第5章 电子表格软件 Excel 2003 5.1 Excel 2003 基本操作 5.2 Excel 工作表编辑与格式化 5.6 视图与打印设置

5.1 Excel 2003 概述 Office家族成员之——电子报表软件 公式自动处理 图表直观显示 数据管理功能 表格标题 数据 文字 数值 自动填充 公式 函数 图表 图形对象 数据清单 排序 筛选 分类汇总

Excel工作表 Excel 图表 数据管理 数据的编辑、修改、保存、使用 计算与分析表格 公式与函数的应用 创建各式图表 分析与修饰图表 对数据统计、分析和数值预测 添加图形、图像 数据排序和筛选 分类汇总 数据透视表

启动 1. 从“开始”菜单启动 ②将鼠标指针移动到“程序”选项，将“程序”子菜单打开。 ①单击任务栏上 的“开始”按钮 1. 从“开始”菜单启动 ②将鼠标指针移动到“程序”选项，将“程序”子菜单打开。 ①单击任务栏上 的“开始”按钮 ③单击“Excel”选项

2. 文档驱动： 在资源管理器窗口中双击工作薄文件（扩展名.XLS）的图标，启动Excel2003中文版，并将工作薄文件打开。 3. 从桌面启动 将鼠标指针指向桌面上的 Excel快捷图标，双击鼠标左键，即可启动（如桌面没有 Excel快捷图标，可以自己创建该图标）。 4. 利用“启动” 在“开始/程序/启动”中添加Excel2003中文快捷方式，则每次启动WindowsXP时，系统会自动启动Excel2003中文版。

退出 角的“×”（关闭）按纽 三、双击标题栏左上 二、从“文件”菜单中， 角的控制菜单图标 选择“退出”命令 四、按Alt+F4键 一、单击Excel标题栏右上 角的“×”（关闭）按纽 三、双击标题栏左上 角的控制菜单图标 四、按Alt+F4键

5.1.1 Excel 2003 的窗口组成 列标 工作表 行号 此处会显示 工作簿 单元格地址 公式编辑栏 工作表标签 当前单元格 状态栏 名称框 列标 工具按钮 工作表 当前单元格 　　每当我们启动Excel之后，它都会自动地创建一个新的空白工作薄，如“Book1” 工作薄。工作簿是Excel的普通文档或文件类型，一个工作簿可由多个工作表组成，每一个工作表的名称在工作薄的底部以标签形式出现，例如，“Book1” 工作薄由三个工作表组成，它们分别是“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”（自动命名，可进行修改）。 编辑栏：用来显示当前活动单元格中的数据和公式。选中某单元格后，就可在编辑栏中对该单元输入或编辑数据。对已经具备内容的当前单元格来说，我们可通过查看编辑栏了解该单元格中的内容是公式还是常量。 名字框：位于编辑栏左侧。用来显示当前活动单元格的位置。我们还可以利用名字框对单个或多个单元格进行命名，以使操作更加简单明了。 工作表区域：占据屏幕最大、用以记录数据的区域，所有数据都将存放在这个区域中。 工作表标签：用于显示工作表的名称，单击工作表标签将激活相应工作表，还可以通过标签滚动按钮来显示不在屏幕内的标签 教材参考6.2.1节内容。 通过本张幻灯片让学生熟悉Excel的工作界面。重点强调“公式编辑栏”、“名字框”的作用。让学生知道工作簿就是Excel的文档，在默认的情况下是由3个工作表组成的，工作簿文件类型是.XLS。 行号 工作表标签 状态栏

5.1.2 工作薄、工作表和单元格 工作簿（Workbook） 工作表（Worksheet） 工作簿 工作簿是处理和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件(. xls)。每一个工作簿最多可由255张工作表组成，在默认的情况下由3个工作表组成。 工作表（Worksheet） 它是工作簿的一页，它由单元格组成，单元格是由行和列组成的矩形块。用来存储数据信息。 行号：从上至下按数字编码，依次为1、2、3、……65536，共 65536行 列标：从左至右按字母编码，依次为A、B、 ……AA、……IV，共 256列 工作表 工作簿

1．新建工作薄 2．打开工作薄 （1）在启动Excel后，将自动建立一个新的工作簿Book1 5.1.3 工作簿的建立、打开 和保存 1．新建工作薄 （1）在启动Excel后，将自动建立一个新的工作簿Book1 （2）单击“文件” → “新建”，通过“新建”对话框来创建 （3）单击“常用工具栏”上“新建”钮，直接新建空白工作簿 2．打开工作薄 （1）单击“文件” → “打开”，在“打开”对话框中选择要打开的工作薄文件，再单击“打开”按钮 （2）单击“常用工具栏” 的 “打开”钮，在“打开”对话框中选择要打开的工作薄文件，再单击“打开”按钮

3．保存工作簿 4．关闭工作簿 （1）单击“文件” → “保存” （2）单击“常用工具栏”上的“保存”钮 （3）单击“文件” → “另存为”，确定好要保存的文件名和保存位置后，按“保存”按钮 4．关闭工作簿 （1）单击“文件” → “关闭”命令 （2）单击工作薄窗口右上角的“关闭”按钮 （3）双击窗口左上角的“控制菜单”图标 （4）快捷键：Alt + F4 都可以将当前编辑的工作簿关闭并退出Excel

5.2 工作表的编辑和格式化 5.2.1选定单元格或单元格区域 1. 选取单元格及单元格区域 （1）选取单个单元格 （2）选取多个单元格 5.2 工作表的编辑和格式化 5.2.1选定单元格或单元格区域 1. 选取单元格及单元格区域 （1）选取单个单元格 1) 单击所需的单元格 2) 在“名字框”中输入单元格名字 （2）选取多个单元格 1)  选取一行：单击行标 2)  选取一列：单击列标 3)  选取整个工作表：单击行号、列标的交叉处 4）选取矩形区域：单击首单元格 → Shift＋最后一个单元格 [也可用“拖”的方法] 5）选定多个不连续的单元格：单击首单元格→Ctrl+单击其他单元格 6）多个不连续矩形区域：选取第一个区域 → Cctrl → 单击其他区域

5.2.2 单元格的插入和删除 1．插入行、列和单元格 （1）插入行、列或多行、多列 （2）插入单元格或单元格区域 2．删除行、列和单元格 5.2.2 单元格的插入和删除 1．插入行、列和单元格 （1）插入行、列或多行、多列 （2）插入单元格或单元格区域 2．删除行、列和单元格 当工作表的某些数据及其位置不再需要时，可以将它们删除。使用命令与按Delete键删除的内容不一样，按Delete键仅清除单元格中的内容，其空白单元格仍保留在工作表中，而使用“删除”命令则会将其内容和单元格一起从工作表中清除，空出的位置由周围的单元格补充。

