和符合保管条件，不能微波消毒）；粘接式用裱糊浆糊和热封胶等（复印扫描不能拆除）；穿孔式如订书钉和铁背夹等（对档案破坏较大）。

《归档文件整理规则》 五、归档文件的整理： 4、归档文件的分类： 年度分类法：１）一般以文件形成日期为准；2）对计划、总结、预决算、统计报表统一以文件的签发日期判定所属年度，取消了原来按针对年度归类。2009年形成的2008年总结归2009年。3）跨年度形成的会议文件归闭幕年。4）跨年度的案件放在结案年立卷。5）几份文件做为一件时，以排在前面的日期为准。6）有专门年度按一般年度分类，如教学年度 机构分类法：机关名称就是类名，排序为领导和综合机构排在最前面，业务部门起草的以机关名义发出的应归在业务部门中。 问题分类法：按职能和中心任务单独设类，“党群类”、“行政类”、“业务类” 保管期限分类法：永久、30年、10年 （1）年度—机构（问题）—保管期限分类法（排架上，同一机构集中） （2）保管期限－年度－机构（问题）分类法（同一期限集中） （3）年度—保管期限分类法 （4）保管期限—年度分类法

《归档文件整理规则》 五、归档文件的整理： 5、归档文件的排列：同一保管期限内，同一类目内文件确定顺序使之系统化。 1）同一事由内的归档文件排列：按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的排列在后；或者按文件重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。 2）不同事由间归档文件的排列：按不同事由形成时间排列；按事由的重要程度排列；按事由的具有的共同属性分别集中排列。

《归档文件整理规则》 五、归档文件的整理： 6、归档文件的编号： 1）室编件号：在分类方案的最低一级类目内排列顺序号（原来跨年度流水），有利于平时归卷，手工检索和机检兼顾。 2）必要项目：全宗号、年度、保管期限、件号；选择项目：机构和问题。 3）档号章：一般规格45×16mm，在档案业务指导部门指导下可自行设定。 有将收文章合二为一的，有的省市要盖页数章。 填写要求：耐久字迹材料。 盖章位置：首页上端居中位置，可文件的收文阶段提前盖好。有文件处理单的，盖文件处理单上。

在分类方案的最低一级类目内排列顺序号

《归档文件整理规则》 7、归档文件目录的编制： 1）件号：填写室编件号： 2）责任者：全称或者通用简称，领导讲话和著作填写个人责任者 3）文号：不能省略。不要填写期刊号和会议次数。 4）题名：题名不全不能反映内容，补充缺失内容；被转发文要补充被转发的题目；会议记录要写议题；副标题加破折号录入；补充内容加方括号标示“[ ]”；附件内容加“（）”标示。 5）日期：省略年月日，8位阿拉伯数字表示。可分两行回行填写： 1999 0117 6）页数：文件处理单+复文+来文的总页数，空白页不计，折叠前的页面计算页数。 7）备注项：缺损、修改、补充、移出、销毁、互见等情况说明。 归档文件目录要打字和装订！

《归档文件整理规则》 8、装盒： 1）装合要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。 选择适当大小的档案盒；档案盒是装具，不是整理单位； 2）编号：在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、起止件号。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。盒号可不编写，要编用铅笔。 3）备考表项目 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

公文与档案管理

第一部分：绪论 一、档案的概念、特点和种类： 二、档案工作的内容 三、档案工作的性质 四、档案工作的原则 五、档案工作几个术语 六、档案工作的历史回顾

一、档案的概念与特点 1.档案： 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 七个含义： （1）档案形成时间的历史性 （2）档案主体的多元性 （3）来源渠道的广泛性 （4）形成特点的原始性 （5）保存目的的价值性 （6）表现形式的多样性 （7）本质属性记录性

一、档案的概念与特点 2、档案的特点： （1）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录 （2）档案是由文件有条件地转化来的（P3） （3）档案来源广泛，内容丰富，形式多样

档案的种类及划分（P4） 因产生和使用领域不同，可分成公务档案和私人档案。 按时间远近，可分为历史档案和现行档案 按政权性质和阶段不同，可分为建国后档案、革命历史档案和旧政权档案。 机关档案室：一般有文书、会计、基建、声像、专门档案

