第4章 Excel2003电子表格处理 4.1　电子表格处理软件的功能 4.2　Excel 2003工作环境 4.3　Excel 2003的基本操作 4.4　制作图表 4.5　数据管理和分析 4.6　打印工作表

Excel 2003是Microsoft Office的主要组件之一。 具有很强的图形、图表功能可用于财务数据处理、科学分析计算。 我们如何进行电子表格处理，需要什么工具，如何启动和退出该程序呢？ Excel 2003是Microsoft Office的主要组件之一。 具有很强的图形、图表功能可用于财务数据处理、科学分析计算。 能用图表显示数据之间的关系和对数据进行组织。

4.1 电子表格处理软件的功能 电子表格处理软件是一种专门用于数据计算、统计分析和报表处理的软件，与传统的手工计算相比有很大的优势，它能使人们解脱乏味、繁琐的重复计算，专注于对计算结果的分析评价，提高工作效率。

电子表格处理软件一般具有以下功能 : 创建、编辑和格式化工作表 制作图表 管理和分析数据 打印工作表

4.2 Excel 2003工作环境 如何启动和退出Excel 2003呢？ 我们已经学过如何启动和退出word 2003应用程序。能否举一反三呢？

最常用的启动方法是单击“开始|所有程序|Microsoft Office Excel 2003”命令，执行该命令后就会进入Excel 2003的工作窗口 。

编辑栏 工作区 工作簿：用来存储并处理工作数据的 文件，其扩展名为.xls 工作表：单击工作表标签可以实现工作 表间的切换。 工作表：单击工作表标签可以实现工作 表间的切换。 单元格：行和列的交叉部分称为单元 格，是存放数据的最小单元。

第A列和第1行相交处的单元格是A1， D4指的是第D 列第4行交叉位置上的单元格。为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称并以“！”分隔，如“Sheet1！A1”表示“Sheet1”工作表的“A1”单元格。

4.3 Excel 2003的基本操作 4.3.1　创建工作表 4.3.2　编辑工作表 4.3.3　格式化工作表

4.3.1 创建工作表 启动Excel 2003时系统将自动打开一个新的空白工作簿，也可以通过下面3种方法来创建新的工作簿： 4.3.1　创建工作表 启动Excel 2003时系统将自动打开一个新的空白工作簿，也可以通过下面3种方法来创建新的工作簿： 单击“常用”工具栏中的“新建”按钮 按快捷键Ctrl＋N 执行“文件|新建”菜单命令

1.在工作表中输入原始数据 数据的输入方法和质量直接影响到工作效率，在工作表中输入原始数据的方法有4种：直接输入数据、快速输入数据、利用“自动填充”功能输入有规律的数据、利用命令导入外部数据。

（1）直接输入数据 文本型数据的输入 数值型数据的输入 输入日期时间

（2）快速输入数据 记忆式输入 是指当输入的内容与同一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符。

选择列表输入 在选取单元格后，单击右键选择“从下拉列表中选择”命令或按Alt＋↓键，显示一个输入列表，再从中选择需要的输入项。

（3）利用“自动填充”功能输入有规律的数据 自动填充根据初始值来决定以后的填充项，用鼠标指向初始值所在单元格右下角的小黑方块(称为填充柄)，此时鼠标指针更改形状变为黑十字，然后向右(行)或向下(列)拖曳至填充的最后一个单元格，即可完成自动填充。

自动填充分3种情况： 填充相同数据(复制数据) 填充序列数据 填充用户自定义序列数据

（4）利用命令导入外部数据 执行“数据|导入外部数据”菜单命令，可以导入其他数据库(如Access、FoxPro、Lotus123等)产生的文件，还可以导入文本文件。

2. 使用公式和函数计算数据 Excel的主要功能不在于它能显示、存储数据，更重要的是对数据的计算能力，它允许使用公式和函数对数据进行计算。

公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始，后面跟表达式。 使用公式计算数据 公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始，后面跟表达式。 算术运算符 +（加）、-（减）、*(乘）、 /（除）、%(百分比）、^(乘方） 关系运算符 =、>、<、>=、<=、<> 文本运算符（&) 引用运算符，：空格 引用运算符如何使用？