5.2.3 数据输入 一、三种类型数据的输入 确认操作 取消操作 1.数据类型：数字、文本、日期和时间 5.2.3 数据输入 一、三种类型数据的输入 1.数据类型：数字、文本、日期和时间 2.输入原始数据（中英文字符、数字）和公式 步骤1：明确输入数据的单元格 — 当前活动单元格 步骤2：输入数据（注意观察编辑栏） 确认操作 Enter Tab 取消操作 Esc

单元格中可以输入： 输入数字 输入文本 输入时间\日期 输入日期，要按“年/月/日”的格式 输入时间，要按“时︰分”的格式 文字、数字、日期、时间、图形、公式 输入数字 ◆选定单元格 → 输入数字 → 回车. 输入文本 选定单元格 → 输入文字 → 回车 输入字符型数字 → 在数字前加单引号 输入时间\日期 输入日期，要按“年/月/日”的格式 输入时间，要按“时︰分”的格式 Ctrl + ; 输入当前日期 Ctrl + Shift + ; 输入当前时间

1、输入数值 （1) 输入方法：选定单元格→输入数值→按回车键 （2) 数据宽度：数值超过11位，自动以科学计数法输入。 （1) 输入方法：选定单元格→输入数值→按回车键 （2) 数据宽度：数值超过11位，自动以科学计数法输入。 例：输入“123456789012”系统显示“1.23457E+11 （3)      其他： l   输入数值时可以用逗号“,”分节 如：“7，357，542” l  输入纯小数值，以“.”开头，数值前自动补“0” l  正号省略，负数前面输入负号 l  数字以（%）结尾，则按百分数处理   输入分数时前面加0和空格。如： “0 1/4” 　 带分数用整数加分数的形式。如： “3 2/5”

2. 输入文本 （1） 输入方法：选定单元格 → 输入文字 → 按回车键 （2） 注：数字作为字符串输入时，字符串前面加单引号 2.  输入文本 （1） 输入方法：选定单元格 → 输入文字 → 按回车键 （2） 注：数字作为字符串输入时，字符串前面加单引号 例：输入电话号码时 ： ’02364095528 注意:输入以0开头的数字时，系统会自动截掉首部的0 解决办法: 先输入单引号,再输入数字.

3、输入日期、时间 （1）输入方法：选定单元格 → 输入日期(时间) → 按回车键 （2）日期格式： l  年/月/日（年-月-日） 如：2005/12/15（2005-12-15） （3）时间格式： l  时:分 am(pm) [时间与字母之间加空格] 如：10 : 23 am l  时:分:秒 am(pm) — 如：1 : 34 : 16 pm l  时:分 — 如：20 : 15 l  时:分:秒 — 如：15 : 13 : 24 注：可同时输入日期和时间，日期和时间用空格分隔 Ctrl＋；可输入当前日期、 Ctrl＋Shift＋；可输入当前时间

（2）同时在多个工作表中输入数据 （1）同时在多个单元格中输入数据 1）选定要输入的单元格区域 4. 一些特殊的输入 2）输入数据 3）按下Ctrl 键不放并回车 （2）同时在多个工作表中输入数据 1)按住Ctrl 键，单击选定多个不连续的工作表 [或 按Shift键，选多个连续的单元格] 2)在其中一个工作表中选定某个单元格,输入数据

二、数据的自动输入 1. 填充相同的数值序列 填充柄：实现数据的自动填充 1.  填充相同的数值序列   填充柄：实现数据的自动填充 （1）使用鼠标填充：选定单元格→光标至填充柄处成“＋” → 拖到序列末单元格 （2）使用菜单填充：选定范围→“编辑／填充” → 确定填充方向 （3）快捷方式：选定范围→输入数据→按住Ctrl，并回车 2. 填充不同的数值序列 （1）使用鼠标填充：选定单元格→光标至填充柄处成“＋”→ Ctrl＋拖 → 到序列末单元格 （2）使用菜单填充：选定范围 → “编辑／填充” → “序列” → 确定“类型”和“步长值”

相同数列 不相同数列 相同数列 相同数列 不相同数列 不相同数列

注: 如果单元格中含有公式，则公式内容不会发生变化，但其中的相对地址会自动调整 5.2.4 单元格数据的复制、移动和清除 2. 数据的移动、复制 （1） 拖动 1) 左拖: 光标指向单元格边界,拖到目的地 2) 右拖： 将光标指向单元格边界，右拖到目的地，选择选项 移动 复制 拖 Ctrl＋拖 （2）剪切（复制）－ 粘贴 1)  “编辑/剪切(复制)” → “编辑/粘贴” 2)  (常用工具栏)“剪切(复制)”钮 → “粘贴”钮 3）(右击) “剪切(复制)” → “粘贴” 4）Ctrl＋X(C) → Ctrl＋V 注: 如果单元格中含有公式，则公式内容不会发生变化，但其中的相对地址会自动调整

3. 数据的清除 4. 数据的删除 清除是删除单元格中的数据，而保留单元格的位置。 （1）选定单元格或区域，按DEL键。 （2）选定单元格或区域，鼠标右击在快捷菜单中选择“清除内容”命令。 （3）选定单元格或区域，单击“编辑” →“清除”命令。 4. 数据的删除 删除是将单元格中数据连同单元格一并删除 （1）选定单元格或区域，单击“编辑” → “删除”命令，在“删除”对话框中选择一项进行删除。 （2）选定单元格或区域，右击出现快捷菜单，选择“删除”命令

5.2.5 数据格式的设置 1．设置字体和大小 方法一：使用菜单中的“格式”命令 选定要设置字体的所有单元格 → 单击“格式/单元格”命令 → 在“字体”选项列表中，选择字体 → 在“字号”列表中，选择所需字体的大小 → “确定”

方法二：使用格式工具栏中的“字体”命令。 选定要设置字体的所有单元格 → 在格式工具栏的“字体”列 表中选择字体 → 在格式工具栏的“字号”列表中选择字号大小。 2．设置字符的颜色 选定要设置字符颜色的所有单元格 → 单击工具栏上的“字体颜色”按钮 → 在调色板上，单击要使用的颜色。 3．单元格数据的对齐方式 （1）常用对齐 Excel 2003默认将文本左对齐，数字右对齐方式，但可以自行改变数据的对齐方式。 1）先选定单元格 → 单击“格式/单元格”命令 → 选择“对齐”选项卡 → 在“文本对齐”组合框中，从“水平对齐”和“垂直对齐”下拉式列表框中选择对齐的方式。

2）Excel在常用工具栏中还提供了四个对齐按钮，它们依次是：左对齐、居中对齐、右对齐和合并居中。操作与Word基本一样。 （2）标题合并及居中对齐 表格的标题一般要居中，可使用“合并和居中”钮进行设置： 选定标题范围 → “合并和居中”钮

