2014年立卷归档整体工作安排 学校办档案科 张婷旖

一、归档立卷时间和类型 截止时间：2014年6月30日 文书档案 教学档案 收归档案类型 科技档案 基建档案

二、新的变化 今年采用新设计的综合档案管理系统进行档案的收集以及利用。

三、注意事项 1、档案员如有变更，请填写《档案员信息表》，并及时沟通校办档案科 2、新系统上线，多途径学习与掌握 3、加强档案员队伍建设、以及QQ群平台交流的作用 4、服务校庆

2014年文书档案立卷归档工作指导

文书档案立卷归档的定义 文书立卷——指文书部门对本机关在工作中形成的、办理完毕的、有查考保存价值的文件，按照其形成过程中的联系和一定规律组成案卷，又称组卷或编立案卷。 归档——机关的各个文书立卷单位将文件整理立卷后，逐年移交给学校办档案科集中保管，这就是归档工作。

第一节 文书档案的立卷 一、文书档案的收集 （一）收集工作的重要性 1、文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 2、文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量

（二）收集工作的要求 1、归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求（不能少）； 2、归档的文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能（不能多）；

（三）收集工作的方法 严格按照《各单位立卷归档范围及保管期限表》 （见校园网“首都师范大学—学校办公室—档案科—业务指 导”）中的有关规定，将应归档文件材料收集齐全完整（一般 是原件）。

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二、文书档案的组卷 文书档案的组卷工作，就是对零乱的和需要进一步整理的档案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。 （一）组卷工作的内容 文书档案的组卷工作，就是对零乱的和需要进一步整理的档案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的过程。 档案组卷工作的主要内容包括：档案的分类、案卷的排列和案卷目录、卷内目录的编制。

（二）组卷工作的原则 1、充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。 2、同类问题最好整合，特别是页数较少的，如学生竞赛获奖材料，如果材料多，可以按照级别、奖项分别组卷；如果材料少，则按照各类获奖材料组合成一卷即可。 3、事务性及不重要的文件材料不立卷，每卷一般不超过200页（前提是不阻断一份材料的完整性）。

（三）组卷工作的方法 1、分类要求 首先，文书档案的分类应遵循必要的逻辑规则，即正确设置类目，做到类目之间界限清楚、不交叉重叠。 其次，文书档案的分类应体现原则性与灵活性的统一。

（三）组卷工作的方法 2、标题拟定 标题一定要完整，要包含作者、时间、事宜、名称。 如：首都师范大学2014年档案工作会议文件材料

（三）组卷工作的方法 3、案卷排列 组合案卷一般应以问题为主，兼顾其它特征。根据文件的实际情况，把具有相同二至三个或四个特征的文件组立一个案卷，其中问题、作者、名称三个特征比较常用. 对于针对时间比较明显的文件或时间性较强的文件，则需应用时间特征.

（三）组卷工作的方法 4、其他规范 首先，归档的纸质文件不得用废纸打印，档案作为长 期保存的重要材料是很正规且正式的，原则上需要原件。 其次，纸质文档一定要每页都编写页数，只要有字迹 或内容就算一页，而且页数编写一定要准确。

案卷排列与编写案卷号 ◆排列方法： 将一个立卷单位的全部案卷，按永久、30年、10年保管期限分开. 同一保管期限内，再按文件类型排列： 　综合性的文件－→会议文件－→专题文件（专题文件中指导性、规定性在前，事务性、一般性在后）.

第二节 文书档案的归档 用综合管理系统录入案卷目录和卷内目录

二、填写须知 （一）要求 录入时，所有带*号的内容是必须录入，其他均为 自动生成，或者可能存在没有这个内容。 如：案卷录入中的文件件数、总页数、起始日期，结束日期，为自动 生成，卷内录入中的文件字号有的文件会没有这个内容。

（二）细则 以学校办公室案卷信息为例： 1、立卷部门为“学校办公室” 2、文书档案的类目号都为“GL”（自动生成） 3、部门代码为本单位在学校的唯一数字号码，如校办为41（自动生成） 4、归档年度为文件形成年，如上图2011 5、案卷目录号为“归档年度+类目号+部门代码” 6、顺序号为案卷所在的自然顺序号 7、档案号为“归档年度+类目号+部门代码+顺序号”（自动生成） 8、题目的拟定原则之前已经说过，及四要素的完备 9、保管期限分为永久、30年、10年，具体标准见《各单位立卷归档范围及保管期限表》 10、件数为一卷档案里卷内文件件数，如上图256次-260次会议记录里共存了5次/件 会议记录，所以件数为5 11、页数为案卷目录除封面、目录、底页外的所存一卷档案的总页数。

（二）细则 卷内目录中需要注意的是： 1、“责任者”：指文件的形成单位或个人，应填写全称或规范的简称（如“资源环境与旅游学院”或“资环学院”）。 2、 “文件日期”：指文件的形成时间（落款时间）。

（二）细则 卷内目录中需要注意的是： 3、“题名”部分，案卷内容涉及到全校的，卷内目录填写细化到院系一级；案卷内容涉及到院系的，卷内目录填写细化到个人。

三、归档程序 流程图 其中任何若有疑问，请致电68907113 张婷旖。 系统录入 填写完整上报 电话告知学校办公室档案科审核 系统审核、电话反馈、确认 到档案科取封皮封底打印、整理、签字 到档案科完成交接手续 其中任何若有疑问，请致电68907113 张婷旖。

注意事宜 1、备考表 说明：本卷内共有 件， 页。 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 卷内备考表 “立卷人”一项，由档案员签名； 说明：本卷内共有 件， 页。 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 卷内备考表 “立卷人”一项，由档案员签名； “检查人”一项由主管档案作工领导签名。

（二）注意事宜 2、纸质文档的页码与卷内目录一致。 3、案卷装订整齐、美观，不能压字、订字（如装订线过窄，应贴边裱糊，避免装订压字，祛除所有金属钉）。 4、纸质归档移交时，须打印案卷目录（由兼职档案员需在尾页签字）、本单位归档范围表（经本单位领导签字）各一份，到档案科办理交接手续。

谢 谢