第4章 Excel 2003电子表格制作 Microsoft Excel 2003是微软公司推出的一个功能强大的电子表格应用软件，是Office 2003的主要应用程序之一。具有强大的数据计算与分析处理功能，可以把数据用表格及各种统计图、透视图的形式表现出来，使得制作出来的报表图文并茂、信息表达更清晰。因此，它不但可以用于个人、办公等有关的日常事物处理，而且被广泛应用与金融、经济、财会、审计和统计等领域。

4.1 Excel 2003概述 4.2 Excel 2003的基本操作 4.3 格式化工作表 4.4 数 据 清 单

4.1 认识Excel 2003 全选按钮 编辑栏 列标 工作表控制钮 工作表名（标签）栏 活动单元格 行标 工作表编辑区

1. 编辑栏 编辑栏从左向右依次是名称框、工具按钮和编辑区，用于显示或编辑单元格的内容。名称框显示当前单元格的地址（也称单元格的名称），或者在输入公式时用于从其下拉列表中选择常用函数。当在单元格中编辑数据或者公式时 ，名称框右侧的工具按钮区就会出现“撤消”按钮、“输入”按钮和“编辑公式”按钮，分别用于撤消和确认刚才在当前单元格中的操作，及输入和编辑公式。编辑区（或称公式栏区）用于显示当前单元格中的内容，可以直接在此对当前单元格进行输入和编辑操作。

2. 工作表编辑区 工作表编辑区就是Excel 2000窗口中由暗灰线组成的表格区域，由单元格组成，用于存放用户数据，制作表格和编辑数据工作都在这里进行，是基本工作区。 3. 工作表标签 每个工作表都有一个名称，即工作表标签，其初始名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，用鼠标单击标签名可切换到相应的工作表。

4.2 工作簿和工作表基本操作 4.2.1 启动和退出Excel 2003 一、启动 4.2 工作簿和工作表基本操作 4.2.1 启动和退出Excel 2003 一、启动 方法1：单击“开始”按钮，选择“所有程序”>“Microsoft Office”>“Microsoft Office Excel 2003”菜单。 方法2：双击桌面上的Excel 2003图标。 方法3：双击电脑中保存的Excel 2003文档图标。 二、退出 方法1：单击Excel 2003窗口“标题栏”右侧的“关闭”按钮。 方法2：双击Excel 2003窗口标题栏左侧的“控制菜单”图标。 方法3：按下快捷键【Alt+F4】。

4.2.2 工作簿的新建和打开 一、工作簿和工作表 工作簿在Excel中用来保存表格内容的文件，其扩展名为.xls。每一个工作簿可包含若干个工作表，最多可以有255个，当前工作的只有一个，称为活动工作表。 工作表是由行和列组成的一张表格，可以很大，最多可包含65535行和256列。行用数字来表示，列用英文字母表示，开始用一个字母（如A、B、C）表示，超过26列时用两个字母（如AA、AB、…、AZ、BA、BB、…、IV）表示。 二、单元格 是用来存储数据和公式及进行运算的基本单位。Excel用列标和行号表示某个单元格，例如，B3代表第B列第3行单元格；在工作表中，其中有一个黑色的方框包围的单元格，该单元格称为当前单元格或活动单元格。在当前单元格的右下角有一个小黑方块，称为填充柄，通过拖动此填充柄可以自动填充单元格的数据。

2. 新建工作簿 方法1：在启动Excel 2003时会自动创建一个空白工作簿。 2. 新建工作簿 方法1：在启动Excel 2003时会自动创建一个空白工作簿。 方法2：单击“常用”工具栏上的新建按钮，如下图所示，或按【Ctrl+N】组合键 。 方法3：选择“文件”>“新建”菜单，然后单击“新建工作簿”任务窗格中的“空白工作簿”选项，如右图所示。

3. 保存工作簿 方法1：选择“文件”>“保存”菜单，打开“另存为”对话框，选择保存路径和输入文件名，单击“保存”按钮即可，如下图所示。 方法2：按【Ctrl+S】组合键。 方法3：单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。 方法4：如果希望将文件按新名字、新格式或新的位置保存，则应选择“文件”>“另存为”菜单。