不同的应用场合需要使用不同的数字格式。因此，要根据需要设置单元格中的数字格式。Excel2003提供的数字格式有：常规、数值、货币、会计专用、百分比、分数、科学记数、文本、特殊以及自定义等数字格式。可以利用命令或格式工具栏，将单元格加以格式化。其操作步骤如下。 4．设置单元格数字格式 方法一：利用菜单 选定单元格或区域 → 选择“格式/单元格”命令 → 选定“数字”选项卡 → 在“分类”列表中，选择“数值” → 在右边选择数字格式 → “确定”

利用“格式/单元格/数字”中的选项（先选定单元格） (1)数值：确定小数位数 方法二：利用格式工具栏 利用“格式/单元格/数字”中的选项（先选定单元格） (1)数值：确定小数位数 (2)日期：确定日期的各种格式 (3)百分比：自动添加百分号 (4)分数：确定各种分数类型 (5)文本：可输入字符型数字 (6)特殊：可将数字转换为文字

5．自定义数字格式 Excel 2003 提供了许多预设的数字格式，但是有时还需要一些特殊的格式，这就需要自定义数字格式，操作步骤如下： 选定单元格或区域 → 选择“格式/单元格”命令 → 单击“数字”选项卡 → 在“分类”列表框中选择“自定义”选项 → 在“类型”列表框中选择需要的类型 → “确定” 。 6．格式刷和样式的使用 与Word一样，在Excel 2003中同样可以使用格式刷和样式来快速对选定单元格进行格式化。

7．自动套用格式 对于一些常见的表格，可以利用Excel 2003的“自动套用格式”功能。它是系统已预先定义好的表格格式，这些格式中组合了数字、字体、对齐方式、边界、模式、列宽和行高等属性，只要单击一些按钮，就能完成工作表的格式化，从而大大简化格式化的设置过程。其操作步骤如下： 选定要套用的区域 → 单击“格式/自动套用格式”命令 → 在 “自动套用格式”对话框中，选择表格样式 → “确定”

8．条件格式 Excel 2003的工作表中可以利用“条件格式”，根据一定的条件来突出显示某些单元格。其操作步骤如下： 选定要设置条件格式的单元格区域 → 执行“格式/条件格式”命令 → 在 “条件格式”对话框中输入设置的条件，并可确定数据显示的格式 → “确定”

5.2.6调整单元格的行高和列宽 1．调整行高 方法一：用“格式”菜单命令调整行高。 （1）选定调整行高的区域 → “格式/行”命令 → “行高”，屏幕出现行高对话框。 （2）在“行高”对话框中，输入要设定的高度 → “确定” 方法二：用鼠标调整行高。 将鼠标指针移到行号的下方边界，当光标变成带上下箭头的“+”型时，按住鼠标左键不放，拖动鼠标，调到适宜的高度时，松开鼠标左键。

2．调整列宽 方法一：用“格式”菜单命令调整列宽。 （1）选定调整列宽的区域 → “格式/列”命令 → “列宽”，屏幕出现列宽对话框。 （2）在“列宽”对话框中，输入要设定的宽度 → “确定” 方法二：用鼠标调整行高。 将鼠标指针移到列标的右侧边界，当光标变成带左右箭头的“+”型时，按住鼠标左键不放，拖动鼠标，调到适宜的宽度时，松开鼠标左键。

5.2.7 表格框线的设置 1．设置工作表的颜色 方法一：使用工具栏 选定要设置颜色的单元格区域 → 单击工具栏上的“填充颜色”下拉按钮 → 在“填充颜色”下拉窗口中选择要使用的颜色。 方法二：用菜单方式 选定要设置颜色的单元格区域 → 选择“格式/ 单元格” → 选择“图案”选项卡 → 选择填充颜色和图案。

2．设置表格框线 方法一：用菜单方式 选定要加上框线的单元格区域 → 选择“格式/格式” → 单击“边框”选项卡 → 选择“线条”、“颜色” → 选择“预置”或“边框”项下的各个按钮 → “确定” 。 方法二：用“格式”工具栏 选定要加上框线的单元格区域 → 选择“格式”工具栏上的“边框”右边下拉列表 → 单击下拉边框列项。

5.2.8 工作表的基本操作 1、工作表的选取 2、工作表的更名： （2）选取多个工作表： （1）选定单个工作表：单击工作表标签 （2）选取多个工作表： 按住“Shift”键,可以选择连续的多个工作表 按住“Ctrl”键,可以选择不连续的多个工作表 （3）选定全部的工作表：右击工作表标签 → 全部工作表 2、工作表的更名： (1) 双击工作表标签 → 输入新名 → 回车 (2) 右击工作表标签 → “重命名” → 输入新名 → 回车 右击标签

3、工作表的插入和删除 4、工作表的移动和复制 （1）移动工作表 （2）复制工作表 (1) 插入工作表： “插入”菜单 → “工作表”命令 (2) 右击工作表标签 → “插入”菜单 → “工作表”命令 (3) 删除工作表：选定工作表标签 → “编辑/删除工作表” (4) 右击工作表标签 → 删除 4、工作表的移动和复制 （1）移动工作表 1）到同一工作簿：选定工作表→拖到目的位置(即改变其位置) 2）到另一个工作簿：选定工作表→“编辑/移动或复制工作表”→选取目标“工作簿名” （2）复制工作表 1）同一工作簿：选定工作表→Ctrl+拖 2）到另一个工作簿：选定工作表→“编辑/移动或复制工作表”→选取“工作簿名”→选“建立副本”项

＝SUM( B3 : E3 ) 5.3 公式与函数 1、输入公式 5.3.1 公式的使用 （2）输入公式并计算 5.3.1 公式的使用 1、输入公式 （1）公式：由连续的一组数字和运算符组成的序列。该序列必须由等号开头。 公式是对数据进行分析与计算的等式，它可以对工作表中的数值进行从简单的四则混合运算直到复杂的财务计算、统计分析。 （2）输入公式并计算 选定单元格→［在编辑栏（或单元格）中］输入等号→输入公式→回车 ＝124.5 + 118.4 + 115.2 + 128.7 ＝B3 + C3 + D3 + E3 ＝SUM( B3, C3, D3, E3 ) ＝SUM( B3 : E3 ) ＝SUM( B3 : E3 )

2．公式的复制 复制公式的方法是：先单击已有公式的单元格，然后拖填充柄至最后一个单元格。 计算过程中为了同时使用其它单元格的类似公式，可以通过移动或复制公式达到这一目的。当移动公式时，公式中的单元格地址不会改变，但在复制公式时，单元格地址会自动调整。 复制公式的方法是：先单击已有公式的单元格，然后拖填充柄至最后一个单元格。