二、档案工作的内容 第一、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。 (一) 机关档案室工作（P11） 第一、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。 第二、负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累史料。 第三、负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。 分为： 1．文书档案室 2．科技档案室 3．声像档案室 4．人事档案室 5．综合档案室 6．联合档案室 7．档案信息中心 (二) 档案馆工作 第一、接收与征集具有永久和长期保存价值的档案及有关资料，科学地进行管理； 第二、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； 第三、参与编修史志的工作。 分为： 1.综合性档案馆 2.专门性档案馆

档案业务工作的内容（P17） (一)档案收集工作 (二)档案整理工作 (三)档案鉴定工作 (四)档案保管工作 (五)档案统计工作 (六)档案利用工作 补充：检索和编研工作

三、档案工作的性质（P19） (一)档案工作是一项管理性的工作 (二)档案工作是一项服务性的工作 (三)档案工作是一项政治性的工作 (四)档案工作是一项科学性的工作 (五)档案工作是一项文化性的工作

四、档案工作的基本原则（P21） 档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则； 维护档案的完整和安全，是档案管理的基本要求； 便于社会各方面利用，是档案工作的根本目的。

五、档案工作几个专门术语 1.国家档案全宗（P24） 2.革命历史档案（P24） 国家档案全宗又称国家全部档案。指归国家所有的、由国家统一管理的、对国家和社会有保存价值的一切档案财富的总和。它包括我国各个历史时期的国家机构、社会组织和某些个人形成的各种内容和各种形式的档案。 2.革命历史档案（P24） 是指1949年10月1日之前，由中国共产党所领导的军队、政权、企事业单位、社团等组织及个人形成的全部归国家所有的档案。

3.全宗（P24） 4.立档单位 全宗是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。 　 在我国档案科学和实际工作中，全宗是一个术语，也是一条理论和原则，即：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个机关或人物的历史面貌及发展变化过程，是一个不可分割的有机整体。全宗是档案馆、室对档案进行日常管理的基本单位。 4.立档单位 立档单位的定义是与全宗相对应的，用一句话去概括：其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即称为立档单位。 确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案构不构成全宗，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件有三： 第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文； 第二，是会计单位或经济核 算单位，自己可以编造预算或财 务计划； 第三，设有管理人事的机构 或人员，并有一定的人事任免权。

六、档案工作的历史回顾 1、“结绳”和“刻契”是远古时代档案的萌芽。 2、河南安阳小屯村出土的甲骨卜辞是我国迄今发现的最古老的以文字记录的档案。 3、历史上不同载体的档案：甲骨档案（刻在龟甲、兽骨）、金文档案（刻在青铜器）、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、声像档案、电子档案。 4、档案一词最早出现在“明末清初”，《清太宗皇帝实录》 5、历史上著名的皇家档案库：汉代的石渠阁、兰台、东观、唐代的甲库、明代的后湖黄册库，清代的内阁大库都是著名的皇家档案库。 6、我党最早的档案工作指导性文件：1933年春，由瞿秋白起草、经周恩来审阅的《文件处置办法》。 7、1954年11月8日，第一届全国人大常委会第二次会议，根据总理周恩来提议，批准国务院设立直属机构——国家档案局。 8、1952年，中央办公厅、中组部和中宣部委托中国人民大学举办档案专修班，新中国档案高等教育的发端。

第二部分 公文管理 一、公文的概念、分类及常用公文文种 二、公文的格式与稿本 三、公文处理

一、公文的概念、分类及常用公文文种 公文 文书 文件 　一、公文的概念、分类及常用公文文种 公文，即公务文书,是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。 (一)公文是由法定作者制成的 (二)公文具有法定的权威和特定的效用 (三)公文具有法定的规范体式 (四)公文具有规定的处理程序 (五)公文与文件、文书的联系与区别 联 系 区 别 公文 从属性、文体、形成作者、形成领域、形成目的、内涵上讲，三者没有本质区别，都是同一事物 专指国家机关和其他社会组织在公务活动中形成的文件材料 文书 是所有文件材料的总称，包括公务文书(公文)和私人文书两大类。 文件 不仅包容了文书和公文的内容,有以文字方式记录在纸张上的书面文件，也包括以录音、录像等技术方式记录在非纸质载体上的其他文件

公文的分类（P44） 从公文的形成与使用范围上划分，公文可分为通用公文与专用公文两大类。 从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种 从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类。 在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种。

