第四章 Excel2003电子表格处理软件

第4章 Excel 200电子表格处理软件 4.1 Excel 2003概述 4.2 工作簿的创建和保存 4.3 数据输入 4.2 工作簿的创建和保存 4.3 数据输入 4.4 工作表的管理和编辑 4.5 编辑单元格 4.6 工作表计算 4.7　　数据管理与分析 4.8　　数据图表 4.9　　打印工作表

教学目标 ► 掌握Excel 2003的启动和退出，了解Excel 2003的窗口界面 ► 理解工作簿、工作表和单元格的概念 ► 掌握工作表、单元格的编辑和格式化 ► 掌握公式和常用函数的使用 ► 理解数据清单的概念，掌握数据的排序和筛选,了解数据透视表 ► 掌握Excel 2003中图表的创建和格式化

4.1 Excel 2003概述 一、基本功能和特点　　（P123） Excel 2000提供了多种数据格式，可以进行复杂的数据计算和数据分析，在报表和图表的制作上更是得心应手。 Excel 2000可以非常方便地与其它Office组件（如Word、Access）交换数据。 Excel 2000提供了Microsoft Office 2000风格的工作环境，具有功能强大、技术先进和使用方便的特点。

特点： （1）操作简单 （2）函数类型丰富 （3）数据更新及时 （4）数据的捕捉和重复利用 （5）更强的分析数据的能力

二、Excel的启动与退出 （P123） 1．Excel的启动 ⑴利用“开始”菜单启动Excel 2000。 2．退出 ⑴双击Excel窗口左上角的控制菜单图标。 ⑵选择“文件”菜单中的“退出”命令。 ⑶单击窗口右上角的“关闭”按钮。 ⑷按快捷键Alt+F4。

三、Excel2003的主窗口 （P124） 1．标题栏 2．菜单栏 3．“常用”工具栏 “常用”工具栏中提供操作中经常用到的一些工具图标。 4．“格式”工具栏 在该工具栏中提供了常用的格式化工具，如“字体”、“字号”、“对齐方式”等工具图标。

5．数据编辑栏 ⑴单元格标识框：显示当前活动单元格的地址或单元格区域名； ⑵三个按钮： “取消”、“确定” 、“函数向导” ； ⑶数据区用于编辑单元格中的数据。 6．其它工具栏 7．滚动条 8．活动单元格 9．行号与列标 10．工作簿名称 11．工作表标签

名称框 行号 工作表标签 编辑栏 列标 工作表格区 工作簿名称

4.2 工作簿的创建和保存 一、Excel中的工作簿、工作表、单元格 1、工作簿 4.2 工作簿的创建和保存 一、Excel中的工作簿、工作表、单元格 1、工作簿 一个Excel 文件称为一个工作簿，是工作表的集合。其扩展名是.xls。 一个工作簿中可以包括若干个工作表，最多可达256张相互独立的工作表。在Excel 的工作窗口一般设有3张工作表，用户可根据需要自行增加或删除某些工作表，它们分别是Sheet1、Sheet2、Sheet3。

2、工作表 　位于编辑栏的下面，是一张由虚线网格构成的表格，是Excel 的主体部分。每一个工作表共有256列，65536行，列用字母命名，范围从A到IV，行用数字命名，范围从1到65536。

3、单元格 工作表行与列交叉的小方格，每个单元格都有唯一的地址，地址由单元格所在的列和行决定。 单元格的引用：列号+行号

活动单元格：指当前正在操作的单元格，用鼠标单击某个单元格，该单元格以粗框显示，此单元格便成为活动单元格，只有在活动单元格上才能输入内容。

4、表格区域 指工作表中的若干个矩形块。 指定区域：用左上角和右下角的单元格坐标来表示，中间隔用“：”隔开，如A3:E6, A1:B4等。

二、工作簿的创建和保存 1．新建工作簿文件 Excel启动后，系统将自动建立一个新的工作簿Book1。 建立新工作簿的方法还有： ⑴利用“文件”菜单下的“新建”命令 ⑵利用“常用”工具栏中的“新建”按钮

⑶另存为（以原名字原位置，也可以不同名字不同位置存放） (4)另存为Web页(可脱离Excel打开） 2．打开与保存工作簿 ⑴打开工作簿的方法是： “文件” →“打开” ； 单击“常用”工具栏中的“打开”按钮。 双击选定的工作簿名； 启动Excel后 ⑵保存（以原名字原位置存放） “文件” → “保存” ； 单击“常用”工具栏中的“保存”按钮； ⑶另存为（以原名字原位置，也可以不同名字不同位置存放） “文件”→ “另保为” (4)另存为Web页(可脱离Excel打开）

