档案馆室工作基础 吴江市档案局 俞伟峰 2010-8-18

是 非 题 1）档案工作不是每个单位的主要工作，所以档案工作相对而言也不太重要，自然也不会引起领导的充分重视。 2）档案人员上岗资格培训的主要目的是让受训人员掌握一定的档案管理理论和基本操作技能。 3）有些单位办公室工作繁忙，而且档案业务量也大，就出点钱请几个退休同志或有经验的同志来帮忙，这样档案工作质量高，也省事，领导也同意出这个钱，何乐而不为。 4）美女做档案员的单位，档案工作水平相对高一点。 5）档案工作的关键是如何在一个单位内部建立一套科学流程，健全一套合理的档案管理制度。 6）现在档案信息化的要求很高，对于档案全文数字化工作，我们可以请专业数字化公司做，这样，既符合标准也省力。 7）一个单位档案工作水平高不高，主要还看专职档案员的业务素质和工作态度。 8）单位的档案工作等级达省级标准容易，要保持标准、抓好长效管理难。 9）一个单位的文书档案可由办公室管，会计档案由财会部门管，产品档案由生产部门管，基建档案由基建项目部管，设备档案由后勤保障部门管，这样的模式比较合理。 10）档案工作很清闲，这个岗位在许多单位都有人瞄着。

一、档案室工作的具体内容 1、起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度。 2、负责对本单位所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导。 3、对本单位文件材料的形成、积累和归档工作进行业务监督和指导。 4、组织开展本单位档案网络人员的业务培训、协作交流以及检查评比、等级测评等。 5、本单位档案的管理： 1）、收集 2）、整理 3）、鉴定 4）、保管 5）、统计 6）、利用 7）、移交

二、档案管理制度 1、档案工作人员岗位责任制度（分管领导、专职档案员、兼职档案员）：职责、权限、任务、考核和奖惩措施等。 2、立卷归档制度（归档时间、要求、手续、范围等） 3、保管制度（安全、保护等） 4、保密制度（保密要求） 5、利用制度（利用方式、要求、批准手续） 6、鉴定制度（鉴定标准、规定、销毁手续等） 7、移交制度（移交手续、移交时间等） 8、收集制度（因地制宜，切实高效） 针对性、实用性、灵活性、长效性

三、收集工作 1、重要性：（基础、起点、工作的物质对象） 2、要求： A、齐全、完整 B、规范、标准 C、及时、安全 3、收集的好办法，好制度（制度化）

文件材料收集归档好方法、好措施 为了促进机关文件材料的收集工作，集思广益，吴江市档案局于去年十月在市镇机关中开展了一次文件材料收集好方法、好措施评比的活动，各单位的档案人员积极参与，总结上报了很多好经验，现将其中部分好方法、好措施整理如下，以供各单位参考。 1、用制度、措施保证文件材料的齐全、完整，并列入工作人员年终考核。 2、在局域网上专辟档案工作一栏，宣传档案工作，并及时公布文件材料收集移交情况。 3、建立归档材料“移交周”制度。机关单位可确定每年的三月、六月的第一周为本单位的文件材料“移交周”，逐步树立工作人员的“移交”意识。 4、档案人员主动参与中心工作，做好日常收集。如会议材料、重大活动、台帐材料等，会议、活动一结束材料即及时收集齐全，并收集好电子文件，以备数字化挂接。对照片、报道也要收集 5、按机构收集材料，强调部门负责制。列出归档范围，注意平时积累，通过文件材料的收集整理，来体现部门一年来的工作成效。及时通报各部门的收集情况，进行适当的表扬或奖励。并做好文件材料移交手续。 6、把好用印关。登记好用印情况，有关合同、协议、上报材料、重要材料用印时就要备份及时归档。 7、在每位工作人员的电脑桌面上建立一个名为“归档文件”的文件夹，凡有保存价值的电子文件要求工作人员及时放入文件夹，年底档案员及时上门下载归档。 8、规范各职能科室的收文登记，收到任何纸质或电子文件交办公室做好登记，把好收文关。

