文书档案的管理 2015年4月

主要内容 一、定义 二、收集 三、归档文件质量要求 四、归档时间 五、整理流程

一、文书档案定义 团体、部队、企业事业单位 等在领导和行政管理活动中 形成的具有保存备查价值的 文件转化而成的档案材料。 文书档案，又称管理性档案，是指机关、 团体、部队、企业事业单位 等在领导和行政管理活动中 形成的具有保存备查价值的 文件转化而成的档案材料。

二、文书档案的收集 （一）收集工作的重要性 收集是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和具体措施。只有通过收集，才能把各部门产生的有保存价值的文件完整地集中到档案室，实行统一的科学管理。

（二）收集工作的内容 按照归档制度的要求，结合机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中规定的内容，接收本单位需要归档的文件。 本单位形成的文件材料是归档重点内容。

文件材料的不归档范围 ①无查考价值的文件：临时性的文件或外机关抄送本单位参考的文件。 ②重复性文件：同一文件的重份文件，一般文件的历次修改草稿、复制本等。

三、归档文件材料质量要求 齐全完整并按件装订。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。铅笔、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等字迹材料不能归档。字迹模糊或易退变的应复制并附于原件后一并归档，已经破损的应托裱，纸张按A4规格折叠。

四、归档时间 办理完毕的公文一般应在第二年6月底之前完成 归档工作。

五、文书档案整理流程 件——归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件；文件正本与定稿 为一件；正文与附件为一件；原件与复制 件为一件；转发文与被转发文为一件.

文件可有不同的稿本构成一件。一类介绍信托裱后可合订视为一件；会议记录、简报、信息等可合订视为一件，也可以各为一件。 请示为一件；批复为一件；发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件合为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件。

按成文日期分开年度 分开机构 划定文件保管期限 1、分 类 2、排列装订 3、编 号 4、加盖填写归档章 1、分 类 2、排列装订 3、编 号 全 宗 号 年 度 保管期限 页 数 室编件号 馆编件号 机构(问题) 4、加盖填写归档章

5、编 目 6、填写备考表 7、装盒并填写盒面盒脊 8、归档文件目录打印编号 9、填写目次表 10、装订归档文件目录

第一步：分类 采用年度——保管期限——机构分类方法 首先要按成文日期把年度分开； 其次分开机构，就是把文件按党办、政府办等科室分开。 第三划定文件的保管期限。依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表来划定每一份文件的保管期限。

第二步：排列装订 1、排列并装订同一份文件的不同稿本。 排列次序为：发文稿纸（文件处理单）、正本、附件（被转发文）、定稿、复制件。 装订：归档文件以件为单位装订。已装订完整的文件可以保持原状。文件一般采用左侧两钉装订方法，较厚的文件也可以三孔一线装订法。

左上角一订 左侧两订

三孔一线装订(正面)

反面系蝴蝶结

2、排列同一机构与期限归档文件的顺序。 原则： 同一机构内,同一保管期限下，按事由结合时间排列。 没有具体月份的文件排在年末。 没有具体日期的文件排在月末。

介绍信、信息、会议记录、简报等的合订文件，排列时以最后一份文件的形成时间为此件的形成日期。 会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件一般可按时间顺序集中排列在最后一份文件的时间位置，但每一份文件各为一件。

3、排列不同机构与年度归档文件的顺序。 在同一年度内，同一保管期限下，机构之间顺序排列，大流水编号。不同年度，重新起号。

第三步：编号 页号: 为每一件归档文件的页码。 文件中有图文的页面为一页。 当归档文件上页码不完整时，需要使用铅笔编页号。使用阿拉伯数字，从第一件的第一页从“1”开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角 另附加盖归档章的白纸不计页数。 件号：排列的顺序号。

第四步：加盖并填写归档章 使用红色印油加盖归档章，填 写内容时要使用符合档案保护要求 的书写材料。 第四步：加盖并填写归档章 使用红色印油加盖归档章，填 写内容时要使用符合档案保护要求 的书写材料。

