档案信息化建设 市档案局技术处 胡丽平

档案信息化建设概述 一、什么是档案信息化建设 含义、内容、目标 、原则、步骤 二、为什么要开展档案信息化建设 意义 三、如何开展档案信息化建设 原则、目标和任务、保障措施

一、什么是档案信息化建设 导向 基础 核心 目标 依托 保障 要以国家信息化建设和档案事业发展为 ， 以档案网络建设为 ， 要以国家信息化建设和档案事业发展为 ， 以档案网络建设为 ， 以档案信息资源建设为 ， 以扩大档案信息资源开发利用为 ， 以档案信息化人才队伍为 ， 以政策法规、标准规范、管理制度等为 。 建立形成的信息化工作体系。 导向 基础 核心 目标 依托 保障

档案信息化是一个过程，一个动态概念，是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。 1、含义： 档案实体保管 档案实体的数字化信息 服务社会

2、信息化建设的内容： 基础设施建设 档案信息资源建设 应用系统建设 标准规范建设 人才队伍建设  档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心。

档案信息资源建设首先要做好档案的收集工作。

档案信息资源的开发和利用是档案信息资源建设的重要组成部分 。 静态的档案信息资源 采集、加工、存储 动态的档案信息资源 用户

档案信息资源建设作为信息化建设的基础和核心。 它的主要任务： 馆藏档案的数字化， 现有电子文件的归档工作。

现有电子文件的归档工作指的就是在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。 可参照国家档案局2015-10-25发布的 《归档文件整理规则》。

3、信息化建设的目标：档案信息化建设最终将实现： 档案信息的数字化、网络化； 档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化； 档案信息高度共享； 将引发档案管理模式的变革。

4、信息化建设的原则： 在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是： 文档一体化， 归档双轨制， 确保网络安全。  　　

文档一体化： 档案信息化 办公自动化 同步进行 文档一体化

归档双轨制： 过渡为 纸质文件 电子文件 同时 归档

网络安全： 设置访问权限 身份识别 防火墙 杀毒软件 归档信息备份 安全管理

信息化建设的步骤： 信息数字化 网站建设 档案馆建设 信息数字化 网站建设 档案馆建设 结果：档案信息化

信息数字化包括：目录信息和全文信息的数字化。 原则：规范性、安全性、效益型。 具体形成过程： 传统的介质文件 已归档的电子档案 纸质文件、声像文件等 数据库技术、压缩技术、 高速扫描技术处理 具有有序结构的档案信息库

网站建设：档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。 档案网站的功能有:服务功能、宣传功能、交流功能。 档案网站的主要内容:档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。

档案馆建设： 发展理念： 现行实体档案馆 数字档案馆 智慧档案馆

档案馆建设：数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。 数字档案馆的主要特点:1、存在方式上，是一种无形的信息组织与利用环境;2、运行方式上，存取档案信息的网络化;3、功能定位上，以存取为中心。 数字档案馆与现行实体档案馆的关系:1、现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础;2、数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求;3、数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者相互依赖、相互促进。

传统载体档案信息、原生电子档案、目录信息 数字档案馆：是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。 传统载体档案信息、原生电子档案、目录信息 通过数字技术 应用网络技术 查询和传播 处理和存储

数字档案馆的特点： 1、存在方式上，是一种无形的信息组织与利用环境； 2、运行方式上，存取档案信息的网络化; 3、功能定位上，以存取为中心。

数字档案馆与现行实体档案馆的关系： 1、现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础; 2、数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求; 3、数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。 二者相互依赖、相互促进。

智慧档案馆：相对于数字档案馆来说， 具有档案信息感知和协同处置的功能。 档案内容信息、载体信息、管理信息 物联网技术、云计算技术、自动控制技术 档案综合管理和控制体系 感知并根据预设方案和案例经验等自动处置 智能管理多元化档案信息

但是仅仅使用物联网、云计算等新技术的档案馆并不是真正的智慧档案馆。真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段，对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务。

从某种意义上，我们可以这样理解： “智”“慧”档案馆： 智：智能的感知与告知信息。 慧：聪明的应对与处置信息。

智慧档案馆的分类： 根据其管理对象

智慧档案馆管理对象为多元化的档案资源。 多元化的档案资源 包括： 原生的电子档案 档案数字化成果 档案馆楼宇智慧管理信息等 档案目录数据库 档案载体信息库

那么根据管理对象如何分类的智慧档案馆呢？ 狭义的智慧档案馆：仅涉及第一类信息。 广义的智慧档案馆：涉及全部信息。

与目前的数字档案馆相比，智慧档案馆的服务范围将因使用移动服务技术而更为广泛。 能够实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联。 智慧档案馆不仅是档案资源管理与开发的平台，也是智慧城市的重要组成部分。

