第 2 章 確認需要

專案啟動的概念 2 專案啟動過程參考模式

本章內容 2-1 確認需要 2-2 選擇專案 2-3 準備邀標書 2-4 募集計劃書 2010©滄海書局

2.1 確認需要 確認需要是要在專案生命週期一開始時就要做。其始於了解需求、問題或機會，結束於邀標書 (request for proposal, RFP) 的完成。 2010©滄海書局

2.2 選擇專案 選擇專案 (project selection)，包含評估不同的需要或機會，以決定那一項專案要優先執行。其可能獲致的利益及後果、優點及缺點、增加或減少的每一個機會都要被考慮及評估。 2010©滄海書局

選擇專案 專案的選擇有下列步驟： 發展一套準則以評估機會 列出假設 對每個機會都收集資訊 以準則來評估每一個機會 2010©滄海書局

Weighted Scoring Model >此模型為提供系統性選擇專案的程序的工具 發展模型的步驟: 辨識專案選擇程序的重要準則 分派權重至準則 (percentages add up to 100 percent) 針對每一專案的各個準則評分 將各準則分數乘上權重計算專案得分 >專案分數越高者越好 2010©滄海書局

Weighted Scoring Model :專案選擇案例 2010©滄海書局

建立準則及準則權重方法 建立準則 準則權重分析 計分法 文獻回顧 專家訪談 腦力激盪 AHP層級分析法、FAHP、FPR ANP 加總法 模糊積分(Fuzzy Integral) 模糊推論 2010©滄海書局

建立準則及準則權重分析演練 開南大學目前由校友捐贈一筆5000萬基金，捐贈校友要求該筆基金需應用於校園建設一運動設施供學校師生使用。截至目前有4個方案提出包括建室內游泳池、建一室內網球暨羽球場、建一室內極限運動場、加預算建一室內棒壘球場。 針對該基金使用，學校成立一委員會包含40位師生代表，預計分成4個委員小組(約10人)，各委員小組先由腦力激盪方式產出20個專案選擇的準則，之後委員小組需選出小組認為最為重要的5個準則，4個小組所選出5 個準則最後需進行整合並採用統計手法進行最重要5個準則的篩選。 最後篩選出之五個準則利用AHP方法進行準則權重的分析 2010©滄海書局

2.3 準備邀標書 正式邀標書的指引 邀標書應提供工作說明 邀標書必須包含有顧客的需求，即定義規格及屬性 工作說明 (statement of work, SOW) 中會論及專案範圍、任務概要、顧客想要廠商做的工作內容或專案團隊要執行的項目。 邀標書必須包含有顧客的需求，即定義規格及屬性 顧客需求 (customer requirements) 會涵蓋有規格大小、數量、顏色、重量、速度及有關顧客建議解決方案操作上的變數。 邀標書應該要寫清楚所交付給顧客的狀況 廠商所交付 (deliverables) 的項目要在邀標書中載明。 邀標書中要分項列明任何顧客支援的項目 邀標書要載明執行前須獲得顧客的同意 有些邀標書中會提及顧客打算要使用的合約樣式 邀標書中要載明顧客想要的付款方式 2010©滄海書局

準備邀標書 邀標書中須載明專案完成時程 邀標書中應該要有格式化的廠商計畫書 邀標書中要說明廠商提交計畫書的期限 邀標書中應包括有評估標準 評估標準 (evaluation criteria) 應包括下列項目： 廠商執行類似專案的實績經驗 (experience with similar projects) 廠商所提供的技術方法 (technical approach) 時程 (schedule) 成本 (cost) 為數極少的個案中，邀標書會說明顧客僅以有限經費來進行專案 2010©滄海書局

案例介紹 XXX大學溫水游泳池案例 申請須知 初步規劃 契約草案 2010©滄海書局

2.4 募集計畫書 「並不是所有的專案生命週期都要寫下邀標書及募集計畫書」。 2010©滄海書局

可行性分析 分析內容 案例介紹 市場調查 財務分析 法律可行性 環境影響評估 公共建設目的 風險評估 可行性評估綜合建議 XX煤礦博物園區 XXX政府行政大樓會議中心委託經營管理 XX體育場民間參與經營管理 2010©滄海書局

專案啟動 Initiating Project 16

專案啟動的概念 專案啟動全過程的主要內容 (1)專案的可行性分析 (2)制定並確認專案的目標 (3)專案範疇的初步說明 (4)確定專案的可交付成果 (5)預計專案的期程及所需的資源 (6)確定高層管理者在專案中角色、職責和義務的 分配 17