3、快速运算 （1）自动计算 （2）自动求和 求 和： 选取求和区域 → 状态栏显示和 2）其他计算： 求 和： 选取求和区域 → 状态栏显示和 2）其他计算： 右击状态栏 → 选择计算式 → 显示结果 （2）自动求和 ◆ 行求和：选取求和行→（“常用”工具栏”）求和钮 ◆ 列求和：选取求和列→ （“常用”工具栏”）求和钮 注：自动计算结果显示在状态栏，自动求和结果显示在单元格中

5.3.2 单元格和区域引用 对单元格的引用有三种方法：相对引用、绝对引用和混合引用 （１） 相对地址引用：例如：A3、B4、C5 5.3.2 单元格和区域引用 引用的作用是标识工作表上单元格或单元格区域，并指明公式所用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同单元格中的数据，或同一工作簿的不同工作表的单元格。 对单元格的引用有三种方法：相对引用、绝对引用和混合引用 （１） 相对地址引用：例如：A3、B4、C5 相对引用的特点——当公式移动、复制到一个新位置时，公式中的相对地址会随之发生变化。 （２） 绝对地址引用：例如：B2的绝对地址为$B$2 绝对引用的特点——当公式移动、复制到一个新位置时，公式中的绝对地址不会发生变化。 （３） 混合地址引用：例如：B2的混合地址为$B2或B$2 在单元格中既有相对地址引用，也有绝对地址引用 （4）三维地址引用：例如： Sheetn! B2 三维地址引用的特点——引用不同工作表中的单元格。

单元格地址在公式中的作用 按F4，可在以上三种地址引用之间进行切换 相对地址： A2 绝对地址: $A$2 混合地址：$A2 A$2 E4=B1+A2+C2 　　单元格引用地址的作用在于唯一表示工作簿上的单元格或区域。公式中引入单元格引用地址，其目的在于指明所使用的数据的存放位置。通过单元格引用地址可以在公式中使用工作簿中不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数据。 　　相对引用地址：是指在公式移动或复制时，该地址相对目的单元格发生变化，此类型地址由列名行号表示，例如A1。 幻灯片中所举例子，单元格B2中的公式内容，在被复制到E5单元格后，“内容发生了变化”，其原因是目的位置相对源位置发生了右移三列、下错三行的变化，导致参加运算的对象分别均做了右移三列、下错三行的调整，最后得到“=E4+D5+F5”公式复制结果。 　　绝对引用地址：表示该地址不随复制或移动目的单元格的变化而变化。绝对引用地址的表示方法是在相对地址的列名和行号前分别加上一个美元符号“$”，例如$A$1。美元符号“$”就象一把“小锁”，锁住了参加运算的单元格，使它们不会因为复制或移动目的位置的变化而变化。请举例说明。 　　混合地址：如果单元格引用地址一部分为绝对引用地址，另一部分为相对引用地址组成，例如$A1或A$1，我们把这类地址称为“混合地址”。 我们可以通过以上三种类型的单元格地址表示法，创建出灵活多变的公式来。 教材参考6.7.4节内容。 按F4，可在以上三种地址引用之间进行切换

三维地址引用

5.3.3 函数的使用 例: =（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/ 9 求平均 = Average（B2:B10） 函数是Excel已定义好的具有特定功能的内置公式 例: 求平均 =（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/ 9 = Average（B2:B10） 为了适应各种计算要求， Excel 2003提供了常用函数、财务函数、日期和时间函数、数学和三角函数、统计函数、查找和引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等10类函数，每一类有若干个不同的函数，一共有几百个之多，基本能够满足各种领域内绝大多数人的使用要求。 　　函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。使用函数处理数据的方式与直接创建的公式处理数据的方式是相同的。 　　例如，幻灯片中列出的两个公式例子的作用是相同的。使用函数不仅可以减少输入的工作量，而且可以减小输入时出错的概率。 　　所有函数都是由函数名和位于其后的一系列参数（括在括号中）组成的，即：函数名（参数1，参数2…） 函数名代表了该函数具有的功能。例如： SUM（A1:A8）实现将区域A1:A8中的数值加和功能。 MAX（A1:A8）找出区域A1:A8中的最大数值。 不同类型的函数要求给定不同类型的参数，它们可以是数字、文本、逻辑值（真或假）、数组或单元格地址等，给定的参数必须能产生有效数值，例如： SUM（A1:A8）要求区域A1:A8存放的是数值数据。 ROUND（8.676,2）要求指定两位数值型参数，并且第二位参数被当作整数处理，该函数根据指定小数位数，将前一位数字进行四舍五入，其结果值为8.68。 LEN（“这句话有几个字组成”）要求判断的参数必须是一个文本数据，其结果值为9。 通常，函数输入的方法是在编辑栏中利用公式选项板来完成的。

1．函数语法 Excel的任何函数都有一样的标准结构，即：都是由函数名和参数两部分组成。参数可以是数字、数组、文本、逻辑值或单元格引用，参数也可以是常量、公式或其他函数，将函数作为另一个函数的参数也称为嵌套函数。 函数引用：函数名（参数1，参数2 ， …） 代表函数功能 不同类型的函数要求给定不同类型的参数 在公式里，任何函数都直接跟在“=”，或者其它运算符号后面，首先是函数名称，然后是括号，括号表示其中括住的内容是此函数必需的参数。如果函数对应的参数不只一个时，就必须按照规定的顺序依次排列各参数，并且用逗号把它们隔离开来。

例如，=SUM（A1，A8），表示A1和A8两单元格的和。 连续地址：首尾地址用（：）连接。 　（1）公式中引用单元格的方法： l直接使用键盘输入 ●用鼠标单击单元格 （2）引用运算符： ●冒号（:）：连续单元格区域 。如 C2 : H2 逗号（,）：不连续单元格区域 。如 A5 , B10 , F8 函数区域的表示法： 独立地址：各地址用（，）隔开。 例如，=SUM（A1，A8），表示A1和A8两单元格的和。 连续地址：首尾地址用（：）连接。 例如，=SUM（A1：A8），冒号表示计算范围从A1到A8单元格之间区域。 混合地址： 例如，=SUM（A1：A6，A8），表示计算A1到A6再加A8的和。

1） “插入/函数” → 选择类别 → 选择函数→输入参数 → 确定 输入函数一般可以采取手工输入和“函数向导”两种方法 （1）手工输入：选定单元格 → “=” → 输入函数 → 确定 （2）粘贴函数： 1） “插入/函数” → 选择类别 → 选择函数→输入参数 → 确定 2）单击 “插入函数”钮 → 选择类别 → 选择函数 →输入参数 → 确定