常用公文文种 国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起正式实施，《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定行政机关的公文种类主要有13种 中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）规定：中国共产党公文文种14种

法定文件的种类 党的机关《条例》（14种） 决议、决定、指示、意见、通知、 通报、公报、报告、请示、批复、 条例、规定、函、会议纪要。 命令（令）、决定、公告、通告、 通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要。 行政机关《办法》（13种）

《国家行政机关公文处理办法》（国发）〔2000〕23号 国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见 1.上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 2.公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 3.公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。 4.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 5.公文中数字的使用，除成文日期、部分结构层次序数及作为词素的数字需使用汉字外，一般为阿拉伯数字。

二、公文的格式与稿本 2000年国务院发布《国家行政机关公文处理办法》和1999年国家质量监督局发布的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704--1999）（链接） 1.眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。 2.主体：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。 3.版记：置于主题词以下的各要素统称版记。

公文尺寸 公文用纸：A4 210×297(mm) 版心规格：156×225（mm） 天头：37±1（mm） 地脚：35±1（mm）

公文的排列型式（一）

公文的排列型式（二）

公文的排列型式（三） 公文的特定格式 1.信函式格式 2.命令式格式 3.会议纪要格式

公文的表格 横排的A4表格： 对横盘的A4纸型表格，将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置入表的左上角。单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文的稿本（P54） (一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰写人员根据机关发文意图而草拟的公文未定稿。 (二)定稿：即已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发或经过会议讨论通过(批准)的最后完成稿。 (三)正本：即向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。 (四)存本：即与公文正本同时印制的印刷本或依照正本复制的标准样本。 (五)副本：即公文正本的复制本或与正本同时印制的重份公文。

三、公文处理 公文处理工作内容（P56） 内容包括∶公文办理和公文管理两大项，公文办理是公文处理的前期工作。 (一)发文的办理：包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。 (二)收文的办理：包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。（P61承办） (三)公文材料的日常收集管理与提供利用服务。 (四)公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清退。 (五)其他各种有关公文处理的事务。

第三部分： 档案管理

一、档案的收集 1、收集工作内容：档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。 主要包括三个方面： 一是对本机关需要归档档案的接收工作； 二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作； 三是对历史档案的接收和征集工作。 2、收集工作重要性：文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础；收集工作质量决定档案工作的质量。 3、如何做好收集工作

二、档案的整理 充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管利用。 1、整理工作原则（P86）：

三、档案的鉴定 1.文书档案鉴定工作的内容 基本内容包括：制定文书档案价值鉴定的标准和编制文书档案保管期限表；鉴别文书档案的保存价值并确定其保管期限；剔除无保存价值的档案予以销毁或做相应处理。 2.文书档案鉴定工作的原则 从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案酌价值。 3.文书档案价值鉴定的标准 (1)档案的来源标准(2)档案的内容标准(3)档案的形式特征标准(4)相对价值标准(5)效益标准 4.档案的销毁： (1)有鉴定工作制度标准化文件（2）成立鉴定小组（3）编制销毁清册和报告（4）履行审批手续（5）实行监销制度

四、档案的保管 1.档案保管的“九防” 防光、防尘、防水、防火、防盗、防有害气体、防害虫、防潮水、防辐射、防磁。 2.档案保管的物质条件 （1）库房选址（2）装具和设备 3.库房保管的物质条件 正常的库房：温度14—24度，湿度45%-60%；底片库13-15度，湿度35—45%。

五、档案的统计 (一)档案统计工作体系 我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次：1．全国2．专业系统3．地方4．档案馆、室(包括各专门档案室)档案工作情况统计。 (二)档案统计的内容 1．档案数量的统计。 2．档案业务管理工作质量的统计。 3．档案开发利用工作情况的统计。 4．档案工作条件的统计。 (三)《全国档案事业统计年报制度》主要内容和填写注意事项 1．填报范围2．主要内容 3．注意事项(1)统计数据要真实(2)统计数据要准确(3)填写要符合要求