專案啟動的概念 啟動專案的步驟 (1)確定專案利害關係人 (2)明確專案要求 (3)發起專案 (4)核准專案 (5)啟動專案 (6)專案立案 (7)發展初步專案計畫 18

專案啟動的概念 確定專案目標 (1)專案目標的共通性 專案目標的多目標性 專案目標的優先性 專案目標具有層次性 專案目標的階段性 19

專案啟動的概念 20 專案目標的層次圖

專案啟動的概念 確定專案目標 (2)確定專案目標的原則 S：Specific，具體的 M：Measurable，可量測的 A：Achievable，可實現的 R：Relevant，相關的／Results-oriented，結果導向的 ／Realistic，現實的 T：Time bounded ，有時限的／Traceable，可跟蹤的 21

專案啟動的概念 專案目標應該是 專案目標不應該是 定量的、可量測的 定性的、不可量測的 使每一個專案組成員都能清楚認識的 與專案組成員無關的 現實的、可以達成的 理想化的 簡單的 複雜的 結果導向的 成本導向的 能夠起激勵作用的 無激勵作用的 22 描述專案目標的準則

專案啟動的概念 確定專案目標 (3)確定專案目標的過程 分析專案情況 界定專案問題 確定專案目標因素 確認專案目標體系中各目標的關係 23

發展專案章程(develop project charter) 辨識利害關係人(identify stakeholders) 專案啟動過程組 (1)專案啟動過程組之子過程 發展專案章程 辨識利害關係人 知識領域 啟動過程組 輸入 工具與技術 輸出 專案整合 管理 發展專案章程(develop project charter) 專案工作說明 商務案例 合約 企業環境因素 組織流程資產 專家判斷 *專案選擇方法 *專案管理方法 *專案管理資訊系統 「專案章程」 辨識利害關係人(identify stakeholders) 專案章程 採購文件包 組織過程資產 利害關係人分析 專案判斷 利害關係人登錄 利害關係人管理策略 24 專案啟動過程和輸出(參考：PMI, 《PMBOK:2008》專案管理知識體系指南)

發展專案章程 Develop Project Charter 25

發展專案章程 專案章程的作用 提示：成功的專案一開始就要有一個能夠被各專案利 害關係人理解和接受的詳細的專案定義。定義 專案就是把專案計劃中要開展的每一件重要工 作都以書面的形式寫下來，以確保得到團隊成 員對專案各項活動的承諾，以及專案團隊和專 案利害關係人對工作範疇的承諾。作為專案啟 動的基礎，一份獲得以上承諾來執行專案的授 權文件是有其必要的，這份正式文件就是「專 案章程」。 26

發展專案章程 發展專案章程過程 (1)發起專案章程與專案 市場需求(market demand) 商業需要(business need) 消費需要(consumption demand) 客戶需求(customer request) 科技進步(technological advance) 法律要求(legal requirement) 社會需要(social need) 27

發展專案章程 發展專案章程過程 (2)撰寫專案章程 與專案發起人和其他專案關係人會面 詢問專案的主要目的和目標 詢問專案的可見的可交付成果 收集商業案例 估算專案的資源需求和成本 (續下張) 28

發展專案章程 發展專案章程過程 (2)撰寫專案章程 撰寫專案章程 確保所有元素都紀錄在案 請專案發起人、一個高層領導者或主管審閱章程並修改 召開起始會議 (3)產出專案章程 (4)發佈專案章程 29

發展專案章程子過程的輸入、工具與技術、產出 30 發展專案章程子過程的輸入、工具與技術、產出

發展專案章程 31 發展專案章程過程資料流圖

發展專案章程的輸入 (1)工作說明書(statement of work; SOW) 目的陳述(或商務要求) 專案範疇(或工作範疇)描述 產品範疇描述 策略計畫 專案選擇和成功的準則 (2)商務案例(business case) (3)合約(當有合約時) 32

發展專案章程的輸入 (4)企業環境因素(enterprise environment factors) 組織的策略規劃 組織或公司文化和結構 基礎設施 現有的人力資源 人力資源管理 市場條件 專案利害關係人的分析情況 業界的風險研究資訊和風險數據庫 專案管理資訊系統 33

發展專案章程的輸入 (5)組織過程資產(organization process assets) 組織中指導工作的過程和程序 (organization’s processes and procedures for conducting work) 組織的內部知識基礎 (organizational corporate knowledge base for storing and retrieving information) 34