4. 打开工作簿 选择“文件”>“打开”菜单，打开“打开”对话框，找到要打开的工作簿，单击“打开”按钮即可，如下图所示。 4. 打开工作簿 选择“文件”>“打开”菜单，打开“打开”对话框，找到要打开的工作簿，单击“打开”按钮即可，如下图所示。 单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。 按【Ctrl+O】组合键。 在文件夹窗口中双击要打开的工作簿文件（扩展名为.xls），系统会自动启动Excel 2003并打开工作簿。 在“文件”菜单底部选择最近打开过的工作簿名称。

5. 新建工作表 单击要在其前面插入工作表的工作表标签，然后选择“插入”>“工作表”菜单 ，新插入的工作表成为当前工作表，如下图所示。

4.2.3 重命名和删除工作表 二、删除工作表 一、重命名工作表 4.2.3 重命名和删除工作表 一、重命名工作表 双击要重命名的工作表标签，输入新工作表名，按【Enter】键，即可完成工作表的重命名，如下图所示。 二、删除工作表 选择要删除的工作表标签，选择“编辑”>“删除工作表”菜单，打开提示对话框，单击“删除”按钮，即可将所选工作表删除。

4.2.4 关闭工作簿 方法1：是单击Excel窗口右上角的“关闭”按钮，如下图所示。 方法2：选择“文件”>“退出”菜单。

4.3 向工作表输入数据 4.3.1 输入单个单元格数据 （1）单击或双击以选择单元格，然后输入数据。也可以在选择单元格后，从编辑栏中输入数据，如右图所示。 （2）输入完成后，按【Enter】键、【Tab】键或用单击编辑栏上的“√”按钮确认输入。 （3）要放弃输入的内容，可单击编辑栏上的“×”按钮或按键盘上的【Esc】键。

4.3.2 自动填充数据 输入有序数据：在同一列或同一行相邻的两个单元格中输入数据，例如在A2、A3单元格中分别输入1001、1002，单击单元格A2，按住鼠标左键向下拖动到A3单元格，将鼠标指针指向选中单元格区域的右下角填充柄，这时鼠标指针变成“+”号，按住鼠标左键向下拖动，到最后一名员工时，松开鼠标左键便可完成有序数据的输入，如下图所示。

输入相同数据：在某个单元格中输入某个数值型数据或字符型数据，然后用鼠标向左或向下拖动单元格填充柄到某个位置，松开鼠标即可快速在多个单元格中输入相同数据。 使用智能标记：完成填充后，单元格区域右下角出现一个智能标记，单击该标记，会出现下图所示的快捷菜单，用户可以根据需要进行设置。例如，选择“复制单元格 ”，则会输入相同数据；选择“以序列方式填充 ”，则输入序列数据。

4.3.3 使用公式 一、认识公式 公式定义：公式是电子表格中进行数值运算的核心，通过公式可以对工作表数值进行加、减、乘、除等运算。如果在公式中使用函数，更可以对数值进行各种复杂的比较、逻辑、会计、金融、统计等运算。 如何使用公式：与普通数据不同，公式都以一个等号“=”作为开头，并且在一个公式中可以包含各种运算符、常量、变量、函数以及单元格引用等。

二、公式中的运算符 文本运算符：文本运算符只有一个“&”，利用“&”可以将文本连接起来，如下图所示。 算术运算符：可以完成基本的数学运算，如加、减、乘、除等。 比较运算符：可以比较两个数值并产生逻辑值，即其值只能是TRUE（真）和FALSE（假）二者之一。 引用运算符：可以将单元格区域合并计算，它包括冒号与逗号。

三、公式中的运算顺序 算术运算符：其优先级是先乘幂运算，再乘、除运算，最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算。 运算符混用：运算次序是：引用运算→算术运算→文本运算→比较运算。如果要改变计算次序，可把公式中要先计算的部分括上圆括号， 例如，（8-3）*8/2^3 = 5*8/2^3= 5*8/8= 40/8= 5。

四、输入公式 输入公式：用户既可以在编辑栏中输入公式，也可以在单元格里直接输入公式。首先输入“=”号，再输入公式内容，如下图所示。 编辑公式：单击公式所在的单元格，公式就显示在编辑栏里，即可在编辑栏里进行编辑。此外，双击公式所在的单元格，也可在当前单元格中编辑公式。