引用运算符 含　义 示　例 ：(区域运算符) 包括两个引用在内的所有单元格的引用 SUM(A1：C3) ，(联合操作符) 对多个引用合并为一个引用 SUM(A1，C3) 空格(交叉操作符) 产生同时隶属于两个引用的单元格区域的引用 SUM(A1：C4 B2：D3)

【例4.1】有“公司员工工资表.xls”，使用公式计算每位员工的实发工资。

使用函数计算数据 对于一些复杂的运算(如开平方根、求标准偏差等)， 如果由用户自己设计公式来完成会很困难，Excel 2003提供了许多功能完备易于使用的函数，涉及财务、日期和时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、信息等多方面。

1、在需要使用函数的单元格中输入“＝”号 2、在展开的函数列表中进行选择

3 、选择或输入函数参数 函数功能说明

【例4.2】　使用插入函数法统计“公司员工工资表”中所有员工的基本工资、奖金、扣款额和实发工资的平均值。

公式和函数中单元格的引用地址 ： 相对引用 ——当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化。 绝对引用 ——指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。 混合引用 ——指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用。

【例4.3】绝对引用地址示例。在【例4.2】的工作表最后添加一列“评价”，如果员工的实发工资低于平均值则显示“低工资”，否则不显示任何信息。

4.3.2　编辑工作表 工作表的编辑主要包括工作表中数据的编辑，单元格、行、列的插入和删除，以及工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等。工作表的编辑遵守“先选定，后执行”的原则。

1.工作表中数据的编辑 Excel中有清除和删除两个概念，它们的区别在于： 清除针对的是单元格中的数据，单元格本身仍保留在原位置 删除针对的是单元格，是把单元格连同其中的内容从工作表中删除

要替换目标单元格的数据，通过执行“编辑|剪切”或“编辑|复制”菜单命令，再执行“编辑|粘贴”菜单命令实现，也可以利用“常用”工具栏中的相应按钮、编辑快捷键或快捷菜单 要保留目标单元格的数据，在执行“剪切”或“复制”命令后，执行“插入|剪切单元格”或“插入|复制单元格”菜单命令

“选择性粘贴”命令 先选定数据，执行“编辑|复制”菜单命令，再单击目标单元格，执行“编辑|选择性粘贴”菜单命令，在“选择性粘贴”对话框中进行相应设置

2.单元格、行、列的插入和删除 数据在输入时难免会出现遗漏，有时是漏掉一个数据，有时可能漏掉一行或一列，这时可以通过插入操作进行修改。 单元格、行、列的插入操作可以通过“插入”菜单中的相应命令实现 删除操作则可以通过执行“编辑|删除”菜单命令，在“删除”对话框中选择相应的命令完成

3.工作表的插入、移动、复制、删除、重命名 如果一个工作簿中包含多个工作表，可以使用Excel提供的工作表管理功能对工作表进行管理。常用的方法是：在工作表标签上单击右键，在出现的快捷菜单中选择相应的命令。

4.3.3　格式化工作表 工作表的格式化主要包括格式化数据、调整工作表的列宽和行高、设置对齐方式、添加边框和底纹、使用条件格式以及自动套用格式等。

1.格式化数据 要设置数据格式，可以通过“格式|单元格”菜单命令或右键快捷菜单中的“设置单元格格式”命令打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中完成。

如果数据格式比较简单，可以直接通过“格式”工具栏对应的数据格式按钮来实现 要取消数据格式可以通过执行“编辑|清除|格式”菜单命令完成

通过“单元格格式”对话框中的“字体”选项卡来对数据进行字符格式化

2.调整工作表的列宽和行高 设置每列的宽度和每行的高度是改善工作表外观经常用到的手段 调整列宽和行高最快捷的方法是利用鼠标来完成

要精确调整列宽和行高，可以通过“格式|列”、“格式|行”菜单中的相应命令执行

3.设置对齐方式 输入单元格中的数据通常具有不同的数据类型，在Excel中不同类型的数据在单元格中以不同的默认方式对齐 如果只需简单地把数据设置成左对齐、居中、右对齐，可以直接单击“格式”工具栏字符格式化的相应按钮