發展專案章程的工具和技術 (1)專家判斷(expert judgment) (2)專案選擇方法(project selection methods) 收益測量方法 財務分析法 數學模型 決策模型 35

發展專案章程的工具和技術 (3)專案管理方法論 組織內一般的方法論 36

發展專案章程的工具和技術 (4)專案管理資訊系統 (project management information system; PMIS) 建立專案資訊 建立專案計畫 記錄專案實施資訊 產生專案執行情況報告 管理專案文件 支援多專案環境，產生多專案綜合報告 37

發展專案章程的輸出 (1)專案章程的內容 專案綜述 專案目標與目的 專案的業務情況和需求 專案可交付成果(產品描述) 專案的具體目標 專案經理的角色 專案主要里程碑 ．．．．．． 38

專案名稱：2010年ABC COMPANY 尾牙活動 機密等級：一般 專案章程的簡單案例 專案名稱：2010年ABC COMPANY 尾牙活動 機密等級：一般 目的 慰勞員工一年來的辛勞，提升員工對公司向心力、公司行銷 產品描述 表演活動及抽獎活動 目標 1.激勵員工士氣, 下一年度公司營運目標宣示 2.員工滿意度達80分 限制 1.內在限制因素: 預算超支為±10% 2.外在限制因素:辦一場活動成功的年終尾牙晚會 3.開發人員:專案經理1人-XXX, 專案團隊共10人 預算及時程 1.預算:800萬元 2.起始時間:XXXXXX至XXXXXX 專案產出物 場地規劃 餐飲規劃 交通運輸規劃 軟體設置規劃 員工滿意度上升10% 部門員工活動參與 生動活潑的表演的節目慰勞同仁們一年的辛勞 美味的餐點供應 抽獎活動 里程碑 選定表演團體: XXXXXX 決定抽獎禮品: XXXXXX 確認場地日期:2010年10月21日 確認餐飲供應商:2010年11月24日 完成交通規劃:2010年11月23日 軟、硬體設置規劃: 2009年12月30日 2010©滄海書局

辨識利害關係人 40

辨識利害關係人過程的輸入、工具與技術、產出 41

辨識利害關係人 42 辨識利害關係人過程的資料流圖

辨識利害關係人的輸入 (1)專案章程(Project Charter) (2)採購文件包(Procurement Documents) (3)企業環境因素(Enterprise Environment Factors) (4)組織過程資產(Organization Process Assests) 43

辨識利害關係人的工具和技術 (1) 專案利害關係人分析 －確定不同利害關係人所需的資訊 －辨識不同利害關係人的影響力與關心事項  目的： －確定不同利害關係人所需的資訊 －辨識不同利害關係人的影響力與關心事項  主要步驟 ： －辨識所有潛在利害關係人和相關資訊 －辨識利害關係人可能對專案可能引起正面/負面影 響，進行分類、定義，擬定策略 －評估主要利害關係人在各種情況下可能的反應，預先 計畫如何尋求資助並減少傷害 44

辨識利害關係人輸出 (1)利害關係人登錄 －辨識資訊 －評析資訊 －利害關係人分類 (2)利害關係人管理策略 －關鍵利害關係人具極大影響力 －已知利害關係人的專案參與度 －利害關係族群及其管理 45

辨識利害關係人輸出案例 2010©滄海書局

利害關係人 四類型利害關係人 定義 (Dinsmore 1999) 從專案開始至結束有效管理這些利害關係人 業主 專案領導組織 外部服務 隱性團隊成員 定義 (Dinsmore 1999) The ones who hold beef or those who have an interest 從專案開始至結束有效管理這些利害關係人 瞭解他們的需求 他們對專案的衝擊

Stakeholder CircleTM

組織及召開專案啟動會議 49

專案啟動會議 －《PMBOK指南：2008》：在專案章程制定完成之後，專案團隊就進入召開「專案啟動會議階段」(project kick-off meeting)。 －專案啟動會議標誌著專案的正式開始。所有宣傳工作和專案說明已得到批准和贊同，專案團隊也已經組織完畢。 －建立專案團隊與專案各參與方的良好關係對於專案的成功非常關鍵。專案啟動會議是專案啟動階段所開展工作的集中展示，是專案開始的標誌性事件，具有很重要的意義。 50

專案啟動會議的籌備和召開 (1)啟動會議的籌備 (2)準備會議內容 (3)實施會議議程 51