五、复制公式 与输入普通数据一样，可以用拖动的方式将某单元格中的公式复制到其他单元格，从而提高效率，如下图所示。

4.3.4 使用函数 一、认识函数 每个函数由一个函数名和相应的参数组成，参数位于函数名的右侧并用括号括起来，格式为：函数名(参数1,参数2,参数3…)。参数是一个函数用以生成新值或完成运算的信息。大多数参数的数据类型都是确定的，可以是数字、文本、逻辑值、数组、单元格引用或表达式等。例如： =AVERAGE(F2:F7) 表示求F2:F7单元格区域中数字的平均值。

二、输入函数的方法 直接输入法：直接在单元格或编辑栏输入函数。例如：在某单元格输入=sun(F2:F7) ，表示求F2:F7单元格区域中数字的和。 利用“粘贴函数”命令： 选定要输入函数的单元格，选择“插入”>“函数”菜单，打开“插入函数”对话框，选择所需的函数后，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框， 输入函数作用于的单元格区域，单击“确定”按钮，即可完成函数的输入，如下图所示。

4.4 编辑工作表 4.4.1 选择工作表区域 一、选择单元格 直接用鼠标单击单元格。如果要选定的单元格没有显示在窗口中，可以首先通过移动滚动条使其显示在窗口中，然后再选取。

三、选择单元格区域 鼠标拖动选取：用鼠标单击要选取区域左上角的单元格，然后按住鼠标左键不放，拖动光标到需要选取区域的右下角，释放鼠标按钮，如下面左图所示，被选取的区域呈淡蓝色。 鼠标和键盘相结合选取：用鼠标单击区域的左上角单元格，然后按住【Shift】键再单击区域的右下角单元格即可。 选择不相邻的单元格区域：首先利用上面介绍的方法选定第一个单元格区域，然后按住【Ctrl】键选定其他单元格区域，如下面右图所示。

四、快速选择行与列 用户还可在编辑工作表时快速选择一行、一列、多行、多列或整个工作表，如下图所示。

4.4.2 插入或删除行、列或单元格 插入行或列：首先用鼠标选择要插入行或列的单元格，然后选择“插入”>“行”或“列”菜单。 4.4.2 插入或删除行、列或单元格 插入行或列：首先用鼠标选择要插入行或列的单元格，然后选择“插入”>“行”或“列”菜单。 插入单元格，首先选择希望在该位置插入单元格的单元格，然后选择“插入”>“单元格”菜单，打开“插入”对话框，设置好相关选项后，单击“插入”按钮，如下图所示。

删除行和列：选择整行或整列后，选择“编辑”>“删除”菜单。 删除单元格：选定希望删除的单元格或单元格区域，选择“编辑”>“删除”菜单，打开“删除”对话框，选择删除方式后，单击“确定”按钮，如下图所示。

4.4.3 清除单元格 清除单元格格式：选择要清除格式的单元格区域，选择“编辑”>“清除”>“格式”菜单，如下面左两图所示。 4.4.3 清除单元格 清除单元格格式：选择要清除格式的单元格区域，选择“编辑”>“清除”>“格式”菜单，如下面左两图所示。 清除单元格中的数据：选择要清除内容的单元格区域，选择“编辑”>“清除”>“内容”菜单，如下面右两图所示。

4.4.4 移动和复制单元格 一、移动单元格区域 利用鼠标拖动：选定要移动的区域，将鼠标指针移动到选定区域的边框上，当指针变为一个带移动标志的小箭头时，按下鼠标左键并拖动，到指定位置后松开鼠标左键，如下图所示。 利用“剪切”命令：选定要移动的单元格区域，单击常用工具栏上的“剪切”按钮，在目标位置单击，单击常用工具栏上的“粘贴”按钮。

二、复制单元格区域 利用鼠标拖动：选择要复制的单元格区域，将鼠标指针移动到选定区域的边框上，这时指针变为一个带移动标志的小箭头，按下鼠标右键并拖动，到指定位置后松开，此时弹出一个菜单，选择“复制到此位置”项，如下图所示。 利用复制命令：选择要复制的单元格区域，单击鼠标右键，从弹出快捷菜单中选择“复制”项，指定目标位置区域，单击鼠标右键，从弹出快的捷菜单选择“粘贴”项。