9、年初根据上一年工作总结填写文件材料催讨表，然后到各科室了解上年度产生了哪些文件材料，在催讨表中进行补充。 10、事件发生初就要向当事人布置立卷任务，明确归档范围、时限等要求，加强事中监督，事毕及时索要材料。 11、在档案收集工作中要做到“四勤”，即眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。眼勤：勤于捕捉本单位的各种信息。嘴勤：勤与各部门联系，了解各部门工作情况。手勤：勤为各部门做好力所能及的服务工作。腿勤：勤跑各部门，收集产生的文件材料。 12、归档时限适度提前，有条件的可每月向各科室收集材料，包括文字、照片、视频、实物等不同门类的资料，并进行分类归档，以便于年终的档案整理。 13、促进信息化建设，在办公自动化过程中即时收集归档。节省人力物力，提高效率。 14、要求各部门科室专门指定文件柜和档案盒来存放本年度需归档的文件材料，并要让科室每位工作人员都知晓，一旦产生须归档的材料应及时存放到指定地点。 15、加强对“白头”文件的管理。 16、实行常规收集、突击收集和定期收集相结合的方法。 17、每年组织一到二次兼职档案员活动开展业务学习、工作布置、人际沟通以及文艺活动，以此激励档案员的工作热情。 18、每年发放“年度新增文件材料调查表”根据反馈信息加以汇总，及时更新《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，及时将新表公布，发放到各科室。 （吴江市档案局业务指导科）

四、档案分类方案 档案分类方案是简要叙述档案分类原则层次和纲目条款的文字材料。（应涵盖单位各门类、载体的全部档案，一般不宜经常变化，但可根据实际情况进行局部调整）

XX单位 档案分类方案（表） 室藏档案 文书档案 业务档案（专业） 科技档案 会计档案 特殊载体档案 XXX 办公室 业务科 …… XXX 基建档案 设备档案 产品档案 …… 经费 工会 食堂 XXX 光盘 实物 XXX 凭证 帐册 报表 XXX

吴江市市基层水利站档案分类方案 为加强镇水利站档案管理工作，促进档案管理规范化、标准化、制度化，更好地为水利事业和社会各方面服务，根据《中中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和水利系统档案工作的有关规定，各镇水利站形成的各种门类和载体的档案应实行集中统一管理，各项体制、制度及组织机构按机关事业单位档案管理规范执行，文件材料归档范围及档案分类方案保管期限统一规定如下： 分类方案： 一、按照内容和载体不同，分类方案如下： 1、文书档案按年度——问题分类 2、科技档案 ⑴基建档案，按工程项目分类 ⑵设备档案，按设备种类、型号分类 3、会计档案，按核算单位——年度——形式分类 4、特殊载体档案按年度——载体类型分类

二、归档范围和保管期限表 档案门类 类目 归 档 范 围 及 名 称 保管期限 文书档案 党群工作 1、本站党支部工作总结、计划、台帐、会议记录、年报 永久 2、上级对本站党组织机构、人员的任命批复 3、上级对本站党支部、党员的奖惩决定、审批表 4、上级关于组织建设、党员干部管理、精神文明建设方面有关通知 10年 5、本站团支部、工会工作总结、计划、台帐、年报、花名册 6、上级关于开展团组织、工会工作的有通知、意见等 行政工作 1、本站年度工作计划、总结、大事记、会议记录 2、本站召开的各种会议、讲话材料 30年 3、本站机构设置、启用印章、干部任免的材料 4、本站各类统计年报、干部职工花名册 5、本站干部职工的各类奖惩材料 6、本站干部职工工资转移证、行政关系介绍信，职工录用、转正、定级、退休、职称、复转材料 7、本站关于综合治理、文明单位创建、计生、教育方面的材料 8、本站简讯及在各类报刊杂志、简讯上的文章 9、本站制定的各项规章制度 10、本站后勤、福利、接待工作材料 11、本站关于财务管理、经费请示、分配、下拨、各类费用收取等方面的材料 12、上级关于行政管理方面普发性且需参考执行的政策性文件