六、档案提供利用 含义：档案利用工作，是档案部门通过一定的方式与方法，将档案工作信息直接或者间接地提供给利用者，为利用者服务的一项业务工作。 （一）档案利用工作的含义、意义和要求 含义：档案利用工作，是档案部门通过一定的方式与方法，将档案工作信息直接或者间接地提供给利用者，为利用者服务的一项业务工作。 档案利用工作的意义和要求 1.提供利用是档案工作的根本日的 2.利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响 （二）档案利用的途径与方式： 档案利用的基本途径，主要包括：一是提供档案原件。二是提供档案复制品。三是提供档案信息加工品。 利用效果登记簿 查阅档案登记簿 主要有以下十种方式 开设阅览室 档案外借 制发档案复制本 出具档案证明 提供咨询服务 印发档案目录 编写档案参考资料 举办档案展览 创建爱国主义教育基地 档案信息上网 电子档案利用

（三）举办档案展览创建爱国主义教育基地 1、档案展览的作用和办展工作的基本程序 1）举办档案展览是普及档案知识，宣传档案工作重要意义的一种很好的形式 2）举办档案展览属于社会教育工作 3）举办档案展览是培养社会公众档案意识的有效手段，可以广泛发挥档案的作用 4）举办档案展览的基本程序 2、举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作的意义 1）举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作，是党和政府在新的历史时期对档案馆工作提出的新要求 2）举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作，是由档案的特点和档案馆的工作性质决定的一项重要工作 3）举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作，会整体带动档案馆工作 3、举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作的方式方法 1）突出本馆特色，办好基本陈列展览 2）配合形势需要，办好专题展览 3）抓住青少年的兴趣特点，举办形式多样的活动 4）展览搬出档案馆，巡回展出 5）利用大众媒介，扩大展览教育活动覆盖面

（四）开放档案（P202） 1、开放档案的含义 开放档案．是指档案馆对其所保存的档案，除了按照国家有关保密的规定和其他有关规定需要保密或者需要控制利用的外，均须根据不同情况，分期分批地向社会开放，各机关、团体、企业事业单位和公民，根据工作、生产、建设、科学研究等方面的需要，只要履行一定手续，即可利用已开放的档案。 《档案法》：国家档案馆保管的档案，一般自形成之日起满三十年向社会开放。 2、开放档案的意义 1）开放档案是现代社会公民民主权利的具体体现 2）开放档案是现代档案馆自身发展的一项重大措施 3）开放档案可以促进档案馆的各项业务建设 3、开放档案的要求和措施 1）正确处理档案开放与控制的关系，明确开放档案的具体范围 2）做好基础工作，为开放档案创造必要条件（基础工作建设；降密、解密；编制检索工具） 3）建立健全开放档案的利用管理制度 4）通过多种形式加强开放档案的利用服务工作 5）做好开放档案的公布工作 6）加强档案宣传，增强社会档案意识

七、档案的编研（P194） （一）大事记 几种常见编研材料： 1.就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料 2.大事记的体例和结构 大事记一般采用编年体，以年月为经，以事实为纬，将大事条目按时问顺序排列，以便反映同时期中大事之间的联系。 1）题名 2）编辑说明 3）序言 4）目录 5）正文 6）按语和注释 7）附录 3.大事记正文：1）大事记述；2）大事时间 4.大事记的编写要求 1）观点正确，用材真实；2）大事突出，要事不漏，小事不要；3）系统条理，简明扼要；4）大事记叙一般不加评述，观点寓于条文之中；5）收集材料尽量广泛，所用材料要经过严格挑选，去粗取精，去伪存真；6）材料来源一般注明出处；7）建立大事记录制度。

（二）组织沿革（P196） 是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制情况的一种编研材料。 （三）全宗指南（P197） 1.概念： 是以文章的叙述形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。 2.内容： 第一、立档单位和全宗的历史概况；第二、全宗内档案内容和成分的介绍；第三、全宗指南的辅助材料。 （四）统计数字汇集 （五）专题概要 （六）会议简介 （七）图集 （八）手册 （九）年鉴

第四部分　声像档案管理

一、声像档案的概念和特点 (一)声像档案的概念 声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。 (二)声像档案的特点 1．直观的形象性 2．收集、保管的特殊性 3．是其他载体档案的必要补充

二、声像材料的收集归档 (一)声像材料的收集工作 将分散在各部门、个人手中的具有保存价值的声像材料，收集、集中到档案馆、室，实行统一管理，是声像档案管理的首要工作环节。 (二)声像材料的归档制度 1．声像材料的归档范围 声像材料的归档，也要强谓“以我为主”即本单位形成的并反映本单位工作活动的声像材料，是归档的重点。 2．声像材料的归档时间 “两段式归档对间”。一是声像材料要随时归档，。二是部分声像材料年终归档 3．声像材料的归档要求 (1)归档的声像材料应力求是原底片、原件(原声磁带)。要尽量避免复制版或复制件。 (2)归档的声像材料要齐全完整、照片归档时，应同时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时，也要附有简要的文字说明。 (3)对归档的声像材料要进行选择和鉴别。