4.4.5 撤销与恢复操作 撤销：选择“编辑”>“撤销”菜单，或单击“常用”工具栏上的“撤销”按钮。如一次要撤销多步操作，可重复执行撤销操作，或单击“撤销”按钮旁的箭头，在弹出的下拉列表中选择要撤销的操作。 恢复：恢复操作是撤销操作的逆操作。如要恢复上一步被撤销的操作，选择“编辑”>“恢复”菜单，或单击“常用”工具栏上的“恢复”按钮。如果一次要恢复多步撤销的操作，可重复执行恢复操作，或单击“恢复”按钮旁边的箭头，在弹出的下拉列表中选择所要恢复的操作。

4.5 设置工作表格式 4.5.1 合并单元格 选择要合并的单元格区域，单击格式工具栏上的“合并及居中”按钮即可合并单元格，如下图所示。

4.5.2 设置数据格式 利用工具按钮设置：选择希望设置格式的单元格区域，单击“格式工具栏”中的相应按钮即可，如下图所示。

利用对话框设置：选择需要设置格式的单元格区域，选择“格式”>“单元格”菜单，打开“单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡。先在“分类”列表中选中希望使用的数字格式，然后在右侧出现的选项中对所选格式进行更详细的设置，如下图所示。

4.5.3 设置字体 利用“格式”工具栏：选择要设置的单元格区域，然后利用“格式”工具栏的选项即可设置所选区域的文本，如下面左图所示。 4.5.3 设置字体 利用“格式”工具栏：选择要设置的单元格区域，然后利用“格式”工具栏的选项即可设置所选区域的文本，如下面左图所示。 利用“单元格格式”对话框：打开“单元格格式”对话框，切换到“字体”选项卡，即可设置文本格式，如下面右图所示。

4.5.4 设置数据对齐方式 使用“单元格格式”对话框：打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”选项卡即可进行设置，如下图所示。 4.5.4 设置数据对齐方式 使用“单元格格式”对话框：打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”选项卡即可进行设置，如下图所示。 利用“格式”工具栏：单击“格式”工具栏中的“左对齐”、“居中对齐”、“右对齐”按钮来设置文本的对齐方式，如下图所示。

4.5.5 调整行高和列宽 一、使用鼠标拖动调整 调整单行行高和单列列宽：将鼠标光标放在要调整的行下方，当其变为双线形状时，向下或向上拖动即可，如下图所示。调整列宽的方式与此相同。 调整多行行高和多列列宽：选定要调整的多行或多列，然后将鼠标指向任一选定行的行号下边界上或任一选定列的列标右边界上，此时鼠标指针也变为一个双向箭头形状，按下鼠标左键拖曳即可。

二、使用命令调整 精确调整：选择要调整高度的行，选择“格式”>“行”>“行高”菜单，在打开的“行高”对话框中输入行高值，单击“确定”按钮即可。调整列宽方式与此相似，如下面左两图所示。 其他调整：在“行”、“高”子菜单中，还有“最适合的行高”或“最适合的列宽”、“隐藏”等命令 ，如下面右图所示。可根据需要选择不同的选项。

4.5.6 添加边框 利用“格式”工具栏：选择单元格区域后，单击“格式”工具栏的“边框”按钮即可。单击其旁边的下拉按钮，可以从弹出的列表中选择不同的边框类型，如图下面左图所示。 利用“单元格格式”对话框：打开“单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡。在“样式”列表中选择边框线条样式，在“颜色”下拉列表中选择边框线条颜色，然后单击“外边框”按钮，为表格添加外边框，单击“内部”按钮，为表格添加内边框，如下面右图所示。

4.5.7 添加底纹 利用“格式”工具栏：选定要添加底纹的单元格区域，单击“格式”工具栏“填充颜色”按钮后的下拉按钮，从打开的列表中可以选择一种颜色作为所选单元格区域的颜色，如下面左图所示。 利用“单元格格式”对话框：打开“单元格格式”对话框，切换到“图案”选项卡，在“颜色”列表中选择需要填充的颜色，在“图案”下拉列表中选择需要的图案，单击“确定”按钮即可，如下面右图所示。