同一核算单位内的各类凭证、账册、报表及其它移交清册、销毁清册等 档案 门类 类 目 归档范围及名称 保管 期限 文 书 档 案 业 务 工 作 1、本站有关本地区防洪工作的评估、设计、规划、总结、情况汇报 30年 2、本站有关水利工程、防洪工程、农村灌溉工程方面工程规划及质量管理材料 3、本站水资源收费管理材料 4、本站有关下属排涝站、泵站的管理材料 5、上级有关防洪、水利工程建设、水资源收费方面的规定、通知、意见等 10年 科 技 基 建 ⒈同一工程内，包括工程的前期勘探、测绘、审批、设计，以及工程施工、监理、竣工验收和工程创优的全过程文件材料 永久 ⒉ ⒊办公生活用房 设备 按设备购置的先后顺序归档，包括设备购置随机材料（说明书、保修卡等），安装调试运行、维护修理的全过程材料 会 计 凭证 同一核算单位内的各类凭证、账册、报表及其它移交清册、销毁清册等 按会计 档案管 理规定 的期限 执行 帐册 报表 其它 特 殊 载 体 光盘 照片 录音 录像 证书 奖状 实物

三、整理方法 依照档案部门有关业务建设规范，本站各类档案实行统一整理编目，固定次序，便于科学管理和交流。 1、文书档案： 按照《吴江市归档文件整理规则》有关规定整理。同一年度内按问题—保管期限分别编件号。 2、科技档案： 基建档案以一个项目为一个保管单位，一个项目的档案立一卷或数卷。案卷排列按照工程项目竣工时间先后为序。同一项目，文字材料在前，科技图纸在后。 设备档案为同机装一盒或数盒，一盒编一号，按购进时间先后编案卷号。 3、会计档案： 按核算单位整理，同一核算单位内，在同一年度内，按凭证—账册—报表的顺序连续编流水号。 4、特殊载体档案： 光盘以张为保管单位，按形成时间排列，跨年度大流水编号。 照片档案以形成先后顺序装册，以册为保管单位，跨年度大流水编号。 录音录像以盒为保管单位，按形成时间排列，跨年度大流水编号。 奖状、证书等实物档案，标签贴于背面，跨年度大流水编号。

五、《归档范围和保管期限表》 ㈠国家档案局第8号令 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 ㈡归档案范围也是我们们收集的依据。 ㈢保管期限表也是确定档案保管期限的直接依据，是档案鉴定的实际标准。

六、利用工作 １、根本目的 ２、利用方式 ⑴被动利用：借阅、电话咨询等 ⑵主动利用（为主）：汇编材料《大事记》、《组织沿革》、《专题编研》等 ３、检索工具 （档案管理系统软件）

七、档案人员的责任心 ㈠工作态度的重要性 ㈡工作方式的灵活性

八、档案工作等级测评 ㈠ 《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》及《测评细则》、《测评规程》 （吴江档案信息网站上有） ㈠　《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》及《测评细则》、《测评规程》 （吴江档案信息网站上有） ㈡　这也是目前为止提高我们各单位档案管理水平的最有效的手段之一。 通过测评活动，可以建立健全我们单位和各项档管理制度；清理我们对档案工作欠下的旧账，抢救一些珍贵资料；固化我们档案工作的流程；提高全体人员的档案意识，从而大大提高我们档案管理的水平乃至整体工作的效率。

欢迎参观 九、吴江市档案馆情况介绍 1）国家一级档案馆 2）馆藏17余万卷档案、资料，可以说吴江档案馆是保存吴江历史的基地。 3）大量史料陈列展览。 欢迎参观