二、为什么要开展档案信息化建设 档案信息化建设到底有什么意义？ 省时省力省资源， 可远程服务， 资源共享， 提高档案信息利用的时效性。 ……

档案管理不再费时费力。 档案管理达到自动化、实时化、网络化、数据只需一次录入就可以多次利用可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。 数据录入后可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表、打印出档案的背景、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。

检索查询方便。 档案信息化可实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，极大地减轻了工作人员的负担。

提高部门工作效率。 档案信息化后，部门管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。

有效的提供服务。 档案信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了单位整体的工作效率，使档案管理的职能不再是单纯的档案保管，而是单位内部的信息中心。

系统建成后，将建立一个覆盖本单位及下属各级单位、实现各级单位间互联互通、能满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台，实现各单位档案业务规范统一、 数据格式统一、信息展示方式统一。通过大集中模式的存储和应用，系统内档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便， 最终使各单位档案信息化管理工作统一提升到更加领先的水平。

档案信息化的建设将为单位培养一大批适应信息化管理的科技人才、建设人才和管理人才，为单位积累依托信息化实现项目管理规范化的建设经验，为单位建设多项目管理信息化平台提供了理论和实践指导，为单位在多项目之间复制成功的项目管理经验提供了科学的实现手段。

通过对各项生产流程和管理流程中所必需的各类报告、文档和档案进行电子化，有效节省了项目管理工作中的纸张购买、打印分发成本。长期看，档案电子化管理，将大大减少纸质文档的数量，可为企业节省库房和文档保管设备成本开支，也可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本。

档案资源数字化是档案工作适应社会发展的客观要求和深度开发利用档案资源服务社会的必然选择，是档案事业发展的方向。在市直机关首先推行档案数字化工作，对于促进全市档案管理模式由传统型向现代化转变，构筑现代档案事业体系，全面提高档案工作整体水平，确保档案实体安全，推动档案事业全面、可持续发展具有重要意义。档案数字化工作将是今后几年机关档案工作和档案馆工作最重要的基础业务建设。

三、如何开展档案数字化建设 目标？ 任务？ 措施？

路：基础设施、应用系统 车：人才队伍 货：档案信息资源 其他要求：标准规范如《全国档案信息建设纲要》、《中华人民共和国档案行业标准》、《档案数字化外包安全管理规范》等。

总体目标： 全面提高档案利用的效率和质量， 最大限度地满足社会各界的档案利用需求。

如何实现此目标： 面对信息化社会发展的新形势，加快档案信息化基础设施建设，稳步开展档案资源数字化，加强档案科研工作，着力解决电子政务环境下档案工作的关键业务和技术问题，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。开展电子文件与电子档案的规范化管理和在线接收，建立以各级档案室（馆）为中心的全面分布式档案数据库，积极推进已公开现行文件和档案信息网上查询服务。

主要任务： 按照全局信息化建设的总格局， 同步建设与信息化建设相配套的数字化档案室， 重点建设具有保管作用的数据备份基地、具有交互功能的电子文件中心和具有基础地位的核心数据库， 努力在本单位信息化建设中发挥出档案部门应有的作用。

具体实施方向： （一）将电子文件中心和档案基础数据库作为重要政务信息资源库建设。各处室建立电子文件中心和已公开现行文件中心，依托电子政务数据交换平台，在线采集、接收和归档电子文件。 （二）将档案室建设成为安全和永久保存国家档案信息资源的数据备份基地，并与电子政务数据库管理服务中心相配套。 （三）加强以围绕政务公开为主要内容的数字档案资源建设，推动馆藏档案数字化和分布式数据库建设持续稳步地发展，推进档案信息的利用与服务。

保障措施： 1、加强领导。可成立档案信息化建设领导小组，负责研究本局档案信息化发展方向，组织起草和制定档案信息化方面的法规、规章与标准；负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导；负责对数字化档案信息资源的开发利用和安全管理做出规划。

2、培训人员。积极开展档案信息化和电子政务知识培训，坚持档案工作人员进修制度和对档案业务人员进行以计算机应用等为代表的新技术、新设备、新方法等方面的继续教育，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，逐步推行档案信息化知识的应用考核制度。

谢谢大家