如果数据的水平对齐方式和垂直对齐都要进行设置，通过“格式|单元格”或右键快捷菜单中的“设置单元格格式”命令打开“单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中进行相应设置

除了设置对齐方式，在选项卡中还可以对文本进行显示控制，有效解决文本的显示问题

4.添加边框和底纹 选择相应的区域，打开“单元格格式”对话框，在“边框”选项卡中进行设置 如果是添加简单的边框，可以直接单击“格式”工具栏的“边框”按钮

通过“单元格格式”对话框的“图案”选项卡来为工作表加上背景颜色或图案 如果只是添加简单的背景颜色，可以直接单击“格式”工具栏的“填充颜色”按钮

【例4.4】对【例4.3】中的“公司员工工资表”进行格式化：设置实发工资列小数位为1，加千位分隔符和人民币符号“￥”；设置标题行高为25，姓名列宽为10；将A1：I1单元格区域合并，标题内容水平居中对齐，标题字体设为华文彩云、20号、加粗；工作表边框外框为黑色粗线，内框为黑色细线；姓名所在行底纹为黄色

效果如图所示：

5.使用条件格式 条件格式可以使数据在满足不同的条件时，显示不同的格式。

【例4.5】对【例4.4】中的工作表设置条件格式：将基本工资大于等于1500的单元格设置成蓝色、加粗、倾斜、浅灰色底纹；基本工资小于500的单元格设置成红色、加双下划线。其效果如图

6.自动套用格式 选定要应用格式的工作表区域，执行“格式|自动套用格式”菜单命令，打开“自动套用格式”对话框

4.4 制作图表 4.4.1　创建图表 4.4.2　编辑图表 4.4.3　格式化图表

用图表来描述电子表格中的数据是Excel的主要功能之一。Excel能够将电子表格中的数据转换成各种类型的统计图表，更直观地揭示数据之间的关系，反映数据的变化规律和发展趋势，使我们能一目了然地进行数据分析。 常用的图表类型有柱形图、条形图、饼图、折线图、XY散点图等

4.4.1 创建图表 创建图表有2种方式： 对选定的数据源直接按F11键快速创建图表 4.4.1　创建图表 创建图表有2种方式： 对选定的数据源直接按F11键快速创建图表 利用图表向导创建个性化图表，通过执行“插入|图表”菜单命令或单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮来完成

表向导将显示4个对话框分4个步骤来创建图表： 2、选择子图表类型 1、选择图表类型 图表向导之一：图表类型 3、单击“下一步”进入步骤二对话框

1、选择数据源区域 2、选择行或列作为系列 3、单击“下一步”进入步骤3对话框 图表向导之二：图表源数据

1、输入标题名称 2、输入分类轴名称 3、单击“下一步”进入步骤4对话框 图表向导之三：图表选项

1、选择将图表插入当前工作表中或是新的工作表中 2、单击“完成”按钮，整个图表创建过程完毕 图表向导之四：图表位置

【例4.6】根据【例4.5】工作表中的姓名、基本工资、奖金、实发工资产生一个簇状柱形图，如图所示，并嵌入到工资表中，图表标题为公司员工工资表，X轴标题为员工姓名，Y轴标题为元，显示图例靠上。图表建立好后，适当改变大小，并移动到工作表中空白处。