4、部分常用函数 （1）SUM： 求和函数 ● 格式：SUM（参数1, 参数2, ……） （2）AVERAGE： 求算术平均值函数 功能：求各参数的和 （2）AVERAGE： 求算术平均值函数 ● 格式：AVERAGE（参数1, 参数2, …… ） 功能：求各参数的平均值 （3）MAX：求最大值函数 ● 格式：MAX（参数1, 参数2, …… ） 功能：求各参数中的最大值 （4）MIN：求最小值函数 ● 格式：MIN（参数1, 参数2, …… ） 功能：求各参数中的最小值 （5）COUNT： 统计个数函数 ● 格式：COUNT（参数1, 参数2, …… ） 功能：求各参数中数值型参数和包含数值的单元格个数

=IF(条件式, 值1,值2) 结果值 条件式 条件为假时 条件为真时 判断条件是否满足，满足则返回值1，不满足则返回值2 （6）  ROUND（） ：四舍五入函数 ● 格式：ROUND（数值，位数） 功能：对数值项进行四舍五入。 （7） INT（）：取整函数 ● 格式：INT（A1） 功能：取不大于数值A1的最大整数 （8）条件判断函数：IF ● 格式：IF（条件式，值1，值2） 功能：若满足条件，则结果取值1，否则，取值2 结果值 =IF(条件式, 值1,值2) 条件式 条件为假时 条件为真时 判断条件是否满足，满足则返回值1，不满足则返回值2

（11）VLOOKUP：搜索函数（搜索表区域首列满足条件的元素） （9）COUNTIF（）：条件计数函数 ● 格式：COUNTIF（取值范围，条件式） 功能：计算某区域内满足条件的单元格个数 （10）RANK: 排名次函数 ● 格式：RANK（参数， 数据区域，升降序） 功能：计算某数值在数据区域内相对其它数值的大小排位 （11）VLOOKUP：搜索函数（搜索表区域首列满足条件的元素） ● 格式： VLOOKUP（比较值, 搜索区域，取值的列号，是否精确判断） 功能：搜索表区域内首列满足条件的元素，找到时返回所在行指定列的值

5.3.4 公式的审核 使用“公式审核”工具栏可以检查工作表公式与单元格之间的相互关系并指出错误。在使用审核工具时，追踪箭头将指明哪些单元格为公式提供了数据，哪些单元格包含相关的公式。同时，在为公式提供数据的单元格区域（两个以上相邻的单元格）周围会出现边框。 打开“公式审核”工具栏的方法是：单击“视图”→“工具栏”→“公式审核”命令，即可打开 “公式审核”工具栏。

5.4 图表的制作 数据图表就是将单元格中数据以各种统计图表的形式显示，使得数据更加直观。当工作表中数据发生变化时，图表中对应项的数据也自动变化。 Excel2003的图表有两种：一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候同时打印。另一种是独立式图表，它是一张独立的图表工作表，打印时候将与数据表分开打印。 数据表格

常用图表 1. 柱形图 2. 条形图 3. 折线图 4. 饼形图 5. XY散点图

5.4.1 建立图表 创建步骤： 选取数据 插入图表 编辑图表 修饰图表 嵌入式图表 独立式图表 （1）菜单法建立: 5.4.1 建立图表 创建步骤： 选取数据 插入图表 嵌入式图表 独立式图表 编辑图表 修饰图表 （1）菜单法建立: “插入/图表” → 进入“图表向导” （2）工具栏按钮: 单击(工具栏)“图表向导”按钮 　　图表的作用是将表格中的数字数据图形化，以此来改善工作表的视觉效果，更直观、更形象地表现出工作表中数字之间的关系和变化趋势。 　　图表的创建是基于一个已经存在的数据工作表的，所创建的图表可以同源数据表格共处一张工作表上，也可以单独放置在一张新的工作表（又称图表工作表）上，所以图表可分为两种类型： 　　一种图表位于单独的工作表中，也就是与源数据不在同一个工作表上，这种工作表称为图表工作表。图表工作表是工作簿中只包含图表的工作表。 　　另外一种图表与源数据在同一工作表上，作为该工作表中的一个对象，称为嵌入式图表。 关于如何正确选择制作图表所需要的数据区域的问题，请注意： 　　如果数据中没有选择用于确定数据系列名称的行或列的标题，则Excel将使用默认的名称“系列1”、 “系列2”，等等。如果数据中没有选择用于确定数据系列中数据点的名称的标题，则Excel将使用默认的标识符“1”、“2”、“3”等等。因此，要让学生必须学会正确地选择数据区域，制作出有意义的图表。

建立图表（在图表向导中） 选择图表类型 选取数据源 指定图表元素 图表标题 确定图表位置 ［选“作为新工作表插入”，则为独立式图表］ X轴(类型)标题 Y轴(数值)标题 图表标记 数据标签 图例 刻度线 　　利用“图表” 工具栏“图表” 菜单，我们可以对创建好的图表，进行后期的修改制作。 1）Excel提供了14种图表类型（柱形图、条形图、折线图、饼图、XY（散点）、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股市图、圆锥、圆柱和棱锥图），其中较常用到的图表类型有柱形图、折线图和饼图，它们的各自特点如下（有关各种图表类型的说明请参见附录C）： 　　柱形图用来显示一段时期内数据的变化或者描述各项之间的比较。能有效地显示随时间变化的数量关系,从左到右的顺序表示时间的变化,柱形图的高度表示每个时期内的数值。 　　折线图以等间隔显示数据的变化趋势。通过连接数据点，折线图可用于显示随着时间变化的趋势。 　　饼图则是将某个数据系列视为一个整体(圆),其中每一项数据标记用扇形图表示该数值占整个系列数值总和的比例关系,从而简单有效地显示出整体与局部的比例关系。它一般只显示一个数据系列，在需要突出某个重要数据项时十分有用。 2）修改各种图表组成元素，强调三点： 图表中的数据标记与数据源单元格数据之间的链接关系。 利用等号“=”，使图表标题与标题内容所在的单元格之间建立链接关系，一旦你修改了数据表格中标题内容时，图表中的标题也将随之变化 。 添加数据系列时，新系列的数值轴在“行”或“列”的问题。 确定图表位置 ［选“作为新工作表插入”，则为独立式图表］