3．关闭工作簿 方法1： “文件” →“关闭” 方法2：单击工作簿窗口中的关闭按钮 方法3：双击控制图标 方法4：使用快捷键Alt+F4

4.3 数据输入 4.2.1 输入数据 42.2 自动填充 4.2.3 使用公式与函数 4.2.4 单元格的选定 4.2.5 编辑工作表数据

一、单元格的选定 （P127） 1．选定单个单元格： 单击要选定的单元格 2．选定连续区域单元格： 3．选定不连续单元格或区域 鼠标指针指向区域中的第一个单元格，再按住拖拉鼠标左键到最后一个单元格； 单击第一个单元格后按住Shift键，再单击最后一个单元格。 3．选定不连续单元格或区域 单击第一个单元格或区域，按住Ctrl键单击其它单元格或区域。

4．选定行或列 ⑴选定一行或一列：单击行号（或列号）。 ⑵选定相邻多行（或多列）时，Shift键。 ⑶选定不相邻多行（或列）时，Ctrl键。 5．取消单元格选定区域 如果要取消某个单元格选定区域，单击工作表中其它任意一个单元格即可。

二、 输入常量 （P127） 1．输入文字与符号 在Excel中，文本是指当作字符串处理的数据，它包括汉字、字母、数字字符、空格及各种符号。 当需要输入邮政编码、身份证号码、电话号码时，应先输入单引号“ ‘ ”，表示随后输入的数字作为文字，不可以计算。 在默认状态下，文本型数据在单元格内左对齐显示。

2．输入数值 ⑴数字符号（默认右对齐。） ②如果在单元格中输入的数据太长，那么单元格中显示的是“######” 。 注意事项 ① 输入分数时应在分数前加“0”和一个空格。 ②如果在单元格中输入的数据太长，那么单元格中显示的是“######” 。 ③无论在单元格中输入多少位数值，Excel只保留15位的数字精度。如果数值长度超出了15位，Excel将多余的数字位显示为“0”。

工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。 3．输入时间　　 工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。 输入当前日期：Ctrl+; 输入当前时间： Ctrl+Shift+;

4、成批输入数据 选定后，输入内容，按Ctrl+Enter 5、换行输入 当鼠标变成I型时，按住Alt＋Enter。 6、输入附注：插入→批注

6、设置有效性数据（P138） 选定单元格区域→数据→有效性 例10：设置销售额数据只能是大于或等于零的数值 。 例11：

二、自动填充数据(P129) 使用鼠标：利用填充柄+ 使用菜单：编辑填充序列

按住Ctrl拖动填充柄:填充不相同的数值； 1．鼠标拖动填充等差数列 ⑴数值型数据的填充 直接拖动填充柄:填充相同的数值; 按住Ctrl拖动填充柄:填充不相同的数值； 选定第1、2个数值，拖动填充柄:填充等差序列;

⑵文本型数据的填充 ①不含数字串的文本串： 直接拖动填充柄:填充不相同的数值; 按住Ctrl拖动填充柄:填充相同的数值； ②含有数字串的文本串： 直接拖动，文本串中最后一个数字串成等差数列变化，其它内容不便； 按Ctrl键拖动，相当于复制。

2．序列填充　（P129） 编辑→填充→序列 【例】输入双飞燕鼠标一月至十二月的销售额，一月为1万元，以后每个月增加销售额0.3万元 。

Excel的启动和退出 工作簿、工作表、单元格 工作簿的创建、打开、保存 单元格的选定 数据的录入 数据的填充（自定义序列）

4.4 工作表的管理和编辑 4.4.1 工作表的选定 4.4.2 插入、复制和删除工作表 4.4.3 重命名工作表 4.4 工作表的管理和编辑 4.4.1 工作表的选定 4.4.2 插入、复制和删除工作表 4.4.3 重命名工作表 4.4.4 调整行高和列宽 4.4.5 插入/删除行和列 4.4.6 设置边框和底纹 4.4.7 自动套用格式 4.4.8 设置单元格的条件格式

选定工作表主要是为了使得产生一个工作表组，所做的操作是对所选工作表起作用 一、工作表的选定 （P130） 选定工作表主要是为了使得产生一个工作表组，所做的操作是对所选工作表起作用 1．选定单个工作表：单击要选定的工作表标签 连续：Shift 2．选定多个工作表 不连续：Ctrl 3．选定全部工作表：在任意工作表标签上单击鼠标右键， “选定全部工作表” 4．切换工作表

