人事档案管理 冯荣珍

第一章 档案概论 课程导入

2002年，欧盟打火机制造商联合会向欧盟委员会提出反倾销 申诉，指控中国生产的一次性燃气打火机在欧洲市场上倾销。当 年6月27日，欧盟宣布对产自中国的打火机进行反倾销立案。得 知此消息后，浙江温州、宁波等地的打火机生产企业在有关部门 和行业协会的组织下准备应诉，并向欧盟申请市场经济地位和提 出“产业无损害抗辩”。应诉中的关键环节是提供公司生产、内销、 外销、财务等各方面的材料和原始单据，以及经营过程中的合同、 协议、企业章程、董事会决议记录等，更重要的是还要提供近三 年来的财务报表和审计报告等一套完整的档案材料。由于这些应 诉企业平时注重生产、销售和经营管理等方面档案的收集和管理 工作，因此，所需要的档案齐全、证据充足。于是，经过应诉企 业、代理律师等长达15个月的工作，2003年9月，在针对中国产 品的众多反倾销调查案中，一次性打火机生产企业的应诉取得了 胜利，成为中国企业反倾销应诉史上的标志性事件。

案例告诉我们：企业在生产和经营活动中形成的各种档案具有重要的作用，有时档案是否完整甚至关系到企业能否生存和发展。并且，在一个单位仅有档案是不够的，有效的档案管理工作才是档案充分发挥作用的前提。档案管理工作是指对于处理完毕并具有保存价值的各种文件实体及信息进行收集、整合、鉴定、保管、开发和提供利用的一系列业务活动。在现代社会，档案不仅是各类单位在行政管理、产品研发、生产和销售、经营管理等活动中必然会形成的资源，而且又是一个单位管理创新、技术创新和提高竞争力的一种重要的信息资源。因此，档案管理成为各单位的一项必不可少的、具有较强专业性的管理工作。

省属高校毕业生小李去年在武汉找到了工作，但经过半年多的摸索，最近他选择了跳槽，在杭州找到了自己满意的工作。这本该是件高兴的事情，但他还没来得及高兴，麻烦事又找上了门：新单位需要进行人事档案管理，本以为毕业后人事档案会自动转移的小李发现，自己的档案已不知去向。

案例告诉我们：人事档案，浓缩了我们的人生经历，伴随我们一起“成长”，理应得到尊重和重视。不过，有些人却不这么认为，他们小看了人事档案，处理得不好，最终给自己带来不必要的麻烦。

环节一：档案起源 国家——文字——档案 文字——国家——档案 结绳记事 刻契记事 文字——档案——国家 ——有条理的档案 原始图画 结绳、刻契 ——档案——文字 ——国家 ——有条理的档案

结绳记事

云南省档案馆收藏的东巴文档案

环节二：档案沿革

（一） 载 体 沿 革 甲骨档案 电子档案 金石档案 声像档案 纸质 档案 简牍档案 缣帛档案

甲骨档案 “甲骨文”是指龟甲和兽骨上的文字。甲骨档案，商代较多。图为河南安阳殷墟出土的甲骨档案 。

甲骨档案

金石档案 　　 “金”是指商末周初出现的青铜器，“石”是指周代出现的石刻。商末周初，统治阶级把重要文件和重大事项，如法律、契约、册封、赏赐等铸刻在青铜器上，后来又刻写在石器或石板上保存起来，这就形成后世所称的金石档案。如“毛公鼎”、“泰山石刻”等。

毛公鼎铭文

毛公鼎为西周晚期的宣王时期器物。清道光末年于陕西岐山出土的重器,其铭文长达四百九十七字，为皇皇钜制，被誉为“抵得一篇尚书”。其内容是周王为中兴周室，革除积弊，策命重臣毛公，要他忠心辅佐周王，以免遭丧国之祸，并赐给他大量物品，毛公为感谢周王，特铸鼎记其事。其书法是成熟的西周金文风格，奇逸飞动，气象浑穆笔意圆劲茂隽 ，结体方长，较散氏盘稍端整。     毛公鼎通高近54厘米，重34.5公斤，大口圆腹，口沿上耸立着两只高大的耳朵，半球状深腹，腹下三只兽蹄形足敦实有力，整个造型浑厚而凝重，饰纹也十分简洁有力、古雅朴素，标志着西周晚期，青铜器已经从浓重的神秘色彩中摆脱出来，淡化了宗教意识而增强了生活气息。毛公鼎内腹部的499个字铭文，是迄今为止西周青铜器上最长的铭文.