归档章

中 右 左 北 京 市 昌 平 区 档 案 局 昌档文[2012]19号 ★ . 关于加强社区档案管理工作的通知 全 宗 号 年 度 年 度 保管期限 页 数 室编件号 馆编件号 机构(问题) 全 宗 号 年 度 保管期限 页 数 室编件号 馆编件号 机构(问题) 全 宗 号 年 度 保管期限 页 数 室编件号 馆编件号 机构(问题) 北 京 市 昌 平 区 档 案 局 昌档文[2012]19号 ★ . 关于加强社区档案管理工作的通知

全 宗 号 年 度 保管期限 页 数 室编件号 馆编件号 机构(问题) 另附白纸，右上角加盖归档章

档案馆给定的,80 2012 永久 总页数 空 按事由结合时间排好的顺序号 机构名称 全 宗 号 年 度 保管期限 页 数 室编件号 年 度 保管期限 页 数 室编件号 馆编件号 机构(问题) 永久 总页数 空 按事由结合时间排好的顺序号 机构名称

全 宗 号 80　 年 度 2012　 保管期限 永久　 页 数 15 室编件号 1　 馆编件号 机构(问题) 办公室

第五步：编目 归 档 文 件 目 录 1、有文号照实录入；2、没有为空。 用8位阿拉伯数字表示，不能出现 、或 — 等 不足8位用0补齐，没有月份排在年末 归　档　文　件　目　录 全宗号 目录号 案卷号 件 号 责任者 文号 题 名 日期 页 数 开 放 备 注 空 没有具体日期的排在月末 北京市昌平区人力社保局Δ 昌人保发[2012]25号 昌平区人保局2012年工作总结 80 10 1 20121231 25 办公室 北京市昌平区人力社保局 80 10 2 2012年大事记 20120000 10 办公室 北京市昌平区人保局 某某公司 [与某某公司签订的某某协议] 80 10 3 20121200 8 办公室 自拟题名加[ ] 综合科

主要填写本盒内文件的缺损、修改、补充、移出销毁等情况。（协议与补充协议可相互指引） 第六步：填写备考表 备 考 表 盒内文件情况说明 说明人: . 年 月 日 由档案员签名 张三 填写装盒日期 2013 4 15

第七步：装盒,书写盒面、盒脊 同一年度内，同一保管期限下，按照室编件号的顺序装盒，装满为止，每盒的最后放上一张填写完整的备考表。

北京市昌平区卫生局

80 2012 永久 办公室 综合科 1 10

第八步：打印目录并编号 归档文件目录打印输出，形成永久、30年、10年三本目录，分别用阿拉伯数字在右下角流水编制页号。接着2011年永久、30年、10年目录顺序排列。

10 可以直接用计算机打印输出 隔年断页 归 档 文 件 目 录 80 10 1 80 10 2 80 10 3 全宗号 目录号 案卷号 件 归　档　文　件　目　录 全宗号 目录号 案卷号 件 号 责任者 文号 题 名 日期 页 数 开 放 备 注 北京市昌平区卫生局 昌卫发[2012]25号 昌平区卫生局2012年工作总结 80 10 1 20121231 25 办公室 北京市昌平区卫生局 可以直接用计算机打印输出 80 10 2 2012年大事记 20120000 10 办公室 北京市昌平区卫生局 某某公司 [与某某公司签订的某某协议] 80 10 3 20121200 8 办公室 隔年断页 综合科 10

第九步：填写目次表 目 次 表 年 度 件 号 页 号 1 10 2010年 2011年 2012年 15 56 1 1 48 5 1 35 目 次 表 年 度 件 号 页 号 1 10 2010年 1 1 48 5 1 2011年 35 6 9 2012年 15 56

第十步：装订归档文件目录 按照目次表在前，归档文件目录在后的顺序装订。

立档单位的名称 2008年—— 永久 流程图

北京市昌平区卫生局 2008年—— 30年 流程图

北京市昌平区卫生局 2008年—— 10年 流程图

最后形成永久、30年、10年三本目录 北京市昌平区沙河镇 2008年—— 10年

按成文日期分开年度 分开机构 划定文件保管期限 1、分 类 2、排列装订 3、编 号 4、加盖填写归档章 1、分 类 2、排列装订 3、编 号 全 宗 号 年 度 保管期限 页 数 室编件号 馆编件号 机构(问题) 4、加盖填写归档章

5、编 目 6、填写备考表 7、装盒并填写盒面盒脊 8、归档文件目录打印编号 9、填写目次表 10、装订归档文件目录