二、插入、复制和删除工作表 （P130） 1．插入工作表 选定一个工作表，“插入” → “工作表” 。 选定一个工作表后，右击工作表标签→“插入” 2．删除工作表 右击要删除的工作表标签→“删除”，可删除当前工作表。删除工作表时将弹出删除警告对话框要求确认。

3．在同一工作簿中复制和移动工作表 复制：选定要复制的工作表，按住Ctrl拖动。 移动：选定要复制的工作表，直接拖动到所需位置 4．在不同工作簿中复制和移动工作表 右击工作表标签→移动和复制工作表

5．重命名工作表 工作表名称包含空格最长可达31个中文字符。 方法1 ：双击工作表标签 方法2 ：右击工作表标签 “重命名”。

四、调整行高和列宽 1．调整行高 菜单法：“格式” →“行” → “行高” ，输入行高的数值，单击“确定”按钮。 鼠标拖动法：将鼠标移至两行的分隔线上，鼠标指针变为双向箭头，按住鼠标左键进行调整。 向上或向下拖动鼠标

2．调整列宽 菜单法：“格式”→ “列”→“列宽”，输入列宽的磅值，单击“确定”按钮完成调整列宽。 鼠标拖动法：将鼠标移至两列的分隔线上，当鼠标变为双向箭头时，按住左键拖动进行调整。

五、插入/删除行和列 （P132） 选定行或列→右击→插入 选定行或列→右击→删除 操作实例: 在一月列的前面插入一列，在“美格显示器”所在行的前面插入一行。

六、设置边框和底纹 七、自动套用格式 格式→自动套用格式 八、使用条件格式 (P133) 在工作表中设置单元格的条件格式可以突出显示满足条件的数据。 格式→条件格式 【例】将销售额大于300的单元格加上绿色背景色并加粗显示。

【引例】 设置工作表：标题为黑体、20号、加粗、蓝色、A1~H1跨列居中；字段的格式：黑体、加粗、红色、12号、水平居中、垂直居中、25%的灰色底纹、粗框；数据清单四周粗框线，内部细框线

4.5 编辑单元格 一、格式化单元格 (P134) 选中单元格→ “格式” →“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，设置数字格式、字体格式、对齐方式、边框、底纹。 对齐方式、合并居中

在插入位置单击【插入】|【单元格】命令，打开【插入】对话框。 删除单元格： 二. 插入和删除单元格 （P134） 插入单元格： 在插入位置单击【插入】|【单元格】命令，打开【插入】对话框。 删除单元格： 选中要删除的单元格。单击【编辑】|【删除】命令，打开【删除】对话框。 注意：删除与清除是两个不同的概念

三. 复制和移动单元格 （P135） 菜单：复制（编辑→复制）（编辑→粘贴） 移动（编辑→剪切）（编辑→粘贴） 快捷键：复制：Ctrl +C 、 Ctrl +V 移动： Ctrl +X、 Ctrl +V 鼠标拖动：复制：按住Ctrl 键拖动鼠标 移动：直接拖动鼠标

使用Excel提供的“选择性粘贴”功能可以实现一些特殊的复制粘贴， 4. 选择性粘贴 （P135） 使用Excel提供的“选择性粘贴”功能可以实现一些特殊的复制粘贴， 例如只粘贴公式、批注等。 编辑→选择性粘贴

修改单元格中的数据 　鼠标指针移至需修改的单元格上。 双击修改数据 单击重新输入

4.6 工作表计算 使用公式与函数 公式是对单元格中数值进行计算的等式。通过公式可以对单元格中的数值完成各类数学运算。公式的输入由等号（=）开头，其后为常量、单元格引用、函数和运算符等。

一、运算符（P136） 在Excel中包含四种类型的运算符：算术、关系、文本和引用运算符。 算术运算符：+、-、*、/, % 、^ （乘幂） 文本运算符：& 比较运算符：>, =, < ,>=, <=, <> 引用运算符：“：”、“，”、空格

二、公式的创建 (P137) 1、初识公式 2、创建公式

三、插入函数 （P138） ⑴函数输入和编辑 函数名：函数的功能 函数 参数：函数运算的对象。 可以是数字、文本、逻辑值、引用或者错误值。 选定要输入公式的单元格“常用”工具栏的 fx ⑵自动求和 ⑶自动计算