三、声像档案的整理、鉴定和编目 (一)照片档案的整理、鉴定、编目 照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备 1．照片档案的结构 传统的照片档案是由底片、照片及文字说明构成的。 2．照片档案的整理 照片档案的整理，要符合国家标准《照片档案管理规范》(GB／T1182—89)的要求，即应有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务。 (1)底片的整理方法、要求 对照片档案整理，首先要进行底片的整理，整理时要注意一个全宗的底片要单独整理，不要分散。不同全宗的底片不要混杂。 ①底片分类②底片排列、编号③底片装袋插册④填写底片册芯页 (2)照片的整理方法、要求 ①照片的分类、组卷②照片排列③照片编号④填写照片说明⑤填写照片册卷内目录

照片档案卷内目录 照片号 照片题名 拍摄时间 照片所 在页号 底片所在卷号底片号 备注 1—8 ××局2000年工作会议的照片 2000.5.8 1—3 2 181—188 9—12 ××局如开××研讨会的照片 2000.7.16 4—5 189--192 13--20 ××局召开双先表彰会的照片 2000.10.20 6—8 193—206

(3)特殊规格的照片整理方法 这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这些照片的整理要注意从实际出发，一般方法是： ①小于照片册芯页的照片(约8－10寸)，可采用空白芯页插放。并以每张为单元填写文字说明。 ②超大，超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字说明。 3．照片档案的鉴定 (1)照片档案的保管期限 在同一活动中形成的照片档案与纸质载体档案，其保管期限应是一致的，因此，某些照片档案的保管期限可以参考与之有密切联系的纸质载体档案的保管期限，加以确定。 (2)照片档案价值的鉴定方法 ①照片的形成年代②照片反映的内容③照片的制成材料和技术质量 4．照片档案案卷目录的编制

案卷号 案卷题名 起止年月 照片张数 期限 备注 档案 室编 馆编 1 黑龙江省××局1991年－1992年召开的各类会议的照片 1991.1－1992.10 68 永久 会议类 2 黑龙江省××局1993年召开的工作会议、东北协作会议的照片 1993.1－ 1993.12 59

(二)录音录像档案的整理、编目 录音、录像档案是指用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录下声音和图像的一种特殊载体的档案。主要有：唱片档案、磁带录音档案、磁带录像档案、非磁带录像档案等。 1．录音、录像档案的整理 (1)分类：在各档案室中，录音和录像档案由于记录形式不同、规格不同，首先要分为录音档案、录像档案两类，不能混杂。 (2)编号：录音录像档案是以盘或盒为保管单位的，编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。 (3)文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应作必要的登记并辅以文字材料。主要是记录磁带形成单位、形成时间、内容、节目时间、盘数、技术质量、摄录人员，检查人员等。 文字材料是指反映磁带内容的文字稿、解说词等。在进行整理时可参考登记的内容，填写标签，放入录音、录像档案的盒内，以便查阅、使用。 2．录音、录像档案的编目 对整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。

四、声像档案的保管和保护 1．照片档案的保管、保护 (1)在照片档案入库前，档案人员应对照片、底片进行认真细致的检查，防止受污染的照片、底片入库。 (2)档案人员在接触底片时，应戴上洁净的手套，防止汗渍污染底片。 (3)感光材料属易燃材料，因此保存照片档案的库房要干燥、凉爽、严禁烟火，并且防光、防尘。应有专门的档案柜存放照片档案。 (4)选择和使用规范的照片档案装具。社会上许多相册是不利于照片档案管理的，在照片档案保管中，要选择档案行政管理机关推荐使用的照片册和底片册。照片册和底片册的存放要采用立放形式。 (5)档案馆、室应建立照片档案定期检查制度，发现问题及时解决。 2．录音录像档案的保管、保护。 (1)库房要保持适宜的温、湿度 (2)磁带应竖放，卷绕平整，防止带体损坏。 (3)防尘、防光 (4)防磁 (5)加强定期复制、转绕