大盂鼎 大 克 鼎

泰山石刻

简牍档案 简椟档案是指以竹片和木片(椟)为载体的档案。

简 牍 档 案 中国古代以竹木为载体的公私文书。简指竹片，称竹简；牍指木片，称木牍、木札、木简。两者又可通称为简。形状狭长，稍宽的木简又称为方。中国古代纸张出现以前，简牍曾是一种主要的书写材料，最早约产生于先秦，历经春秋战国、秦汉，直至东晋末年（5世纪初）纸张普遍应用后才基本绝迹 。

缣帛档案 缣帛为丝织品，秦汉以后渐多。 将文字写在缣帛上，这是正式的文书籍之一

中国古代以丝织物为载体的公私文书。缣帛是古代丝织品的通称。缣帛质地优良、柔软轻便、幅面宽广，宜于绘画书写，所以春秋时已用作书写材料。缣帛档案最早发现于1942年被盗掘的长沙战国楚坟墓，既有文字，又有图画，但原件已流失国外 . 缣帛档案

纸质档案 唐 律 残 片

周恩来手迹

音（声）像档案 音像档案是指以照片、录音带、唱片、录像带、电影片等为载体的档案。它的特点是真实、形象、生动、直观。 100年前温州的城市格局（1906年）

朱自清故居

耳坠、长指甲、斜襟白褂、束脚裤子，三寸金莲，清朝末年的时尚老太。 折扇、鸟笼、对襟短褂、平底布鞋，这是20世纪30年代的时尚。

半袖旗袍、齐耳短发，20世纪30年代城市少妇时尚服饰。 20世纪40年代新潮男子

七十年代末，高跟皮凉鞋，肩挎皮包，身着连衣裙的时尚青年 60年代的红色时尚 20世纪 80年代青年的喇叭裤

。 1945年8月28日，毛泽东、周恩来在重庆机场。

邓小平、王震1986年在桂林游览

解放石家庄

声像档案

南京大屠杀 日本投降 原子弹

电子档案 电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质的上的档案。目前电子档案所用的特定介质主要有磁盘（硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。 电子档案查询

电子档案 是由数字电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。

系统主界面截图 电子档案柜智能寄存柜

（二）名称的沿革 商：册； 周：中； 秦汉：典籍 ；　 魏晋以后：文书、文案； 唐、宋以来：文卷、案卷、案牍；

“档案”一词，一般认为初见于清代。 释义： 档，《康熙字典》：横木框档。 案，《说文解字》：几属。 由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。

a. 顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。 　　b. 康熙十九年（1680年）“起居注” ：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。” 　　c. 杨宾《柳边纪略》(1707年，康熙四十六年）：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。” 　　d. 郑州大学文博学院王金玉、王永的文章认为，“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期）

相当于中文“档案”一词。 复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。 English 英文archive[`a:kaiv]， n.文件、记录、档案， 相当于中文“档案”一词。 复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。

环节三：档案定义 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。 简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。     

除了以上的表述，还可以有如下表述：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。     为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。      《中华人民共和国档案法》(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正) 所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案定义含义 一、档案来源   从形成者看来源： Ａ.机构 Ｂ.组织 Ｃ.个人

档案是由文书转化而来的。转化条件有三： （一）办理完毕的文件才能成为档案 二、档案形成 档案是由文书转化而来的。转化条件有三：    （一）办理完毕的文件才能成为档案 文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 （二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案 文件是档案的基础，档案是文件的精华。 （三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 文件是档案的因素，档案是文件的组合。

三、档案的形式： 从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。 表达方式基本三种：文字、图像、声音；记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。 从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。 从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。 四、档案内容：  反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是： 1、十分丰富，无所不包 2、原始性

环节四： 档案与相关事物的关系 图书 情报 文物 档案 资料 文献

档案与图书 （1）不同方面 （2） 相似之处 形成目的不同 均以文字记录为主 件册数量不同 属信息资源的范畴 作用不同 可互相转化、互相弥补 保密要求不同 形式不同 （2） 相似之处 均以文字记录为主 属信息资源的范畴 可互相转化、互相弥补

档案和文献 文献的范围更广，含图书、档案、资料。 档案与文物 文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物，大多数文物和档案属于两种不同的事物，有部分文物是重要的历史档案。 档案和文献     文献的范围更广，含图书、档案、资料。 档案与资料 资料一般具有参考性质，可辅助档案，补充档案的不足。

档案与情报 情报的本质属性是： 两者的比较： 情报的根本属性之一是知识。 情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广； 有一定利用价值的知识才具有情报价值。 情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。 两者的比较： 情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广； 另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。

环节五：档案的作用 思考 郭沫若《题赠档案馆》 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 郭沫若《题赠档案馆》 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。  犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。 从郭老这首诗中，你知道档案 的基本作用是什么吗？

档案的基本作用概括为： 凭证作用 参考作用

档案的主要作用     1 、机关工作的查考凭据     2、生产建设的参考依据     3、政治斗争的必要工具     4、科学研究的可靠资料     5、宣传教育的生动素材   6、档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。

思考与练习 1、档案有哪些载体？ 2、如何全面理解档案概念及其涵义？ 3、档案的本质属性是什么？ 4、档案有哪些方面的作用？ 5、档案发挥作用有哪些规律？ 6、国家档案全宗的基本含义与组成是什么？

实训 1.分小组到学校档案室调查档案室的情况； 2.分小组到档案馆去调查档案馆的情况。

再见，谢谢！