四、复制公式 （P139） 利用填充柄 查看和打印公式：Ctrl+`

单元格引用 ⑴单元格和单元格区域的引用 单元格的引用：列号+行号 公式可以引用单一的单元格或单元格区域，也可以引用同一工作表中的其他单元格或单元格区域、同一工作簿不同工作表中的单元格或单元格区域、其他工作簿的工作表中的单元格或单元格区域。 单元格的引用：列号+行号

⑵单元格的绝对引用与相对引用 （P139） 相对引用：指向相对于公式所在单元格相应位置的单元格。 绝对引用：指向工作表中固定位置的单元格，它的位置与包含公式的单元格无关。在列标和行号前均加上$符号，则表示绝对引用单元格。 绝对引用与相对引用的区别： 当公式进行复制时，相对引用的单元格会发生变化，而绝对引用的单元格将保持不变。

撤销错误操作、重复上一次操作 单击 撤消方法: 单击 恢复方法:

工作表的选定、复制、移动、删除、重命名 工作表的编辑（行、列的插入、移动、删除、隐藏） 单元格的编辑、格式化 公式和函数的使用 相对地址和绝对地址的使用

Excel常用函数： INT 将一个数舍去小数部分取整 SUM 参数相加 SUMIF 对满足给定条件的单元格相加 AVERAGE 返回参数的平均值 COUNT 计算参数组中参数的个数 COUNTIF 满足给定条件的区域中单元格数 MAX 返回参数清单中的最大值 MIN 返回参数清单中的最小值

4-5 报表页面设置 4-5-1 设置纸张大小 4-5-2 设置页边距 4-5-3 设置页眉和页脚 4-5-4 隐藏数据 4-5 报表页面设置 4-5-1 设置纸张大小 4-5-2 设置页边距 4-5-3 设置页眉和页脚 4-5-4 隐藏数据 4-5-5 开始打印 4-5-6 对较宽报表的处理 4-5-7 对较长报表的处理 4-5-8 设置打印区域

4-5-1 设置纸张大小　　（P143） 文件→页面设置 操作实例: 设置弘达公司第一分公司销售统计表的打印用纸为A4型号。

4-5-2 设置页边距 （P144） 文件→页面设置 操作实例: 设置报表的上、下页边距各为2厘米，左、右页边距各为1.5厘米，并使报表在水平方向上居中打印。

4-5-3 设置页眉和页脚　（P145） 视图→页眉和页脚 操作实例: 设置报表的页脚为页码和总页数。

4-5-4 隐藏数据　　 （P146） 选定需隐藏的行或列→右击→隐藏 操作实例: 隐藏报表中的五月列至合计列。

4-5-5 开始打印 文件→打印 操作实例: 打印两份弘达公司第一分公司销售统计表 。

分页设置 选定需插入分页符的行后单击“插入”菜单下的“分页符”命令，则在选定行的上端进行分页。 选定需插入分页符的列后单击“插入”菜单下的“分页符”命令，则在选定列的左侧进行分页。

4-5-6 对较宽报表的处理 文件→页面设置 方法1：横向打印 操作实例: 设置弘达公司第一分公司销售统计表的打印方式为横向打印 。

4-5-6 对较宽报表的处理 操作实例: 设置报表的输出方式，使报表中的每页都有序号、产品编号、产品类别和产品名称等数据 。 4-5-6 对较宽报表的处理 ● 方法2：设置左端标题行 操作实例: 设置报表的输出方式，使报表中的每页都有序号、产品编号、产品类别和产品名称等数据 。

4-5-7 对较长报表的处理 操作实例: 设置报表的输出方式，使报表中的每页都有报表标题、列标题等数据 。

4-5-8 设置打印区域 选定要打印的单元格区域， “文件”→ “打印区域”→“设置打印区域” 操作实例: 4-5-8 设置打印区域 选定要打印的单元格区域， “文件”→ “打印区域”→“设置打印区域” 操作实例: 设置打印区域为C6至F8 单元格。

4.6 制作图表 4-6-1 创建图表 （P151） 插入→图表 创建图表的方法： 操作实例: 4.6　制作图表 创建图表的方法： 1、使用图表向导 选定表格区域插入图表 2、快速创建默认图表 视图工具栏图表选择相应图表类型 “图表向导” → “类型” →“图表数据源” →“数据区域” →“图表选项” ，设置图表的“标题”、“坐标轴”、 “图例” 等选项→图表位置”对话框，设置图表的位置。 4-6-1 创建图表　　（P151） 插入→图表 操作实例: 在弘达公司第一分公司销售统计表中，根据前4种产品一月至三月的销售额数据，建立簇状柱形图 。