4.4.2　编辑图表 在创建图表之后，还可以对图表进行修改编辑，包括更改图表类型和对图表中各个对象进行编辑等。图表中各个图表对象如图所示。

对图表的编辑工作主要包括： 调整图表的位置和大小 更改图表类型 添加和删除数据 修改图表项 添加趋势线 设置三维视图格式

4.4.3　格式化图表 建立图表后，可以对图表的各个对象进行格式化。最常用的方法是，双击要进行格式设置的图表项，在打开的格式对话框中进行设置。

【例4.7】将【例4.6】中的簇状柱形图的图表标题“公司员工工资表”设置为黑体、红色、12磅，改变绘图区的背景为白色大理石。效果如图所示。

4.5 数据管理和分析 4.5.1　建立数据清单 4.5.2　数据排序 4.5.3　数据筛选 4.5.4　分类汇总 4.5.5　数据透视表

4.5.1 建立数据清单 什么是数据清单？如何建立数据清单？ 4.5.1　建立数据清单 什么是数据清单？如何建立数据清单？ 数据清单是Excel 工作表中单元格构成的矩形区域， 即一张二维表，又称为数据列表。 它的特点有： 记录：数据清单中的每一行，第一行称为字段行。 字段：每一列称为字段，每一个字段的数据类型必须相同。 数据清单中不允许有空行或空列，否则会影响Excel检测和选定数据列表；不能有数据完全相同的两行记录 一个数据清单占一个工作表，格式的修改不影响数据清单。

使用“数据|记录单”命令以记录为单位来输入数据及编辑

4.5.2 数据排序 如何对数据排序？ Excel可根据一列或多列数据按升序或降序对数据清单排序。 1.简单排序 4.5.2　数据排序 如何对数据排序？ 　Excel可根据一列或多列数据按升序或降序对数据清单排序。 1.简单排序 在数据清单中任选一列数据中的某一单元格 根据需要单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮，即可完成操作

2. 复杂排序 单击数据区域的任意单元格。 单击菜单“数据|排序”命令，打开“排序”对话框。 选择“主要关键字”,“次要关键字”“第三关键字”。 单击“确定”按钮。

【例4.8】对“公司员工工资表”排序，按主要关键字“部门”升序排列，部门相同时，按次要关键字“基本工资”降序排列，部门和基本工资都相同时，按第三关键字“奖金”降序排列。

4.5.3 数据筛选 1. 自动筛选 通过“数据|筛选|自动筛选”命令实现 4.5.3　数据筛选 如何进行数据筛选？ 1. 自动筛选 通过“数据|筛选|自动筛选”命令实现 在所需筛选的字段名下拉列表中选择符合的条件，若没有，单击其中的“自定义”输入筛选条件。

【例4.9】在“公司员工工资表”中筛选出销售部基本工资大于等于1000，奖金大于等于1000的记录。筛选结果如图所示。

2. 高级筛选 高级筛选能实现数据清单中多字段之间“逻辑或”的筛选关系 先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，且首行与数据清单相应字段精确匹配 然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择；筛选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示

1、建立条件区域，同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间的关系为逻辑或 3、打开高级筛选对话框 2、执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令 4、选择数据区域和条件区域 5、单击“确定”按钮

【例4.10】在“公司员工工资表”中筛选销售部基本工资>1000或财务部基本工资<1000的记录，并将筛选结果在原有区域显示。筛选结果如图所示。

4.5.4　分类汇总 定义：是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算；针对同一个分类字段，还可进行多种汇总 分类： 简单汇总：指对数据清淡的某个字段仅统一做一种方式的汇总 嵌套汇总：指对同一字段进行多种方式的汇总

【例4.12】在求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值的基础上再统计各部门人数。汇总结果如图所示。

4.5.5 数据透视表 分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需要利用数据透视表。 4.5.5　数据透视表 分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需要利用数据透视表。 【例4.13】在“公司员工工资表”中，统计各部门各职务的人数。

创建好数据透视表后，“数据透视表”工具栏会自动出现，如图所示，它可以用来修改数据透视表

数据透视表的修改主要有： 更改数据透视表布局 改变汇总方式 数据更新

4.6 打印工作表 通过“文件|打印”命令打开“打印内容”对话框，在“打印内容”栏中进行相应设置来实现

注意： 为节约纸张、节省时间，打印前应通过“文件|打印预览”菜单命令预览工作表，查看打印效果是否令人满意 如果一次同时打印多张工作表，需要在打印之前选定这些工作表 如果打印的内容都来自于固定区域，可以在工作表中设置打印区域。选定该区域，执行“文件|打印区域|设置打印区域”菜单命令

本章小结 本章主要给同学们介绍了Microsoft Office工具之一的Excel的使用，通过学习，大家了解了Excel与前一章所介绍的Word在不同领域的使用. 在这一章中给大家描述了Excel文档的建立、通过公式和函数进行数据处理以及创建图表等基本操作，它还有着更多隐藏的使用技巧和方法，有待同学们的进一步探索。