图表相关名词术语 数值轴（Y） 刻度线 数据标记 图例 数据序列 类型轴 (X) 通过一个图表的样例，首先让同学们了解并熟悉图表中的元素： 数据标记：一个数据标记对应于工作表中一个单元格中的具体数值，它在图表中的表现形式可以有：柱形、折线、扇形等等。 数据系列：绘制在图表中的一组相关数据标记，来源于工作表中的一行或一列数值数据。图表中的每一组数据系列都以相同的形状和图案颜色表示。通常在一个图表中可以绘制多个数据系列，但是在饼图中只能有一个数据系列。 坐标轴：通常由类型轴（X轴） 和值轴（Y轴） 构成。 图例：每个数据系列的名字都将出现在图例区域中，成为图例中的一个标题内容，对应数据工作表则为这组数据的行标题或列标题。只有通过图表中图例和类别名称才能正确识别数据标记对应的数值数据所在的单元格位置。 绘图区：它含有坐标轴、网格线和数据系列。 图表区：它含有构成图表的全部对象，可理解为一块画布。 教材参考6.8.1节内容。 类型轴 (X)

5.4.2　图表的编辑 1、改变图表类型 l选定图表→“图表／图表类型” → 选“子图表类型” → 选“图表样式” → 确定

2、修改图表中的数据 3、移动嵌入图表并改变其大小 移 动：按住鼠标左键拖动到目标位置 在工作表中将数据修改并确认后，嵌入图表会随之发生相应变化。 3、移动嵌入图表并改变其大小 移 动：按住鼠标左键拖动到目标位置 改变大小：先将鼠标移到边框的小黑方块处，当指针变成双箭头时按住左键拖动

4．修改图表中的图形 （1）两次单击要修改的数据结点，重新输入新值。此时图形随之更新。 （2）鼠标指针指向该柱形图的顶端，当变成双箭头时按住左键上下拖动。图形变成新的大小，工作表中的数据也会自动相应改变。 5．增加和删除数据系列 增加数据系列：选定图表，再选择“图表”菜单中的“添加数据”，在 “添加数据”对话框中确定数据系列所在的区域（可输入，也可在原数据表拖动选定新数据区域），最后单击“确定”按钮。 删除数据系列：在图表上单击所要删除的数据系列，再按Delete键。

5.4.3 图表的格式化 双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，在该对话框中进行图表格式设置。 5.4.3 图表的格式化 图表格式的设置主要包括对标题、图例等重新进行字体、字形、字号、图案、对齐方式等设置以及对坐标轴的格式重新设置等。 双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，在该对话框中进行图表格式设置。

5.5 数据管理与统计 5.5.1 数据清单的建立 数据清单：一个典型的二维表，它是由工作表单元格构成的一个矩形区域 　矩形区域的每一列叫一个“字段”，每个字段包含相同类型的数据。 　第一行为各字段标题，叫字段名。字段名不能相同。以后每一行的数据表示一条记录。 　所以数据清单是由多条记录组成的。 理解Excel数据库的概念：在Excel中要对数据进行数据库方式的管理工作，就必须遵循一定的要求放置数据，数据清单就是在满足这些条件下所组成的数据表格形式。数据清单中的信息是按表格的方式存放的，它是一个二维数据库，而表格又是由行和列构成的，用列表示字段，用行表示记录。 利用数据库的目的：借助数据清单，Excel就能把应用于数据库中的数据管理功能——筛选、排序以及一些分析操作，应用到数据清单中的数据上。 数据清单的组成：它是一种特殊的表格，需由两部分组成——即表结构和纯数据。表结构为数据清单中的第一行列标题，Excel 将利用这些标题名对数据进行查找、排序以及筛选等。纯数据部分则是Excel实施管理功能的对象。

正确创建数据清单规则： 数据清单的作用： 列名唯一 纯数据（杜绝空行、非法数据） 同列数据的数据类型和格式应完全相同 　列名唯一 　纯数据（杜绝空行、非法数据） 　同列数据的数据类型和格式应完全相同 　避免在一张工作表上放置多份数据清单 　 数据清单可以是整个工作表，也可以是工作表的一部分。数据清单的处理功能只能在一个数据清单中使用 数据清单的作用： 　　用户可以通过“数据清单”对表中的数据进行排序、筛选、分类和汇总等操作，以实现日常所需要的统计工作。 数据清单的概念 　　数据清单是包含列标题的一组连续数据行的工作表格，是特殊的表格。可以把数据清单看作数据库，行——记录，列——字段，字段名是字段内容的概括和说明。数据清单也称关系表，表中的数据是按某种关系组织起来的。 数据清单的组成：表结构和纯数据。其中： 表结构——是第一行列标题； 纯数据——Excel管理的对象。 　　学生应通过该幻灯片讲解和演示后，掌握正确创建数据清单的方法。非法数据清单样例可参考前一张幻灯片示例进行对比介绍。

5.5.2 记录的编辑、修改和删除 使用“数据／记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。 利用记录单可以进行下列操作： 添加记录 修改记录 删除记录 查找记录 当我们建立数据清单以后，可以用下面的方法输入数据： 从其他应用程序导入数据 直接往工作表中输入信息 使用Excel提供的记录单功能 　　记录单是Excel提供的一种较轻松的工具，用以完成数据清单的创建和维护工作。 使用记录单输入数据的方法： 　　首先将鼠标指针放在数据清单中的任意一个单元格，然后选择“数据/记录单”命令，打开当前选中数据清单的记录单。 　　利用记录单对话框不仅可以添加记录，还能够修改和删除记录，还可以使用通配符查找相近的记录，如在“姓名”编辑框中输入“王*”，单击“下一条”按钮即可查找四个分公司中所有姓“王”的员工。

单击“条件”按钮，输入相关的查找条件。例如：列出“平时成绩” “<=85”，“考试成绩” “>80” 的学生。最后单击“上一条”或 “下一条” 按钮，可查看到符合给定条件的所有记录

5.5.3 记录的筛选 大表 明晰的小表 筛选：实现在数据清单中提出满足筛选条件的数据，不满足条件的数据暂时被隐藏起来。 5.5.3 记录的筛选 筛选：实现在数据清单中提出满足筛选条件的数据，不满足条件的数据暂时被隐藏起来。 1. 自动筛选：“数据 / 筛选 / 自动筛选” → 设定条件 大表 条 件 明晰的小表 　　筛选数据目的：在数据清单中提取出满足条件的记录。 　　筛选功能实现在数据清单中提炼出满足筛选条件的数据，不满足条件的数据只是暂时被隐藏起来（并未真正被删除掉），一旦筛选条件被撤走，这些数据又重新出现。 Excel 提供了以下两种筛选清单的命令： 自动筛选，按选定内容筛选，它适用于简单条件； 高级筛选，适用于复杂条件。 　　“自动筛选”功能使用户能够快速地在数据清单的大量数据中提取有用的数据，隐藏暂时没用的数据。 　　观察示例中的“自动筛选”箭头按钮、筛选后呈现的不连续行号。 　　演示“自动筛选”下拉列表中各个筛选条件选项的功能。 强调从多个下拉列表中选定了条件后，这些被选中条件将具有“与”的关系。如果要取消某一个筛选条件，只需重新单击对应下拉列表，然后单击其中“全部”选项即可。 　　对于某些特殊条件，可以用自定义自动筛选来完成。 　　例如，在示例中，我们要提高软件开发人员的薪水，统一对小时报酬在30元以下者做一定幅度的调整。我们可以用前面介绍过的“确切值”方法把所有软件部门的员工筛选出来，至于如何进一步找出小时报酬在30元以下的开发人员，就需要使用“自定义自动筛选”，打开“小时报酬”下拉列表中的“自定义自动筛选”对话框，设置“<=30”的条件即可。如果要筛选出所有姓王和姓张的员工记录，可在“姓名”列的“自定义自动筛选”对话框中应输入的条件：=王* and =张*。 教材参考节6.9.2内容。