4-6-2 修改图表 （P153） 选中图表→右击 双击图表的相应位置 操作实例1: 设置图表标题为“弘达公司第一分公司销售图表”。 操作实例2: 为图表加上白色大理石图案 。

4-6-3 删除图表　　 （P156） 选中图表→右击→清除（或剪切或按Del） 操作实例: 删除工作表中的图表 。

Excel对工作表数据可以像数据库数据一样使用，使得数据的管理与分析变得十分容易。用户可以对数据进行查询、排序、筛选、记录的增删等操作。 数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行。 字段：清单中的每一列。 字段名：清单中的列标题。 记录：清单中的每一行。

4.8 数据管理 一、数据排序 1．简单排序 （P164） 方法：利用“常用”工具栏中的“升序”按钮或“降序”按钮， 操作实例: 4.8 数据管理 一、数据排序 1．简单排序 （P164） 方法：利用“常用”工具栏中的“升序”按钮或“降序”按钮， 操作实例: 在弘达公司第一分公司销售统计表中，对所有产品按全年合计销售额由高到低排序 。

方法:单击活动单元格的数据清单中的任一位置，选择“数据 |排序”命令，再选择排序的关键字和排序方式。 2．多条件排序 方法:单击活动单元格的数据清单中的任一位置，选择“数据 |排序”命令，再选择排序的关键字和排序方式。 操作实例: 在学生成绩表中，按性别的升序排列，性别相同，按成绩的降序排列。

二、 分类汇总 （P165） 注意： 对要进行汇总的字段进行排序，再进行分类汇总。 Excel提供的数据“分类汇总”功能，提供了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的函数。 注意： 对要进行汇总的字段进行排序，再进行分类汇总。

1.功能：对数据列表进行数据分析和数据统计。 2.汇总方式：求和、求平均数、最大值、最小值、偏差、方差等。 3.方法与步骤: 数据分类，即将数据按分类字段排序。 选择“数据｜分类汇总”命令，

操作实例:

三、 数据筛选 （P167） 自动筛选 高级筛选 数据→筛选 1．自动筛选 单击数据区的任一单元格， 数据→筛选→自动筛选

2．高级筛选 在某些情况下，查询条件比较复杂或必须经过计算才能进行查询，这就要使用高级筛选方式。其方法主要是定义三个单元格区域： 数据区域； 条件区域； 存放结果的区域。 方法： 建立条件区域 单击数据区的任一单元格， 数据→筛选→高级筛选

四、 数据透视表 数据透视表是汇总表，用户可随时按不同的需要， 依照不同的关系来提取和组织数据。 “数据透视表”是“分类汇总”的延伸，是进一步的分类汇总。一般的分类汇总只能针对一个字段进行分类汇总，而数据透视表可以按多个字段进行分类汇总，并且汇总前不用预先排序。 数据透视表是汇总表，用户可随时按不同的需要， 依照不同的关系来提取和组织数据。

创建数据透视表 单击数据区的任一单元格 数据→数据透视表向导 数据区域 版式（布局）

4-8-5 单变量求解 （P173） 根据想要的答案，倒推出想要答案的输入数值。 课堂练习5

4-9-1 修改工作表标签 操作实例: 将弘达公司第一分公司销售统计表的工作表标签修改为“第一分公司 ”。

4-9-2 复制工作表 操作实例: 将第二分公司的销售统计表复制到第一分公司销售统计表所在的工作簿中 。

4-9-3 同时显示多个工作表窗口 操作实例: 同时显示第一分公司和第二分公司的销售统计表 。

4-9-4 合并计算 操作实例: 对第一分公司和第二分公司前三个月的销售数据进行合并计算，编制总公司的销售汇总表。 操作实例 4-9-4 合并计算 操作实例: 对第一分公司和第二分公司前三个月的销售数据进行合并计算，编制总公司的销售汇总表。 操作实例 演示..\弘达公司销售2.xls

4-9-5 保护工作表 操作实例: 保护第一分公司销售统计表，使其不能被修改 。

4-9-6 删除工作表 操作实例: 删除第二分公司销售统计表 。 操作实例 演示

4-9-7 在Word文档中插入工作表 操作实例: 演示

4-9-8 设置工作簿选项 操作实例: 设置新工作簿内的工作表数为6个 。

4-9-9 编制不规则报表 操作实例: 编制教学进程表（见教材图4-102）中的“考核方式”部分 。