4.5.8 使用图片和图形 为美化工作表，可以选择“插入”>“图片”菜单插入图片，还可以利用“绘图”工具栏绘制各种自选图形。这方面的操作同Word相似

4.6 管理工作表 4.6.1 选择工作表 选取相邻工作表：单击第一张工作表标签，然后按住【Shift】键并单击最后一张工作表的标签，如下面左图所示。 选取不相邻的工作表：单击第一个工作表的标签，然后按住【Ctrl】键再单击不相邻的工作表标签，如下面中图所示。 选取全部工作表：右击任意一个工作表标签，然后在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”项。

4.6.2 移动和复制工作表 一、在同一个工作簿中移动和复制工作表 4.6.2 移动和复制工作表 一、在同一个工作簿中移动和复制工作表 移动：选择要移动的工作表，按下鼠标左键并拖动，到所需位置后松开鼠标，即可将所选工作表移动到新位置，如下图所示。 复制：在拖动的同时按住【Ctrl】键，将复制工作表。

二、在不同的工作簿之间移动和复制工作表 移动：打开用于接收工作表的工作簿，选择要移动或复制的工作表，然后选择“编辑”>“移动或复制工作表”菜单，打开“移动或复制工作表”对话框，在“工作簿” 下拉列表框中选择要移至的工作簿，在“下列选定工作表之前”列表框中选择工作表在新工作簿中的位置，最后单击“确定”按钮即可，如下图所示。 复制： 在“移动或复制工作表”对话框中选中“建立副本”复选框。

4.7 保护工作簿和工作表 4.7.1 保护工作簿 保护的目的：防止别人删除工作簿中的工作表或更改工作表名。此外，当隐藏工作表后，如果设置了工作簿保护，则会无法取消工作表的隐藏。 保护工作簿：选择“工具”>“保护”>“保护工作簿”菜单，打开“保护工作簿”对话框，输入密码，单击“确定”按钮，再次输入并确认即可，如右图所示。 取消保护：选择“工具”>“保护”>“撤销工作簿保护”菜单，打开“撤销工作簿保护”对话框，在“密码”框中输入保护时的密码，单击“确定”按钮即可。

4.7.2 保护工作表 保护目的：防止工作表中的数据不被修改。 4.7.2 保护工作表 保护目的：防止工作表中的数据不被修改。 保护工作表：选中要保护的工作表，选择“工具”>“保护”>“保护工作表”菜单，打开“保护工作表”对话框；输入密码，并在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择允许操作的选项，然后单击“确定”按钮，再次输入密码并确认即可，如下图所示。 取消保护，选择“工具”>“保护”>“撤销工作表保护”菜单，打开“撤销工作表保护”对话框，在“密码”框中输入保护时的密码，单击“确定”按钮。

4.8 建立数据清单 4.8.1 认识数据清单 定义：数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，它与数据库之间的差异不大，只是范围更广。当对工作表中的数据进行排序、分类汇总等操作时，Excel会将数据清单看成是数据库来处理。 组成：数据清单中包含两个重要元素：字段和记录。字段，即工作表中的列，每一列中包含一种信息类型。记录，即工作表中的行，每一行都包含着相关的信息，如下图所示。

4.8.2 建立数据清单 输入字段：首先在工作表的首行依次输入数据清单的各个主要字段，如下面左图所示。 4.8.2 建立数据清单 输入字段：首先在工作表的首行依次输入数据清单的各个主要字段，如下面左图所示。 输入记录：有两种方法，一种是直接在单元格内输入数据；另一种是 选择“数据”>“记录单”菜单，利用“记录单”对话框输入，如下面中图和右图所示。

4.8.3 管理数据清单 利用单元格编辑：直接在单元格中对其进行编辑。 4.8.3 管理数据清单 利用单元格编辑：直接在单元格中对其进行编辑。 在记录单中进行编辑：在要修改的数据清单中单击任一单元格，选择“数据”>“记录单”菜单项，在打开的记录单中查看和修改数据清单，例如查找记录、添加记录、删除记录等，如下图所示。

4.9 数据的排序 升序：先在需要排序的数据列中，单击任一单元格，然后单击“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，会按字母表顺序、数据由小到大、日期由前到后排序，如下图所示。 降序：单击“降序排序”按钮，会按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由后到前排序。 4.9.1 单列排序

4.9.2 多列排序 单击任一单元格，选择“数据”>“排序”菜单，打开“排序”对话框，分别在“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”框中选择需要的字段名和排序次序，单击“确定”按钮，如下图所示。