2．自定义筛选 “自动筛选”的“自定义”选项提供了对同一字段进行筛选的两个条件，并且这两个条件可以是“与”或“或”的关系，同时，该对话框还提供“等于”、“大于”、“起始于”等许多条件选项。

“高级筛选”功能完成筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据 3．高级筛选 “高级筛选”功能完成筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据 或 与 （1）确定筛选条件，并创建条件区（注意：要与数据清单用空行隔开） （2） “数据/筛选” → “高级筛选”命令 　　通过前一张幻灯片的介绍，我们知道使用“自动筛选”功能能方便、快速地对数据清单中大量数据进行准确提取，同时辅以“自定义自动筛选”功能完成某些特殊筛选操作。但是随着筛选条件复杂性的增加，使用上述方法就有点费事，有时甚至完成不了要求。 　　“高级筛选”命令能使你筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中包含复杂的“与”和“或”关系的数据。要使用“高级筛选”命令，必须先建立筛选条件区域，该区域用来指定筛选出的数据必须满足的条件。筛选条件区域类似于一个只包含条件的数据清单，由两部分构成：条件列标题和具体筛选条件，其中首行包含的列标题必须拼写正确，与数据清单中的对应列标题一模一样，具体条件区域中至少要有一行筛选条件。条件区域中“列”与“列”的关系是“与”的关系（即“并且”的关系），“行”与“行”的关系是“或”的关系（即“或者”的关系） 强调：由于筛选条件区域和数据清单共处同一个工作表中，所以它们之间至少要由一个空行或空列隔开。

5.5.4 记录的排序 选定范围 →“数据／排序”→ 确定排序关键字和顺序 设置两个以上的排序约束条件。 5.5.4 记录的排序 排序：是数据组织的一种手段。通过排序管理操作可将数据清单中的数据按字母顺序、数值大小以及时间顺序进行排序。 选定范围 →“数据／排序”→ 确定排序关键字和顺序 设置两个以上的排序约束条件。 通过样例的演示，让学生掌握排序的方法及理解排序的含义。 　　排序：是数据组织的一种手段。通过排序管理操作可将数据清单中的数据按字母顺序、数值大小以及时间顺序进行排序。 当排序的约束条件只有一个时，可采用排序按钮“升序” 按钮 和“降序”按钮 ，实现快速排序。如果需要设置两个以上的排序约束条件，可使用“排序”对话框进行排序条件的设定。 　　Excel 是根据单元格中的具体内容值进行排序的。在按升序排序时，使用如下次序（在按降序排序时，除了空格总是在最后外，其他的排序次序反转）。 数字：数字从最小的负数到最大的正数进行排序。 按字母先后顺序排序：在按字母先后顺序对文本项进行排序时，Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序。对于中文信息则是按它们的拼音字符串进行排序。 文本以及包含数字的文本，按下列次序排序： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 撇号 （ ' ） 和连字符（ - ）会被忽略。但例外情况是：如果两个字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。 逻辑值：在逻辑值中，FALSE 排在 TRUE 之前。 错误值：所有错误值的优先级相同。 空格：空格始终排在最后。

5.5.5 分类汇总 先分类(排序) → “数据 / 分类汇总” → 按类汇总(指定分类字段、汇总方式等) 5.5.5 分类汇总 对已排序的数据，进行求和、计数、求平均值及最大、最小值等 先分类(排序) → “数据 / 分类汇总” → 按类汇总(指定分类字段、汇总方式等) 分级显示符号 　　分类汇总，顾名思义，就是首先将数据分类（排序），然后再按类进行汇总分析处理。它是在利用基本的数据管理功能将数据清单中大量数据明确化和条理化的基础上，利用Excel提供的函数进行数据汇总。 　　以幻灯片中的示图为例，如果想要分别察看每个分公司的人员运作费用总和，需用到“分类汇总”功能，Excel将自动创建工时、插入分类汇总与总和行，并自动分级显示数据，结果数据可以打印出来，甚至可以使用图表功能直观形象地表现出来。 分类汇总步骤： 1）先选定汇总列，对数据清单进行排序。例如“分公司”列； 2 ）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单； 3 ）使用“数据” /“分类汇总”菜单命令； 4 ）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤 1 中进行排序的列相同。 5 ）在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。 6 ）在“选定汇总项（可有多个）”框中，选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。 清除分类汇总：在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。 注意：要使用分类汇总的数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须在要进行分类汇总的列上排序。 教材参考6.9.4节内容。

分级显示数据 分级显示可以具有至多八个级别的细节数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据。你可以单击分级显示符号来显示、隐藏细节行。 　　分级显示可以具有至多八个级别的细节数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据。你可以单击分级显示符号来显示隐藏细节行。例如，幻灯片示例右图“北京汇总”的细节行虽然是隐藏的，你可单击该行对应的 “显示明细数据”符号“+ ” 显示出下一级明细数据（参考左图）。 　　如果我们在数据清单中使用了分类汇总功能，那么 Excel 会分级显示该工作表。 　　我们还可以根据需要，使用“数据” /“组及分级显示”菜单命令手动创建分级显示。

嵌套分类汇总 嵌套汇总命令的使用前提：数据已按两个以上关键字排序（这里要对“分公司”和“部门”进行排序）。 嵌套分类汇总步骤： 由于嵌套汇总可创建两层分类汇总，因此要对文档“嵌套分类汇总.xls”查看每分公司的人工费用支出情况和查看每一部门中最高薪水额，我们应使用“嵌套分类汇总”命令。 　 嵌套汇总命令的使用前提：数据已按两个以上关键字排序（这里要对“分公司”和“部门”进行排序）。 嵌套分类汇总步骤： 1）首先针对两列或多列数据进行排序。这例中要对“分公司”列和“部门”列排序。 2）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单，使用“数据／分类汇总”命令。 3）在“分类字段”框中，选择需要用来分类汇总的数据列。这一列应该是对数据排序时的“主要关键字”，即“分公司”数据列；“汇总方式”框中，选择“最大值”；但在“选定汇总项”框中，选定“薪水”。 4）显示出对第一列的自动分类汇总后，对下一列（“部门”）重复步骤2和步骤3（在“分类字段”框中，选“部门”；“汇总方式”框中，选“最大值”；在“选定汇总项”框中，选“薪水”）。清除“替换当前分类汇总”复选框，接着单击“确定”按钮。

例：查看每分公司、每一部门中的最高薪水 嵌套分类汇总的前提 是数据已按两个以上 关键字排序分类。 　　如果要在每组分类中附加新的分类汇总，即可创建两层分类汇总（嵌套汇总），例如，我们不仅要查看每一分公司的人工费用支出情况，而且还想细分到每一个部门的具体支出情况，如查看每一部门中最高薪水额，那么我们可以进一步使用“分类汇总”命令。 　　嵌套分类汇总命令的使用是在数据已按两个以上关键字排序的前提下进行的。 嵌套分类汇总步骤 1）首先针对两列或多列数据对数据清单排序。例如，“分公司”列和“部门”列； 2 ）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单，使用“数据” /“分类汇总”菜单命令； 3 ）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列，插入自动分类汇总。这一列应该是对数据清单排序时在“主要关键字”下拉列表框中指定的列。例如“分公司”数据列； 4 ）显示出对第一列的自动分类汇总后，对下一列（如“部门”）重复步骤2和步骤3。清除“替换当前分类汇总”复选框，接着单击“确定”按钮。

5.5.6 数据透视表 数据透视表是一种特殊的工作表。它从工作表中抽取需要的信息，经处理后再汇总成新的交叉表。它广泛应用于数据分析。 如，我们不仅要查看每部门、各分公司的薪水总额，那么我们可以使用“数据透视表”或“数据透视图” 。 步骤如下： 1）在要进行数据透视的工作表中，单击任一单元格，使用“数据 / 数据透视表和数据透视图”命令； 2 ）选择生成数据透视表还是数据透视图； 3 ）确定数据源区域，选择数据透视表显示的位置； 4 ）将所要字段拖到数据透视表中适当位置。

例：在“职工登记表”中建立数据透视表来查询各部门各职称的平均年龄 （即指定布局以“所属部门”为行字段，以“职称”为列字段，以“年龄”为平均值项） 1）“数据/数据透视表和数据透视图”命令 → 选择“生成数据透视表” ； 2）在“数据透视表和数据透视图向导”对话框中，单击“选定区域”右侧的按钮→ 在“数据源”工作表中选定数据区域； 3）单击右侧的按钮，按“下一步”钮，进行布局 4）单击“布局”钮，将所要字段拖到数据透视表中适当位置（将所属部门拖到“行”、职称拖到“列”、年龄拖到“数据”）； 5）双击数据区域内的数据项“年龄”，选择“平均值” 6）单击“确定”和“完成”钮

5.6 视图与打印设置 5.6.1 视图 1．视图的含义 2．应用“视图管理器”创建视图 5.6.1 视图 1．视图的含义 视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作簿可有多个视图，而无须将其保存为单独的工作簿副本。 2．应用“视图管理器”创建视图 ① 执行“视图”→“视图管理器”命令，打开“视图管理器”对话框。 ② 单击其中的“添加”按钮，打开“添加视图”对话框，输入一个名称（如“数据源”）后，按下“确定”按钮，添加一个“数据源”视图。 ③ 根据使用对象的需要，将不需要打印的列隐藏起来，然后仿照上面的操作分别添加视图。 ④ 如果需要打印某种表格，可这样操作：执行“视图”→“视图管理器”命令，打开“视图管理器”对话框，选中一种视图，单击“显示”按钮进入该视图，进行打印操作即可。 ⑤ 打印完成后，按照上面的操作，显示出“数据源”视图，就可以快速显示出全部数据。 ⑥ 若要删除该视图，在“视图”菜单上单击“视图管理器”，在“视图”框中单击所需的视图名称，再单击“删除”按钮即可。

5.6.2 页面设置 单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，在“页面设置”对话框中可进行“页面”、“页边距”、“页眉和页脚”、“工作表”等的设置 １．“页面”、“页边距”选项卡 “页面”选项卡可以设置纸张方向、缩放比例、纸张大小、打印质量、起始页码；“页边距”选项卡可设置页面四个边界的距离、页眉和页脚的上下边距等，设置方法同Word2003类似.

２．“页眉/页脚”选项卡 单击 “页眉/页脚”选项卡，或者选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，都会出现“页眉/页脚”对话框。 如果设置页眉和页脚，可单击对话框中的“页眉”和“页脚”的下拉列表，选择内置的页眉和页脚格式

3．工作表选项卡 （1）打印区域：若不设置，则当前整个工作表为打印区域；若需设置，则单击“打印区域”右侧的折叠按钮，在工作表中拖动选定打印区域后，再单击“打印区域”右侧的折叠按钮，返回对话框，单击“确定”按钮。 （2）打印标题：如果要使每一页上都重复打印列标志，则单击图中的“顶端标题行”编辑框，然后输入列标志所在行的行号；如果要使每一页上都重复打印行标志，则单击“左端标题列”编辑框，然后输入行标志所在列的列标即可。 （3）全页都打印行号和列标：选中图中的行号列标复选框

4．人工分页 选择工作表中一单元格，使其作为新页的左上角的单元格，单击“插入”菜单中的“分页符”命令，则可把整个工作表分成四个部分。若只想分成上、下或左、右两页，则只要选择行号或列标即可。 5．调整分页 当插入分页符后，表格中会有虚线显示出来。我们还可通过“视图”菜单的“分页预览”命令来查看分页情况，在查看时可以拖动分页符来调整分页。 6．删除分页符 选定要删除的分页符右边或下边的任一单元格，单击“插入”菜单中的“删除分页符”命令，就可删除相应的分页符。

5.6.3 打印预览与打印 1．“打印预览”窗口的工具栏中有几个按钮，它们的功能如下： （1）缩放：可使预览区域变大或缩小。 5.6.3 打印预览与打印 1．“打印预览”窗口的工具栏中有几个按钮，它们的功能如下： （1）缩放：可使预览区域变大或缩小。 （2）打印：可设置打印选项，并开始打印。 （3）设置：会打开“页面设置”对话框，可进行页面设置。 （4）页边距：可观察视图中表示页边距的虚线，拖动它们可改变页边距大小。 （5）分页预览：切换到“分页预览”视图。 （6）关闭：退出“打印预览”。 2．打印 选择“文件”菜单下的“打印”命令，或在“页面设置”对话框和“打印预览”窗口中选择“打印”按钮 。